Хранение трудовых книжек

Содержание

О трудовых книжках (с изменениями на 25 марта 2013 года)

О трудовых книжках

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 16 апреля 2003 года N 225
О трудовых книжках

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации
постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:
форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Установить, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 года.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением.
(Пункт 4 в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Касьянов

Форма трудовой книжки

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

Герб
Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
(Титульный лист)
Герб
Российской Федерации
Трудовая книжка

Сведения о работе

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Сведения о награждении

Серия и номер

(10 разворотов)

N записи

Дата

Сведения о награждении (поощрении)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Форма вкладыша в трудовую книжку

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)
Герб Российской Федерации

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (пункт дополнен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года N 373;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (абзац дополнительно включен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132).

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил) (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»

Трудовая книжка является личным документом гражданина, хранящим информацию о его трудовой деятельности. Все действия с ее оформлением, ведением и хранением строго регламентируются правилами, утвержденными законодательно.

Законодательное регулирование

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа — настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Дополнительно к вышеперечисленным документам следует знать Инструкцию, указывающую как заполнять трудовые книжки. Она утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Так же читайте — «Как правильно заполнять трудовую книжку при приеме на работу».

Порядок ведения трудовых книжек и вкладыша в нее

Трудовая деятельность гражданина может быть подтверждена рядом документов, но основным из них остается трудовая книжка. Это хранилище данных о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях и т.д., которые впоследствии становятся основой для подсчета стажа и установления пенсии.

Ведение документа является обязанностью работодателя, принявшего на работу гражданина на основании трудового договора. Любому сотруднику, который был принят в организацию и отработал в ней более пяти дней, должна быть сделана отметка в трудовой книжке (оформлена новая, если трудоустроен гражданин впервые).

Вести трудовые книжки обязаны все организации, независимо от формы собственности, в том числе и индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу физических лиц. Если же наниматель не имеет статус юридического лица или ИП, то делать запись в трудовом документе он не вправе.

Трудовая книжка в соответствии с Правилами и Инструкцией должна содержать:

  • персональные данные о работнике;
  • сведения о его трудоустройстве с указанием наименования организации, его подразделения, должности в соответствии со штатным расписанием, даты и номера приказа о приеме на работу;
  • сведения о перемещении (переводе) внутри одной организации;
  • информацию о расторжении трудового договора (увольнении) со ссылкой на статью трудового кодекса;
  • данных о применении за труд различных поощрений и награждений.

Если в течение трудового пути работник подвергался дисциплинарным наказаниям, то этот факт не будет отражен в книжке. Исключение составляет случай, когда взыскание стало причиной увольнения. Тогда указывается соответствующая статья ТК и основания для увольнения.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением № 225 и другие бланки не являются юридически значимыми. Все записи должны быть внесены в соответствующие разделы, которые разделены на:

  • титульный лист;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, листы имеют несколько степеней защиты, что позволяет минимизировать риск использования подделок. Каждая страница документа имеет свой номер. Объем книжки ограничен двадцатью разворотами.

Когда разворотов для заполнения данных о работе или поощрениях недостаточно, оформляется вкладыш, к которому также применяются Правила заполнения трудовых книжек.

Документы о трудовой деятельности граждан должны подлежать строгому учету у работодателя. Для этого в организации в обязательном порядке должно быть определено лицо, которое будет нести ответственность за учет, ведение и хранение трудовых книжек. Поскольку такая работа отнесена к кадровой деятельности, то назначение ответственного происходит из разряда отдела кадров компании. Если такой структурной единицы не существует, то ее обязан взять на себя бухгалтер или сам руководитель. Назначение ответственного происходит по приказу руководителя организации.

Все записи в трудовой книжке, а также вкладыше к ней, подчиняются строгим Правилам и Инструкции. В этих документах прописаны все моменты относительно заполнения титульного листа, записей о работе, увольнении и т.д. Важно обратить внимание на то, как ответственный за ведение вправе внести изменения, если запись сделана ошибочно, а также выдать дубликат в случае утери или порчи документа.

Правила хранения

Каждая трудовая книжка является документом, хранящим не только записи о рабочей жизни гражданина, но и его персональные данные. Поэтому законодательство обязывает создавать условия для ее хранения и исключение несанкционированного доступа.

Все бланки, вкладыши и сами трудовые книжки должны подлежать строгому учету с внесением соответствующих записей по их движению в журналы:

  • приходно-расходную книгу, где происходит фиксация поступления и выдачи бланков;
  • книгу учета движения книжек и вкладышей.

Эти регистры учета должны оформляться в соответствии с п. 41 Правил, что обязывает их прошнуровывать особым образом и нумеровать страницы.

Хотя нормативные документы не содержат строгих требований к местам хранения документов, но, поскольку они относятся к бланкам строгой отчетности, то следует руководствоваться соответствующими нормами.

Трудовые книжки должны находиться в организации в местах, где будет исключен доступ посторонних лиц. Это исключит не только несанкционированное владение информацией, но и хищение. Обеспечить нахождение их в металлическом запираемом шкафу, сейфе или помещении, куда доступ строго ограничен.

Сроки хранения

При устройстве на работу гражданин передает свою трудовую книжку в организацию, где она постоянно хранится до момента его увольнения. Исключение составляет случай приема на работу по совместительству, тогда нахождение трудовой книжки должно быть по основному месту работы.

Документ может быть выдан работнику на руки только в случаях:

  • прекращения трудового договора;
  • необходимости предъявления в орган пенсионного фонда для оформления пенсии (с письменного заявления).

В иных случаях выдается копия трудовой книжки, заверенная ответственным лицом за ведение и хранение.

В случае смерти работника его документ должен быть выдан родственникам с основанием к увольнению п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК. Работодатель предпринимает попытки вручить книжку лично либо заручается согласием на пересылку почтовым отправлением. В регистре учета делается соответствующая отметка о выбытии.

Если же книжка умершего осталась невостребованной, ответственный за ведение и хранение обязан обеспечить ее сохранность на постоянной основе на протяжении 75 лет. Следует учитывать, что на протяжении этого времени могут объявиться родственники сотрудника и затребовать трудовую книжку. Ответственное лицо обязано ее выдать с фиксацией выбытия в журнале учета.

В последнее время в профессиональной среде кадровиков активно обсуждается идея Минтруда России о переходе на электронные трудовые книжки. Этот вопрос решается, но крайне медленно, поскольку необходима серьезная база для учета всеми работодателями страны стажа работников в электронных системах.

А пока вопрос перехода на электронные трудовые книжки решается, Правительство РФ и Минтруд России решили внести давно назревшие изменения в существующие ныне правила работы с трудовыми книжками. До 7 мая 2018 г. происходило общественное обсуждение проектов двух документов.

КАКИЕ ИЗМЕНЕНИЯ ПОДГОТОВЛЕНЫ

Прежде всего нужно отметить, что всю регламентацию работы с трудовыми книжками решено передать в ведение Минтруда России. Проект постановления Правительства РФ «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 “О трудовых книжках”» предусматривает отмену Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила). Вместо отмененных Правил планируется ввести утверждаемый Минтрудом России Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок).

Порядок во многом повторяет положения Правил. Отличия, разумеется, есть, количественно они незначительные, но если смотреть содержание, то весьма существенные. Рассмотрим эти изменения подробнее.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ЗАПИСЯМИ В ЛИЧНОЙ КАРТОЧКЕ

Прежде всего, в Порядке отсутствуют нормы, предписывающие ознакамливать работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).

Отменяется также норма, согласно которой при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписываться не только в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но и в личной карточке (п. 41 Правил).

Это весьма интересные изменения. Дело в том, что если не касаться воинского учета, а говорить только об учете кадровом, единственное правовое основание ведения личной карточки — это как раз требование об ознакомлении работников с записями в трудовой книжке под роспись в личной карточке.

Многие кадровики уже сегодня заполняют не всю личную карточку, а только фамилию работника, раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» (оставляя пустой графу «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.», так как эти данные не указываются в трудовой книжке) и раздел об увольнении работника. Остальные разделы, включая учет отпусков, большинство заполняют только в электронной карточке, не тратя драгоценное рабочее время на переписывание из программы на бумагу.

Если требование об ознакомлении работников с записями в трудовой книжке под роспись в личной карточке, наконец-то, отменят, то и вести личные карточки уже не будет никакой нужды.

Трудовые книжки: правовое регулирование правил заполнения, общие положения

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом (далее ТК РФ), иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Одним из этих документов, является трудовая книжка. Ей посвящена также статья 66 ТК РФ.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» утверждается форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также устанавливаются Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца Утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Но по сути, изменения не многочисленны: поменялся цвет обложки, появился герб Российской Федерации на обложке и на титульном листе, в разделе «сведения о работе» предусмотрено внесение записей о квалификации работника.

Обратите внимание!

Трудовые книжки старого образца действительны и замена их на книжки нового образца не предусмотрена законодателем.

Обратите внимание!

Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» (далее Федеральный закон №90-ФЗ) внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 1 октября 2006 года.

Таким образом, все работодатели должны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией, в противном случае многие из них потеряют силу.

Правила ведения и заполнения трудовых книжек регулируются следующими нормативными правовыми актами:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации;

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек));

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4. Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку») (далее Приказ Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н), а также другими нормативными правовыми актами.

Кроме того, существует ряд нормативных правовых актов регулирующих специфику заполнения некоторых разделов трудовых книжек в различных сферах деятельности. Например:

1. Приказ Госкомвуза Российской Федерации от 28 июня 1995 года №1235 «Об утверждении положения об отраслевой системе поощрения работников среднего, высшего, послевузовского профессионального и соответствующего дополнительного образования»;

2. Письмо Госналогслужбы от 10 октября 1994 года №ВП-6-12/382 «О должностных инструкциях сотрудников отделов информатизации»;

3. Постановление Минтруда Российской Федерации от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса»;

4. Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника» и другие.

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Но, как правило, в крупных организациях, где существует отдел кадров, издание дополнительного приказа излишне. Обязанности по ведению, заполнению и хранению трудовых книжек внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми последние должны быть ознакомлены под роспись.

Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

Одно из самых важных изменений в Трудовом кодексе Российской Федерации – наконец-то прекращено четырнадцатилетнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей, как работодателей и, самое главное, нанятых ими работников. Вводится понятие «работодатели индивидуальные предприниматели», на которых возлагаются почти все права и обязанности организаций работодателей.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации. В соответствии с новой редакцией ТК РФ, работодатель — индивидуальный предприниматель, не только может вести трудовые книжки, он это обязан сделать, но при этом законодатели забыли сказать, как заполнять трудовые книжки тем, кто уже работает у предпринимателя по состоянию на 1 октября 2006 года. Здесь ответ такой: ведение – это процесс заполнения книжек, соответственно работники вправе потребовать у предпринимателя, чтобы он не только заполнил имеющуюся у работника книжку, но и выписал новую, отразив там запись о приеме на работу, состоявшемся до 1 октября.

Следует напомнить, что раньше существовал запрет на ведение трудовых книжек работодателями–индивидуальными предпринимателями. Теперь запрет распространяется только на работодателей–физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Также вводиться новая норма «Физические лица, осуществляющие в нарушение требований федеральных законов предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, без государственной регистрации и (или) лицензирования, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления этой деятельности, не освобождают от исполнения обязанностей, возложенных Трудовым кодексом на работодателей–индивидуальных предпринимателей». Фактически это означает то, что предприниматели «цеховики» должны теперь опасаться своих работников, ведь вслед за признанием их «работодателями–индивидуальными предпринимателями», могут прийти сотрудники ОВД и открыть уголовное дело по статье 171 Уголовного кодекса Российской Федерации «Незаконное предпринимательство».

Кроме того, обязанность индивидуальных предпринимателей по ведению трудовых книжек предполагает её осуществление в соответствии с правилами, предусмотренными (ранее только для работодателей — организаций) Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») и Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Видимо, новелла ТК РФ потребует внесения соответствующих изменений в данные нормативные акты.

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

— при поступлении на работу в организацию по совместительству (статья 283 ТК РФ);

— при поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Федеральным законом №90-ФЗ внесены изменения в статью 65 ТК РФ, в соответствии с которыми:

«В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Таким образом, работодатель теперь может не только выдавать трудовую книжку работнику при поступлении на работу впервые, или выписывать дубликат испорченной трудовой книжки, но и выписывать ее вновь не впервые поступающему на работу сотруднику.

При выдаче трудовой книжки работнику администрация организации взимает с работника стоимость трудовой книжки (пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но плата за выдачу трудовой книжки взимается не всегда. Так, например, не взимается плата:

· при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

· в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

· при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. В случае местонахождения организации в одном из субъектов Российской Федерации, где официальным является язык субъекта Российской Федерации, — возможно внесение записей на языке субъекта Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации. Это установлено пунктом 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них: учет и хранение.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (далее Порядок обеспечения бланками трудовой книжки).

Согласно пункту 2 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

То есть купить трудовые книжки либо вкладыши к трудовым книжкам можно либо у Объединения «ГОЗНАК», либо у его законных распространителей.

Законными распространителями могут быть юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением «ГОЗНАК».

Вопрос о том, кто вправе официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Б», ООО «С». В розницу бланки трудовых книжек продает только ГУП «Главснаб Правительства Москвы», цена одного бланка у него — 100 рублей.

Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек либо вкладышами к трудовым книжкам осуществляется на платной основе. При этом с Объединением «ГОЗНАК» или с распространителем заключается договор.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку согласно пункту 5 Порядка обеспечения бланками трудовой книжки осуществляется:

1) службами доставки защищенной полиграфической продукции;

2) работодателем со склада «ГОЗНАКа» или распространителя;

3) иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пунктом 2 Порядка обеспечения бланками, бланки трудовых книжек (вкладыши) отнесены к защищенной полиграфической продукции:

«бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты».

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек.

Более подробно с вопросами, касающимися указанных выше способов учета, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» из серии «Портфель бухгалтера» «Трудовые книжки: Правила заполнения».

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

Кроме того, необходимо отметить, что до настоящего времени, несмотря на утверждение Приказом Минфина Российской Федерации от 22 декабря 2003 года №117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, часто встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить. Следует напомнить, что в указанном документе, говорится об обеспечении бланками трудовых книжек работодателей (юридических лиц), а в свете последних изменений внесенных в ТК РФ, эти правила распространяются и на работодателей–физических лиц. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку должна осуществляться службами до­ставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, приобретение бланка трудовой книжки работником не предусмотрено законодательно установленным порядком и соответственно является прямым его нарушением. Ответственности за это нарушение, прежде всего, будут нести лица, занимающиеся продажей бланков трудовых книжек и вкладышей в них незаконными способами. Работникам кадровой службы рекомендуется не принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные лично гражданами.

Подводя итог, можно сделать следующие выводы и привести некоторые рекомендации.

Трудовая книжка стала документом строгой отчетности, и если раньше бланки можно было просто приобрести, то теперь ситуация в корне изменилась. «Госзнаком» были разработаны новые бланки, которые значительно серьезнее защищены от подделки. Бланки выпускаются в определенном количестве, и распространяются только через уполномоченные организации и индивидуальных предпринимателей. Возникает вопрос, как сотрудник кадровой службы, или иное лицо, в чьи должностные обязанности входит работа с трудовыми книжками, может отличить подделку от настоящей трудовой книжки? Следует обратить внимание на ряд существенных моментов, в частности, на:

1. использование при изготовлении новых бланков современных полиграфических технологий и специального оборудования;

2. использование при изготовлении бланков трудовых книжек специальной бумаги с химической защитой;

3. наличие эксклюзивного водяного знака «ТК» видимого на просвет;

4. применение особого способа печати с плавными переходами цвета, называемого «ирисовая печать»;

5. наличие светящейся в ультрафиолете надписи «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;

6. наличие вживленных микроволосков;

Средства защиты, указанные в приведенных выше пунктах 5 и 6, относятся к скрытым средствам защиты, и возможно не каждая кадровая служба технически способно воспользоваться ими для проверки подлинности трудовой книжки. Но их присутствие характеризует высокий уровень защиты бланков.

7. трудовая книжка сшита специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Правила работы с трудовыми книжками в организации.

Работа с трудовыми книжками в организации требует особой внимательности и должна основываться на законодательно установленных правилах и требованиях. Так как трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника, при ее неправильном оформлении могут возникнуть негативные последствия, как у работодателя, так и у работника. Это обосновывается значением трудовой книжки. Каждый человек для того чтобы получить определенные материальные блага должен вести трудовую деятельность, которая отражается в трудовой книжке. Трудовая книжка содержит документальное подтверждение трудового стажа работника.

Информация необходимая для аттестации сотрудников: сведения о местах работы выполняемых работах и занимаемых должностях находится в трудовой книжке

Трудовая книжка включена в перечень документов, заверенные копии которых представляются для назначения пособий по социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пункт 4 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

В некоторых случаях, трудовая книжка может помочь кадровому работнику установить негативные факты в трудовой биографии работника. К примеру, наличие увольнения по дисциплинарным основаниям. Достаточно выводов можно сделать анализируя развитие трудовой биографии работника.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «А» было приобретено у ЗАО «Б» 5 трудовых книжек. Цена за бланк — 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «А» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, № и дата) Приход Расход
Чис-ло Ме-сяц год Количество Сумма (рублей) Количество Сумма (рублей)
Трудовых книжек (серия и номер) Вкладышей (серия и номер) Трудо-вых книжек (серия и номер) Вкла-дышей (серия и номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 15 07 2005 ЗАО «Б» Накладная №23965 от 15 июля 2005 года 5 шт. (серия АХ,
номера с 0068435 по 0068440
600
2 25 07 2005 Специа-лист отдела кадров Свиридова Н.П. Заявка №9 от 25 июля 2005 года 1 шт. (серия АХ, номер 0068435 120

Окончание примера.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим на примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Пример 2.

Воспользуемся условиями предыдущего примера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

№п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фами-лия, имя и отчес-тво вла-дель-ца трудо-вой книжки Серия и номер трудо-вой книжки или вкла-дыша в нее Должность, профес-сия, спе-циаль-ность ра-ботника, который сдал тру-довую книжку или на которого заполненатрудовая книжка или вкладыш в нее Наимено-вание места работы (с указанием структур-ного подразде-ления), куда принят работник Дата и № приказа (распо-ряжения) или иного решения работода-теля, на основании которого произве-ден прием работника Расписка ответственного лица, принявшее-го или заполнив-шего трудовую книжку Получе-но за запол-ненные трудо-вые книжки или вкла-дыши в них (рублей) Дата вы-дачи на руки трудовой книжки
при увольне-нии (пре-краще-нии тру-дового догово-ра)
Расписка работни-ка в по-лучении трудовой книжки
Чис-ло ме-сяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 25 07 2005 Петров Иван Иванович АХ 0068435 Оператор ОАО «А» Приказ №35-к от 25 июля 2005 года Свиридова Н.П. 120

Окончание примера.

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

Хранение трудовых книжек.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Назначение производится приказом директора.

Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105.

В случае если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчен, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Обратите внимание!

Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Трудовые книжки: порядок заполнения».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *