Документ это ГОСТ

Содержание

Понятие и виды судебных документов.

Процессуальные документы – это документы, исходящие от участников гражданского судопроизводства, которые предназначены для передачи в суд (исковое заявление, возражение против иска, кассационная жалоба и т.п.).

Судебные документы – это документы, исходящие от суда. Ими могут быть решения, определения или постановления судов первой, кассационной либо надзорной инстанции, протоколы, а также документы, составляемые в приказном и исполнительном производстве.

Судебный акт — это акт, составляемый судом в соответствии с требованиями процессуального закона и направленный на разрешение дела по существу либо решение вопросов, возникающих в ходе судопроизводственной деятельности.

В каждой отрасли судопроизводства существует свое родовое понятие, объединяющее все акты, выносимые судом при производстве по конкретному делу.

В арбитражном процессуальном законодательстве с принятием ФКЗ от 28 апреля 1995 г. № 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», а впоследствии АПК РФ 1995 г. и ныне действующего АПК РФ 2002 г. применяется родовое понятие «судебные акты».

Федеральный конституционный закон от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», которым также определяется порядок судопроизводства и в арбитражных судах, в качестве общего термина, обозначающего акты, выносимые судебной властью, использует «судебные постановления».

Использование в качестве обобщающего понятия «судебные постановления» по отношению к актам, выносимым арбитражным судом, приводит к совпадению родового и видового понятия, поскольку именно в форме постановлений выносятся акты судами апелляционной, кассационной и надзорной инстанций по итогам рассмотрения жалоб и заявлений (представлений).

Избранный в этой части в АПК РФ подход более верный, что находит свое подтверждение и в том, что для самого законодателя именно понятие «судебные акты» становится все более привычным и универсальным.

В действующем российском законодательстве нет четкого определения судебного акта. Вместе с тем различные источники процессуального права определяют достаточно четко, какие акты судов являются судебными актами.

Все судебные акты подразделяются на:

1. Итоговые;

2. Промежуточные.

Итоговый (окончательный) судебный акт – судебный акт, которым заканчивается рассмотрение дела по существу в суде соответствующей судебной инстанции.

К итоговым судебным актам относятся:

— приговор (по уголовным делам, рассматриваемым в первой инстанции, в установленных законом случаях – в апелляционной инстанции);

— решение или постановление (по гражданским делам, рассматриваемым в первой инстанции), разновидностью является судебный приказ – судебное постановление, вынесенное судьей единолично на основании заявления о взыскании денежных сумм или об истребовании движимого имущества от должника по требованиям, предусмотренным статьей 122 ГПК;

— апелляционное определение – постановление суда апелляционной инстанции в гражданском процессе;

— апелляционное определение или постановление (в уголовном процессе);

— постановление (в кассационной и надзорной инстанции).

Промежуточные акты суда любой инстанции – определения, разрешающие материально-правовые и процессуальные вопросы.

Приговоры, решения, судебные приказы, определения, постановления

ГПК акты в форме судебных приказов, решений суда, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции.

Арбитражный суд принимает судебные акты в форме решения, постановления, определения.

Судебный акт, принятый арбитражным судом первой инстанции при рассмотрении дела по существу, именуется решением. Судебные акты, принимаемые арбитражными судами апелляционной и кассационной инстанций по результатам рассмотрения апелляционных и кассационных жалоб, а также судебные акты, принимаемые Президиумом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по результатам пересмотра судебных актов в порядке надзора, именуются постановлениями (п. 2 ст. 15 АПК РФ).

Все иные судебные акты арбитражных судов, принимаемые в ходе осуществления судопроизводства, именуются определениями.

В приказном производстве судебными документами являются: определение о судебном приказе и определение об отмене определения о судебном приказе.

В исполнительном производстве к судебным документам относятся исполнительные листы и определения, принимаемые судом на этой стадии процесса.

Требования к оформлению и вынесению решений суда содержатся в процессуальных законах (ГПК, АПК, УПК).

Постановление суда первой инстанции, которым дело разрешается по существу, принимается именем Российской Федерации в форме решения суда (ч. 1 ст. 194 ГПК).

Решение суда принимается в совещательной комнате, где могут находиться только судья, рассматривающий дело, или судьи, входящие в состав суда по делу. Присутствие иных лиц в совещательной комнате не допускается.

Решение суда должно быть законным и обоснованным. Суд основывает решение только на тех доказательствах, которые были исследованы в судебном заседании.

Решение суда излагается в письменной форме, подписывается судьей при единоличном рассмотрении им дела или всеми судьями при коллегиальном рассмотрении дела, в том числе судьей, оставшимся при особом мнении. Исправления, внесенные в решение суда, должны быть удостоверены подписями судей.

Решение суда состоит из вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной частей.

В вводной части решения суда должны быть указаны дата и место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица, участвующие в деле, их представители, предмет спора или заявленное требование.

Описательная часть решения суда должна содержать указание на требование истца, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.

В мотивировочной части решения суда должны быть указаны обстоятельства дела, установленные судом; доказательства, на которых основаны выводы суда об этих обстоятельствах; доводы, по которым суд отвергает те или иные доказательства; законы, которыми руководствовался суд.

В случае признания иска ответчиком в мотивировочной части решения суда может быть указано только на признание иска и принятие его судом.

В случае отказа в иске в связи с признанием неуважительными причин пропуска срока исковой давности или срока обращения в суд в мотивировочной части решения суда указывается только на установление судом данных обстоятельств.

Резолютивная часть решения суда должна содержать выводы суда об удовлетворении иска либо об отказе в удовлетворении иска полностью или в части, указание на распределение судебных расходов, срок и порядок обжалования решения суда. Резолютивная часть решения суда, принятого мировым судьей, также должна содержать указание на срок и порядок подачи заявления о составлении мотивированного решения суда.

Решение суда принимается немедленно после разбирательства дела. Резолютивную часть решения суд должен объявить в том же судебном заседании, в котором закончилось разбирательство дела. Объявленная резолютивная часть решения суда должна быть подписана всеми судьями и приобщена к делу.

Составление мотивированного решения суда может быть отложено на срок не более чем пять дней со дня окончания разбирательства дела.

Мировой судья может не составлять мотивированное решение суда по рассмотренному им делу.

Мировой судья обязан составить мотивированное решение суда по рассмотренному им делу в случае поступления от лиц, участвующих в деле, их представителей заявления о составлении мотивированного решения суда, которое может быть подано:

1) в течение трех дней со дня объявления резолютивной части решения суда, если лица, участвующие в деле, их представители присутствовали в судебном заседании;

2) в течение пятнадцати дней со дня объявления резолютивной части решения суда, если лица, участвующие в деле, их представители не присутствовали в судебном заседании.

Мировой судья составляет мотивированное решение суда в течение пяти дней со дня поступления от лиц, участвующих в деле, их представителей заявления о составлении мотивированного решения суда.

Суд, принявший решение по делу, может по своей инициативе или по заявлению лиц, участвующих в деле, принять дополнительное решение суда в случае, если:

1) по какому-либо требованию, по которому лица, участвующие в деле, представляли доказательства и давали объяснения, не было принято решение суда;

2) суд, разрешив вопрос о праве, не указал размер присужденной суммы, имущество, подлежащее передаче, или действия, которые обязан совершить ответчик;

3) судом не разрешен вопрос о судебных расходах.

Требования, предъявляемые к решению арбитражного суда первой инстанции аналогичны вышеизложенным.

Суд постановляет приговор именем Российской Федерации (ст. 296 УПК).

Приговор суда должен быть законным, обоснованным и справедливым.

Приговор суда может быть оправдательным или обвинительным.

Приговор состоит из вводной, описательно-мотивировочной и резолютивной частей.

В вводной части приговора указываются следующие сведения:

1) о постановлении приговора именем Российской Федерации;

2) дата и место постановления приговора;

3) наименование суда, постановившего приговор, состав суда, данные о секретаре судебного заседания, об обвинителе, о защитнике, потерпевшем, гражданском истце, гражданском ответчике и об их представителях;

4) фамилия, имя и отчество подсудимого, дата и место его рождения, место жительства, место работы, род занятий, образование, семейное положение и иные данные о личности подсудимого, имеющие значение для уголовного дела;

5) пункт, часть, статья Уголовного кодекса Российской Федерации, предусматривающие ответственность за преступление, в совершении которого обвиняется подсудимый.

В описательно-мотивировочной части оправдательного приговора излагаются:

1) существо предъявленного обвинения;

2) обстоятельства уголовного дела, установленные судом;

3) основания оправдания подсудимого и доказательства, их подтверждающие;

4) мотивы, по которым суд отвергает доказательства, представленные стороной обвинения;

5) мотивы решения в отношении гражданского иска.

Не допускается включение в оправдательный приговор формулировок, ставящих под сомнение невиновность оправданного.

Резолютивная часть оправдательного приговора должна содержать:

1) фамилию, имя и отчество подсудимого;

2) решение о признании подсудимого невиновным и основания его оправдания;

3) решение об отмене меры пресечения, если она была избрана;

4) решение об отмене мер по обеспечению конфискации имущества, а также мер по обеспечению возмещения вреда, если такие меры были приняты;

5) разъяснение порядка возмещения вреда, связанного с уголовным преследованием.

Описательно-мотивировочная часть обвинительного приговора должна содержать:

1) описание преступного деяния, признанного судом доказанным, с указанием места, времени, способа его совершения, формы вины, мотивов, целей и последствий преступления;

2) доказательства, на которых основаны выводы суда в отношении подсудимого, и мотивы, по которым суд отверг другие доказательства;

3) указание на обстоятельства, смягчающие и отягчающие наказание, а в случае признания обвинения в какой-либо части необоснованным или установления неправильной квалификации преступления — основания и мотивы изменения обвинения;

4) мотивы решения всех вопросов, относящихся к назначению уголовного наказания, освобождению от него или его отбывания, применению иных мер воздействия;

4.1) доказательства, на которых основаны выводы суда о том, что имущество, подлежащее конфискации, получено в результате совершения преступления или является доходами от этого имущества либо использовалось или предназначалось для использования в качестве орудия преступления либо для финансирования терроризма, организованной группы, незаконного вооруженного формирования, преступного сообщества (преступной организации);

5) обоснование принятых решений по другим вопросам, указанным в статье 299 УПК.

В резолютивной части обвинительного приговора должны быть указаны:

1) фамилия, имя и отчество подсудимого;

2) решение о признании подсудимого виновным в совершении преступления;

3) пункт, часть, статья Уголовного кодекса Российской Федерации, предусматривающие ответственность за преступление, в совершении которого подсудимый признан виновным;

4) вид и размер наказания, назначенного подсудимому за каждое преступление, в совершении которого он признан виновным;

5) окончательная мера наказания, подлежащая отбытию на основании статей 69 — 72 Уголовного кодекса Российской Федерации;

6) вид исправительного учреждения, в котором должен отбывать наказание осужденный к лишению свободы, и режим данного исправительного учреждения;

7) длительность испытательного срока при условном осуждении и обязанности, которые возлагаются при этом на осужденного;

8) решение о дополнительных видах наказания в соответствии со статьей 45 Уголовного кодекса Российской Федерации;

9) решение о зачете времени предварительного содержания под стражей, если подсудимый до постановления приговора был задержан, или к нему применялись меры пресечения в виде заключения под стражу, домашнего ареста, или он помещался в медицинскую организацию, оказывающую медицинскую помощь в стационарных условиях, или в медицинскую организацию, оказывающую психиатрическую помощь в стационарных условиях;

10) решение о мере пресечения в отношении подсудимого до вступления приговора в законную силу;

11) решение о порядке следования осужденного к месту отбывания наказания в случае назначения ему отбывания лишения свободы в колонии-поселении;

12) ограничения, которые устанавливаются для осужденного к наказанию в виде ограничения свободы.

Если подсудимому предъявлено обвинение по нескольким статьям уголовного закона, то в резолютивной части приговора должно быть точно указано, по каким из них подсудимый оправдан и по каким осужден.

В случаях освобождения подсудимого от отбывания наказания или вынесения приговора без назначения наказания об этом также указывается в резолютивной части приговора.

Протокол судебного заседания – важнейший процессуальный документ. В силу ст. 226 ГПК он ведется о каждом судебном заседании суда первой ин­станции, а также о каждом отдельном процессуальном действии, совершен­ном вне заседания (например осмотре на месте, выполнении судебных по­ручений и т.п.).

Протокол имеет большое доказательственное значение для определения законности проведения процесса, а поэтому в нем должны быть полно и пра­вильно изложены действия и решения суда, а равно действия участников про­цесса, имевшие место в ходе заседания. Он дает возможность вышестоящему суду проверить правильность действий суда, рассматривавшего дело по суще­ству, и соответствие решения обстоятельствам, установленным в судебном за­седании. Отсутствие протокола судебного заседания является безусловным основанием к отмене судебного решения (п. 8 ст. 308 ГПК).

Культура составления документа

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем , основными из которых являются:

  • организационно–правовая документация;

  • плановая документация;

  • распорядительная документация;

  • информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

  • отчетная документация;

  • документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

  • финансовая документация;

  • документация по материально–техническому обучению;

  • договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

  • однозначность используемых слов и терминов;

  • нейтральный тон изложения;

  • соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

  • обеспечивающих точность и ясность изложения;

  • смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

  • дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

  • уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

  • убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

  • паблисити вместо реклама;

  • эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

  1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

  2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

  3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

  4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ20 12–79).

Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:

  • вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;

  • соблюдение определенной дистанции между работниками;

  • умение говорить «да» и «нет» , не обижая партнера, не задевая его самолюбия;

  • терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

  • умение признать свои ошибки, быть самокритичным;

  • умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Культура составления документа

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 34..

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем , основными из которых являются Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 35.:

  • — организационно-правовая документация;
  • — плановая документация;
  • — распорядительная документация;
  • — информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
  • — отчетная документация;
  • — документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
  • — финансовая документация;
  • — документация по материально-техническому обучению;
  • — договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

  • — однозначность используемых слов и терминов;
  • — нейтральный тон изложения;
  • — соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,
  • — обеспечивающих точность и ясность изложения;
  • — смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением) Красивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 36..

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

  • — дать официальное определение термина, например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;
  • — уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
  • — убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

  • — паблисити вместо реклама;
  • — эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы) Горбачева К.С. Нормы современного русского литературного языка. М., 1989. С. 75..

Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам ивова А.Н. Деловой русский язык. Учебно-практическое пособие. М., 1999. С. 38-39.:

  • 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.
  • 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
  • 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
  • 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Деловой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:

  • — вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;
  • — соблюдение определенной дистанции между работниками;
  • — умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия;
  • — терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
  • — умение признать свои ошибки, быть самокритичным;
  • — умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 1

Культура организации в оформлении документов

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов — это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека.

Сегодня общеизвестно, что культура организации может быть охарактеризована через наиболее важные положения деятельности организации, определяемые ее миссией и стратегией развития. Она находит свое выражение в совокупности социальных норм и ценностей, разделяемых большинством работников (принятая система лидерства, стили разрешения конфликтов, действующая система коммуникации, положение индивида в организации). Но не только в них. Культуру организации характеризует качество оформления документов, стилистика писем и обращений, состояние и качество документооборота, внимание к деталям и использование фирменной идентификации — фирменного стиля, лозунгов, организационных табу, ритуалов.

Словарь кадрового делопроизводства. Фирменный стиль — единство постоянных визуальных и текстовых элементов, идентифицирующих принадлежность к конкретной фирме и отличающих ее от конкурентов. Набор цветовых, графических, словесных констант, обеспечивающих визуальное и смысловое единство товаров и услуг, всей исходящей от фирмы информации, ее внутреннего и внешнего оформления. Является основой коммуникационной политики организации.

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа (рис. 1) <*>.

<*> Рисунок 1 не приводится.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам:

— расположению реквизитов;

— по автору документа;

— виду документа (рис. 2).

Классификация бланков

организационно-распорядительных документов

Классификация Классификация

по автору документа по виду документа

┌────────────────┐ ┌────────────────┐

│ Бланк │ │ │

│ организации ├─┐ ┌─┤ Общий бланк │

│ │ │ │ │ │

└────────────────┘ │ │ └────────────────┘

┌────────────────┐ │┌─────────────────────────────────┐│ ┌────────────────┐

│ Бланк │ └┤ Бланк ├┘ │ │

│ структурного ├──┤ организационно-распорядительного├──┤ Бланк письма │

│ подразделения │ ┌┤ документа ├┐ │ │

└────────────────┘ │└──┬────────────────────────────┬─┘│ └────────────────┘

┌────────────────┐ │ │ │ │ ┌────────────────┐

│ Бланк │ │ │ │ │ │ Бланк │

│ должностного ├─┘ │ │ └─┤конкретного вида│

│ лица │ │ │ │ документа │

└────────────────┘ │ │ └────────────────┘

│ Классификация │

│ по расположению реквизитов │

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│ Угловой бланк │ │Бланк продольный│

└────────────────┘ └────────────────┘

Рис. 2

При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

— какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа;

— кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке;

— как будут располагаться реквизиты на бланке.

При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Для бланков документов стандартом предусмотрены два формата — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). На практике также могут использоваться и другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420×297 мм). Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть оформлены как угловые (рис. 3, 4) или как продольные. Размещение постоянной информации о компании на поперечных и продольных бланках приводят в соответствие с рекомендациями, указанными на рис. 5, 6, где пунктиром обозначены ориентировочные границы зон <1> расположения реквизитов.

<1> Каждая зона расположения реквизитов документа определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Бланк письма генерального директора с угловым

расположением реквизитов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│ │ (R)│ │

│ │ T │ │

│ └─────┘ │

│ Закрытое акционерное общество │

│ «ТЕРМИКА» │

│ │

│ Генеральный директор │

│ │

│ ул. Орджоникидзе, д. 11, │

│ Москва, 115419 │

│ Тел.: (495) 956-21-01 │

│ (многоканальный) │

│ Факс: (495) 234-18-92 │

│ http://www.termika.ru; │

│ e-mail: info@termika.ru │

│ ОКПО 29903912, ОГРН 1027739260427 │

│ │

│ _______________ N _______________ │

│ │

│ На N _____________ от ___________ │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

Бланк акта организации с угловым расположением реквизитов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─────┐ │

│ │ (R)│ │

│ │ T │ │

│ └─────┘ │

│ Закрытое акционерное общество │

│ «ТЕРМИКА» │

│ │

│ Акт │

│ │

│ _______________ N _______________ │

│ │

│ Москва │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

углового бланка

20 73 88 10

│<——>│<—————->│ │<——————>│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌ — — — — — — — — ─┐ ┌ — — — — — — — — — ┐ │ │

/\ │ /\ 01 02 16 19 │ │

│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │

│ │ ────├ — — — — — — — — ─┤ ├ — — — — — — — — — ┤ │ │

51 │ │ 08 09 10 15 │ │

│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │

│ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ — — — — — — — — — │ │

/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

│ │ 13 │ │

22 │ │ │14 │ │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ├ — — — — — — — — ─┤ │ │ │ │

/\ │ 18 │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ├ — — — — — — — — ─┴ ┴─ — — — — — — — — ─┤ │ │297

│ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │

────│ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

/\ │ 21 22 25 │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

/\ │ 23 24 26 │ │

│ │ │27 │ │ │

│ │ │ │

40 │ │ ────├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

│ │ /\ 28 30 29 │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │

────│ ────└ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<—————————————————>│

Рис. 5

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4

продольного бланка

20 10

│<——>│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┐ │ │

/\ │ /\ 01 02 03 16 19 │ │

│ │ 17 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │

│ │ ────├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

│ │ /\ 08 09 10 │ │

│ │ 20 │ │ │ │ │

73 │ │ │ 04 05 06 07 │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ —- — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — │ │

│ │ /\ │11 12 15 │ │ │

│ │ 10 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ —- — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — │ │

│ │ │13 14 │ │ │

\/ │ │ │

────│ │ │ │ │

/\ │ 18 17 │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │297

────│ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

│ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │

────│ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

/\ │ 21 22 25 │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

/\ │ 23 24 26 │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ 27 │ │

40 │ │ — ├ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┤ │ │

│ │ /\ 28 30 29 │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │

────│ — └ — — — — — — — — — — — — — — — — — — — ─┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<—————————————————>│

Рис. 6

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. Обозначения реквизитов бланков приведены в табл. 1.

Таблица 1

Реквизиты документов организации

Номер реквизита
документа

Наименование реквизита документа

Реквизит 01

Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02

Герб субъекта Российской Федерации

Реквизит 03

Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)

Реквизит 04

Код организации

Реквизит 05

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица

Реквизит 06

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)

Реквизит 07

Код формы документа

Реквизит 08

Наименование организации

Реквизит 09

Справочные данные об организации

Реквизит 10

Наименование вида документа

Реквизит 11

Дата документа

Реквизит 12

Регистрационный номер документа

Реквизит 13

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 14

Место составления или издания документа

Реквизит 15

Адресат

Реквизит 16

Гриф утверждения документа

Реквизит 17

Резолюция

Реквизит 18

Заголовок к тексту

Реквизит 19

Отметка о контроле

Реквизит 20

Текст документа

Реквизит 21

Отметка о наличии приложения

Реквизит 22

Подпись

Реквизит 23

Гриф согласования документа

Реквизит 24

Визы согласования документа

Реквизит 25

Оттиск печати

Реквизит 26

Отметка о заверении копии

Реквизит 27

Отметка об исполнителе

Реквизит 28

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 29

Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит 30

Идентификатор электронной копии документа

При оформлении бланков согласно ГОСТу реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10 — ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 14. В пределах границ зон расположения реквизиты размещают центрированным или флаговым способом. При центрированном способе начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов, а при флаговом каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr либо Times DL 12, 13, 14 кеглем (для оформления табличных материалов) через одиночный или двойной интервал.

В организации документооборота в своей повседневной деятельности структурное подразделение, должностное лицо может использовать общий бланк, бланк письма или бланк конкретного вида документа (рис. 7, 8, 9, 10).

Образец общего бланка организации

Рис. 7

Образец углового бланка письма организации

Рис. 8

Образец бланка конкретного вида документа организации

Рис. 9

Образец продольного бланка письма должностного лица

Рис. 10

Словарь кадрового делопроизводства. Общий бланк — бланк, использующийся для изготовления любых видов документов, кроме письма. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах организации.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Логотип — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование — название фирмы, под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль — один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

При разработке элементов фирменного стиля следует учесть, что фирменный стиль в целом:

— должен легко запоминаться — формирование собственного фирменного стиля компании основывается на оптимальном подборе графических объектов и шрифтовых решений, которые будут использоваться во всей рекламной и корпоративной продукции;

— должен быть единым — стиль упаковок товаров, оформления документации, сувенирной продукции, рекламы или даже рабочей одежды сотрудников организации;

— должен быть узнаваем — фирменный стиль организации не должен быть похож на какой-либо другой, а ассоциироваться именно с данной организацией, при этом он должен одинаково хорошо выглядеть на всех рекламных носителях, начиная с фирменных бланков и заканчивая экраном телевизора, хорошо копироваться на мелких и крупных носителях без искажения восприятия.

Информация для размышления. Руководители британского Института практикующих рекламистов (IPA) издали рекомендации по работе рекламных и коммуникативных агентств в условиях кризиса. В этом документе собраны руководящие принципы подготовки обзоров в условиях кризиса ликвидности, разработки положений по управлению персоналом, в том числе критерии отбора при оптимизации расходов предприятия, а также по организации эффективной работы с клиентами в условиях нестабильной финансовой ситуации.

В состав инициативной группы IPA, подготовившей названные рекомендации, вошли представители крупнейших рекламных агентств Великобритании: директор по персоналу Aegis Media UK Тим Джонс, менеджер по персоналу Aegis Media UK Ричард Бредфорд и директор по персоналу PHD UK Кейт Корбетт. Председатель инициативной группы IPA Тим Джонс считает, что финансовый кризис в Великобритании негативно отразился на всех отраслях экономики, и реклама не стала исключением. «Принципы, изложенные в этом руководстве, помогут менеджменту рекламных компаний принять верное решение в ситуации общей финансовой нестабильности», — надеется Тим Джонс.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О применении и введении в действие государственного стандарта РФ».

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536.

3. Энциклопедия делопроизводства / www.termika.ru.

М.Ловчева

К. э. н.,

Терминология делопроизводства. Характеристика основных понятий в области организации работы с документами

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства. ДОУ включает в себя две составные части: 1) документирование — обеспечение своевременного и грамотного создания документов; 2) организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения в процессе осуществления управления. Документированием государственный стандарт называет запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – совокупность операций по созданию документов: по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа. Организация работы с документами — обеспечение движения документов в аппарате управления (документооборот), их использования в справочных целях и хранения.

Один из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности — организация документооборота. Документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова documentum — доказательство или свидетельство

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, а документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или в пространстве. Еще функции: информационная функция, социальная функция (запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации, то есть информации о социальных процессах, происходящих в обществе), коммуникативная функция — способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, кумулятивная функция — способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью еe сохранения. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов. Управленческая, или регулятивная, функция выполняется документами, которые созданы для целей управления в процессе его реализации. Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правовых отношений в обществе. Культурная функция — способность документа закреплять и передавать культурные традиции, системы ценностей, эстетические нормы, выработанные и принятые в обществе.

Классификация документов. Изначально все документы разделяются на официальные (служебные) и документы личного происхождения. Официальный документ — это документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. По форме (типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные), по отношению к управленческому объекту (входящие, исходящие, внутренние), по форме информации (текстовые, графические, звуковые, мультимедиа), по срокам хранения ( постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет), по видам деятельности ( плановая документация, распорядительная, информационно – справочная и аналитическая, отчетная, финансовая и т. д.) Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2. Характеристика законодательных актов, регламентирующих ДОУ.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В её состав входят:

  • нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы «Об информации, информатизации и защите информации», «О государственной тайне», «О стандартизации», «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и др.);
  • ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;
  • инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.

В 1990-е годы возродилась и получила широкое распространение полузабытая в советский период практика составления и издания сборников образцов документов. К настоящему времени опубликованы десятки таких сборников, в частности: Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции (М., 1992); Сборник типовых договоров (М., 1995); Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (М., 1996); Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства (М., 1997) и многие другие.

Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др.

Конституция РФ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115. Правительство РФ издает постановления и распоряжения.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д.

Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РФ об административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов.

В РФ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д.

Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ являются ФЗ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 года и ФЗ «О техническом регулировании» №184-ФЗ от 27 декабря 2002 года.

ГОСТ Р 51141-98 №5141-98 «делопроизводство и архивное дело» — даны определения.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «управление док-ми. общие требования. международный стандарт» Постановление прав-ва РФ от 15.06 2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в фед.органах исп.власти.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицир.система организац.-распоряд.документации, требования к оформлению документов – содержат современные требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 11511-2001 «Печати с воспроизводством госуд.герба РФ. Форма, размер, технич.требования»

3. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами.

ДОУ основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними, а также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Нормативная база ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др.

Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Гос. герба РФ, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

К числу общероссийских относятся: Общероссийский классификатор стандартов (OKCО), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР).

Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РФ, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003.

На предприятиях для правильной организации ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников и т.д.

«Профессия секретаря – чаще всего лишь первый шаг к более высокой позиции»

Интервью с Кэрол Энн Вильсон (Carol Ann Wilson), директором образовательных программ ассоциации «Legal Secretaries International Inc.»

Особенности работы с несколькими руководителями

Сегодня на фоне повышения зарплат административному персоналу наблюдается тенденция приема на работу одного помощника для нескольких руководителей. Деятельность такого специалиста имеет свою специфику.

Еремеева Ю.В.

Ваши вопросы

Требования к деловому письму

Требования к деловому письму определяются правилами, действующими в области связи и делопроизводства, а также нормативными актами, регулирующими порядок решения определенных управленческих и хозяйственных вопросов, по которым ведется переписка.

Чуковенков А.Ю.

Терминология в области делопроизводства

Правовое закрепление терминологии в области делопроизводства; нормативные акты и стандарты, включающие термины, относящиеся к работе с документами; делопроизводственная терминология в ГОСТ Р 51141-98.

Чуковенков А.Ю.

С новым делопроизводственным годом!

Наконец-то закончились новогодние каникулы и можно вновь с головой окунуться в бушующий водоворот документопотоков. Чем же знаменателен январь для работников службы ДОУ?

Задорина Ю.С.

Регистрация и хранение договоров

Основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при выборе технологии регистрации и хранения договоров.

Храмцовская Н.М.

Поправки в Трудовой кодекс: Глава 12. Изменение трудового договора

Журавлева И.В.

Выплаты гражданам, имеющим детей

Пособие по беременности и родам; единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности; ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и др.

Белов И.В.

Обоснование для введения штатной единицы

Храмцовская Н.А.

К вопросу о склонении фамилий

Тихомирова Н.Н.

Построение диаграмм в программе MS Office Word

Журавлева М.В.

Один к одному

Как передать деловым партнерам электронный документ без малейшей потери качества.

Михайлов Ю.К.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Можно ли сознательно воспитать в себе черты лидера – человека, перед которым открыты все двери жизненных возможностей? Специалисты утверждают, что да.

Севрюкова М.А.

Деловой этикет в Японии: точность прежде всего

Деловые отношения в Японии имеют особую специфику. Бизнес-этика этой страны, сформировавшаяся под влиянием ее культурных и психологических особенностей, существенно отличается от правил и норм поведения делового мира России и стран Запада.

Ильина Е.А.

Безупречные телефонные манеры

Кобзева В.В., Кучер Н.В.

Конференц-пакеты: дружественный сервис для официальных мероприятий

Официальные посиделки сегодня все чаще выносятся за пределы офиса – на арендуемые площади, под патронаж профессиональных конференц-менеджеров.

Демин Ю.М.

Тонкости офисного гостеприимства

Рогова А.В.

Принтер в офисе: ищем оптимальное решение

Рогожин М.Ю.

Весна, Лето, Осень, Зима…

В создании гармоничного образа главнейшую роль играет грамотное цветовое решение. Существует сравнительно простой метод, который позволяет ориентироваться в вопросах цвета. Это так называемая теория цветотипов.

Шилова А.А.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *