Хранение документов

Делопроизводство в школе

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Приложение 1

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России » Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

  • Достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • Краткость и лаконичность;
  • Нейтральность и наличный характер изложения;
  • Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
  • Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
  • Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

  • руководителем;
  • лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
  • заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

  • организация УВП
  • Финансово-хозяйственная деятельность
  • Личный состав
  • учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос «Разное».

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «Слушали — выступили — постановили (решили)», а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

  • наименование общеобразовательного учреждения,
  • дату,
  • ссылку на индекс и дату входящего документа,
  • адресат,
  • резолюцию руководства,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • отметку о наличии приложения,
  • подпись,
  • отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

  • дата,
  • текст,
  • подпись,
  • фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

  • справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
  • справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
  • справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,»Об».

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

  • Внутренняя опись документов дела ;
  • заявление о приеме на работу;
  • направление или представление;
  • анкета;
  • листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копия паспорта ;
  • документы об образовании;
  • аттестационный лист;
  • выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

  • алфавитной книги записи учащихся,
  • книга движения;
  • личное дело учащихся;
  • классные журналы;
  • журналы факультативных занятий;
  • журналы групп продленного дня;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
  • книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
  • книги протоколов педагогического совета школы;
  • книги приказов;
  • книги учета личного состава педагогических работников;
  • журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

  1. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
  2. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
  3. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
  4. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:

    1 час в неделю

    – 2 страницы

    2 часа в неделю

    – 4 страницы

    3 часа в неделю

    – 5страниц

    4 часа в неделю

    – 7 страниц

    5 часов в неделю

    – 8 страниц

    6 часов в неделю

    – 9 страниц

  5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

3. Прием и регистрация документов

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

4. Контроль сроков исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

4.3. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел — списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

7. Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Список литературы.

  1. Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.
  2. Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.
  3. Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.
  4. Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива»2001.
  5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва.2000.
  6. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №4 2003 стр.16-26
  7. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр.43-51

Единые требования к оформлению и хранению классных журналов

Единые требования к оформлению и хранению

классных журналов

1. Общие положения

1.1. Классный журнал – нормативно-финансовый документ, отражающий состояние УВП Центра.

1.2. Классный журнал является показателем управленческой культуры школы. Ведение классного журнала обязательно для каждого учителя и классного руководителя.

1.3. Директор школы и его заместители по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов.

1.4. Ответственность за наличие журнала, его своевременное и аккуратное заполнение несет классный руководитель данного класса.

1.5. Все страницы классного журнала должны быть оформлены в едином деловом стиле.

1.6. Проверка классных журналов осуществляется администрацией школы не реже 1 раза в четверть. Цели проверок устанавливаются администрацией школы и могут изменяться исходя из сложившихся обстоятельств.

1.7. Заместитель директора школы дает рекомендации по распределению страниц журнала (основываясь на количестве колонок, выделенных на ежеурочное заполнение). Количество страниц, выделяемых на каждый предмет в классном журнале:

  • 1 час в неделю – 2–3 стр.;

  • 2 часа в неделю – 4–5 стр.;

  • 3 часа в неделю – 6–7 стр.;

  • 4 часа в неделю – 7–8 стр.;

  • 5 часов в неделю – 9–10 стр.;

  • 6 часов в неделю – 11–12 стр.

1.8. Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также отмечать посещаемость школьников. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно пастой черного цвета (не гелевой).

1.9. Количество часов по каждой теме должно соответствовать тематическому планированию и программе учебного предмета.

1.10. При делении класса на 2 (и более) подгруппы записи ведутся каждым учителем отдельно.

1.11. На учеников, обучающихся на дому в течение всего учебного года, в сентябре классным руководителем ребенка, обучающегося на дому, заводится журнал, в котором учителя записывают дату занятия, содержание пройденного материала, выставляют текущие, четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки (четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки дублируются классным руководителем в классном журнале как на предметной странице (четвертные оценки), так и в сводной ведомости учета успеваемости учащихся (четвертные, годовые, экзаменационные и итоговые оценки)).

1.12. Классные журналы хранятся в школьном архиве в течение пяти лет.

После 5-летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся данного класса, которые хранятся 25 лет.

2. Оформление обложки и оглавления классного журнала

2.1. На первой строке обложки классного журнала указывается класс (с 1-го по 11-й), подписывается его литера. Литера пишется без кавычек строчной (с маленькой) буквы.

2.2. На второй и третьей строках указывается наименование образовательного учреждения (МОУ «Средняя общеобразовательная школа № «).

2.3. На четвертой строке указывается населенный пункт.

2.4. На пятой строке – учебный год.

2.5. Наименования предметов в оглавлении пишутся с прописной (заглавной) буквы, напротив каждого предмета указываются страницы, на которых ведется запись учителем-предметником.

2.6. Наименования предметов пишутся полностью (без сокращений) в соответствии с учебным планом.

2.7. В графе «Иностранный язык» указывается, какой именно язык. Например, «Иностранный язык (английский)».

3. Страница для отметок (левая страница)

3.1. Наименование предмета должно быть записано так, как оно формулируется в учебном плане школы, со строчной буквы.

3.2. Месяц и число записываются в соответствии с расписанием уроков, утвержденным директором школы.

3.3. В списке обучающихся должны быть четко прописаны фамилии, имена учеников. Имена учащихся прописывать на первых страницах каждого предмета, а на следующих страницах их можно обозначать заглавной буквой.

3.4. Четвертные, полугодовые, годовые отметки выставляются на странице в столбце, следующем за последней датой урока.

3.5. Экзаменационные и итоговые оценки выставляются только в сводной ведомости учета успеваемости учащихся.

3.6. Первый урок (дата) следующей четверти записывается без пропуска столбцов. Не следует самостоятельно проводить ограничительные линии.

3.7. Оценка учащихся за аттестационный период должна быть обоснованна, т.е. соответствовать текущей успеваемости ученика.

3.8. Отметка «н/а» (не аттестован) может быть выставлена в случае пропуска учащимся более чем 60% учебного времени без уважительной причины и отсутствия оценок по данному предмету в течение четверти. При наличии хотя бы одной оценки учителю необходимо принять зачет для выставления четвертной оценки. Пометка «н/а» указывает на неуспеваемость учащегося по данному предмету.

3.9. В случае проведения контрольного урока (контрольные, тесты, зачеты; практические и лабораторные работы, контрольные диктанты, сочинения, изложения и самостоятельные работы) обязательно выставление оценок всем учащимся в колонке, соответствующей дате проведения.

3.10. Между контрольными работами следует систематически проводить устный опрос. Опрос должен охватывать не менее 20% учащихся за урок (5 человек из 25, 6 – из 30 и т.д.).

3.11. Неуспевающие учащиеся отслеживаются по оценкам. Если учащийся на уроке получил отметку «2», то на следующем уроке или максимум через два урока он должен быть опрошен учителем с целью исправления неудовлетворительной оценки.

3.12. Исправление текущих отметок не допускается. Если ошибка допущена, то исправление осуществляется по следующей схеме: отметка зачеркивается, рядом ставится верная, в нижней части страницы оформляется запись. Например: «У Иванова Петра исправленной отметке за 2.01.02 “4” («хорошо») верить». Подписывается директором школы, заверяется печатью. 3.13. Исправления отметки за четверть или полугодие не допускаются. Если ошибка допущена, то исправление осуществляется по схеме: отметка зачеркивается, рядом ставится верная, в нижней части страницы оформляется запись. Например: «У Иванова Петра исправленной отметке за 1-ю четверть “4” («хорошо») верить». Подписывается директором школы, заверяется печатью.

3.14. Использование «корректора» в журнале запрещено.

3.15. В клетках для отметок учитель имеет право записывать только один из следующих символов: «2», «3», «4», «5», «н» (пропуск урока), «н/а» (не аттестован, оценка ставится за четверть или год).

3.16. На странице запрещено вести записи карандашом, ставить точки и другие знаки, не оговоренные выше.

4. Страница пройденного на уроке и домашнего задания (правая страница журнала)

4.1. Фамилия, имя, отчество учителя записываются полностью. При ведении одного предмета двумя учителями записываются фамилии всех учителей. К данным предметам относятся физическая культура, технология, иностранный язык, информатика и ИКТ.

4.2. Число и месяц записываются в соответствии с расписанием уроков, утвержденным директором школы.

4.3. В столбце «Что пройдено на уроке» записываются темы уроков в соответствии с тематическим планированием. Дата записи темы и даты проведения урока на страницах должны быть одинаковыми.

4.4. При проведении контрольных, лабораторных и практических работ необходимо указывать тему работы.

4.5. При проведении лабораторных и практических работ по биологии, физике, информатике, химии и технологии в журнале необходимо записывать инструктаж по технике безопасности, фиксировать запись ТБ либо вести отдельный журнал по ТБ.

4.6. При проведении двух уроков в один день делается запись темы каждого урока в отдельной строке.

4.7. В столбце «Домашнее задание» записи должны вестись четко и аккуратно: должны быть указаны параграф, номер задания, форма домашнего задания (пересказать, переписать, ответить на вопросы и т.д.).

5. Страница «Общие сведения об учащихся»

5.1. Данная страница заполняется классным руководителем на основании сведений, полученных от учащихся и родителей (законных представителей).

5.2. Номера личных дел сверяются у делопроизводителя, а затем записываются в соответствующую колонку.

5.3. Фамилия, имя, отчество, дата рождения учащегося заполняются на основании документов (свидетельство о рождении или паспорт).

5.4. Домашний адрес и телефон заполняются согласно месту фактического проживания.

6. Страница «Сводная ведомость учета успеваемости учащихся».

6.1. По окончании каждой четверти, полугодия, года классным руководителем выставляются отметки, полученные учеником по каждому предмету.

6.2. Отметки, полученные на промежуточной и итоговой аттестации, выставляются классным руководителем на основании протоколов данных экзаменов.

6.3. Итоговая отметка выставляется учащимся 5–8-х, а также 10-х классов по предметам, которые были выбраны в качестве промежуточных экзаменов.

6.4. Итоговая отметка учащимся 9-х и 11-х классов выставляется по всем предметам, которые изучались в течение года. Если по географии экзамен сдавали в 11-м классе, то выставляются только экзаменационные и итоговые отметки в журнале за 11-й класс.

6.5. Отметки по технологии выставляются на основании ведомостей, предоставленных межшкольным учебным комбинатом в 7-м (мальчики), 8-м (мальчики) и 9–11-х классах.

7. Грубые нарушения при заполнении журнала

7.1. Неверное оформление титульного листа журнала.

7.2. Неверное оформление оглавления журнала.

7.3. Любые исправления в журнале.

7.4. Несвоевременная запись числа, тем и оценок.

7.5. Наличие на страницах знаков, не соответствующих образцу.

7.6. Использование «корректора», стираний.

7.7. Неполная (с сокращениями слов) запись тем уроков (контрольных, лабораторных, практических, самостоятельных работ).

В соответствии с Инструкцией о ведении школьной документации, утв. приказом Министерства просвещения СССР от 27.12.1974 № 167, выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражают­ся в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспита­тельной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обес­печением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической от­четности.

Классный журнал является документом, относящимся к учебно-педагоги­ческой документации образовательных учреждений, реализующих общеобра­зовательные программы. Его ведение обязательно. В классном журнале фик­сируются уровень освоения обучающимися образовательных программ, уро­вень обученности школьников, посещаемость ими учебных занятий.

Анализ классного журнала позволяет судить:

  • об освоении обучающимися программы по всем учебным предметам;

  • плотности и системе опроса обучающихся;

  • объективности в выставлении текущих и итоговых оценок обучающим­ся;

  • соблюдении норм проведения контрольных, проверочных, самостоя­тельных работ;

  • соблюдении требований и рекомендаций, зафиксированных в «Листке здоровья»;

  • дозировке домашнего задания.

Все это, в свою очередь, способствует объективной оценке деятельности учителя, а при проведении внешнего контроля — объективной оценке деятель­ности самого образовательного учреждения.

Вместе с тем, вопреки распространенному мнению, классный журнал не является финансовым документом, поскольку ни один правовой источник, регламентирующий финансовую отчетность ОУ, не содержит упоминания о классном журнале.

Регламентация порядка ведения классных журналов

Общие требования к ведению классных журналов отражены в названной выше Инструкции о ведении школьной документации. В ней содержится харак­теристика структуры классного журнала, порядок его заполнения учителями и классным руководителем, рекомендации по контролю ведения классного жур­нала администрацией школы.

Ряд требований к ведению классных журналов содержится также в сле­дующих документах:

  • приказ Минобразования России от 29.12.1997 № 2682 «О нарушениях при подготовке и проведении итоговой аттестации выпускников обще­образовательных учреждений»;

  • приказ Министерства Просвещения СССР от 08.12.1986 № 241 «Об утверждении и введении в действие положения об организации рабо­ты по охране труда в учреждениях системы Министерства Просвещения СССР»;

  • письмо Минобразования России от 20.04.2001 № 408/13-13 «Рекомен­дации по организации обучения первоклассников в адаптационный период»;

  • письмо Минобразования России от 07.02.2001 № 22-06-147 «О содер­жании и правовом обеспечении должностного контроля руководителей образовательных учреждений»;

  • письмо Минобразования России от 25.09.2000 № 2021/11-13 «Об орга­низации обучения в первом классе четырехлетней школы»;

  • методические рекомендации по работе с документами в образователь­ных учреждениях (письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64).

Вопросы ведения классных журналов чаще всего регламентируются соот­ветствующим локальным актом образовательного учреждения, право принятия которого входит в компетенцию ОУ (п. 13 ст. 32 Закона РФ «Об образовании»).

Недостатки в ведении классных журналов

Анализ материалов, полученных Рособрнадзором в ходе инспекционных проверок образовательных учреждений, свидетельствует о наличии ряда не­достатков в ведении классных журналов. Наиболее типичные:

  • ведение записей в классных журналах разным цветом;

  • неправомерное использование корректирующих средств для исправ­ления неправильных записей;

  • исправление отметок без соответствующей подписи и заверения печа­тью ОУ;

  • отсутствие на предметной странице записей о подведении итогов про­хождения программ за четверть, полугодие, год;

  • отсутствие записей тем проведенных уроков;

  • исправления дат проведения уроков;

  • недостаточная накопляемость отметок, что позволяет ставить под со­мнение объективность итоговых отметок обучающихся;

  • несвоевременное заполнение раздела «Сведения о занятости в круж­ках», а также раздела «Листок здоровья»;

  • исправления полугодовых и годовых отметок по учебным предметам у выпускников, представляемых к награждению золотыми и серебря­ными медалями «За особые успехи в учении»;

  • не заполнение классным руководителем разделов «Сведения о коли­честве пропущенных уроков», «Общие сведения об учащихся».

Основная причина указанных недостатков — не только несвоевременное и не полное осуществление контроля администрацией ОУ ведения классных журналов, но и отсутствие в локальных актах ОУ, регламентирующих ведение классных журналов, точных указаний о порядке их оформления и ведения.

Структура локального акта о ведении классных журналов

Установление соответствующих требований к ведению классных журналов в локальном акте образовательного учреждения является прерогативой само­го ОУ. Назовем некоторые универсальные требования, которые желательно отразить в соответствующем локальном акте.

Оптимальная структура этого документа, на наш взгляд, такова:

  • Общие положения.

  • Обязанности учителей-предметников.

  • Требования к ведению классных журналов по отдельным предметам.

  • Выставление итоговых отметок. Обязанности классного руководителя.

  • Осуществление контроля ведения классного журнала и его хранение.

Остановимся подробнее на содержании каждого раздела.

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» указываются общие требования к ведению классного журнала. В обязательном порядке должно быть отражено следующее:

1. К ведению журнала допускаются только учителя, преподающие уроки в данном классе, классный руководитель, администрация ОУ.

2. Учителя и классный руководитель несут ответственность за ведение, состояние и сохранность классного журнала во время образовательного про­цесса.

3. Классный журнал заполняется учителем только в день проведения уро­ка.

4. Записи тем всех уроков, включая уроки иностранного языка, уроки род­ного языка, уроки государственного языка субъекта Российской Федерации, должны вестись только на языке обучения, который, согласно ст. 6 Закона РФ «Об образовании», устанавливается учредителем.

5. Все записи в классном журнале должны вестись аккуратно и одним цве­том (синий, фиолетовый или черный); нельзя использовать корректирующие средства; исправления в классных журналах допускаются в исключительных случаях; содержание исправления необходимо описать в нижней части стра­ницы, заверив личной подписью учителя с ее расшифровкой и печатью учре­ждения.

6. При проведении сдвоенных уроков темы каждого урока записываются отдельно; прочерки, обозначающие «повтор», запрещены; не допускается со­кращение слов при записи тем урока. Не допускаются такие записи, как «Повто­рение», «Решение задач» и др. без указания конкретной темы.

7. При проведении экскурсий на странице журнала с левой стороны запи­сывается число столько раз, сколько часов шла экскурсия, а с правой стороны число и темы также записываются столько раз, сколько длилась экскурсия.

8. Медицинский работник ОУ в обязательном порядке заполняет «Листок здоровья», в который вносятся сведения из медицинских карт обучающихся. Рекомендации, данные в «Листке здоровья», обязательны к учету всеми педаго­гическими работниками во время пребывания обучающихся в образовательном учреждении и (или) на внеклассных мероприятиях.

Раздел «Обязанности учителей-предметников»

Раздел «Обязанности учителей-предметников» содержит требования к учителям-предметникам. Целесообразно отразить следующие требования.

2. Выставление в одной клеточке двух отметок допускается только на уро­ках русского языка (в начальной школе), русского языка и литературы (на второй и третьей ступенях обучения).

3. Текущие отметки следующей четверти выставляются в клетке после итоговых (четвертных) оценок. Пропуски клеток не допускаются.

4. Ошибочно выставленная отметка зачеркивается одной чертой (косой), и рядом ставится правильная отметка. Если ошибка сделана в итоговых отмет­ках или отметках за контрольную работу, — она исправляется так же, как и те­кущие, при этом внизу страницы обязательно делается соответствующая запись об исправлении, ставится подпись и печать образовательного учреждения.

5. Не допускается пропуск клеточек па левом развороте развернутой стра­ницы журнала, там, где выставляются текущие и итоговые оценки. Количество заполненных клеточек слева должно соответствовать такому же количеству строчек для записей тем уроков справа на развернутом листе журнала.

6. При организации занятий на дому учителя-предметники, их ведущие, выставляют оценки (текущие и итоговые) только в специальном журнале для надомного обучения. Ими же в конце четверти, полугодия, года выставляются в классный журнал только итоговые оценки, которые классный руководитель переносит в сводную ведомость учета успеваемости учащихся.

7. Записи в журнале для надомного обучения в конце зачетного периода (четверти, полугодия, года) подписываются родителями (законными предста­вителями) ученика.

8. В случае проведения с обучающимися занятий в санаториях (больнице) классный руководитель вкладывает в журнал справку с результатами обучения в санатории или больнице; отметки из справки в классный журнал не перено­сятся.

9. В случае длительной болезни обучающегося с ним проводятся индиви­дуальные занятия на дому. Данные о промежуточной и итоговой аттестации обучающегося записываются в специальный журнал, а затем переносятся в классный журнал.

10. Отметки по физической культуре обучающимся, отнесенным по состоя­нию здоровья к специальной медицинской группе, выставляются в журналах для специальной медицинской группы. В классном журнале отметки выставля­ются только за четверть (полугодие) и за год.

11. В конце отчетного периода на предметной странице учителем подво­дятся итоги прохождения программ:

  • учитель записывает количество планировавшихся уроков в соответ­ствии с календарно-тематическим планированием и количество уроков, проведенных фактически.. И делается запись: «Программа выполнена» или «Не пройдены следующие темы…» с указанием причин;

  • указывается также количество контрольных, лабораторных работ, пла­нировавшихся и проведенных фактически. Запись заверяется личной подписью учителя.

Раздел «Требования к ведению классных журналов по отдельным предметам»

Целесообразность внесения раздела «Требования к ведению классных журналов по отдельным предметам» определяется особенностью ведения классных журналов по отдельным предметам.

Начальные классы

1. В классном журнале не заводится отдельная страница по ОБЖ, Правилам безопасности на дорогах для записи тем, составляющих части курса «Окружаю­щий мир».

2. Внеклассное чтение является составной частью литературного чтения и на отдельную страницу не выносится. Отдельная отметка за внеклассное чтение не ставится.

4. В первом классе отметки в классный журнал по предметам не выставляются. Во втором классе отметки выставляются, начиная со второй или третьей четверти.

Русский язык

1. Отметки за контрольные работы (диктанты) и творческие (сочинения, изложения) выставляются дробью в одной колонке (5/4). В диктантах: первая за грамотность, вторая — за выполнение грамматического задания; в сочинени­ях и изложениях: первая — за содержание, вторая — за грамотность.

2. Перед записью темы урока по развитию речи ставится пометка «Р/р». Запись о проведении классного изложения по развитию речи делается следующим образом:

1-й урок. Р/р. Изложение с элементами сочинения. 2-й урок. Р/р. Написание изложения по теме

Литература

1. Перед записью темы урока по внеклассному чтению ставится пометка — «Вн. чт.».

2. Сочинения фиксируются следующим образом:

1-й урок. Р/р. Подготовка к сочинению по творчеству поэтов Серебряного века.
2-й урок. Р/р. Написание сочинения по творчеству поэтов Серебряного века.

3. Отметки за творческие работы выставляются в одной клетке дробью: первая — за содержание, вторая — за грамотность.

4. Отметки за устные и письменные ответы выставляются в колонку за то число, когда проводилась работа.

5. Оценка за домашнее сочинение выставляется в тот день, когда было дано задание его написать. В графе «Домашнее задание» делается соответствующая запись.

Физика, биология, химия, информатика и ИКТ, технология

1. На первом уроке в сентябре и на первом уроке в январе в классном журнале в графе «Что пройдено на уроке» делается запись о проведении ин­структажа по технике безопасности. Инструктаж по ТБ проводится также перед каждой лабораторной и практической работой, о чем делается соответствующая запись в журнале в графе «Что пройдено на уроке».

2. Если лабораторная работа составляет только часть урока, оценки обу­чающимся выставляются выборочно; если лабораторная работа занимает весь урок, оценки выставляются каждому ученику.

3. Если в начальных классах изучается модуль «Практика работы на ком­пьютере», то в журналезаполняется страница предмета «Технология». При изуче­нии в начальных классах»Информатики и ИКТ» как самостоятельного предмета, журнал заполняется на странице предмета «Информатика и ИКТ».

Физическая культура

2. Оценки по физической культуре выставляются на каждом уроке за любые слагаемые программного материала (усвоение контрольного двигательного умения, домашнее задание).

Раздел «Выставление итоговых отметок»

Данный раздел содержит требования к выставлению учителями итоговых отметок обучающимся.

1. Итоговые оценки за четверть, полугодие, год выставляются в клетке, следующей после записи даты последнего урока. Не допускается выделение итоговых отметок (например, чертой, другим цветом). Годовая оценка выстав­ляется в столбец, следующий непосредственно за столбцом оценки за послед­нюю четверть, полугодие.

2. Итоговые оценки обучающихся за четверть (полугодие) должны быть обоснованы. Для объективной аттестации обучающихся за четверть и полугодие необходимо наличие не менее трех оценок (при 2-часовой недельной учебной нагрузке по предмету) и более трех (при учебной нагрузке более 2 ч в неделю) с обязательным учетом качества знаний учащихся по письменным, лаборатор­ным и практическим работам.

3. По итогам четверти (полугодия) ученик может быть не аттестован («н/а») при условии пропуска им 2/3 учебных занятий и отсутствия трех или пяти отметок.

4. На уроках физической культуры при наличии у обучающегося справки о медицинской группе здоровья оцениваются положительно теоретические знания по предмету. Запись «осв.» в журнале не допускается.

5. Пересмотр и исправление отметок за четверть (полугодие), год не допу­скается.

6. Итоговые оценки по предметам, завершающимся сдачей экзамена, вы­ставляются в столбец, следующий непосредственно за столбцом оценки за экзамен.

7. В случае сдачи экзамена по завершении изучения конкретного предме­та в данном классе или при завершении обучения в основной или средней школе отметка за экзамен выставляется в столбец, следующий непосредствен­но за столбцом годовой отметки. В соответствующе графе на левой стороне журнала вместо даты урока делается запись «экзамен».

8. В 9-х и 11-х классах исправление итоговых отметок допускается только по распоряжению директора после рассмотрения письменного объяснения учителя.

Раздел «Обязанности классного руководителя»

Раздел «Обязанности классного руководителя» содержит требования к классному руководителю.

1. Классный руководитель заполняет в журнале титульный лист, оглавление, списки обучающихся на всех страницах, сведения о количестве пропущенных уроков, сводную ведомость посещаемости, сводную ведомость успеваемости, сведения о занятиях на факультативах, в кружках, секциях.

2. Все изменения в списочном составе обучающихся (выбытие, прибытие) в журнале делает только классный руководитель после получения им приказа по образовательному учреждению, подтверждающего убытие или прибытие.

3. Учет пропусков занятий обучающимися классный руководитель ведет ежедневно. Итоговые пропуски подсчитываются непосредственно по окончании четверти.

4. Четвертные, полугодовые, годовые отметки выставляются на страницу «Сводная ведомость учета успеваемости обучающихся» на второй день после окончания четверти, полугодия, года. Здесь же выставляются экзаменационные (за исключением 11 (12)-х классов, обучающиеся которых сдают ЕГЭ и получают результаты по стобалльной шкале) и итоговые оценки на основании экзамена­ционных протоколов (не позднее, чем через два дня после экзаменов).

5. По окончании учебного года классный руководитель на странице «Свод­ная ведомость учета успеваемости обучающихся» в графе «Решение педагоги­ческого совета (дата и номер)» напротив фамилии каждого ученика делает со­ответствующую запись:

  • о переводе в следующий класс;

  • условном переводе в следующий класс;

  • оставлении на повторный курс обучения;

  • выбытии в другое общеобразовательное учреждение в течение учеб­ного года;

  • выдаче документа об образовании;

  • выдаче справки о прослушивании курса среднего общего образования.

Раздел «Осуществление контроля ведения классного журнала и его хранение»

1. Директор школы и его заместитель по учебной работе обязаны обеспе­чить хранение классных журналов и систематически осуществлять контроль правильности их оформления и ведения. Заместитель директора осуществля­ет ежедневный контроль хранения классных журналов в отведенном для этого специальном месте.

2. Периодичность и виды контроля таковы:

  • качество оформления журналов в соответствии с установленными требованиями — 4 раза в год (сентябрь, ноябрь, январь, май-июнь);

  • выполнение программы — 1 раз в четверть;

  • объем домашних заданий обучающихся — 1 раз в полугодие;

  • работа учителя по учету уровня обученности слабоуспевающих и вы­сокомотивированных учащихся — 2 раза в год;

  • своевременность и объективность выставления отметок обучающимся — 1 раз в четверть;

  • посещаемость занятий обучающимися, учет посещаемости занятий — 1 раз в месяц.

3. В конце года классный руководитель сдает классный журнал на провер­ку заместителю директора, но только после того, как учителя-предметники отчитаются перед заместителем директора по итогам года.

4. Директор и заместитель директора по учебной работе по итогам про­верки делают записи в графе «Замечания по ведению классного журнала» с указанием цели проверки и замечаний. По итогам повторной проверки дела­ется отметка об устранении обнаруженных ранее недочетов. Все записи под­крепляются подписью проверяющего. В случае нарушений, допущенных при ведении классного журнала, учителю-предметнику или классному руководи­телю, а также заместителю директора по учебной работе может быть объявле­но дисциплинарное взыскание за невыполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ.

В конце каждого учебного года журналы, проверенные и подписанные директором или заместителем директора по УВР, сдаются в архив школы. После 5-летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода учащихся класса — с последующим хранением не менее 25 лет.

Номенклатура дел

В нашей организации существует следующие правила оформления номенклатур дел, но я сомневаюсь что они правильные.
В конце года подразделения направляют в канцелярию номенклатуру дел, зав канцелярией номенклатуру проверяет .подписывает, затем отдает подписанный экз. подразделению. В случае, если у подразделения появились новые дела их я добавляю, проставляю сроки, таким образом нумерация индекса дела каждый раз меняется, т.к. дела новые ставятся куда то выше, правильно ли это? После сдачи номенклатуры всеми подразделениями составляется сводная номенклатура дел, куда прописываются все дела всех подразделений.
Вот пример номенклатуры одного из отделов:
ОАО «УНИИКМ»
Отдел промышленной безопасности
и охраны труда
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
11.11.2011 N отд. 202
Пермь
(место составления)
На 2012 год
Индекс
дела Заголовок дела
(тома, частей) Кол-во дел
(томов,
частей) Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
202.04.18
202.04.18-1 Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров Пост.
ст. 645 Перечень 2010 г.
202.04.18-2 Подлинники ИОТ Постоянно
ст. 655 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-3 Журнал регистрации и присвоения порядкового номера для ИОТ Постоянно
ст. 258 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-4 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Постоянно
ст. 630 Перечень 2010 г.
202.04.18-5 Годовые планы по внедрению достижений науки в области охраны атмосферы и загрязнения газовыми выбросами, очистке сточных вод и водопотреблении и отчеты по этим вопросам Ст. 606
постоянно Перечень 2010 г.
202.04.18-6 Описи дел постоянного хранения Постоянно
ст. 248 а) Не утвержденные ДМН
Перечень 2010 г.
202.04.18-7 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях 75 лет (1) ЭПК
ст. 632 (1)Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно Перечень 2010 г.
202.04.18-8 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний
75 лет ЭПК
ст. 622 Перечень 2010 г.
202.04.18-9 Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 5 лет
45 л. (1) ЭПК
ст. 602
(1) при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75л.
ст. 602 в отделе ПБ и ОТ
СТП 934-062-2011
в архиве
перечень 2010г.
202.04.18-10 Журнал регистрации извещений об изменении ИОТ 10 лет
ст. 626 Перечень 2010 г.
202.04.18-11 Журнал приема-передачи личной карточки прохождения обучения и инструктажа ОАО «УНИИКМ» 10 лет
ст. 626 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-12 Журнал учета вводного инструктажа по охране труда 10 лет
Ст.626 Перечень 2010 г.
202.04.18-13 Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте Ст. 626
10 лет Перечень 2010 г.
202.04.18-14 Журнал учета программ первичного инструктажа на рабочем месте
202.04.18-15 Журнал присвоения номера (регистрации) протоколов лабораторных испытаний (исследований) Ст. 276
5 лет Перечень 2010 г.
202.04.18-16 Статистические отчеты в Роскосмос (по форме 7-травматизм, 1-Т условия труда) 5 лет
ст. 469 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-17 Приказы по основной деятельности ОАО «УНИИКМ» 2010 г. (копии) ДМН
ст. 19а Перечень 2010 г.
При наличии в организации оригиналов копии хранятся ДМН
202.04.18-18 Распоряжения (копии) ОАО «УНИИКМ» ДМН
ст. 19а Перечень 2010 г.
При наличии в организации оригиналов копии хранятся ДМН
202.04.18-19 Распоряжения по отд. 202 5 лет
Ст. 19в Перечень 2010 г.
202.04.18-20 Журнал регистрации распоряжений по отд. 202 5 лет
Ст. 258 в Перечень 2010 г.
202.04.18-21 Документы (протоколы, графики и др.) по проверки знаний персонала, обслуживающего ГПК и др. специалистов 5 лет
ст. 625 Перечень 2010 г.
202.04.18-22 Протоколы замеров 5 лет ЭПК
ст. 641 Перечень 2010 г.
202.04.18-23 Документы(программы, списки, переписка и др.) об обучении работников 5 лет
ст. 624 Перечень 2010 г.
202.04.18-24 Документы (списки, перечни, переписка и др.) о проведении медицинских осмотров работников 5 лет
ст. 646 Перечень 2010 г.
202.04.18-25 Акты, предписания по ОТ и ПБ, документы (справки, документальные записки, отчеты и др.) об их выполнении 5 лет ЭПК
ст. 603 Перечень 2010 г.
202.04.18-26 Журнал регистрации актов, предписаний по ПБ, ОТ и ОС 5 лет
ст. 176 Перечень 2010 г.
202.04.18-27 Входящая переписка со сторонними организациями ОАО «УНИИКМ» 2010 г. 5 лет
ст. 84 Перечень 2010 г.
202.04.18-28 Исходящая переписка со сторонними организациями ОАО «УНИИКМ» 2010 г. 5 лет
ст. 84 Перечень 2010 г.
202.04.18-29 Переписка внутри предприятия исходящая 5 лет
ст. 84 Перечень 2010 г.
202.04.18-30 Журнал регистрации внутренней исходящей документации 5 лет
ст. 258 г) Перечень 2010 г.
202.04.18-31 Переписка внутри предприятия входящая 5 лет
ст. 84 Перечень 2010 г.
202.04.18-32 Журнал регистрации внутренней входящей документации 5 лет
ст. 258 г) Перечень 2010 г.
202.04.18-33 Документы (заявления, копии учредит, документов, лицензии, квоты протоколы решения и др.) о лицензировании деятельности предприятия (копии) 5 лет
ст. 96 ЭПК Виды документов по отдельным сферам деятельности указаны в соответствующем законодательстве
Перечень 2010 г.
202.04.18-34 Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации 5 лет ЭПК
ст. 173 б) Перечень 2010 г.
202.04.18-35 Договоры, счета, счета-фактуры и др.(об оказании услуг). Копии Ст. 369
ДМН При наличии в организации оригиналов копии хранятся до минования надобности.
Перечень 2010г.
202.04.18-36 Документы по обращению с отходами ( статистические отчеты по форме 2-тп – отходы, тех.отчет, лицензия и др.)
5 лет
ст. 469 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-37 Документы по охране атмосферного воздуха (статистические отчеты по форме 2-тп – воздух, разрешение, и др.)
5 лет
ст. 469
а), в) Перечень 2010 г.
202.04.18-38 Документы по обращению с водными ресурсами (статистические отчеты по форме 2-тп – водхоз, графики замеров и др.)
5 лет
ст. 469 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-39 Документы по контролю за предприятием (статистические отчеты по форме 4-ОС, планы природоохранных мероприятий, отчеты и др.) 5 лет
ст. 469 а) Перечень 2010 г.
202.04.18-40 Журнал для записи предупреждений (оповещений) при наступлении неблагоприятных метеоусловий и задействовании режима работы предприятия ОАО «УНИИКМ» 5 лет
ст. 258 г)
202.04.18-41 Журнал учета выдачи ИОТ 3 года
ст. 259 е) После возвращения всех дел
Перечень 2010 г.
202.04.18-42 Описи дел временного хранения
3 года
ст. 248 в) После уничтожения дел
Перечень 2010 г.
202.04.18-43 Журнал регистрации выдачи направлений на периодический медосмотр 3 года
ст. 644 Перечень 2010 г.
202.04.18-44 Планы работ отдела ДМН
Ст.288 Перечень 2010 г.
202.04.18-45 Выписка из номенклатуры дел отд. ПБ и ОТ 3 года
ст. 200 В структурных подразделениях ДЗН, но не менее 3 лет после передачи дел вы архив или уничтожение дел
Перечень 2010 г.
202.04.18-46
202.04.18-47
Начальник отд. ПБ и ОТ Е.В. Щемелинина
СОГЛАСОВАНО
Зав. канцелярией А.А. Мухтарамова
И вот пример сводной, индексы я в этом году поменяла у всех на основании структуры предприятия, по этому они отличаются от сводной за 2009г.
ФГУП «УНИИКМ»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.01.2009 N 01
Пермь____________
(место составления)
На _______2009______ год
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
________________С.М.Рубцов
Индекс
дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения и
№ статьи перечня Примечание
1 2 3 4 5
Отдел 100
100-01-09 Журнал регистрации командировочных удостоверений
п. 358 б)
5 лет
100-02-09 Журнал регистрации отправленных факсов п. 72 г)
3 года
100-03-09 Журнал регистрации отпускных записок п. 358 г)
3 года
100-04-09 Журнал регистрации электронной почты п. 72 б)
3 года
100-05-09 Журнал регистрации исходящих служебных записок п. 72 б)
3 года
100-06-09 Журнал регистрации проектов приказов п. 75 б)
2 года
100-07-09 Журнал регистрации входящих телефонограмм п.72г
3 года
100-08-09 Входящие телефонограммы п.41
5 лет ЭПК
100-09-09 Журнал отслеживания факсов ОАО «ВПК «НПО машиностроения»
п.72 г
3 года
100-10-09 Документация отправляемая факсимильной связью п. 41
5 лет ЭПК
100-11-09 Должностная инструкция п. 35 а
постоянно
100-12-09 Инструкции (копии) п. 10 а)
постоянно После замены новыми
100-13-09 Приказы по основной деятельности предприятия (копии)
п. 6 а)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
100-14-09 Приказы по кадрам (копии) п. 6 б)
75 лет ЭПК
100-15-09 Распоряжения по предприятию (копии) п. 6 а)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
100-16-09 Организационная структура предприятия (копии) п.18 а)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
100-17-09 Штатное расписание организации (копии) п.32 а)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
100-18-09 Табель (копии) п.281
1 год
100-19-09 Личные карточки п.339
75 лет ЭПК
100-20-09 Протоколы Совещаний у руководителя предприятия п.5 г)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
100-21-09 Утвержденная номенклатура дел подразделения п.66 а)
постоянно При наличии в организации оригиналов. Копии хранятся до минования надобности
Отдел 101
Планово -экономический отдел
101-22-09 Книга регистрации входящих документов отд.101
п.72 б)
3 года
101-23-09 Книга регистрации исходящих документов отд.101 п.72 б)
3 года
101-24-09 Книга регистрации контрагентских договоров отд.101 п.193б)
5 лет ЭПК после окончания последнего срока действия договора
101-25-09 Книга регистрации договоров непроизводственного характера отд.101 п.193б)
5 лет ЭПК после окончания последнего срока действия договора
101-26-09 Папки контрагентских договоров общехозяйственного назначения отд.101
п.186
5 лет после истечения срока действия договора, соглашения
101-27-09 Папка контрагентских договоров непроизводственного характера отд.101 п.186
5 лет после истечения срока действия договора, соглашения
101-28-09 Папка аудиторских договоров отд.101 п.147
5 лет после истечения срока действия договора, соглашения
101-29-09 Папка с копиями приказов производственного характера отд.101 п. 6а)
постоянно при наличии в организации оригиналов, копии хранятся до минования надобности
101-30-09 Папка с копиями приказов по личному составу УНИИКМ отд.101 6 б)
75 лет при наличии в организации оригиналов, копии хранятся до минования надобности
101-31-09 Папка с копиями распоряжений УНИИКМ отд.101 6 а)
постоянно при наличии в организации оригиналов, копии хранятся до минования надобности
101-32-09 Папка по переписке со сторонними организациями отд.101 п.41,53,158,173,174
5 лет ЭПК
101-33-09 Папка исходящих документов отд.101 п.41,44,58
5 лет ЭПК
101-34-09 Книга регистрации договоров производственного характера отд.101 п.193б)
5 лет ЭПК после окончания последнего срока действия договора
101-35-09 Папки договоров производственного характера отд.101 п.186
5лет после истечения срока действия договора, соглашения
101-36-09 Книга регистрации заказов УНИИКМ производственного характера отд.101 п.193 п)
5лет ЭПК после окончания последнего срока действия договора
101-37-09 Книга регистрации актов сдачи-приемки УНИИКМ отд.101 п.193г)
5 лет
101-38-09 Папка справок освобождения от НДС Бюджетных договоров УНИИКМ отд.101 п.173
5 лет ЭПК
101-39-09 Переписка с Роскосмосом по общим вопросам УНИИКМ отд.101 п.41, 386
5 лет ЭПК
101-40-09 Переписка с ОАО ВПК»Машиностроения»г.Реутов по общим вопросам УНИИКМ отд.101 п.41.
5 лет ЭПК
101-41-09 Переписка с Федеральным Агентством по управлению федеральным имуществом п.41.
5 лет ЭПК
101-42-09 Переписка и документы по Международной ассоциации космической деятельности п.210, 211.
постоянно
101-43-09 Переписка и документы по программе деятельности предприятия п.86.
5 лет ЭПК
101-44-09 Переписка с прочими организациями и предприятиями по общим вопросам п.41.
5 лет ЭПК
101-45-09 Переписка с Администрацией Мотовилихинского района г.Перми по общим вопросам п.41.
5 лет ЭПК
101-46-09 Переписка и материалы для балансовой комиссии по итогам работы УНИИКМ (Роскосмос) п.138
5 лет
101-47-09 Переписка по вопросам акционирования предприятия (Роскосмос, ОАО ВПК Машиностроения, Тер.управление Росимущества по Пермской обл. и т.д.) п.41
5 лет ЭПК
101-48-09 Штатные расписания подразделений УНИИКМ п.32а)
постоянно
101-49-09 Служебные записки на внесение изменений в штатные расписания подразделений УНИИКМ п.33
3 года после утверждения
101-50-09 Вопросы организации труда и заработной платы работников УНИИКМ (положения об оплате труда)
постоянно
101-51-09 Перечень на установление доплаты за совмещение профессий (должностей) 5 лет.
101-52-09 Графики отпусков подразделений УНИИКМ п.356
1 год Годовые -постоянно. Полугодовые -5 лет(при отсутствии годовых постоянно). Квартальные -5 лет(при отсутствии годовых, полугодовых постоянно). Месячные -1 год(при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных постоянно).

Источник: журнал «Охрана труда и пожарная безопасность в образовательных учреждениях»

Афанасьев Е.С. Московский педагогический государственный университет

В статье рассматриваются основы организации документационного обеспечения пожарной безопасности в образовательных организациях. Представлен перечень локальных документов по пожарной безопасности, оформляемых в обязательном порядке.

Эффективность деятельности по обеспечению пожарной безопасности в любой организации во многом зависит от качества документации и организации делопроизводства в этой сфере. Разработка, утверждение и своевременная актуализация локальных нормативно-правовых актов по пожарной безопасности, а также ведение соответствующей учетно-отчетной документации – это не просто пожелание, а требование закона. Все направления деятельности по пожарной безопасности подлежат документированию.

Кроме того, не секрет, что любая проверка состояния пожарной безопасности начинается с проверки документации. Итак, какие организационно-распорядительные документы и формы учетно-отчетной документации по пожарной безопасности в обязательном порядке должны быть в образовательной организации и как организовать их делопроизводство?

Работа по обеспечению пожарной безопасности в учебном заведении начинается с формирования комплекта нормативно-правовых актов в этой области. На их основе разрабатываются локальные документы с учетом особенностей пожарной опасности конкретных зданий, сооружений, помещений, технологических процессов, учебного и иного оборудования.

В настоящее время практически все мероприятия по обеспечению пожарной безопасности четко регламентированы действующими нормативно-правовыми актами, поэтому не нужно придумывать что-то особенное. Задачей должностных лиц, отвечающих за пожарную безопасность в своих организациях, является грамотное применение действующих законодательных и нормативных документов в своих организациях с учетом специфики их деятельности, что и должно быть отражено в локальных нормативных актах.

К локальным организационно-распорядительным документам в области пожарной безопасности относятся приказы, распоряжения, положения, инструкции, программы обучения и т.д. Их подготовка является трудоемким процессом, поэтому в целях экономии времени и повышения качества документации рекомендуется пользоваться уже разработанными и апробированными образцами документов. Часть из них можно найти в нормативно-правовых и методических документах по пожарной безопасности федерального, регионального и муниципального уровней.

Формы учетно-отчетной документации, как правило, утверждены соответствующими нормативно-правовыми актами. Например, при эксплуатации огнетушителей рекомендуемые образцы документов по их техническому обслуживанию представлены в приложении Г к Своду правил «Техника пожарная. Огнетушители. Требования к эксплуатации», форма журнала учета инструктажей по пожарной безопасности содержится в Нормах пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций» и т.д.

Ответственность за разработку, актуализацию, оформление документов и ведение делопроизводства по пожарной безопасности возлагается на должностное лицо, отвечающее за пожарную безопасность в организации.

Начинать работу по формированию локальной документации следует с разработки номенклатуры (перечня) дел. Целью ее разработки является систематизация документов, обеспечивающая их быстрый поиск и удобство использования.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Под делом понимают документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Например, дело (папка, скоросшиватель) «Деятельность пожарно-технической комиссии образовательной организации» будет содержать: приказ об утверждении Положения о пожарно-технической комиссии (ПТК) и ее состава; планы работы ПТК; отчеты о проделанной работе; протоколы заседаний ПТК; акты проверок противопожарного состояния объекта; акты по проверке причин пожаров и другие документы, относящиеся к деятельности ПТК. Аналогично формируются дела по другим направлениям работы: обучению работников, материально-техническому противопожарному оснащению, выполнению предписаний представителей государственного пожарного надзора и ответы на них, деятельности объектовой добровольной пожарной дружины и т.д.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

При оформлении документов рекомендуется использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

В настоящее время официально утвержденной номенклатуры дел по пожарной безопасности в образовательной организации не существует. За основу при ее разработке можно взять направления деятельности по обеспечению пожарной безопасности в образовательных организациях (табл. 1). В некоторых субъектах РФ, например в Томской области, региональным органом управления образованием утверждены перечни организационно-распорядительной документации, обязательной к оформлению в подведомственных учреждениях (табл. 2).

Таблица 1

Основные направления деятельности по обеспечению пожарной безопасности (ПБ)

в образовательных организациях, требующие документационного обеспечения

Направление деятельности

Содержание деятельности

Цели и задачи

1. Формирование и обеспечение функционирования системы управления ПБ в организации.

Назначение ответственных лиц за ПБ в организации и ее структурных подразделениях. Распределение обязанностей, полномочий и ответственности в области ПБ среди руководящего состава и других специалистов организации. Документационное обеспечение управления ПБ в организации (формирование комплекта нормативно-правовых и методических документов федерального, регионального и муниципального уровней по ПБ; разработка, утверждение и своевременная актуализация локальных нормативно-правовых актов по ПБ; ведение учетно-отчетной документации). Организация деятельности пожарно-технической комиссии. Формирование и обеспечение деятельности добровольной пожарной охраны.

Повышение эффективности управления ПБ на основе: документально закрепленного распределения обязанностей, полномочий и ответственности в области ПБ среди работников организации; повышения их ответственности; улучшения координации деятельности в области ПБ; совершенствования документационного и информационного обеспечения; привлечения инженерно-технических и иных работников для решения технических вопросов обеспечения ПБ через участие в работе пожарно-технической комиссии; участия работников организации в добровольной пожарной охране объекта.

2. Организация контроля соблюдения требований противопожарного режима в зданиях и сооружениях организации и прилегающей территории.

Контроль соблюдения правил противопожарного режима во всех структурных подразделениях организации. При его осуществлении особое внимание необходимо обращать на: выполнение предписаний представителей государственного пожарного надзора; состояние эвакуационных путей; наличие, правильное размещение и проведение технического обслуживания огнетушителей; соблюдение правил эксплуатации и технического обслуживания систем пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения, противодымной защиты, оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией; состояние сетей наружного и внутреннего противопожарного водоснабжения; проведение пожароопасных работ; хранение огнеопасных веществ; подготовку персонала к действиям в условиях чрезвычайной ситуации, особенно в образовательных учреждениях с круглосуточным пребыванием людей, относящихся к маломобильным группам населения; противопожарное состояние чердаков, подвалов и т.д.

Своевременное выявление нарушений требований ПБ и принятие незамедлительных мер по их устранению.

3. Обучение работников мерам ПБ и отработка действий при возникновении пожара.

Проведение противопожарных инструктажей и обучение пожарно-техническому минимуму. Проведение тренировок по эвакуации персонала, учащихся и посетителей образовательной организации и тушению условного пожара.

Повышение уровня противопожарной подготовки работников организации. Подготовка персонала образовательных организаций к действиям в условиях возникновения пожароопасных ситуаций за счет тренировок, максимально приближенных к возможным реальным ситуациям, приобретения устойчивых навыков, необходимых для принятия быстрых и четких решений и выполнения действий, необходимых для предупреждения опасных последствий, которые могут иметь место при возникновении пожара.

4. Противопожарное оснащение и содержание зданий, сооружений и прилегающей территории.

Установка и техническое обслуживание систем и средств противопожарной защиты (систем пожарной сигнализации, автоматического пожаротушения, оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре), включая первичные средства тушения пожаров. Устройство и содержание в должном порядке эвакуационных путей в соответствии с требованиями ПБ. Содержание сетей наружного и внутреннего противопожарного водоснабжения (пожарные краны, пожарные гидранты). Содержание в исправном состоянии электропроводки и электроустановок. При необходимости обработка деревянных конструкций огнезащитными составами и т.д.

Профилактика пожаров. Ликвидация пожаров на ранней стадии. Обеспечение безопасности людей и защита имущества при пожаре.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2020 году

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО!

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

1 год

данные лиц, не принятых на работу

графики отпусков

3 года

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

5 лет

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75 лет

характеристики и личные карточки сотрудников

трудовые договоры

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ

75 лет

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1

75 лет

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75 лет

Табели учета рабочего времени

ч.3 ст. 91 ТК РФ

75 лет

Трудовые договора, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75 лет

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

15 лет

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5 лет

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5 лет

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

5 лет

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

Журналы учета рабочего времени

1 год

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

1 год

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

до замены новыми

Перечни профессий

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации — в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

  • документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
  • организация труда и служебная деятельность;
  • нормирование труда, тарификация, оплата труда;
  • охрана труда;
  • документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
  • прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
  • установление квалификации работников;
  • повышение квалификации работников;
  • награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения – до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: ПРАВИЛА, СРОКИ И СПОСОБЫ

В каждой организации ведется контроль. Этот контроль заключается в ведении бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но также все эти документы необходимо хранить. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организации должна соблюдать определенные правила и сроки хранения документов.

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные сроки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа. Также большинство документов должны хранится 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы, которые необходимо хранить постоянно это, например, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по переоценке инвентаризации обязательств и активов, документы по валютным операциям и другие важные документы. Также постоянному хранению подлежат книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различные, большинство из них хранятся 5 лет, другие по 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые хранятся постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, необходимо руководствоваться указанным Перечнем. Сроки хранения кассовых, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов составляет 5 лет. Кроме того, существует Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года. А также документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний. Если же руководители организации приняли решение хранить документы у себя в офисе, то должно быть выделено по архив специальное помещение, оснащенное специальными средствами для хранения документов. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет, должны быть специальные стеллажи или полки.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера. Если же организация решила воспользоваться услугами архивных компаний, то передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы должны:

  • освободить свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия;
  • снять с работников бухгалтерии лишние обязанности, сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями;
  • документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

К услугам архивных компаний обращаются обычно в тех случаях, когда необходимо освободить часть офисного пространства и снизить издержки.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема. Причиной этому служат: большое попадание света, из-за которого документы выцветают и приходят в негодность до истечения срока хранения. Так же нельзя выдавать документы сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Главной чертой бухгалтерского учета является отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерских документах.

Первичный документ-это документ, подтверждающий хозяйственную операцию: продажа товара, покупка материалов у поставщиков, оказания услуг клиентам, выплата зарплаты сотрудникам и другие.

Все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения происходят на основании первичных документов. К первичным документам также относят: акты, договоры, счета-фактуры и накладные. В настоящее время первичные документы могут использоваться в электронном виде, такие документы должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки хранения документов в электронных и бумажных формах одинаковы.

Индивидуальный предприниматель и любая организация должны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402 –ФЗ «О бухгалтерском учете». В каждой организации за сохранность первичных документов отвечает ее руководитель, а вот индивидуальный предприниматель ответственность за соблюдение норм несет самостоятельно. Также большое внимание уделяется бухгалтерской отчетности.

Условия и сроки хранения бухгалтерских документов нужно обязательно прописать в уставе организации для того, чтобы в дальнейшем избежать лишних вопросов от проверяющих органов. Помимо этого можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя предприятия, устанавливающий порядок хранения документов и ответственность за это лиц.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России №558. Скор хранения в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть не менее пяти лет, но также есть такие документы, срок хранения которых составляет 4 года.

Начинается срок хранения с 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Но есть исключения. Все учетные регистры по НДС-книги покупок и книги продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов фактур- хранятся с момента закрытия документа, то есть с момента внесения в них последней записи. А документы, подтверждающие учет амортизируемого имущества и определяющие его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Эти нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 года №03-03-06/1/270. Некоторые бухгалтерские документы необходимо хранить в течении 75 лет, поскольку они влияют на размер начисления пенсии граждан, работавших в данной организации, и должны передаваться в архив.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую организации выгоднее воспользоваться услугами архивных компаний, чем хранить документы самостоятельно у себя в офисе. Потому что хранить документы вне офиса более надежно и удобно. Выбор способа хранения документов определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Считается, что оказывается выгодней воспользоваться услугами архивных компаний, чем нести финансовые затраты на дальнейшее содержание архива.

Уничтожение документов не такая и простая процедура. Для этого руководитель назначает специальную комиссию, в которую входят специалисты различных структурных подразделений организации. Данная комиссия проверяет и оценивает документы, с целью установления сроков их хранения, определяют ценность документов и принимают решения об уничтожение документов. Затем составляет перечень документов, которые подлежат уничтожению. Помимо этого, комиссия составляет акт об уничтожении документов, в который входят документы, срок у которых истек. Акт необходимо подписать всем членам комиссии. Единой формы акта нет, поэтому организация должна разработать и утвердить его в индивидуальном порядке. Документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Согласно ст.27 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение правил хранения и уничтожения бухгалтерских документов предусматривается гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность, которая может быть возложена на должностных и юридических лиц, а также на других граждан, виновных в нарушении законодательства в данной области.

Степень и виды возлагаемой ответственности зависят от тяжести нарушения и устанавливаются Налоговым кодексом РФ (НК РФ), Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) и другими нормативными документами регионального и федерального значения.

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер, то есть виновное лицо обязано возместить причиненный ущерб. Наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа.

Административная ответственность за нарушение сроков хранения установлена законодательством в соответствии со ст.15.11КоПА РФ. Любое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов- влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Уголовная ответственность может быть наложена за «уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов» (ст.325 УК РФ), за непредставление их налоговой службе (ст.199 УК РФ). В зависимости от тяжести нарушения виновное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 рублей, исправительными или принудительными работами или лишением свободы на срок до двух лет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *