Отчет о проделанной

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о проделанной работе .docСкачать образец отчета о проделанной работе .doc

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

  1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
  2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
  3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
  4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
  5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

  1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
  2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.
  3. Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
  4. Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
  5. План на следующий период.
  6. Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

  1. Избегаем длинных, неясных предложений.
  2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
  3. Лучше оформлять перечень задач списками.
  4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
  5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
  6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
  7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
  8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

  1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
  2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
  3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
  4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

  1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
  2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
  3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

  1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
  2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
  3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
  4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
  5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
  6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

  1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
  2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
  3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

  1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
  2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

  1. Были составлены списки премий.
  2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Эмоциональное состояние сотрудника напрямую влияет на качество его работы. В крупных компаниях есть штатные психологи, которые помогают сотрудникам преодолеть психологические трудности и стать более продуктивными. Но для маленьких компаний и стартапов штатный психолог — это роскошь. В то же время в небольших компаниях сотрудники не менее подвержены стрессу и выгоранию на работе.

В нашей компании вместо психолога мы используем ежедневные отчёты. В конце рабочего дня каждый сотрудник пишет отчёт о проделанной работе. В нём же он может высказаться о том, что его беспокоит.

Прежде чем внедрить практику ежедневных отчётов в компанию, я опробовал их на себе. Я ежедневно писал отчёт о проделанной работе и честно отмечал, что мне приносит радость и удовлетворение, а что — нет. Это натолкнуло меня на мысль попробовать данную практику внутри компании.

Отчёт — это форма психологической разгрузки в конце рабочего дня. Сотрудник пишет «о том, что наболело» и тем самым отключается от работы. Руководителю же отчёт показывает уровень удовлетворённости сотрудника своей работой. Ежедневный отчёт — это действенный инструмент анализа как для сотрудника, так и для руководителя.

Как создать успешное мобильное приложение?

В спецпроекте «Мобильная разработка» собраны последние кейсы крупных компаний: от приложения «РОЛЬФ» c онлайн-продажами машин до экологического проекта «СИБУР».

Читать Реклама

Преимущества ежедневных отчётов:

  1. Быстрый доступ к руководству.
  2. Экономия времени.
  3. Мониторинг проблем компании.

Ингредиенты

В первую очередь мы начали думать, как сделать отчёт максимально простым и удобным. От этого зависит, насколько сотруднику будет интересно заполнять его. В конце рабочего дня мало кому хочется тратить время на заполнение огромных анкет. Поэтому мы остановились на четырёх вопросах, которые способны в полной мере отразить моральное состояние сотрудника и качество его работы.

  1. Оценка рабочего дня.
  2. Что сделано за сегодня.
  3. Что нужно сделать для максимального балла.
  4. Вывод дня.

Форма отчёта

Отчёт находится на Google-диске. Сотруднику нужно только зайти на страницу, заполнить файл и нажать кнопку «отправить». Далее отчёты всех сотрудников загружаются в сводную таблицу и отправляются руководителям на почту на следующий день в 8 утра. Руководители могут их посмотреть, проанализировать и, если нужно, ответить.

Система простая, чтобы её настроить не требуется навыков профессионального программирования. Копия отчёта приходит сотруднику на почту сразу после заполнения. Мы настроили систему подобным образом, чтобы на следующий день сотрудник вспомнил, чем он занимался днём ранее, и оценил свою работу «на свежую голову». Особенно это помогает тем, у кого много задач и нет желания держать всё в голове. Написал отчёт — считай написал себе план на завтра.

Если же сотрудник не заполнит отчёт, то на следующее утро его ждёт сюрприз:

Штрафнику урок, а команде приятно.

Преимущества ежедневных отчётов

Рассмотрим подробнее преимущества ежедневных отчётов.

Быстрый доступ к руководству

Отчёты — это самая быстрая связь с руководством. Если у сотрудника есть вопрос или его что-то беспокоит, он пишет это в отчёте, и руководитель, если ему есть что сказать, обязательно ответит. Все отчёты отправляются вверх по иерархии вплоть до главы компании.

Руководителям отделов приходят отчёты сотрудников из их отдела, главе компании приходят отчёты вообще всех сотрудников. Подобная иерархия исключает возможность утаить проблемы взаимоотношений между подчинёнными и руководителями отдела от главы компании.

Экономия времени

Сотрудникам не нужно доказывать, чем они занимаются весь день, они могут написать это в трёх предложениях. Если сотрудник ничем не занимается, то ему и писать нечего. Если отчёт не приходит или приходит пустой, то сотрудник либо сильно загружен, либо ничего не делал.

Некоторые сотрудники в силу своего характера не могут сказать вслух о том, что наболело. Отчёт даёт возможность высказаться каждому. На написание отчёта у сотрудника уходит 5 минут, у руководителя на чтение — 30 секунд. Письменное общение занимает гораздо меньше времени, чем устное. Если начать общение вживую, это может вылиться в дискуссию минут на 20.

Фактически генеральному директору требуется по 20 минут на сотрудника, чтобы пообщаться с каждым. С нашей командой на общение уходило бы 11 часов в день. Благодаря отчётам общение с сотрудниками занимает не более 15 минут в день, и оно не менее продуктивно. Это очень сильно синхронизирует команду.

Мониторинг проблем компании

В основном проблемы там, где сотрудники меньше всего довольны. Если оценки сотрудников не превышают пяти баллов, значит, в этих отделах что-то идёт не так: либо работа выстроена неправильно, либо присутствуют какие-то разногласия, либо у сотрудника какие-то личные проблемы. В этом преимущество отчёта, он позволяет выявить проблемы не на планёрке, когда все уже вопят, а заранее и в удобной форме.

Отчёт позволяет увидеть среднюю оценку каждого сотрудника за каждый месяц.

Руководитель может отслеживать, как меняется уровень удовлетворённости сотрудников и вовремя скорректировать курс общего развития команды.

Моя практика показывает, что ежедневные отчёты — это отличный инструмент для синхронизации всей команды. У каждого есть возможность высказаться. Остаётся вопрос честной обратной связи. Да, сотрудники могут чего-то недоговаривать, ведь отчёты — это и не место для исповеди.

Но у недоговорок есть обратная сторона. У меня был пример сотрудника, который постоянно ставил десятки и писал, что всё хорошо. Однако его работа говорила об обратном. У него был низкий процент эффективности, слабые продажи. За высокими оценками он прятал своё недоверие к руководству, боялся, что его уволят. В итоге так и случилось. Он стал выбиваться из команды. Хотя всё, что требовалось сделать, — это быть честным с самим собой и руководителем. Тогда, возможно, удалось бы вовремя скорректировать курс развития, и мы не тратили бы время друг друга.

Успех внедрения ежедневных отчётов зависит от того, как вы донесёте идею до своих сотрудников. Объясните, что отчёт — это не кнут надзирателя, а инструмент для повышения личной эффективности и улучшения командного взаимодействия. Продайте сотрудникам эту идею, и заполнение отчёта станет только в радость.

Работодатели стремятся контролировать каждую минуту рабочего времени подчиненных. И не находят способа оригинальнее регулярных отчетов, в которых сотрудники подробно расписывают свои действия. Но сколько рабочего времени работник имеет право убить на отчет? И на каких параметрах советуют сосредоточиться эксперты? Оксана Гончарова «Год назад в крупную западную структуру на должность менеджера по работе с клиентами мы устроили кандидата, ранее работавшего в известном российском рекламном агентстве”, — рассказывает руководитель департамента хедхантинговой компании Cornerstone Елена Гороховатская. Одной из причин смены места работы оказалось предъявляемое ко всем без исключения сотрудникам требование работодателя составлять еженедельные отчеты о проделанной работе. Люди расписывали каждое действие в таких подробностях, что в конце месяца уже никто не мог вспомнить, чем еще, кроме составления отчетов, он занимался на протяжении четырех недель. А генеральный директор после того, как отчеты попадали к нему на стол, только и занимался изучением таблиц и вызывал подчиненных для разъяснительных бесед, рассказывает Гороховатская. Так продолжалось несколько месяцев, пока на общем собрании измученные работники не предложили новую форму: в начале месяца каждый пишет задачи, которые нужно решить за месяц, и по прошествии отчитывается строго по результатам, обходя мелкие детали. 📌 Реклама

«Без отчетов невозможно оценивать эффективность, разрабатывать стратегию или прогнозировать дальнейшее развитие компании”, — уверена Юлия Иванова, руководитель московского офиса компании по подбору персонала THI Selection. Но время, которое сотрудники тратят на подготовку и составление отчетов, не должно превышать 5-10% их рабочего времени, добавляет она. «В тайм-менеджменте есть правило: если ваше планирование дня занимает больше 5-10 минут, а недели — больше 15-20 минут, значит, в нем нужно что-то менять, — заявляет Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени». — Эти параметры применимы и к отчетности: если отчет о результатах дня занимает больше 5-10 минут, а о результатах недели — больше 15-20 минут, его нужно упрощать”.

Бесполезные часы

Следуя практике западных компаний, в некоторых московских маркетинговых и PR-агентствах обязали сотрудников заполнять так называемые таймшиты, рассказывает исполнительный директор Московской ассоциации предпринимателей Вера Васильева. Человек с точностью до минуты расписывал, какая работа и в какое время им выполнялась в течение недели. Отчет передавался руководителю, и тот, ссылаясь на принятые внутри компании нормативы, начислял работнику зарплату. Для менеджеров, особенно проектных и креативных отделов, это было настоящей пыткой: как занести в отчет то, что невозможно записать как конкретный показатель? «Например, чтобы «уболтать» потенциального клиента и склонить его к сделке, может уйти два, три, а в некоторых случаях и больше часов и конечный результат при этом не всегда известен”, — жалуется Васильева. В одном из PR-агентств дизайнер креативного отдела, ломая голову над тем, как описать в таймшите работу, придумал короткий слоган: «С 11.00 до 19.30 я думаю, с 19.30 до 23.00 — воплощаю. 7 дней в неделю. 365 дней в году”.

📌 Реклама

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *