Документ не подписан

Содержание

  1. Реквизит «подпись» обладает особой юридической силой.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа.

Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р6.30-2003.

2. Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись” входят:

  1. наименование должности лица, подписавшего документ;
  2. личная подпись;
  3. расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ+” подпись А.И. Смелов

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись” располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ” Директор 000 «ГЭЗ”

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом не допускается ставить предлог «За”, надпись от руки «Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.

Реквизит «подпись” проставляется после реквизитов «текст”, «приложение” и печатается следующим образом:

  1. должность указывается от границы левого поля;
  1. расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля (см. рис.1).

3. В каких случаях происходит согласование документа.

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

4.Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

В программе существует достаточно комфортный и легкий способ ведения учета возвращенных документов. Этот способ поможет Вам контролировать и получать сведения о подписанных и возвращенных документах.

Для начала нужно отсортировать и вывести неподписанные документы. Для этого перейдите в раздел Продажи и выберите Реализация (акты, накладные).

Теперь воспользуйтесь кнопкой Еще и выберите функцию Расширенный поиск. Или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Alt+F на раскладке клавиатуры.

Теперь в строке Где искать нужно выбрать пункт — Подписан. А в строке Что искать — значение Нет. Затем нажимаем Найти.

На экран будут выведены документы по все контрагентам, которые до этого времени не были подписаны.

Теперь можно отсортировать их по необходимому контрагенту (или организации). Для этого достаточно поставить отметку в строке Контрагент на панели функций.

У Вас также есть возможность сформировать печатную форму этих документов. Для этого нужно воспользоваться функцией Печать и указать пункт Реестр документов.

Укажите период, и перейдите в настройки — Показать настройки.

В табличной части окна нажмите кнопку Добавить. Затем из предложенных программой функций выберите Подписан. Подтвердите действия копкой Ок.

Теперь в поле Значение укажите — Нет. Затем Сформировать.

Готово, программа вывела на экран все неподписанные документы за указанный период и по выбранному контрагенту. Этот документ можно распечатать, нажав кнопку Печать.

В программе существует несколько возможностей подписи таких документов.

Например, можно открыть непосредственно сам документ и внизу поставить галочку около соответствующей строки.

Также можно сделать это из журнала документов. Для этого нажмите на необходимый правой кнопкой мыши и выберите функцию Подписан — Документ подписан.
Готово!

Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, — официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность докумен­та также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза­тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, за­крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников, как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:

— соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

— издавать документы только в пределах своей ком­петенции;

— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Т.о., юридическая сила док-та опре­деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую­щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:

— наименование орг-ции — автора док-та;

— наименование вида док-та;

— дата документа;

— рег. номер док-та;

— текст;

— подпись;

— гриф утверждения;

— гриф согласования;

— печать.

Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов.

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

— обязательные реквизиты;

— подтверждение полномочий создателя;

— подлинность и аутентичность.

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

— Федеральными законами:

ФЗ «Об инф-ции, инфор­матизации и защите инф-ции». Он не только дает определения важ­нейших понятий в сфере инфор­мации, но и определяет цели за­щиты инф-ции, а также угро­зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен­тир-е как обязательное усло­вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае­мого с помощью автомат. информац. и теле­коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

В Законе РФ «О связи»воп­росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на­шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече­ние устойчивой и качественной работы связи является важней­шим условием развития обще­ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы­числительной техники составля­ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп­ления и распространения инфор­мации.

Закон РФ «О гос. тайне» ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про­блематике данной темы: о методах и ср-вах за­щиты секретной инф-ции; о гос. програм­мах и мероприятиях в области за­щиты гос. тайны.

Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля­ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро­ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под­систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос­новании результатов специаль­ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.

ФЗ «Об архи­вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар­х. ведомства лишь в самых об­ших чертах касаются вопросов при­ема на хранение, обеспечения сохран­ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис­пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве­домствами самостоятельно.

Создание электрон. правитель­ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.

Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами:

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым оформляются документы.

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.

Для электронных сообщений – ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.

Электронный документ должен содержать:

— регистрационный номер;

— регистрационную дату;

— подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

Удостоверение
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.
Подписание
Подпись — обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.
Документы подписываются:
все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) — заместителем, исполняющим его обязанности;
направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, — руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей;
направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) — начальниками (в отсутствие начальников — заместителями начальников) служб.
внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы — доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица — председательствующий и секретарь коллегиального органа.
Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.
Документы, выпускаемые совместно с другими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите «подпись» не указывается, например:
на бланке завода —
Начальник завода личная подпись П.С. Мельников
на бланке службы —
Начальник службы личная подпись И.А. Голиков
Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.
В документах, оформленных не на бланке, полное наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности, например:
Начальник Московской
железной дороги Министерства
путей сообщения Российской
Федерации личная подпись расшифровка подписи
При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:

Председатель комиссии подпись Н.В. Петров
Члены комиссии подпись А.С. Сергеев
подпись Н.К. Смирнов

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор завода подпись И.Н. Петров
Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров
Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник планово- экономического отдела Начальник отдела труда и заработной платы
подпись Д.А. Панков подпись В.Е. Зуев

При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций — авторов документа.
Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: «И.О.», «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.
В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.
Документы на подпись руководителю организации или его заместителю передаются только через их помощника или секретаря для проверки правильности оформления документа, наличия необходимых реквизитов и виз согласований.
В случае оформления документа на не соответствующем бланке, отсутствия необходимых реквизитов и виз согласования помощник (секретарь) обязан вернуть документ на доработку.

Утверждение
Утверждение документа — особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты.
Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов.
Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), — в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник Приволжской железной дороги личная подпись Н.С. Петров 18.04.98

При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.

Проставление печати
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.
Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.
Простая печать — это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.
При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Директор завода личная подпись О.А. Иванов

Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.

Какую первичку можно использовать в 2020 году

С 01.01.2013 можно использовать:

  • Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
  • Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *