Как подшивать уголовные дела

Содержание

Штамповка отказных материалов, или как противостоять бездействию полиции?

11 ноября 2016 г. в девятом часу вечера на автозаправочной станции небольшого посёлка к машине моего доверителя (назовём его «Сергей») подъехал автомобиль УАЗ гр-на «Грымова», который (по другому уголовному делу) подозревался в убийстве в октябре 2012 г. родного брата «Сергея» – «Дмитрия».

«Грымову» не нравилось, что «Сергей» проявляет к расследованию убийства брата повышенную степень внимания, которая с 2012 г. не позволила органам предварительного следствия приостановить расследование с дежурной фразой: «лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено», направляемые в различные инстанции жалобы признавались обоснованными и следствие возобновлялось.

В настоящее время «Грымову» предъявлено обвинение в убийстве.

Но тогда, в ноябре 2016 г. «Грымов» вышел из своего УАЗа и несколько раз ударил «Сергея» в область лица, после чего в борьбе мужчины упали на землю. Когда же поднялись, «Грымов» изрёк: «Будешь продолжать копаться в уголовном деле – завалю, как и брата»

Через час «Сергей» в дежурной части местного пункта полиции зарегистрировал заявление – сообщение о преступлении, с описанием случившегося: угрозами со стороны «Грымова» и нанесёнными повреждениями в области лица. Заявление содержало требование об изъятии видеозаписей с камер видеонаблюдения, которых аж девять установлено на территории АЗС.

Никаких записей с камер видеонаблюдения тогда изъято не было, хотя «Сергей» прямо указывал в заявлении о необходимости изъятия доказательства.

Через три месяца, после двух «отказных» и их отмены Прокуратурой, к материалу проверки всё-таки был приобщен диск, но уже с отредактированной записью событий 11.11.2016 г., на которой различались два борющихся в снегу мужчины. Начала записи, а следовательно в момента нападения видно не было… и данное обстоятельство трижды являлось основанием отказывать органу дознания в возбуждении уголовного дела, со ссылкой на отсутствие доказательства нападения «Грымова» на «Сергея» и вывода, что де конфликт произошёл «на почве личных неприязненных отношений».

Как вы поняли, уважаемые коллеги, несмотря на отмену незаконных постановлений и указания прокуратуры и восстановленные файлы с камеры видеонаблюдения – спасибо работникам следственного комитета, которые по нашему ходатайству изъяли-таки в декабре 2012 г. (в рамках расследования убийства) жёсткий диск, провели компьютерно-техническую экспертизу и восстановили запись, из которой, в свою очередь, видно, как «Грымов» подходит к «Сергею» и бьёт его сначала правой рукой в челюсть, затем левой рукой в лицо и, уже после чего, мужчины падают в снег, где борются в течение минуты. После чего расходятся.

Позавчера в адрес «Сергея» по почте поступило очередное постановление об отказе в возбуждении уголовного дела.

Для наглядного восприятия выводов дознавателя и утвердившего (седьмое!) постановление начальника пункта полиции привожу текст буквально (с изменением персональных данных):

…»Наличие стойких неприязненных отношений, явившихся причиной конфликта «Грымова» с «Сергеем», указывает на отсутствие в действиях «Грымова» хулиганских побуждений.

Согласно постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 15.11.2017 № 45 «О судебной практике по уголовным делам о хулиганстве и иных преступлениях, совершенных из хулиганских побуждений», под уголовно наказуемыми деяниями, совершенными из хулиганских побуждений, следует понимать умышленные действия, направленные против личности человека его имущества, которые совершены без какого-либо повода или с использованием незначительного повода. При этом для правильного установления указанных побуждений в случае совершения виновных насильственных действий в ходе ссоры или драки необходимо выяснить, кто явился их инициатором, не был ли конфликт спровоцирован для использования его в качестве повода к совершению противоправных действий.

Доводы «Сергея», указанные в заявлении, о том, что в связи с отсутствием с его стороны в отношении «Грымова» вражды, конфликтов межличностного характера, и наличии со стороны «Грымова» явного умышленного желания совершить общественно опасные действия с целью причинения ущерба его здоровью, влекут квалификацию действий «Грымова» именно «из хулиганских побуждений», являются не верным толкованием норм материального права и несостоятельными.

Согласно субъективной стороны состава преступления, предусмотренного ст. 116 УК РФ, умышленные действия виновного лица должны быть совершены из хулиганских побуждений, а равно по мотивам политической, идеологической, расовой, национальной или религиозной ненависти или вражды, либо по мотивам ненависти или вражды в отношении какой-либо социальной группы. Совершение виновных действий из личностных неприязненных отношений не охватываются субъективной стороной данного преступления.

Требование заместителя Н-ского межрайонного прокурора дать действиям лица, которое редактировало видеозапись, истребованную из материалов уголовного дела частного обвинения, рассмотренного Мировым судьей, полученную в ходе расследования уголовного дела по обвинению «Грымова» по ст. 105 УК РФ выходят за рамки рассмотрения органом дознания заявления о причинении побоев, предусмотренных ст. 116 УК РФ.

Данная видеозапись получена следственным органом и является доказательством по уголовному делу, возбужденному по ч.1 ст. 105 УК РФ, которое в настоящее время рассматривается в Н-ском районном суде, и оценка данного доказательства, в том числе обстоятельств его получения, редактирования, отнесена к полномочиям суда.

Таким образом, в действиях «Грымова» отсутствует состав преступления, предусмотренного ст. 116 УК РФ.

В действиях «Грымова» имеются признаки правонарушения, смотренного ст. 6.1.1 КОАП РФ, однако истекли сроки давности привлечения к административной ответственности, предусмотренные ст. 4.5 РФ.

Факт конфликта, произошедшего на АЗС, указанный в заявлении «Сергея», подтвердился. Основания полагать, что «Сергей» умышленно, с целью заведомо ложного сообщения о преступлении, предоставил заявление в отношении «Грымова» о совершенном преступлении, отсутствуют, в связи, с чем в действиях «Сергея» отсутствует состав преступления, предусмотренного ст. 306 УК РФ.

На основании вышеизложенного и руководствуясь п. 2 ч.1 ст. 24 УПК РФ, ст. 144, 145 и 148 УПК РФ, постановил…»

Отказ в возбуждении уголовного дела — универсальное решение проблем с отчетностью

В настоящее время я окончательно убедился в том, что отказ в возбуждении уголовного дела является наиболее распространенным итогом рассмотрения сообщения о преступлении. На мой взгляд, это демонстрирует, что «палочная система» никуда не исчезла, как бы в этом не уверяли высшие чины правоохранительных органов. При рассмотрении сообщений о преступлениях органами дознания допускаются грубые и злостные нарушения уголовно-процессуального законодательства. Решения об отказе в возбуждении уголовного дела принимаются даже в тех случаях, когда наличие признаков преступления не вызывает никаких сомнений. Практика такова, что решение о возбуждении уголовного дела принимается только в том случае, если есть уверенность в том, что преступление будет раскрыто. При малейшем сомнении в этом дело не возбуждается. Соответственно, при проверке сообщения производятся действия, не свойственные данной стадии процесса, например, направляются запросы, назначаются экспертизы (до возбуждения уголовного дела производство данного следственного действия недопустимо, поэтому «экспертиза» заменяется «исследованием», что, разумеется, ничего не меняет в сущности и является способом обхода закона. В итоге, если дело все же будет возбуждено, приходится выполнять двойную работу: назначать уже экспертизу, т.к. результаты исследования доказательством признаваться не могут).

Органы дознания полностью игнорируют требования совместного Приказа Генеральной прокуратуры, МВД РФ, МЧС РФ, Минюста России, ФСБ РФ, Минэкономразвития России, ФСКН РФ № 39/1070/1021/253/780/353/399 от 29.12.2005г. «О едином учете преступлений», который устанавливает, что при получении сообщения о преступлении, преследуемом в порядке частного обвинения, соответствующие органы обязаны получить заявление на имя мирового судьи и направить его в соответствующий судебный участок. Точно также игнорируются положения ч. 4 ст. 20 УПК РФ о том, что отсутствие данных о лице, совершившем такое преступление, является основанием для уголовного преследования в порядке публичного обвинения.

Злостность вышеуказанных нарушений проявляется в том, что после отмены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела сотрудниками органов дознания спустя определенное время вновь выносится такое же постановление. При этом указания прокурора о выполнении дополнительных проверочных мероприятий не исполняются либо исполняются не в полном объеме. Особенно злостно при этом действуют должностные лица отделов дознания, которые систематически не исполняют даже самые прямые указания прокурора о необходимости возбуждения уголовного дела. Надо отметить, что такие прямые указания даются лишь в случае совершенной, просто абсолютной очевидности признаков преступления, тем не менее, они все равно не исполняются. Иногда возникает ситуация, при которой участковые уполномоченные полиции, действуя во исполнение указаний прокурора, направляют материал проверки в отдел дознания, откуда он опять возвращается участковому без всяких оснований. То же самое происходит, если неперспективный материал проверки попадает в следственный отдел. Все это говорит о явном несоблюдении положений ч. 4 ст. 21 УПК РФ.

Хотелось бы отметить тот факт, что практически не существует случаев, когда проверка проведена в установленные 3 дня. Продление начальником органа дознания срока проверки до 10 дней является правилом, а не исключением. Разумеется, многие случаи такого продления обоснованны (особенно при проверке сообщений об экономических преступлениях). Однако в некоторых случаях для продления нет никаких оснований, о чем косвенно говорит хотя бы объем материала проверки.

Сказанное позволяет с большой долей уверенности утверждать, что деятельность органов дознания (прежде всего органов внутренних дел) по-прежнему направлена на укрытие преступлений от учета и создание ложного представления о положительных результатах своей работы у вышестоящего руководства. Реформа системы МВД никаких хоть сколько-нибудь значимых положительных перемен в этой сфере не принесла, что свидетельствует о ее несостоятельности. К сожалению, Приказом МВД РФ от 29.06.2011 г. № 735 «Вопросы оценки деятельности органов внутренних дел Российской Федерации» (вступил в силу с 01.01.2012г.) существующая система оценки существенно не изменена, поэтому трудно рассчитывать на какие-либо позитивные сдвиги.

Прокуратура с завидной регулярностью направляет в адрес руководителя УМВД по субъекту РФ представления с требованием о привлечении сотрудников полиции к дисциплинароной ответственности. Похоже, это единственное, что она реально в состоянии сделать. Каков КПД работы прокуратуры по проверке огромного кличества отказных материалов? Да он практически равен нулю. Какие-то подвижки возникают только в случае, если гражданин или юрлицо настойчиво обжалуют постановления об отказе в возбуждении дела.

Хотелось бы услышать мнение участников портала об актуальности данной проблемы (не слишком ли я драматизирую), ее причинах и последствиях, а, главное, способах решения.

Как сшивать дело

ООО.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста.

Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

  • распечатать документ, упорядочить листы;
  • пробить дыроколом дыры;
  • продеть нить;
  • сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  • из файла сшивки вырезать лист;
  • приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  • заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии.

Как сшивать дело нитками 4 дырки

При его прошивке необходимо поставить подпись ЗАЯВИТЕЛЯ (того лица, которое идёт к нотариусу) в месте прошивки.

Все документы, составленные более чем на одном листе (как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО) должны быть прошиты. Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам (учредителям) на прошивке на обратной стороне документа.

Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности.

Как сшивать дело в 4 дырки

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Подготовить документы для регистрации ООО

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое.

Как сшивать дело в 5 дырок

Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Подготовить документы для регистрации ООО

Как сшивать дело 3 дырки

ИнфоНомера страниц не должны задевать текст документа.Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания.

Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.

  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Как сшивать дело в суде

    Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

    В 4 дырки

    Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

    Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

    Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

    1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
    2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
    3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
    4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
    5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
    6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.

    Как сшивать дело в архив

    ВажноРазмер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

    • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
    • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

    2. Комплектация.

    Подготавливаем комплект документов.

    ВниманиеВ пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

    3. Нумерация.

    Нумерация страниц производится только простым карандашом.

    Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

    Как сшить дело

    • Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
    • Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.
    • При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.
    • Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
    • Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.
    • Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
    • Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью

    Наклейка с заверительной надписью

    Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см.

    Как сшить дело в 4 дырки

    Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

    Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

    Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

    Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

    Как сшить дело в 5 дырок видео

    Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

    Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

    В 3 дырки

    Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

    Пошагово она делается следующим образом:

    1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
    2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
    3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.

    В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.
    Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

    Как правильно сшивать дело

    Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

    Примерная форма заверительной надписи

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

    Опись документов

    На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись.

    Как правильно сшивать личное дело

    Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

    Особенности прошивки документов: дельные советы

    Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

    Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки.

    Как правильно сшивать документы в папку дело

    Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

    А при регистрации ООО документы, регламентирующие на сегодняшний день прошивку документов, это «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3).

    Ну и так далее, но большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет.

    В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

    ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

    Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

    • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
    • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

    Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

    • Если организация не является источником комплектования государственного архива.

    Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

    Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

    Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

    Обратите внимание

    Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

    • Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

    ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

    Особенности формирования дел

    Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

    Обратите внимание

    Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

    Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

    Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

    Способы систематизации документов

    Документы в деле могут быть систематизированы:

    • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:
    • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

    Документ и его регистрационные данные

    Номер листа дела (тома)

    Проект «Астра»

    1-10

    Проект «Василек»

    11-20

    Проект «Гладиолус»

    21-30

    Проект «Колокольчик

    31-40

    Проект «Мимоза»

    41-50

    • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

    Документ и его регистрационные данные

    Номер листа дела (тома)

    Переписка с ООО «Астра»

    Лист­разделитель

    1

    Исх. № 53 от 14.01.2015

    2–4

    Вх. № 243 от 16.01.2015

    5–9

    Исх. № 105 от 23.01.2015

    10

    Вх. № 341 от 28.01.2015

    11

    Переписка с ООО «Василек»

    Лист­разделитель

    12

    Вх. № 14 от 12.01.2015

    13–14

    Исх. № 18 от 13.01.2015

    15

    Вх. № 201 от 15.01.2015

    16

    Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

    Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

    ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

    • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
    • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

    Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

    Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

    ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

    В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

    • постоянного срока хранения;
    • временного (свыше 10 лет) срока хранения;
    • документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

    Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

    1) нумерация листов дела;

    2) составление внутренней описи дела;

    3) оформление листа-­заверителя дела;

    4) подшивка или переплет документов дела;

    5) оформление обложки (титульного листа).

    Этап первый: нумеруем листы тома

    Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

    На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

    • общее количество листов;
    • пропущенные номера;
    • литерные номера.

    Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

    Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

    Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

    Извлечение

    из Правил нотариального делопроизводства

    75. Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

    Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

    Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

    Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

    Извлечение

    из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

    и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

    4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

    Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

    Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

    Извлечение

    из Основных правил работы архивов организаций

    3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

    Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

    Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

    Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

    Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

    • о надорванных листах;
    • склеенных листах;
    • брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
    • листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

    Этап четвертый: сшиваем том

    • Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

    Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

    Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

    • Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

    Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

    Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

    1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

    2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

    В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

    • Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

    Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
    с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

    Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

    1) внутренняя опись (если она создавалась);

    2) документы дела;

    3) лист­заверитель.

    • Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

    Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

    Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

    После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

    Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

    Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

    Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

    В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

    Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

    Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

    ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

    Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

    • Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
    • Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

    В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

    Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *