Как исправить ошибку в журнале

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

  • охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
  • учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
  • поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
  • контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них. Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Пример 1 СвернутьПоказать
или

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале. Пропускать и оставлять свободными строки не рекомендуется.

Подобный порядок соблюдается и при «закрытии» каждого тома / части журнала, если для регистрации документов пришлось завести несколько его частей для продолжающейся регистрации в течение всего календарного года.

Если регистрация осуществляется в электронной форме в простых таблицах Excel или даже Word (пакет MS Office), то необходимо иметь в виду, что функцию охраны документов за счет фиксации сведений о них такие таблицы выполняют уже недостаточно хорошо. Тем не менее на следующей за последней записью строке необходимо внести заверительную надпись, которую можно выделить шрифтом:

Пример 2 СвернутьПоказать

В 2013 году внесено 248 (двести сорок восемь) записей.

А «закрывая» подобный журнал регистрации, необходимо использовать соответствующую сервисную функцию защиты файла от внесения изменений, например, «только чтение». Пароль защиты файла должны знать руководитель подразделения; сотрудник, непосредственно ведущий данный журнал; и сотрудник, замещающий его в случае временного отсутствия. А через год после «закрытия» подобный электронный журнал регистрации может быть сархивирован (zip-архив).

В работе с базами данных и их представлениями, включая «личные кабинеты» сотрудников в системах электронного документооборота, необходимо учитывать, что работу информационной системы поддерживает система управления правами доступа. В этом случае следует применять более сложный и ответственный способ «закрытия» доступа к информации (в годовом цикле), содержащейся в базах данных СЭД. И уже совместно со службой безопасности (информационной безопасности или ИТ-подразделением) и в рамках политики информационной безопасности (в соответствии с правилами работы с конфиденциальной информацией или правилами работы со служебной информацией) и на основании положения о СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

Пример 3 СвернутьПоказать

О порядке предоставления прав доступа к базам данных СЭД «Экто» в 2014 г.

или

О введении в действие баз данных и представлений СЭД «Экто» в 2014 г.

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

Пример 4 СвернутьПоказать

Во исполнение Политики информационной безопасности, утвержденной Советом Директоров (протокол от 20.12.2005 № 4) и п. 7.11. Положения о системе электронного документооборота «Экто» (утверждено приказом Председателя Правления от 12.01.2010 № 3)

А в распорядительной части текста можно сформулировать следующие примерные пункты:

Пример 5 СвернутьПоказать

1. Установить следующий порядок доступа к базам данных системы электронного документооборота «Экто» в 2014 году:

1.1. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013», «Отправленные/2013», «Доверенности/2013», «Командированные/2013» – Управлению делами в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей;

1.2. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2014», «Отправленные/2014» – Управлению делами и сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с утвержденными ролями пользователей в системе;

<. . .>

Пример 6 СвернутьПоказать

1. Ввести в действие с 01.01.2014 следующие представления баз данных системы электронного документооборота «Экто»:

БД «Доверенности», представление «2014»;

БД «Приказы», представление «Проекты/2014»

<. . .>

2. Вывести из оперативного использования с 01.01.2014 следующие базы данных и представления баз данных:

БД «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013» и «Отправленные/2013»;

БД «Доверенности/2013»;

БД «Командированные/2013» <. . .>

В распорядительной части текста подобного приказа необходимо установить права доступа к «закрытым» базам данных в случае необходимости:

Пример 7 СвернутьПоказать

Доступ сотрудников организации к базам данных и их представлениям, созданным в 2013 году, предоставляется Управлением делами на основании заявок, подписанных руководителями соответствующих структурных подразделений.

«Лучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа:

Пример 8 СвернутьПоказать

Службе информационной безопасности совместно с ИТ-подразделением провести ревизию прав доступа в СЭД «Экто» в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей в системе.

То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности. А через год служба делопроизводства будет решать вопросы архивирования (сжатия) представлений за 2013 год, организации их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.

Полистать демо-версию печатного журнала

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Как бы чего не упустить…

Начнем с журналов регистрации

Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее).

Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года.

А что в планах?

После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.

Плановая документация по делопроизводству в основном касается архивной деятельности, т.е. тех ее процессов, которые требуют участия коллег из других структурных подразделений.

Первый документ, который следует составить, – план проведения экспертизы ценности документов (ЭЦ) (Пример 1). Напомним: цель ЭЦ – последовательно рассмотреть документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях и определить подлежащие уничтожению, а также те, срок хранения которых будет продлен. При планировании важно учесть, что ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях потребуется определенное время для подготовки документов к экспертизе.

По завершении экспертизы ценности документов появится, с одной стороны, массив документов, которые следует уничтожить, с другой – дела, которые нужно принять в архив. Здесь также не обойтись без плана работы: у ответственных за делопроизводство должно быть время для того, чтобы подготовить дела к сдаче, у ответственного за архив – для обработки поступающих документов и помощи коллегам из других отделов (Пример 2).

Обратите внимание Сроки в планах лучше указывать периодами (см. Примеры 1 и 2), чтобы не допустить их срыва, если кому-то из членов экспертной комиссии понадобится срочно заняться своей основной работой.

Планы проведения экспертизы ценности документов и передачи документов в архив согласовываются со всеми заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем либо тем топ-менеджером, в ведении которого находятся процессы делопроизводства.

«Закрываем» прошлый год

Подводить итоги прошедшего года рекомендуется не ранее начала февраля, поскольку до этого работники еще будут передавать в канцелярию запоздавшую документацию и какой-нибудь давно забытый из-за праздников документ еще возвратится от руководителя с подписью. Если «закрыть» прошлый год в первый рабочий день января, то потом не раз придется вносить исправления в завершенные формы.

  • Журналы регистрации. «Закрытие» журналов регистрации подразумевает:
  1. создание итоговой записи;
  2. помещение журнала на хранение.

Итоговая запись составляется одинаково независимо от того, в бумажной или электронной форме велся журнал. Ее цель – зафиксировать, сколько документов было зарегистрировано в журнале за прошедший год.

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений.

Вариант 1:

Итого: 53 276 входящих документов.

Вариант 2:

Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:
приказов по основной деятельности – 1753;
распоряжений – 3036.

Вариант 3:

Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них:

отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562;

отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.

Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине:

неявки адресата – 15 (все ПР);

неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП).

Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП).

Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов. Так, из Варианта 3 сразу видно, что организации нужно обратить внимание на количество возвратов отправлений по причине неправильно указанного адреса.

После создания итоговых записей журналы регистрации помещаются на хранение. Бумажные журналы передавать в архив пока рано – многие из них наверняка еще не раз понадобятся в течение ближайших месяцев.

Электронные журналы регистрации с итоговой записью рекомендуется защитить паролем от несанкционированных изменений, а также скопировать их на внешний носитель. Его можно оставить у себя или отдать в архив – в зависимости от внутренних правил организации.

Обратите внимание Распечатывать электронные журналы регистрации не нужно. Это полноценный электронный документ, его незачем переводить в бумажный вид.

  • Номенклатура дел. «Закрытие» номенклатуры дел предполагает:
  1. заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
  2. создание итоговой записи.

В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).

После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел. Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно. Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

Обратите внимание Подсчитывать следует дела, а не единицы хранения, указанные до этого в номенклатуре дел.

Заполнение последней графы итоговой записи номенклатуры дел, содержащей количество дел «с отметкой ЭПК», обычно вызывает вопросы, хотя ничего сложного в этом нет. Загадочная «ЭПК» расшифровывается как «экспертно-проверочная комиссия». Если организация является источником комплектования государственного архива, то эта комиссия работает при архиве. Если нет, то речь идет об известной любому ответственному за хранение документов лицу экспертной комиссии организации – группе компетентных сотрудников, которые принимают решение об уничтожении документов или продлении срока их хранения после того, как истек срок, установленный нормативными документами. Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК».

Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу. Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК».

Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

Осталось всё посчитать

Когда все «закрывающие» записи будут составлены, нужно подвести окончательные итоги и составить количественный отчет об объемах документооборота.

Кому и для чего это нужно? Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении. Это позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя. Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках.

Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса. Наконец, эта информация пригодится для оптимизации бизнес-процессов организации, для различных оценочных мероприятий и во многих других случаях.

Объем документооборота рассчитывается очень просто – путем сложения всех созданных в организации и поступивших в нее документов. Источниками информации являются итоговые записи в журналах регистрации. При ежегодном расчете объема можно проследить динамику, что важно для долгосрочного планирования. Отдельно можно выделить количество документов по интересующим руководство категориям: количество претензий, жалоб от клиентов, соотношение коммерческих предложений и заключенных договоров и т.п.

Отчет об объеме документооборота составляется в свободной форме, исходя из особенностей организации и той информации, которую составитель отчета хочет получить (Пример 5).

При необходимости к подобному отчету может прилагаться аналитическая записка.

Если организация практикует контроль исполнения документов, то годовой отчет об исполнении готовится в обязательном порядке и представляется на утверждение руководителю (Пример 6). Этот отчет может стать основанием для кадровых перестановок в компании, а также для определения размеров годовых премий и бонусов. Срок подготовки такого отчета – первые числа февраля, т.к. необходимо дождаться снятия с контроля задач, поставленных в конце декабря и имеющих 30‑дневный срок исполнения.

Мы рассмотрели основные мероприятия, которые секретарь или делопроизводитель должны провести в первые месяцы рабочего года в сфере ДОУ. Очевидно, что это довольно напряженный период, требующий повышенного внимания и умения переключаться с одного процесса на другой. Умение же планировать работу и подводить ее итоги – залог успешной деятельности на протяжении всего года.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; в ред. от 21.07.2014).

Хранение служебных документов, ведение, формирование и оформление дел, книг, журналов

Хранение служебных документов, ведение, формирование

и оформление дел, книг, журналов

147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.

Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части составляется номенклатура (приложение N 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.

148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и подразделениями воинской части.

При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения, номенклатур за предшествующие годы.

В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде) воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера заводимых дел, книг и <14> журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.

149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года.

Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части.

После утверждения номенклатура учитывается в журнале учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

150. Службам, отделам (отделениям) и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся. Выдача ответственным за ведение дел, книг и журналов производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

В каждой заведенной книге (журнале) листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками (шнуром). Выходные концы ниток (шнура) опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» или пломбируются. На оборотной стороне последнего чистого листа книги (журнала) делается заверительная надпись. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается в книгах (журналах): ведущихся в службах, отделах (отделениях) и других подразделениях воинской части — их командирами (начальниками), в органах военного управления — начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

151. В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные. Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания.

152. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.

Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения за теми же номерами с указанием «том 2», «том 3» и так далее, для чего в номенклатуре (учитывая предыдущие годы) под номерами дел, книг и журналов должно оставляться место для записи последующих томов.

По окончании года в номенклатуре под последней учетной записью составляется итоговая запись (например, «По настоящей номенклатуре учтено 105 дел, книг и журналов, из них заведено 103 в 124 томах. Дела за номерами 19 и 65 не заводились.». Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

После проведения годовой проверки наличия служебных документов номенклатура подшивается в отдельное дело.

153. Если воинская часть будет переформирована, то составляется и утверждается новая номенклатура в сроки, аналогичные при сформировании воинской части, и заводятся новые дела, книги и журналы учета, а старые прекращаются ведением и подлежат формированию и оформлению в установленном порядке.

При переименовании (присвоении только почетного наименования) воинской части ведение продолжается, а на обложках под старым наименованием указывается новое наименование воинской части.

154. Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и исполнителей (при их небольшом количестве), которые ведутся в течение нескольких лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

Все МНИ, предназначенные для работы со служебной информацией, подлежат учету в службе делопроизводства (где нет подразделений по защите государственной тайны) в журнале учета машинных носителей информации. При этом в графе «Гриф секретности» журнала учета машинных носителей информации проставляются пометки «НС» или «ДСП».

Переформирование — создание новой воинской части на базе существующей воинской части (воинских частей) в связи с изменением ее (их) предназначения. Переформирование проводится с переименованием воинской части, переводом ее на другой штат и установлением нового действительного наименования.

На учитываемых МНИ наносятся (на нерабочей поверхности) их учетные данные (реквизиты: воинская часть, учетный номер, номер экземпляра, дата постановки на учет). Учетные данные наносятся штампом, а при невозможности его применения — заметным красителем (нестирающимся) на самом носителе или путем закрепления специального ярлыка, содержащего указанные реквизиты. Нанесенные данные заверяются мастичной печатью «Для пакетов» и подписью лица, производившего учет.

Книга учета рабочих тетрадей и журнал учета машинных носителей информации ведутся из года в год в нарастающем порядке. При необходимости рабочие тетради, другие носители информации могут быть перерегистрированы в новую книгу (новый журнал). Старые книги (журналы) учета выверяются комиссией и по истечении срока хранения уничтожаются.

155. Журнал учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции) при небольшом объеме служебной переписки может вестись на протяжении нескольких лет. В этом случае итоговая запись делается по окончании каждого календарного года.

В итоговой записи в журнале учета служебных документов указываются: количество зарегистрированных документов, первый и последний регистрационные номера, имеющиеся пропуски номеров в году. Итоговая запись подписывается начальником службы делопроизводства с указанием должности, воинского звания (при наличии), расшифровки подписи (инициал имени, фамилия), даты и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

156. Карточки учета ведутся в картотеках, размещаемых в картонных коробках или ящиках. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек учета.

Карточки учета (картотека) учитываются по номенклатуре. Карточки учета раскладываются в коробке (ящике) в порядке их нумерации. На лицевую сторону каждого картотечного ящика оформляется и наклеивается титульный лист, на котором указываются (без оформления архивного шифра) данные применительно к титульному листу дела (форма N 2). За последней карточкой учета в коробке (ящике) помещается отдельный лист формата карточки, содержащий заверительную надпись.

По форме N 4, определенной в Руководстве по защите информации от несанкционированного доступа в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Коробки и ящики с карточками учета, если они не убираются в сейфы (шкафы), должны запираться и опечатываться соответствующими печатями должностных лиц, ответственных за их ведение.

157. Служебные документы в течение 10 дней со дня их исполнения (снятия с контроля) должны сдаваться исполнителем для подшивки в дела. На каждом служебном документе, сдаваемом для подшивки в дело, оформляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, отметка о направлении документа в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит служебный документ, определяется исполнителем или его командиром (начальником) в соответствии с имеющейся выпиской из номенклатуры.

158. Дела начинаются по мере поступления документов на подшивку.

Дата начала дела, проставляемая в номенклатуре, должна соответствовать дате самого раннего документа, дата окончания дела — дате самого позднего документа. Эти даты проставляются на обложке дела после его окончания.

159. Одновременно с заведением дела заполняется карточка его выдачи (приложение N 16 к настоящей Инструкции), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив или уничтожается. Если карточка заполнена полностью, заполняется новая карточка, которая приобщается к заполненной. Заполненная карточка во внутреннюю опись документов дела (форма N 1) не вносится, не нумеруется и листом дела не считается.

160. В дела подшиваются только учтенные исполненные документы. При приеме документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дело.

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», грифом «Коммерческая тайна» подшиваются (помещаются) в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке таких дел в соответствующем поле проставляется пометка «Для служебного пользования».

161. Подшивка должна производиться периодически по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

В соответствующих журналах (книгах) учета отражаются данные документооборота (делаются отметки, в какое дело подшит служебный документ, и указываются номера листов подшитого служебного документа).

Записи производятся чернилами (шариковой ручкой). Запрещается делать подчистки, исправления корректирующей жидкостью. Внесенные исправления должны оговариваться и заверяться подписью исправившего с ее расшифровкой (инициал имени, фамилия) и с проставлением даты.

162. Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

163. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, переданные в службу делопроизводства и не подшитые в дела, подлежат хранению в запирающихся сейфах (шкафах, ящиках), которые опечатываются номерной металлической печатью лица, ответственного за их хранение. Замки сейфов (шкафов, ящиков) должны иметь два экземпляра ключей. Место и порядок хранения ключей определены пунктом 84 настоящей Инструкции.

Дела располагаются в сейфах (шкафах) вертикально корешками наружу и в соответствии с номенклатурой для их быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются номера в соответствии с номенклатурой. Опись дел, находящихся в сейфе (шкафу), помещается на внутренней стороне двери сейфа (шкафа).

Допускается хранение указанных документов на открытых стеллажах только в отдельно выделенных помещениях при условии ответственности за их сохранность одного должностного лица.

164. После окончания ведения в текущем году дел, книг и журналов делаются соответствующие отметки в номенклатуре.

Если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать ведением в следующем году, они переносятся в номенклатуру следующего года с отметкой, за каким номером они учтены в следующем году.

165. Законченные делопроизводством дела, книги и журналы учета хранятся в службе делопроизводства и составляют документальный фонд воинской части, а подлежащие из них передаче в архивы — архивный фонд.

Законченные делопроизводством все несекретные дела, книги и журналы учета постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела, книги и журналы учета временного (до 10 лет включительно) срока хранения, подлежащие в отдельных случаях передаче в архивы, ставятся на инвентарный учет в инвентарном журнале (приложение N 18 к настоящей Инструкции).

Инвентарный журнал является основным учетным документом архивных материалов воинской части и ежегодно учитывается в номенклатуре как переходящий. Учет в этом журнале ведется в нарастающем порядке из года в год.

166. Выдача во временное пользование служебных документов из текущих дел производится службой делопроизводства с составлением справки-заместителя (приложение N 19 к настоящей Инструкции), которая подписывается исполнителем и начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

Справка-заместитель подшивается на место выданного служебного документа. Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится. По возвращении служебного документа в дело справка-заместитель уничтожается.

167. Изъятие из дела архивного служебного документа (постоянного хранения допускается в исключительных случаях) производится с письменного разрешения, оформленного на справке-заместителе (приложение N 19 к настоящей Инструкции), начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

Например:

Разрешаю изъять Наименование должности воинское звание И.Фамилия 10.07.2016

При изъятии служебного документа на его место подшивается справка-заместитель, а если изымается документ с постоянным сроком хранения, то также подшивается копия служебного документа, заверенная в установленном порядке.

168. При изменении состава документов дела (изъятии, включении новых документов, замене документов копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *