Автоматизация кадрового документооборота

Содержание

Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?

Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.

Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:

  • обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
  • поиск поставщиков, заключение контракта;
  • закупка товара;
  • прием товара (по накладным);
  • произведение наценки;
  • реализация;
  • обеспечение доставки, гарантии;
  • оформление покупки между магазином и покупателем;
  • обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
  • соблюдение и контроль прав потребителя.

Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.

Электронная автоматизация документооборота

Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.

Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).

Автоматизированное делопроизводство помогает:

  • проводить подготовку документации, актов, сверок;
  • отправлять и получать нужные документы как в одной системе, так и от посторонних пользователей (партнеров);
  • осуществлять хранение документации в специальных файлах, хостингах несколько лет;
  • осуществлять контроль объема поставленных и выполненных задач работниками;
  • контролировать качество обслуживания;
  • производить наценки, вести бухгалтерский учет;
  • производить поиск документации в нужное время, с необходимого места;
  • формирование дел по существующим шаблонам;
  • осуществлять обмен информации между сотрудниками и руководством.

Внедрение документационной автоматической системы может проводиться как на постоянной основе, так и на временной. Однако выгода для любого бизнеса такой автоматизации очевидна.

Автоматизированный документооборот: преимущественные характеристики

Автоматизированная документация – это новые возможности для бизнеса, который ориентирован на увеличение производственных объемов и увеличение продаж. Существуют и некоторые недостатки, но преимуществ намного больше.

Центральное управление, контроль

Ранее крайне сложно было осуществлять контроль бизнеса на любом этапе. Руководитель не мог управлять всеми процессами одновременно, а количество документооборота с увеличением продаж и развитием, естественным образом увеличивалось пропорционально прибыли. Отечественный подход ведения бизнеса сегодня, учитывая возможности интернета и электронных программ, не актуален, малопродуктивен.

Сегодня существуют специальные продукты на рынке товароуправления и контроля, которые руководителю позволяют:

  1. повышать увеличение скорости обработки информации;
  2. оперативно принимать решения разного характера;
  3. повышать исполнительную дисциплину среди работников;
  4. освоить высокий современный модуль автоматизации программ в компьютере помогает отслеживать результаты работ любого отдела, каждого сотрудника;
  5. налаживать систему товарооборота, сотрудничество с партнерами.

Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы – это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.

Самые популярные системы управления документами на расстоянии и в офисе – СРМ-системы.

Коллективная работа

Ранее для проведения простых манипуляций по той же бухгалтерии, необходимо было согласовать множество моментов с разными отделами. Как результат – начисление НДС, налогообложение и оформление заработной платы проводилось несколько недель. Сегодня все эти процессы максимально упрощены, автоматизированы.

Для проведения начисления заработной платы можно использовать ранее заполненные шаблоны, контролировать начисление, оформлять дополнительные выплаты. Но, самое главное – это минимальная вероятность погрешности, ошибки, поскольку человеческий фактор практически отсутствует.

Вместе с тем все сотрудники компании находятся в постоянном контакте друг с другом, существует взаимодействие отделов и отдельных работников офиса. Сам же руководитель может контролировать эффективность внедряемых задач, руководить процессом и давать наряды.

Конфиденциальные возможности

Любой бизнес – это совокупность опыта, умения, знаний. Естественно, чем больше существует направленностей, тем выше вероятность просчитать все риски, особенности рынка, специфику ведения дел. Такой опыт – это самое важное, бесценное, дороже, чем материальные блага. Поэтому основная задача и руководителя и каждого сотрудника компании – это соблюдать конфиденциальность, вести учет таким образом, чтобы вся стратегическая информация не была во всеобщем доступе для конкурентов на рынке.

Важной особенностью систем автоматизации (к примеру, та же 1C) является возможность подписываться на документообороте с помощью электронной подписи с подтвержденной шифровкой. Поэтому можно не только определить автора, но и подтвердить подлинность информации, ее актуальность.

Современная система автоматизации документооборота позволяет не только проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам, количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.

Хранение

Ведение бизнеса, предпринимательства – это горы информативной и стратегической документации, которую важно своевременно достать, получить и обработать. С увеличением товарооборота и продаж такой информации становится все больше, а потому без специального отдела не обойтись.

Среди крупных компаний популярностью пользуются продукты от «Documentum», для более мелких предприятий актуальными являются предложения Content Management Server.

Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.

Дополнительные преимущества автоматизации документов:

  • возможность быстрого создания нужного документа по шаблону;
  • произведение автоматической регистрации и распределения документации;
  • формирование рабочих папок пользователей и отделов;
  • удобная работа с корреспонденцией;
  • обработка и контроль распорядительных документов;
  • хранение документов в регистрационной карте;
  • взаимосвязанная работа с документами;
  • отслеживание движения документации;
  • осуществление поддержки вложенных подсистем;
  • учет и контроль номерной номенклатуры;
  • выполнение работы через интернет;
  • формирование рассылки;
  • территориальное обозначение сервисов, отделов, торговых точек;
  • настройка нужных опций в обрабатываемой системы;
  • обмен информации по электронной почте;
  • поиск информации по заданным критериям отбора;
  • автоматическое обновление справочников.

Все функции автоматизации, регистрации и ведения документов в бизнесе помогают значительным образом упростить все бюрократические основы, снизить нагрузку на руководителя и его подчиненных, увеличить эффективность товарооборота.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания «электронный документооборот».

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

• разработка оригинальной системы автоматизации;

• инсталляция типовой системы автоматизации;

• настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании — производители систем автоматизации делопроизводства — разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны — такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, — это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, — возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой — может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, — это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа — это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

• сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

• сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

• сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

• сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством — он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика

Основные функции системы

«ДЕЛО» (электронный

документооборот)

ООО «Электронные офисные

системы»

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов

Сканирование и распознавание бумажных документов

Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов

Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции

Рассылка электронных документов и поручений по ним по сети

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов

Отправка по электронной почте электронных исходящих документов

Архивное хранение электронных документов организации

«БОСС-Референт» Компания АйТи

Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов

Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов

Передача визированных документовна ознакомление и исполнение

Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов

Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении

Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении

«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»

Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов

Контроль исполнения документов и поручений

Ведение архива официальных документов

Ведение различных библиотек рабочих документов

Управление доступом

Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям

Оформление протоколов

Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения

Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование

Контроль исполнения ОРД

Сканирование и распознавание ОРД

Ведение картотеки

Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам

«Документооборот» — программный модуль корпоративной системы «Флагман»

Компания «ИНФОСОФТ»

Разработка экранных форм ввода реквизитов документов

Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов

Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам

Разработка макетов печати документов

Определение этапов обработки и операций по документам

Ведение истории исполнения документов

Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах

Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа

Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов

Поиск документов по их реквизитам

Электронная канцелярия

(«Золушка»)

НТЦ ИРМ

Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке

Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию

Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов

Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров

Организация доступа к электронным копиям документов

Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»

Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям

Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте

Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения

Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку

Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология

Технология системы «ДЕЛО»

Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)

Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам

Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов

Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети

Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу

Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений

Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей

Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения

Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM — это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные понятия и принципы

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

История развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение — подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним — процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow — потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM — enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных — выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД — приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД — сервер приложений — интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

· общее делопроизводство — обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

· кадровое делопроизводство — жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

· архивное делопроизводство — область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

· коллегиальная работа — позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления — совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

· управление взаимоотношениями с клиентами — функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания «ИнтерТраст»», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

• делопроизводство;

• общий документооборот;

• управление договорной деятельностью;

• электронный архив;

• работа с обращениями граждан;

• управление проектами;

• работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

  1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
  2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
  3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

  • Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
  • Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
  • Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
  • Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
  • Учет проверок государственными органами;
  • Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel. Звоните +7 (495) 252-10-09, чтобы договориться о дате и времени консультации.

Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года

Если вы давно собирались что-то изменить в процессах делопроизводства, то начало года – самое благоприятное для этого время. С нового года традиционно хотят начать все с чистого листа. Уровень сопротивления изменениям в это время всегда ниже: люди психологически готовы к переменам именно в начале года. Глобальных изменений мы планировать не будем, а вместо этого найдем проблемные точки в системе делопроизводства организации и подумаем, как их устранить.

В начале рабочего года есть шанс улучшить многие процессы, в т.ч. делопроизводственные, скорректировав их и устранив те недостатки, которые мешали в прошлом году.

Обратите внимание: мы не говорим о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации. Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег.

Создание и учет документов

Какие бланки вам нужны?

Напомним, что минимальный набор бланков организации – это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Этот список можно расширить и ввести бланки для отдельных документов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – для приказов, распоряжений, служебных записок), бланки структурных подразделений и лично топ-менеджеров.

Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем. Однако это не обсуждается и не имеет отношения к нашей статье.

Область оптимизации в случае с бланками другая. Тем, кто чувствует, что ситуация с оформлением документов на бланках в их организации далека от идеальной, предлагаем ответить на следующие вопросы:

Вопрос № 1: нужны ли компании бланки для отдельных видов документов?

Определить, что компании нужны бланки для отдельных видов документов, очень просто: если секретарь видит, что из нескольких приказов (служебных записок, протоколов, актов и т.д.), которые принесли директору на подпись, каждый имеет собственное оформление, шрифт, поля и даже логотип, то бланки этих видов документов давно пора унифицировать. И пусть на юридическую силу документа форма бланка не влияет (исключая бланки писем), то для удобства восприятия текста это имеет решающее значение.

Вопрос № 2: нужны ли компании бланки структурных подразделений, должностных лиц?

Обычно такие бланки есть в организации с децентрализованной системой делопроизводства: если письма, подписанные исполнительным директором, регистрируются в его приемной и на стол к генеральному директору не попадают вообще, то имеет смысл разработать для директора или его дирекции отдельный бланк.

Вопрос № 3: находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе?

Сколько бы видов бланков ни действовало в организации, все они должны находиться от исполнителей на расстоянии вытянутой руки. А бланки для внутренних документов и для тех, которые будут отправлены из организации в электронном виде, располагаются в локальной компьютерной сети.

Вопрос № 4: не пользуются ли некоторые работники устаревшими формами бланков?

Когда-то давно один из работников из лучших побуждений отсканировал пустой бланк исходящего письма, поместил его в личную папку на своем компьютере и пользуется им до сих пор. За это время могли поменяться реквизиты организации, ее адрес и другая информация, включая наименование, но в сознании коллеги это никак не увязалось с необходимостью удалить устаревший файл… Это называется «человеческий фактор», и обнаружить его можно лишь одним способом: внимательно следить за документами на бланках, которые передаются на подпись руководству.

Вопрос № 5: нуждаются ли бланки в учете?

Вести учет бланков имеет смысл тогда, когда использование «внешних» бланков становится трудно контролировать: в подразделения они уходят целыми упаковками, а что происходит с ними потом – неизвестно. Здесь возникает вопрос информационной (а порой и экономической) безопасности.

Учет бланков документов состоит из трех слагаемых:

а) кодирование бланков;

б) контролируемая выдача бланков в подразделения;

в) контролируемое уничтожение испорченных бланков.

Кодирование бланков производится при их производстве в типографии: на каждый наносится уникальный номер (в более продвинутых случаях – штрихкод), по которому любой бланк может быть впоследствии идентифицирован. Выдача бланков коллегам фиксируется также по этим кодам в журнале очень простой формы (Пример 1).

Приучить работников сдавать секретарю или в канцелярию испорченные бланки – пожалуй, самая сложная задача в этой области. Однако это возможно. Время от времени накопленные бланки уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Анализ форм журналов регистрации

С первого рабочего дня нового года заводятся новые журналы регистрации, и все поступившие в организацию или созданные в ней документы получают порядковые номера, начиная с первого.

Если в минувшем году секретаря или делопроизводителя не устраивала форма одного или нескольких журналов, то теперь самое время внести в него новые графы (или, наоборот, удалить ненужные). Главное, чтобы измененная форма журнала регистрации не противоречила интересам работников других подразделений, особенно если одним журналом пользуются работники нескольких отделов.

Пример

В компании велся Журнал регистрации и учета договоров, включающий полтора десятка граф (столбцов). Информацию в него вносили не только секретарь, регистрирующий договоры, но и куратор от ответственного структурного подразделения, и юрист, и архивариус.

Вновь принятый на работу секретарь, не разобравшись, решила, что графы «Условие о пролонгации», «Дата полного исполнения обязательств по договору» и «Срок хранения» ей не нужны, и удалила их. Нетрудно догадаться, что была нарушена целая система делопроизводства договоров в компании и потеряна информация, которая собиралась годами.

Мораль проста: если в учетной форме есть и регулярно обновляются сведения, которые не касаются лично одного работника, то это не означает, что они не нужны другим. Трогать их нельзя!

Наводим порядок в оформлении реквизитов

Документы компании должны оформляться по определенным правилам, в идеале – по разработанной с учетом специфики компании и утвержденной первым руководителем инструкции по делопроизводству. Но в реальной жизни исполнители часто не придают значения оформлению реквизитов создаваемых ими документов. Из-за этого секретарю приходится возвращать проекты на доработку и каждый раз доказывать, что требования инструкции нужно выполнять, а неверное оформление может повлиять на юридическую силу документа и прочие очевидные вещи.

Если мы хотим привести в порядок процесс оформления документов с нового рабочего года, то нужно для начала ответить на следующие вопросы:

  • регламентирован ли этот процесс (есть ли в организации инструкция по делопроизводству, актуальна ли она, используется ли);
  • как относятся к необходимости корректно оформлять документы топ-менеджеры организации. Нужно сказать сразу: позиция руководства в этом вопросе определяет жизнеспособность всего процесса.

Инструкцию по делопроизводству мало разработать и утвердить – ее еще нужно внедрить и превратить в рабочий документ. Для этого разрабатывается целый комплекс мероприятий для работников компании, так или иначе работающих с документами, а именно:

  • ознакомление новых работников организации с правилами создания, оборота и хранения документов;
  • обеспечение удобства восприятия текста инструкции (создание удобной навигации и предметного указателя в электронной версии документа, визуализация отдельных фрагментов регламента);
  • постоянная информационная поддержка коллег, неустанные и терпеливые разъяснения закрепленных в инструкции требований.

На практике инструкция по делопроизводству дает право секретарю вернуть на доработку некорректно оформленный проект документа. При этом в задержке будет виноват в организации действует утвержденный на высшем уровне регламент, он находится в свободном для всех заинтересованных лиц доступе, а значит, должен исполняться.

Единственный способ следить за соблюдением положений инструкции по делопроизводству в целом и правильным оформлением реквизитов документов в частности – внести секретаря или делопроизводителя в список лиц, согласующих проекты документов. Оценить оформление и указать на ошибки можно за одну-две минуты, прямо в присутствии автора документа, так что процесс согласования это никак не задержит. В роли «поддерживающей терапии» выступят регулярные обучающие мероприятия по подготовке документов для новых работников компании, адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по этому вопросу, которая укладывается в лозунг: «Документы у нас оформляются правильно!».

Документооборот

Оптимизация процесса согласования документов

Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.

Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:

  • проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;
  • у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;
  • конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.

Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.

Возможные варианты решения проблемы:

  • передача функции согласования документов другому компетентному работнику, работающему в подчинении согласующего лица (он будет обращаться к своему руководителю только в особо сложных случаях);
  • снятие функции согласования с этого руководителя (если это возможно);
  • разъяснение этому руководителю, что согласование документов в той части, за которую он несет ответственность, является его прямой обязанностью наравне с остальными.

Анализ контроля выполнения задач по документам

Обычно в самом процессе контроля исполнения задач по документам сложно что-либо оптимизировать: он либо есть и осуществляется, либо отсутствует. Пожалуй, единственная проблемная область здесь выходит за рамки компетенции канцелярии и скрывается в кулуарах отдела оптимизации бизнес-процессов: система контроля исполнения документов в организации действует, регулярно показывая, что качество исполнительской дисциплины находится на низком уровне. Это говорит о том, что никаких мер к нарушителям сроков исполнения документов не применяется и никакого стимула выполнять задачу в срок исполнитель не имеет. Данная проблема решается не на уровне секретаря. Максимум, чем может помочь последний, – довести информацию до сведения руководства.

Хранение документов

Анализ процесса хранения документов

Пожалуй, этот процесс нуждается в пересмотре более остальных. Причина тому – вступление в силу минувшей осенью Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее –новые Правила). Секретарю или другому работнику компании, ответственному за хранение документов, необходимо посидеть с новыми Правилами с карандашом в руках, чтобы понять, какие точки процесса хранения документов в организации нуждаются в корректировке.

Оформление документов на хранение и передача их в архив

Вопрос о том, кто должен оформлять тома дел на хранение (формировать их, нумеровать страницы, удалять скрепки, прошивать и переплетать) – архив или работники структурных подразделений, является камнем преткновения во всех организациях, где только появился или уже действует архив. Он решается на организационном уровне, и, так или иначе, компромисс удается найти. Начало года – самое подходящее время для того, чтобы поставить точку в этом вопросе и уже начиная с января принимать в архив документы не в виде горы подписанных от руки папок, а хотя бы в частично оформленном виде.

Второй аспект этой темы – график приема документов в архив. Если подразделения передают в архив документы тогда, когда это удобно им, а не архиву, – оптимизация точно нужна. Должно быть ровно наоборот, и теперь это общее правило. Архив (подразделение, работник или рабочая группа по хранению документов) работает в собственном ритме, по возможности равномерно уделяя внимание разным процессам хранения документов. Хаотичный прием дел на хранение создает периоды авралов, которые перемежаются простоями. Порядок можно навести, составив график приема документов в архив на год вперед. Согласованный с руководителями структурных подразделений график утверждает генеральный директор. Лучше всего составить его еще в декабре, но не будет ошибкой сделать это и в начале, и даже в середине года.

В графике приема документов в архив указываются периоды, в которые работники архива готовы принимать документы на хранение от того или иного подразделения (Пример 2). Эти периоды не должны совпадать с проведением в организации экспертизы ценности, составления описей, уничтожения документов и других затратных по времени и человеческим ресурсам мероприятий. Не следует указывать точные даты: все-таки передача документов на хранение – не профильная деятельность подразделения, и в конкретный день ею можно пренебречь в пользу более важных текущих дел.

Фиксирование изменений в локальных нормативных актах

Какие бы процессы ни оптимизировалось в организации, в частности, в сфере делопроизводства, нельзя забывать о том, что все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих локальных нормативных актах. Скорее всего, это будет уже упомянутая нами инструкция по делопроизводству, а если в компании налажен процесс хранения дел – инструкция по подготовке, передаче на хранение, использованию и уничтожению документов.

Как правило, подготовка и утверждение изменений в локальные нормативные акты – процесс довольно длительный. Когда к нему приступать? Лучше всего – когда новая схема будет немного обкатана. Ничего страшного не произойдет, если пару месяцев новая форма работы будет действовать в тестовом режиме. Высока вероятность, что в процессе тестовой эксплуатации она будет еще немного скорректирована. Не менее реалистично и то, что оптимизация не пойдет на пользу процессу и от обновлений придется отказаться.

Напомним, что обновления в локальные нормативные акты (мы сейчас говорим об инструкциях, регулирующих процессы делопроизводства) вносятся путем издания приказа по основной деятельности (Пример 3). Согласующими лицами и лицом, подписывающим документ, выступают те же должностные лица, которые согласовали и подписывали изменяемую инструкцию.

Резюме

  1. Начало года – время, более других подходящее для оптимизации процессов делопроизводства.
  2. Поиск возможных областей для оптимизации нужно вести, последовательно изучая каждый процесс делопроизводства.
  3. Все изменения, принятые при оптимизации, отражаются в локальных нормативных актах организации.

Пункт 4.33 новых Правил.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *