Должностные инструкции разрабатываются

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации

Законодательством предусмотрено, что трудовой договор должен содержать должностные обязанности подчиненного, границы его ответственности и гарантируемые ему права. Из этого следует, что наличие в хозсубъекте должностной инструкции необязательно. Однако, каждое изменение функционала работника будет сопровождаться заключением с ним допосглашения, что не всегда удобно. Для упрощения делопроизводства управленцу стоит позаботиться о разработке должностных инструкций.

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, определяющий положение отдельной штатной единицы в структурном подразделении хозсубъекта.

Она является эффективным управленческим инструментом, решающим разноплановые задачи. Так, на указанные в ней положения управленец ссылается в случае привлечения подчиненного к дисциплинарной ответственности (в частности, при расторжении рабочих отношений согласно п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Штатная единица же заинтересована в наличии четкого перечня требований, предъявляемых к ней, вверяемого ей фронта работы, границ ответственности, а также своих полномочий и прав.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается для:

  • документальной фиксации квалификационных требований к соискателю на трудоустройство;
  • четкого закрепления за работником определенных обязанностей, определения его прав и видов ответственности;
  • предотвращения дублирования функционала различных штатных единиц и установления нормальной рабочей атмосферы в коллективе, снижения риска возникновения конфликтов;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • обеспечение равномерной нагрузки на коллектив;
  • определения взаимосвязи между отдельными должностями;
  • оценивания работы отдельного подчиненного;
  • стимулирования решения задач.

Она действует бессрочно. После ее морального устаревания разрабатывается другой документ.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

  • локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
  • классификатор управленческих функций;
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
  • действующие трудовые нормативы;
  • итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.

Разработка должностных инструкций: кто должен разрабатывать

Первое, на что следует обратить внимание, разбираясь в том, кто разрабатывает должностные инструкции в организации, это отсутствие законодательно регламентированного механизма их формирования и каких-либо требований к сути. То есть содержание документа, а также ответственное за его формирование лицо, определяются ЛНА субъекта и административными распоряжениями.

Именно управленец своим распоряжением поручает разработку инструкции отдельным членам коллектива, на которых, в дальнейшем, также возлагает обязанность вносить в нее корректировки.

Кадровая практика демонстрирует, что наиболее результативной является совместная разработка документа несколькими членами коллектива, а не одним сотрудником. Это объясняется тем, что итоговый документ, над которым работал один специалист (из отдела кадров, бухгалтерии или менеджмента), как правило, не учитывает реального положения дел и не является рабочей.

В подобную рабочую группу могут входить:

  • кадровик, руководящий решением методических вопросов;
  • руководитель отдела, определяющий круг полномочий и обязанностей подчиненного, для должности которого составляется инструкция;
  • штатный юрист, проверяющий положения составленного документа на соответствие законодательным положениям;
  • директор, утверждающий подготовленную инструкцию.

Так, хорошее знание специфики деятельности отдела или подразделения – важное условие составления функциональной инструкции. Поэтому участие руководства отдела обязательно.

Без методических рекомендаций, даваемых сотрудником кадровой службы, процесс может не состояться, поскольку он ознакомлен со всеми квалификационными характеристиками, предъявляемыми к должности, ориентируется в обязательных составных элементах будущей инструкции, ежедневно работает с большим количеством кадровых документов и способен обеспечить их единообразную структуру.

Без взгляда на документ юриста нельзя говорить о том, что он не противоречит закону.

После всех согласований документ передается руководителю организации для окончательного утверждения, а потом членам коллектива для их ознакомления.

Сотрудники могут расписываться только в утвержденной управленцем инструкции.

После того, как подпись поставлена, штатная единица отвечает за соблюдение содержащихся в инструкции требований. Эта обязанность аннулируется только в случае ее увольнения или внутреннего перевода.

Копия документа выдается на руки подчиненному.

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

  • максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
  • разумное вменение рабочих обязанностей;
  • поддержание дисциплины и порядка;
  • улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

  1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
  2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
  3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

  • систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
  • анализируется система организации труда.
  • изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

  • участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
  • должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

  • профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
  • заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.

Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.

Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

Кто разрабатывает должностные инструкции на предприятии

Вторая (статья 127 КЗоТ РФ) — обязанности, установленные государством и отмеченные в КЗоТ («добросовестно трудиться» и так далее). И, наконец, третья часть обязанностей работника — это выполнение индивидуальных указаний непосредственного руководителя. Если такие распоряжения не выполняются, то это является нарушением закона.

В соответствии с нашим законодательством работник обязан выполнить то, что ему приказал руководитель. Если работник считает, что распоряжения его руководителя неправильны и незаконны, максимум, что он может сделать, это попросить оформить письменное предписание а разовые поручения.

Если же руководитель предполагает, что такие указания могут повторяться часто, то они уже закрепляются в виде конкретной трудовой функции, которая должна быть включена в должностную инструкцию.

Здесь, напротив, много чего не хватает. Где критерии оценки качества? Где режим работы? Где порядок аттестации? Это также необходимо добавить. Кем разрабатываются должностные инструкции? Они разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются.
При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.

Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации.
Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.

С кем согласовываются должностные инструкции? Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации.

Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?

Важно

Что вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников? Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа. А дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция».

Внимание

То есть вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию. Это ваша обязанность. Потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает.

Вы знаете, что если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по статье 33-й, пункт 2 — несоответствие работника занимаемой должности.
По статье 33-й, пункт 3 — систематическое неисполнение должностных обязанностей. Эти тонкости в вашей компетенции.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы. Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным.

Кто разрабатывает должностные инструкции

На вопрос «как?» отвечает должностная инструкция. Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. Каковые основные требования к форме должностной инструкции? Рассмотрим пункты, которые в обязательном порядке должны входить в должностную инструкцию:

  1. Непосредственная подчиненность работника.
  2. Порядок назначения и освобождения от должности.
  3. Порядок замещения при отсутствии.
  4. Чем руководствуется работник в своей деятельности.
  5. Квалификационные требования.

Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику. Состав документа В инструкции должны содержаться следующие разделы:

  • Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
  • Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
  • Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
  • Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем.

Для остальных же должностей инструкции типовые (см. письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК). Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя.

В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами.

Должностные инструкции как часть кадрового документооборота

Если работник считает, что инструкция содержит дополнительные требования , помимо указанных в трудовом договоре, необходимо заново обсуждать возможность заключения трудового договора. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

В первом случае, когда инструкция является приложением, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с должностной инструкцией под роспись и выдать один экземпляр документа работнику вместе с трудовым договором.

В дальнейшем, при необходимости следует вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию с помощью подписания сторонами дополнительного соглашения к трудовому договору.

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 7

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ: ДЛЯ КОГО, ЗАЧЕМ И КАК?

Должностная инструкция — для некоторых работодателей это всего лишь словосочетание, а для некоторых серьезный документ, устанавливающий права и обязанности работника. Однако даже те, кто понимает, что этот документ должен быть в организации, иногда относятся к нему формально и просто скачивают шаблон с какого-либо сайта. Зачастую такой подход может сыграть с работодателем злую шутку, например, когда работник перестает справляться со своей работой, а предъявить-то претензии и не получается. Возникают сложности при оценке персонала, установлении размеров оплаты труда, увольнении нерадивых сотрудников. Сегодня рассмотрим, что собой представляет должностная инструкция и зачем она нужна, и поможем составить ее.

Что такое должностная инструкция?

Ответ на данный вопрос дал Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0: это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. То есть именно в должностной инструкции работодатель определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Отметим, что круг прав и обязанностей руководителя организации (директора, генерального директора, президента и т. п.) и его заместителей определяется уставом, а руководителей подразделений — специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективно распределить обязанности между работниками.

Если работодатель не зафиксирует документально права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт. Статья 8 ТК РФ позволяет работодателям (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Нужна ли должностная инструкция?

Оснований достаточно, чтобы любой работодатель сказал «да». Начнем с того, что этот документ устанавливает требования для занятия определенной должности (профессионально-квалификационные качества работника — машинописная скорость, знание иностранного языка, уровень образования, стаж работы и т. д.). Поскольку деловые качества, необходимые для поступления на работу на определенную должность, будут зафиксированы в документе, это значительно облегчит составление отказа в приеме на работу, если кандидат не подходит работодателю и не обладает нужными качествами.

Должностная инструкция может помочь при составлении штатного расписания и иных локальных нормативных актов по оплате труда. Как? Просто. В соответствии со ст. 132 ТК РФ зарплата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. Если в организации предусмотрено несколько кадровых единиц с одинаковыми названиями должностей, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Должностная инструкция — выход из данной ситуации. Устанавливая оклады, надбавки, коэффициенты, работодатель учитывает сложность работ, квалификацию работника, наличие материальной ответственности, а все это содержится в должностной инструкции. Если она составлена грамотно, два сотрудника с разным набором функций не будут получать одинаковую заработную плату.

Работодатели, не использующие должностные инструкции, вспоминают о них лишь тогда, когда какой-либо работник перестает справляться со своими должностными обязанностями. Так, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, если работник без уважительных причин неоднократно не исполняет трудовые обязанности при наличии дисциплинарного взыскания, — п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Конечно, можно обратиться к ст. 21 ТК РФ, которой установлены основные обязанности работника:

— добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину;

— выполнять установленные нормы труда;

— соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

— бережно относиться к имуществу работодателя; и пр., —

но это лишь обобщенный перечень, а реальный объем обязанностей работника прописывается в трудовом договоре или должностной инструкции. Привлечение к дисциплинарной ответственности, а также увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ без четкого определения круга прав и обязанностей работника проблематично. Ведь, если возникнет трудовой спор, работодатель должен будет предъявить доказательство того, что работника уволили действительно за невыполнение того, что входило в его обязанности. И, если работодатель не представит должностную инструкцию или представит, но не докажет факта ознакомления с ней работника, суд того восстановит.

Разберем следующую ситуацию. Работникам поручено выполнение какого-либо задания, выходящего за рамки привычной для них деятельности, а они отказываются его выполнять, так как считают, что от них требуют больше, чем положено. Действительно, ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Однако обычно непосредственные трудовые обязанности, которые составляют трудовую функцию работника, не включаются в трудовой договор, так как это значительно увеличивает его объем и затрудняет понимание, а прописываются в должностной инструкции. Она как раз и поможет предотвратить споры с работником и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Кроме этого, должностная инструкция пригодится в спорах с налоговой инспекцией, например, для обоснования затрат на привлечение сторонних специалистов. Всем известны случаи, когда налоговые органы при контрольных мероприятиях штрафуют работодателя за неправомерное уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в связи с оплатой услуг сторонних специалистов, считая, что в штате уже имеется необходимый работник.

Пример 1. ООО «Мир» воспользовалось услугами стороннего юриста, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО «Мир» учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически необоснованны.

Суду была представлена должностная инструкция, содержание которой помогло доказать, что сторонний специалист выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного юриста. Стало ясно, что спорные затраты являются обоснованными.

Нормативная база для составления инструкций

Приступая к разработке должностной инструкции, следует внимательно изучить учредительные документы организации, квалификационные справочники и требования нормативных актов к конкретному виду деятельности или должности. Например, при разработке инструкции для охранников помимо прочего необходимо учитывать требования Приказа МВД России от 22.08.2011 N 960 «Об утверждении Типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны».

Основным нормативным актом, конечно, будет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Так, в соответствии с п. 4 данного Постановления квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов — должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Квалификационная характеристика каждой должности, содержащейся в справочнике, имеет три раздела:

1. Должностные обязанности. Здесь установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность, с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

2. Должен знать. Раздел содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

3. Требования к квалификации. Данным разделом устанавливаются уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Примечание. Каждый работник должен быть наделен правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

Отметим, что Справочник постоянно дорабатывается в соответствии с условиями развивающейся экономики. Так, в 2008 г. была введена квалификационная характеристика директора по связям с общественностью, а в 2011-м — специалиста по оценке соответствия лифтов требованиям безопасности.

Следующий нормативный акт, без которого не обойтись при разработке инструкции, — это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих <1>. Он также содержит квалификационные характеристики и поделен на выпуски, каждый из которых посвящен отдельной отрасли. Так, квалификационные требования утверждены Минтрудом для организаций электроэнергетики (Постановление от 29.01.2004 N 4), а также Минздравсоцразвития для:

— специалистов, осуществляющих комплекс работ в области правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации (Приказ от 23.07.2008 N 347);

— организаций воздушного транспорта (Приказ от 29.01.2009 N 32);

— организаций дорожного хозяйства (Приказ от 16.02.2009 N 47);

— специалистов по обеспечению безопасности информации в ключевых системах информационной инфраструктуры, противодействию техническим разведкам и технической защите информации (Приказ от 22.04.2009 N 205);

— организаций атомной энергетики (Приказ от 10.12.2009 N 977);

— работников в сфере здравоохранения (Приказ от 23.07.2010 N 541н);

— работников в сфере образования (Приказы от 26.08.2010 N 761н и от 11.01.2011 N 1н);

— работников в сфере культуры, искусства и кинематографии (Приказ от 30.03.2011 N 251н);

— работников в сфере физической культуры и спорта (Приказ от 15.08.2011 N 916н);

— работников сельского хозяйства (Приказ от 15.02.2012 N 126н).

<1> Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

К сведению. Распределяя обязанности между работниками, следите, чтобы не было дублирования функций и сохранялась последовательность выполнения операций, при этом более сложные задачи лучше закрепить за работниками более высокой квалификации.

Составляем должностную инструкцию

После изучения нормативной базы можно приступать к составлению должностной инструкции. К сожалению, законодатель не установил, как это сделать.

Первым делом надо определиться с наименованием должности, для которой составляется инструкция. С одной стороны, работодатель свободен в выборе наименования должности. С другой стороны, в силу ст. 57 ТК РФ, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Конечно, это правило касается трудового договора, однако полагаем, что его нужно применять и к другим кадровым документам — должностной инструкции, штатному расписанию и пр.

Теперь перейдем к содержанию документа. В настоящее время ни структура должностной инструкции, ни ее содержание не регламентированы нормативными правовыми актами, поэтому каждый работодатель самостоятельно решает, как и что в ней писать, с учетом специфики труда в конкретной организации.

Если проанализировать действующие типовые инструкции, можно выделить несколько типичных для них блоков содержания.

Примечание. Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу.

Общие положения. В этом блоке нужно указать наименование должности работника, нормативные акты, которыми он должен руководствоваться, кому он подчиняется, каков порядок его замещения на время отсутствия. Также здесь можно указать квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования), и документы, знание которых для него является обязательным (что он должен знать).

Должностные обязанности. Здесь необходимо подробно прописать, что и как должен делать работник, определить перечень конкретных задач, работ, операций, возложенных на него, указать форму участия работника в управленческом процессе (руководит, согласовывает, утверждает и т. д.). Чем более полно данные вопросы будут освещены по конкретной должности, тем легче будет работнику и работодателю отстаивать свои права и контролировать выполнение должностных обязанностей.

Формулировать те или иные должностные обязанности нужно четко и ясно, избегая расплывчатых фраз типа «должен способствовать развитию…» или «прилагать все усилия для…», так как измерить и проконтролировать, способствовал или нет, все ли усилия прилагал, практически невозможно.

Права работника. Естественно, для качественного исполнения должностных обязанностей работник должен иметь определенные права. Их перечень и закрепляется в этом разделе.

Ответственность. Определяются порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.

Пожалуй, это основные части должностной инструкции, однако работодатель может вводить и иные разделы, например заключительное положение, содержащее сведения о порядке и периодичности внесения изменений в инструкцию.

Примечание. Заверенную надлежащим образом копию должностной инструкции непременно вручите работнику.

После составления проекта инструкции она должна пройти согласование. Первым делом — с юридической службой организации, чтобы работодатель уверился, что данная инструкция соответствует нормам законодательства и не нарушает права работника. Если в компании нет такой службы и даже штатного юриста не имеется, за него может проставить визу кадровик. Затем должностная инструкция проходит согласование с финансовым подразделением (для определения уровня затрат) и со структурными подразделениями организации. При чем здесь иные структурные подразделения? Ответ прост. Работодателю необходимо избежать дублирования должностных обязанностей и проинформировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия.

Далее производится утверждение согласованной инструкции. Руководитель издает приказ о ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения. Не забудьте сделать несколько экземпляров, так как первый экземпляр должностной инструкции будет храниться в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) — у работника.

Поскольку должностная инструкция в силу Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <2> является организационно-распорядительным документом, необходимо учитывать требования к форме таких документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <3>.

<2> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

<3> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции.

Вариантов ознакомления работника с должностной инструкцией несколько. Сделать это можно с помощью:

— журнала ознакомления;

— листа ознакомления (отдельный на каждого работника);

— получения подписи работника на должностной инструкции.

Примечание. После ознакомления с инструкцией работника у работодателя есть все основания требовать исполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Считаем, что последний вариант наиболее предпочтителен, потому что он гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной инструкцией.

Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) подшивают и заверяют печатью организации. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «Пронумеровано и подшито столько-то листов». Лицо, утверждающее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись, ставит расшифровку подписи, дату, печать.

Немного о внесении изменений в инструкцию

В процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть потребность в изменении отдельных положений должностной инструкции. Если в результате внесения изменений трансформируются обязанности работника или технологический процесс, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, возможно оформление их в виде дополнения. Отметим, что вносимые изменения должны пройти такое же согласование, как и сама инструкция.

При необходимости изменить должностную инструкцию возникает вопрос: нужно ли уведомлять работника о грядущих переменах? Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 дал ответ: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Отметим, что, если изменение должностной инструкции связано с изменением обязательных условий трудового договора, необходимо заблаговременно уведомить об этом работника. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в нее и в договор путем подготовки дополнительного соглашения.

В заключение приведем примерный образец должностной инструкции.

Составлена в ___ экз. Утверждаю ________________________________

(инициалы, фамилия руководителя)

(наименование работодателя) «__» _____________ ____ г.

___________________________ М. П.

(адрес, телефон)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела информации

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела информации Организации.

1.2. Начальник отдела информации назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Начальник отдела информации подчиняется непосредственно руководителю Организации.

1.4. На должность начальника отдела информации назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (инженерно-экономическое или техническое) образование и стаж работы по научно-технической информации на инженерно-технических и руководящих должностях не менее пяти лет.

1.5. В своей деятельности начальник отдела информации руководствуется:

— нормативными актами по вопросам выполняемой работы;

— методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

— уставом Организации;

— Правилами внутреннего трудового распорядка и приказами руководителя Организации;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Начальник отдела информации должен знать:

— нормативные и методические материалы по организации научно-технической и экономической информации;

— правила, инструкции, положения и другие нормативные акты, определяющие систему комплектования, хранения, поиска и выдачи научной и производственно-технической информации;

— состояние и перспективы развития отечественной и зарубежной науки и техники в соответствующих областях знаний и отрасли экономики;

— структуру Организации;

— технологические процессы производства продукции Организации;

— методы организации и планирования информационной работы;

— государственную систему научно-технической информации;

— новые информационные технологии;

— порядок подготовки информационных материалов, каталогов, проспектов к изданию и основы редакционно-издательской работы;

— организацию библиотечной работы;

— передовой отечественный опыт в области организации научно-технической информации на предприятиях;

— основы трудового законодательства;

— правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия начальника отдела информации его обязанности возлагаются на заместителя руководителя по общим вопросам.

2. Обязанности работника

2. Начальник отдела информации:

2.1. Организует работу с использованием новых информационных технологий по обеспечению подразделений Организации и отдельных работников информацией об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики и передового производственного опыта.

2.2. Участвует в решении задач маркетинга продукции Организации и подготовке аналитических и рекламных материалов.

2.3. Возглавляет работу по выявлению потребностей руководителей и специалистов Организации в научно-технической и экономической информации, необходимой для исследования конъюнктуры рынка и изучения проблем конкурентоспособности продукции Организации, принятия технических и организационных решений, подготовки мероприятий по совершенствованию производственных процессов Организации.

2.4. Руководит созданием справочно-информационного фонда Организации, обеспечивает внедрение современных информационно-поисковых систем.

2.5. Организует проведение исследования рынка информационных услуг и маркетинга информационной продукции и услуг Организации, сбор, систематизацию, изучение и обобщение информационных материалов, подготовку тематических обзоров состояния и тенденций развития производства.

2.6. Проводит работы по сопоставлению результатов деятельности Организации с достижениями аналогичных отечественных и зарубежных организаций.

2.7. Осуществляет контроль использования информационных материалов в подразделениях Организации.

2.8. Участвует в подготовке к изданию информационных материалов, каталогов и проспектов по выпускаемой продукции Организации.

2.9. Организует составление материалов и их представление в установленном порядке в органы научно-технической информации, перевод иностранной литературы, каталогов, научно-технической документации с соблюдением действующего порядка координации переводов, ведение учета эффективности использования в Организации информационных материалов о достижениях науки и техники, передовом производственном опыте, подготовку отчетности об информационной работе отдела.

2.10. Руководит работниками отдела, а также координирует работу научно-технических обществ и оказывает им методическую помощь.

2.11. В связи с производственной необходимостью начальник отдела информации обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

3. Права работника

Начальник отдела информации имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя Организации относительно деятельности возглавляемого отдела.

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.3. Вносить на рассмотрение руководителя Организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого отдела.

3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений Организации.

3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить руководству Организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.7. Требовать от руководителя Организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность работника

Начальник отдела информации несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, Правил внутреннего трудового распорядка.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

4.4. За нарушение установленных в Организации правил противопожарной безопасности и техники безопасности — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Руководитель структурного

подразделения

___________________ _________

(инициалы, фамилия) (подпись)

«__» __________ ____ г.

Согласовано:

юридическая служба

___________________ _________

(инициалы, фамилия) (подпись)

С инструкцией ознакомлен:

___________________ _________

(инициалы, фамилия) (подпись)

Т. Ю.Комиссарова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать

На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции?

9 июня 2011

В первую очередь следует отметить, что трудовое законодательство не требует обязательного составления должностных инструкций для всех категорий работников (служащих): в настоящее время необходимость этого предусмотрена только для муниципальных служащих (п. 1 ст. 12, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), отдельных категорий государственных служащих (например, для полицейских (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции»), для служащих таможенных органов (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации») и т.д.) и некоторых категорий работников (например, для персонала высших учебных заведений (п. 7 ст. 20 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»), частных охранников (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-I «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»).
Для прочих категорий работников детальное описание их трудовой функции, права и обязанности в рамках трудовых отношений могут быть включены непосредственно в трудовой договор. Составление должностной инструкции в этом случае не требуется. Однако должностную инструкцию, конечно, все-таки лучше иметь. Ведь в ней работодатель может определить задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. На это было указано и в письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0.
В соответствии с действующим законодательством работодатель наделен правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ), одним из видов таких актов и является должностная инструкция.
При этом, отметим, единых требований к структуре и содержанию должностной инструкции не установлено1.
При разработке должностных инструкций необходимо брать за основу квалификационные справочники, если применение справочников обязательно для работодателя. Как следует из п. 4 Общих положений Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, квалификационные требования, содержащиеся в справочнике, могут уточняться с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также прав и ответственности работников. При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и требований к необходимой специальной подготовке работников. На это же было указано Н.З. Ковязиной, начальником отдела Минздравсоцразвития России, при ответе на вопрос: «Является ли Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих обязательным для предъявления требований к квалификации (образованию) должности или допускается устанавливать их по усмотрению работодателя?» («Налоговый вестник», N 9, сентябрь 2006 г.).
В остальных случаях, хотя применение квалификационных справочников не обязательно, мы рекомендуем также обращаться именно к ним.
При этом, составляя должностную инструкцию, следует учитывать положение абзаца второго части второй ст. 57 ТК РФ, согласно которому, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В таких случаях при составлении должностной инструкции следует руководствоваться соответствующими разделами Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих либо Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, например, для работников образования — разделом «Квалификационные характеристики должностей работников образования», утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 N 761н. В отношении должностей, не предусмотренных конкретными разделами этих справочников, работодатель вправе руководствоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
В любом случае описание квалификационных характеристик в указанных справочниках является базовым. Работодатель вправе дополнять и уточнять обязанности работников в должностной инструкции в зависимости от условий работы, поскольку это не противоречит трудовому законодательству.
В части, касающейся мер дисциплинарной и материальной ответственности работников, работодатель должен руководствоваться нормами ТК РФ. Меры ответственности, не предусмотренные Кодексом, в должностную инструкцию включены быть не могут.
Таким образом, за исключением отдельных категорий работников, для которых законодательством утверждены требования к составлению должностных инструкций или типовые должностные инструкции, работодатель определяет структуру и содержание должностной инструкции самостоятельно, с учетом требований трудового законодательства. При этом нужно учитывать, что в соответствии с частью четвертой ст. 8 ТК РФ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, применению не подлежат. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

19 мая 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *