Номенклатура дел образовательной организации

Номенклатура дел в суде

Латышева Н., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.

Документооборот в суде подчиняется общим законам делопроизводства. Главное условие четкого, методически верно организованного движения документов в суде любой инстанции — это правильное составление номенклатуры дел. Судебные участки мировых судей, районные и городские, областные и иные равные ему суды в Российской Федерации работают на основе своей номенклатуры дел. Она отражает особенности судопроизводства в соответствии с действующим процессуальным законодательством, компетенцию и полномочия, внутренние вопросы организации работы аппарата суда по обеспечению его деятельности. От того, насколько грамотно и полно составлена номенклатура дел, зависит ее информативность и жизнеспособность, а также насколько зеркально она отражает реальные потребности судебного и иного, смежного документооборота. Работа над номенклатурой дел по своей сути не может иметь начального и конечного этапа — это процесс, который находится в постоянном движении и модернизации. Ежегодное подписание председателями судов, а также мировыми судьями судебных участков номенклатуры дел на год является лишь промежуточным закреплением достигнутых результатов по систематизации документооборота. Остановка в этом направлении организации судебного делопроизводства неизбежно приводит к потере важных сведений и появлению различного рода упущений в сравнительно-аналитической работе. В свою очередь, обмен опытом работы по учету номенклатурных единиц в суде позволяет перенять наиболее рациональные решения и предложить свои варианты номенклатурного структурирования.

В соответствии с утвержденной номенклатурой формируются все дела в суде, которые по своей форме являются журналами и нарядами, а по правилам делопроизводства — номенклатурными единицами. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме.

При составлении номенклатуры дел в судах всех уровней необходимо руководствоваться: Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», действующим до настоящего времени Законом от 8 июля 1981 г. «О судоустройстве РСФСР», Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 21 июля 1994 г. N 1-ФКЗ «О Конституционном Суде Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 28 апреля 1995 г. N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 23 июня 1999 г. N 1-ФКЗ «О военных судах Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации». Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Одним из специальных документов, на основе которого разрабатывается номенклатура дел суда, является Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Данный Перечень утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. N 70 (далее — Перечень). Полезную информацию для работника аппарата суда, ответственного за составление номенклатуры суда, несет в себе Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения 2000 г. издания.

Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную.

Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.

Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Условно организацию труда по разработке номенклатуры дел суда можно разбить на три взаимосвязанных этапа. Суть их заключается в следующем.

Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году. Безусловно, большую помощь в этой работе оказывает номенклатура дел текущего года.

Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. Чтобы правильно отразить заголовки дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда. Такими признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.

Номинальный признак является наиболее распространенным и объединяет в одно дело однотипные документы с одинаковым номиналом. Например: «Копии приговоров Архангельского областного суда», «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и т.д. По номинальному признаку заводятся дела с планами, отчетами, приказами и распоряжениями: «Полугодовые планы работы суда», «Годовые статистические отчеты о работе по рассмотрению уголовных кассационных дел» и т.п. При формулировании заголовков номинальный признак сочетается с другими признаками. К примеру, номинальный признак «приказы» может сочетаться с авторским, предполагая название такого документа делопроизводства, как «Приказы председателя областного суда по личному составу (прием, перевод, поощрение, премирование, увольнение)». Достаточно часто номинальный признак сочетается с вопросным: «Справки по итогам работы по проверке решений в порядке надзора» или «Приемо-сдаточные акты, составленные при смене заведующих канцеляриями суда, администратора, архивариуса».

В тех случаях, когда дело должно быть наполнено разнохарактерной документацией, являющейся приложением к одному обобщенному документу, номинальный признак может быть проигнорирован. Исключается необходимость номинального признака и в заголовках дел, включающих в себя переписку по различным вопросам. В таких случаях на первый план выступает вопросный признак, который позволяет объединять однородные по содержанию документы, касающиеся одного или двух каких-либо вопросов. Например: «Переписка с Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации по вопросам эксплуатации и содержания административного здания и сооружений суда», «Переписка с гражданами, организациями и учреждениями по поступившим от них запросам и заявлениям», «Документы (запросы, характеристики, справки) по формированию и подготовке резерва кадров на замещение вакантной должности судьи» и т.д. В представленных примерах очевидно сочетание номинального и вопросного признака, однако главным остается вопросный признак, так как именно он определяет состав документов и раскрывает их содержание.

По авторскому признаку объединяются и формируются в одно дело документы, исходящие от одного лица. Такой признак имеется в наряде «Приказы, инструкции и другие рекомендации Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации», «Правовые акты областного Собрания депутатов и администрации Архангельской области».

Корреспондентский признак объединяет переписку с определенными учреждениями или группой однородных учреждений. Примеров ведения подобных нарядов в судах широкое множество: «Переписка с районными (городскими) судами области и гражданами по вопросам кассационного производства по гражданским делам», «Переписка со страховой компанией о получении полисов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию» и т.п. Корреспондентский признак позволяет объединить разнохарактерную информацию по «корреспондентам». Однако прежде чем использовать данный признак в методике формирования нарядов такого вида, необходимо внимательно оценить реальную потребность суда в его заведении. Очень часто корреспондентский признак сочетается с вопросным. Как одна из характерных особенностей ведения данной номенклатурной единицы — подшивка в него, наряду с перепиской с «корреспондентом» докладов, отчетов и т.п. документов, отражающих основную деятельность «учреждения-корреспондента», сроки хранения которых имеют более продолжительные временные измерения.

Корреспондентский признак близок по смыслу с географическим. На основе географического признака объединяются документы, содержание которых относится к деятельности государственных учреждений, расположенных на одной территории. Этот признак широко применяется в аппаратах, имеющих разветвленную сеть подведомственных структур. В судах второй, надзорной инстанции географический признак находит свое применение, способствуя быстрому поиску необходимого судебного документа. К примеру, в коллегиях областного или иного приравненного к нему суда вполне оправданно ведение наряда «Копии кассационных определений по гражданским (уголовным) делам» отдельно по каждому районному (городскому) суду. Территориальный признак применяется при формировании номенклатур дел в процессе укрупнения судов. К примеру, в соответствии со ст. 17 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» был принят Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 285 «Об упразднении некоторых районных судов Архангельской области». Указанным правовым актом упразднено пять районных судов: Верхнетоемский, Каргопольский, Ленский, Мезенский, Шенкурский, с передачей относящихся к их ведению вопросов осуществления правосудия в юрисдикцию других судов области (в соответственном порядке): Красноборскому, Няндомскому, Вилегодскому, Лешуконскому, Виноградовскому. Данное объединение прямо отразится на номенклатуре дел тех судов, которые оказались укрупнены: их делопроизводство будет значительно ориентировано на применение территориального принципа.

Дела, заводимые по хронологическому принципу, формируются на основе документов, относящихся к определенному периоду времени. Характерной особенностью использования хронологического принципа является то, что он во всех случаях используется в сочетании с другими принципами, и в первую очередь с номинальным. Примеры организованных по хронологическому принципу документов чаще всего встречаются в бухгалтерской и кадровой документации суда. В судебном делопроизводстве на основе данного принципа образуются наряды, связанные со статистической отчетностью: «Годовые статистические отчеты о работе президиума областного суда по рассмотрению надзорных уголовных и гражданских дел (ф. N 8, 9)», «Полугодовые статистические отчеты о работе суда 1-й инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. N 14)» и т.д. Во время проверок судов, судебных участков мировых судей выявляются примеры объединения полугодовых и годовых отчетов суда в одном наряде. Объясняется такая практика незначительным объемом подшиваемой документации. Действительно, объем листов таких дел невелик. Но разные сроки хранения квартальной, полугодовой и годовой отчетности суда не позволяют объединять эти формы в единую номенклатурную единицу.

Таким образом, на втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело. Анализируя наименование дел и составляя их заголовки, следует определить род и разновидность документов (копии судебных актов, отчеты, обобщения, сведения о качестве работы, протоколы, описи и т.д.), автора и корреспондента документа, а также вопрос, к которому относится содержание документов и их датирование. Все эти элементы частично или полностью входят в наименование дел. Действующими инструкциями по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, районных судах, судебных участках мировых судей предусмотрено безусловное ведение установленных наименований журналов и нарядов, учетно-статистических карточек, которые включаются в номенклатуру дел суда на очередной год.

Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т.е. расположения наименований дел в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание). Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры являются названия подразделений организации. Номенклатура дел каждого суда имеет свои особенности. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда на 2009 г. состоит из 12 разделов: секретариат, судебная коллегия по уголовным делам (1-я инстанция), судебная коллегия по уголовным делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (1-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (дела об административных правонарушениях), президиум, отдел кадров, финансово-хозяйственный отдел, архив, экспедиция, систематизация законодательства и библиотека, аналитическая группа, пресс-служба. Весь списочный состав глав номенклатуры Архангельского областного суда на 2009 г. включает в себя 357 номенклатурных единиц.

Год от года номенклатура дел претерпевает изменения: вводятся новые главы, подразделы и наименования дел по причинам изменений законодательства и нововведений в судебном делопроизводстве, теряют свою актуальность действующие прежде нормы, словом, она является систематизированным источником информации об организации работы суда. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда в 1991 г., т.е. восемнадцать лет назад, состояла из 8 глав из 162 номенклатурных единиц, причем отдельная глава образовывала 7 дел, отражающих работу профсоюзного комитета суда. Содержание главы «Секретариат» включало в себя такие наименования, как «Списки народных заседателей и документы по учету работы с ними», «Журнал учета работы по пропаганде правовых знаний и правовому воспитанию граждан», «Журнал учета приема граждан председателем суда» и т.д. За 18 лет номенклатурный список суда увеличился в 2,2 раза. Возрастающий объем документации влечет за собой и пополнение количества дел и нарядов постоянного хранения. В ходе сравнительного анализа выявлена интересная закономерность: фактическое уменьшение процентного соотношения единиц постоянного срока хранения в общем делопроизводстве суда имеет место наряду с увеличением общего количества номенклатурных единиц, передаваемых по окончании года в архив на постоянное хранение.

Процент номенклатурных единиц постоянного срока хранения в общем объеме делопроизводства Архангельского областного суда в 1991, 2000, 2009 гг.

N
п/п
Год действия
номенклатуры
Общее количество
номенклатурных
единиц
Количество
номенклатурных
единиц постоянного
срока хранения дел
Процент дел
постоянного
срока хранения
от общего объема
1 2 3 4 5
1 1991 г. 162 37 22,8%
2 2000 г. 182 45 24,7%
3 2009 г. 357 64 17,9%

К примеру, если в 1991 г. учетно-статистические карточки хранились «до минования надобности», по Перечню 2000 г. — «5 лет», то в соответствии с Перечнем 2007 г. они хранятся в суде постоянно. Причем согласно п. 6.1 Инструкции по делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов <1>, в случае ведения автоматизированного учета в суде учетно-статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Следует отметить, что п. 3.12 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде <2> предусматривает, что при компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного установленными формами, при этом в данной Инструкции не содержится указаний на их обязательную дальнейшую распечатку. Различные варианты ведения учетно-статистических карточек создают определенные противоречия в ведении судебного делопроизводства в представленных судах, но объединяет их одно — постоянный срок хранения данной номенклатурной единицы в суде. Таким образом, только одно номенклатурное наименование — «учетно-статистические карточки» в зависимости от объема дел в суде может включать в себя от нескольких десятков до сотен томов дел, ежегодно передаваемых в архив суда. Проблема с хранением этого весьма значительного объема документации может быть разрешена путем внесения изменений в указанные выше нормативные акты, а также в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования <3>. При этом следует исходить из предназначения учетно-статистических карточек как оперативной формы контроля за движением дела в течение отчетного года и формированием статистической и иной отчетности о работе суда. Потребность практики заключается в нормативном закреплении постоянного характера их хранения в электронном виде, с передачей в архивный сейф суда надлежащим образом подготовленных к постоянному хранению дисков или иных электронных носителей, содержащих данную учетную информацию. Эта идея базируется на следующих основаниях. Современный уровень судебного делопроизводства включает в себя достижения ГАС «Правосудие» и иных автоматизированных программ, в том числе авторских, вполне успешно работающих в течение последнего десятилетия во многих судах Российской Федерации. Кроме этого, суды в полной мере обеспечены компьютерной техникой, что является результатом реализации программ развития судебной системы и всеобъемлющей государственной поддержки. Технические возможности позволяют открыть доступ к учетно-статистическим карточкам за предыдущие годы с любого рабочего места в суде или ограничить его для определенного круга работников аппарата суда. Прямым подтверждением данных выводов является отсутствие запросов о выдаче учетно-статистических карточек из архива суда со стороны судей и работников аппарата суда. Указанные доводы позволяют отказаться от архаичного ведения и хранения учетно-статистических карточек на бумажных носителях, позволив при этом сократить государственные расходы.

<1> Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161.
<2> Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36.
<3> Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утверждена Приказом N 157 Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г.

Примером дублирования информации, которая, согласно номенклатуре дел суда, передается в архив на постоянное хранение, являются следующие «дубликаты»: наряд «Копии приговоров областного суда» или «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и уголовные дела по ст. ст. 176, 177 Перечня; наряд «Копии решений и определений по гражданским делам, рассмотренным 1-й инстанцией» или «Копии кассационных определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и гражданские дела — по ст. ст. 63, 64, 65, 68 и др. Перечня. Вполне очевидно, что оправданность такого рода режима накопления архивных фондов диктуется потребностью обеспечения сохранности указанных номенклатурных единиц. Но его границы должны быть очерчены созданием в ближайшие годы эффективно работающих электронных архивов судов и банков судебных решений. С другой стороны, наряды «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене приговоров районных судов», «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене решений районных судов и мировых судей» имеют 5-летний срок хранения на основании ст. ст. 221, 223 Перечня, в отличие от самих надзорных производств, которые согласно ст. ст. 250, 254 Перечня хранятся постоянно. Одним из направлений ликвидации данного противоречия в Перечне и как следствие — в номенклатуре дел суда может стать установление постоянного срока хранения для нарядов с копиями постановлений президиума с возвращением к действующему, до введения в действие Перечня 2007 г., 5-летнему сроку хранения для надзорных производств.

Дальнейшее развитие номенклатуры дел в судах можно прогнозировать, в частности, с принятием Федерального закона от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», который вступит в силу с 1 июля 2010 г. Разработка плана подготовительных действий по его применению на основе имеющихся возможностей суда и анализа потребностей необходимых нововведений в судебном делопроизводстве уже начата и будет продолжаться в течение 2009 г. Результат этой деятельности прямо отразится на номенклатурном списке судов, который с 2010 г. будет пополнен делами, связанными с реализацией исполнения запросов пользователей информации о деятельности судов.

Описанные выше этапы работы над номенклатурой дел ведутся под руководством отдела обеспечения судопроизводства суда, а также лица, ответственного за архив суда. Проект номенклатуры уточняется и согласовывается на заседании экспертной комиссии суда (ЭК). Одобренный ЭК проект представляется для утверждения председателю суда. Сложившаяся практика утверждения номенклатуры дел на судебном участке мирового судьи исключает этап работы по подготовке проекта номенклатуры, так как она проводится органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ответственным за организационное обеспечение деятельности мировой юстиции, основываясь на согласовании ЭК судебного участка и утверждении ее мировым судьей. Необходимо учитывать, что номенклатура дел суда должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.

Номенклатура дел оформляется по установленной форме, одобренной решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Она оформляется на бланке суда (мирового судьи судебного участка) и должна быть представлена структурным подразделениям суда в последнем квартале текущего года, а введена в действие с 1 января следующего календарного года.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа 3 заполняется по окончании года, в ней указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения устанавливается ЭК суда. Графа 5 «Примечание» содержит отметки о заведении дел, о переходящих номерах и т.п. К примеру, одним из новшеств последних лет является ведение регистрационных журналов суда в электронном виде, что отмечается в графе «Примечание».

Логическим завершением номенклатуры дел суда является итоговая запись. Она необходима для создания общей статистики по документообороту. Итоговая запись формируется по четырем подгруппам:

  1. «постоянно» — в состав этой группы входят дела постоянного срока хранения;
  2. «временно, свыше 10 лет» — по данной позиции суммируются все дела со сроками хранения от 10 до 75 лет хранения;
  3. «временного, до 10 лет хранения включительно» — в нее включаются дела от 5 лет хранения включительно до 10 лет хранения включительно;
  4. «временного, до 5 лет хранения». Согласно общим правилам архивного делопроизводства они не передаются в архив. В эту группу включаются дела со сроками хранения до 5 лет (не включая 5-й год), 3 года, 1 год, до минования надобности (ДМН), до замены новыми (ДЗН) и др.

Останавливаясь на вопросе внесения итоговой записи в номенклатуру уходящего года, следует учесть, что наиболее эффективным вариантом работы по подготовке номенклатуры дел суда на следующий год является составление итоговой сводной номенклатуры дел суда. Она позволяет оперативно проанализировать сведения о составе и количестве дел, заведенных в структурных подразделениях суда, а также количество реально заведенных томов дел. Данная аналитическая работа, в тех или иных формах, проводится во всех судах, так как в ином случае создание подлинно действующей номенклатуры дел суда не представляется возможным.

Номенклатура дел суда является локальным нормативным актом. Она может меняться в течение года, в чем-то дополняя или изменяя особенности текущего документооборота, но в любом случае функционально она призвана структурировать потоки судебных документов, не оставляя ни один из них без должного внимания.

Типовая номенклатура дел

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

ВАЖНО! Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Заголовок документа

Нормативный акт

Трудовой договор

ст. 56 ТК РФ

Трудовые книжки

ст. 66 ТК РФ

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

График отпусков

Табель учета рабочего времени

ст. 91 ТК РФ

Личные карточки

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Приказы по личному составу

Приказы по основной деятельности

Должностные инструкции работников

Журнал учета проверок

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Положение о персональных данных

ст. 87 ТК РФ

Положение об оплате труда

ст. 135 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ст. 189 ТК РФ

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Ч. 4, ст. 113 ТК РФ

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

Договора о материальной ответственности

Ст. 242, 243, 244, 245ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

скачать

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  3. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *