Одним из инструментов налогового контроля является истребование инспекторами документов (информации, пояснений) у налогоплательщика или его контрагентов. Когда и что именно вправе запросить налоговики? Как быстро и в каком виде нужно представить данные? 

Налоговые инспекторы вправе истребовать у вас:

— документы, связанные с вашей деятельностью (п. 1 ст. 93 НК РФ);

— документы и информацию о деятельности вашего контрагента, в отношении которого проводится проверка (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);

— информацию и документы о конкретной сделке, в которой вы участвовали или о которой располагаете сведениями (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);

— пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).

В общем случае штраф за непредставление истребованных инспекцией документов составляет 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако если речь идет о документах о деятельности контрагента или касающихся конкретной сделки, штраф составляет 10 тыс. руб. независимо от количества непредставленных документов (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ).

Когда могут истребовать документы 

В большинстве случаев направление соответствующего требования правомерно только в случае проведения налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, которые и сами связаны с проверкой (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ). Вне рамок какой-либо проверки инспекторы вправе истребовать только документы или информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Формат выездной проверки позволяет налоговикам знакомиться с оригиналами документов налогоплательщика, которые им необходимы для контроля за исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). И, как правило, в первую очередь инспекторы используют именно это право. А если полученной информации недостаточно, уже направляют требование о представлении всех или некоторых документов в виде заверенных копий. При этом никаких дополнительных оснований кроме факта проведения выездной проверки инспекторам не требуется, а перечень испрашиваемых документов ограничен только периодом и предметом проводимой проверки. 

Обратите внимание! Инспекция не вправе истребовать документы, копии которых вы ранее представляли в ИФНС для камеральной или выездной проверки, если, конечно, ИФНС не утратила их в результате форс-мажора (наводнения, пожара и т.п.)) (п. 5 ст. 93 НК РФ, Письмо ФНС России от 04.12.2015 N ЕД-16-2/304 (п. 2)). 

При камеральной проверке налоговики, помимо документов, вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, но для любого истребования, в том числе документов, нужны дополнительные основания (п.

п. 3, 7 ст. 88 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.10.2015 N 03-02-07/1/58461). Формы требований о представлении пояснений и документов утверждены Приказом ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@ — Приложения N N 1 и 15 (см. таблицу 1).

Таблица 1 

Представления документов или информации о контрагенте или конкретной сделке инспекция, проводящая у него проверку, вправе запросить у вас только через инспекцию, в которой вы состоите на учете. То есть она должна направить в вашу ИФНС поручение на истребование, а уже ваша инспекция выставит вам само требование, приложив копию поручения (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Срок и способ исполнения требования

Таблица 2 

Если вам недостаточно времени, отведенного на исполнение требования, вы можете попросить отсрочку. Для этого не позднее следующего дня со дня получения требования направьте в ИФНС уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

— причины, по которым не можете представить запрошенные данные в срок;

— срок, в который вы обязуетесь представить документы.

Решение по поводу отсрочки ИФНС должна вынести в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Принимают такое решение инспекторы полностью на свое усмотрение. Поэтому начать готовить запрошенные документы стоит сразу после получения требования.

Направить собранные документы в ИФНС можно тремя способами:

— лично или через представителя;

— по почте заказным письмом;

— в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через Личный кабинет налогоплательщика.

Электронные и бумажные документы 

Документы могут иметь одну из двух форм — бумажную или электронную.

Документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это могут быть:

— бумажные копии;

— электронные образы.

Бумажные копии — это ксерокопии с надписью «Копия верна», заверенные подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Печать в данном случае необязательна, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@). При этом листы документов нужно пронумеровать и прошить по правилам, которые должна утвердить ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона от 01.05.2016 N 130-ФЗ). Пока же в этих целях можно руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС.

В частности, если в вашей подборке есть многостраничные документы, у вас два варианта:

— отдельно заверить каждую страницу документа;

— прошить и пронумеровать документ и заверить всю подшивку, но ее объем не должен превышать 150 листов (Письма Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Электронные образы — это скан-копии. Скан-копии, которые отвечают формату, установленному ФНС, можно направлять в ИФНС по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона N 130-ФЗ). Такие форматы ФНС еще должна утвердить, но уже сейчас допустимо представлять в ИФНС в виде скан-копий некоторые документы (Письма ФНС России от 25.01.2016 N ЕД-4-15/887@, от 09.12.2015 N ЕД-4-2/21577). Всего их 11: 

Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл — иметь расширение tif, pdf, jpg или png. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного документа, но и:

— имя файла;

— дату и номер сканированного документа;

— сумму денежной оценки операции и сумму налога;

— реквизиты документа-основания;

— роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).

Электронные документы тоже иногда могут нуждаться в копии. Дело в том, что направить в ИФНС по ТКС можно только те электронные документы, которые составлены по установленным форматам. А установлены они далеко не для всех документов. Среди избранных (Письмо ФНС России от 09.02.2016 N ЕД-4-2/1984@):

— счет-фактура, в том числе корректировочный, УПД, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;

— товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг);

— документ о передаче товаров при торговых операциях и документ о передаче результатов работ.

Если электронные документы, которые вам нужно направить в инспекцию, составлены не по утвержденному ФНС формату, тогда их нужно распечатать и отправить в ИФНС в бумажном виде. Такие «копии» заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов с добавлением отметки о подписании документа квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871).

В любом случае представляемые в ИФНС документы нужно сопроводить описью:

— в двух экземплярах в свободной форме, если представляете документы лично;

— в двух экземплярах по форме 107, если представляете документы по почте;

— по Формату, утвержденному Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@, если направляете документы по ТКС.

Приложение № 3
к Требованиям к оформлению
документов, представляемых в
регистрирующий орган

Сопутствующие разделы: