Оттн

Оплата по скану договора. Безопасно и законно ли?!

К сожалению, в современном мире времени катастрофически не хватает, поэтому очень часто компании заключают договоры, обмениваясь сканами подписанных документов.

Давайте разберемся, когда так можно делать, а когда не стоит.

Что говорит закон

Гражданский кодекс нам говорит, что все сделки должны заключать в письменной форме, то есть путем составление документы и его подписания. К сожалению, на словах договориться нельзя.

При этом закон не запрещает нам заключать договоры, обмениваясь письмами, в том числе электронными документами, с одним лишь ограничением:

  • Должна быть возможность установить, что документы был направлен одной из сторон договора. Например: Компания ООО «Дельта» отправила подписанный скан договора компании «Плюс» по электронной почте. Если возникнет спор, и компания ООО «Дельта» будет оспаривать договор, то ООО «Плюс» должна доказать, что почта принадлежит компании ООО «Дельта».

Однако есть исключения, когда все сделки требуют исключительно письменной формы:

  • Сделка подлежит нотариальному удостоверению (например: Завещание)
  • Сделка требует государственной регистрации (например: Покупка недвижимости)

Для остальных сделок не требуется, что руководитель ехал в другой город, подписывал договор. Достаточно подписать, отсканировать и направить второй стороне.

Компании могу долго работать путем обмена договорами по электронной почте, платить по счетам, отгружать товары или выполнять работы. Законно таких документов будет проверять только тогда, когда возникнет спор, и стороны передадут его на рассмотрение в суд.

Лучше не ждать когда наступит судебное разбирательство и заранее позаботиться о законности документов.

Существует 2 способа:

  1. Электронная цифровая подпись. Тут должно быть все понятно, компания оформляет электронную цифровую подпись и подписывает ей все документы.
  2. Прописать в самом договоре, что электронная версия документа равнозначна бумажной версии.

Во втором случае мы рекомендуем:

  • В тексте договора (или счет договора) прописать, что электронные версии документов равны бумажным. Пример формулировки: «Стороны договорились, что допускают обмен экземплярами настоящего договора, приложениями к нему, актами, уведомлениями и другими юридически значимыми для сторон уведомлениями по адресам электронной почты, известные Сторонам на момент заключения настоящего договора и/или ставшие им известными в ходе его исполнения. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями Сторон»
  • В текст договора (или счет договора) указать, что стороны обеспечивают конфиденциальность доступов к электронной почте. Пример формулировки: «Каждая сторона принимает на себя обязательство сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте (логин и пароль) и не передавать их третьим лицам»
  • Обозначить в договоре электронные почты Сторон: Пример: «Уполномоченные представители Стороны 1: ФИО, телефон, адрес электронной почты. Уполномоченные представители Стороны 2: ФИО, телефон, адрес электронной почты»В таком порядке рекомендуем уполномочить всех представителей Сторон, например: Руководителя, менеджера, ответственного за приемку товара или работы и так далее.
  • В тексте электронного письма обязательно указывать реквизиты направляемых документов. Например: Во вложении направляю Вам подписанный скан договора № 01-2018 от 01.01.2018 между ООО «Дельта» и ООО «Плюс» на поставку электротоваров.

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на доменное имя компании, например: @lextep.ru. В этом случае, компания заключает договор с продавцом доменных имен и тогда понятно, что все, кто пишет с указанного адреса, являются сотрудниками компании.

Важно, чтобы вся переписка велась не только с доменного имени компании, но и от имени уполномоченного человека. Если в договор не внесли уполномоченное лицо, можно попросить выслать с почтового адреса директора скан доверенности на нового сотрудника, который уполномочен вести электронную переписку по договору и подписывать необходимые документы.

В противном случае, есть риск, что договор могут признать незаключенным.

Такое бывает, что договор уже заключен, например, является рамочным, но в договоре нет условия об обмене документами по электронной почте. В таком случае есть два выхода:

  1. Заключить дополнительное соглашение к договору о внесении соответствующих условий.
  2. Согласно гражданскому кодексу, если сторона приняла исполнение по договору, например, подписала товарную накладную или оплатили счет, то она не может оспаривать договор на предмет его незаключенности.
  3. Если стороны ранее работали по сканам договоров, то, скорее всего, суд встанет на сторону потерпевшей стороны и не признает договор незаключенным.

Работать по скан версия договоров можно, но с соблюдением следующих условий:

  1. В договоре должно быть условие о возможности обмена документами по электронной почте;
  2. В договоре должны быть зафиксированы электронные адреса компаний;
  3. Сотрудники, ведущие переписку по электронной почте, должны быть уполномочены;
  4. В тексте письма обязательно указывать реквизиты направляемого документа;
  5. Доменный адрес желательно должен принадлежать компании.

Оплата по скану договора. Имеет ли скан подписанного договора юридическую силу?

По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Статья 161 Гражданского кодекса о сделках в письменной форме на сайте Консультанта

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:

  • должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
  • договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

  • сделка должна быть нотариально заверена;
  • договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.

Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

  • подписывать электронные документы электронной подписью;
  • прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.

С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:

Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела

  • прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
  • в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
  • обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;

Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

С какой почты писать

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на домен компании: не с ivanov81@yandex.ru, а с ivanov@stroydetaltula.ru. Покупка домена — официальная процедура. Компания заключает договор с продавцом доменных имен, и домен официально принадлежит ей. Поэтому однозначно понятно, что все, кто пишет с такой почты — сотрудники компании.

В 2015 году суд подтвердил, что договор считается заключенным, если переписка велась с доменов компании. Оказалось, что это не обязательно почты директоров из договора. В этом деле документы отправили с другой почты, которая была на домене компании, но суд всё равно это одобрил.

Постановление по делу между ООО «Химсталькон-Инжиниринг» и ООО «Стройдом» на сайте Арбитражного суда

Компания «Химсталькон-Инжиниринг» подала на компанию «Стройдом» в суд за просрочку предоплаты и потребовала взыскания 3,4 млн рублей пеней. «Стройдом» подал ответный иск и попросил признать договор о поставке незаключенным.

«Химсталькон» должен был поставить «Стройдому» резервуар для хранения воды. Они оговорили, что покупатель внесет предоплату 10 млн рублей, в случае просрочки оплатит пени — 0,1% за каждый день просрочки.

Было несколько судов, но нас интересует только часть с документами. Компании обменивались документами по электронной почте. Такое условие было в договоре.

Сначала «Химсталькон» отправил «Стройдому» договор без подписи и печати на согласование. После согласования он отправил письмо с подписанным договором. «Химсталькон» показал распечатки писем.

«Стройдом» не отрицал переписку, но сказал, что в договоре указаны другие адреса электронной почты. «Химсталькон» должен был отправлять письма с адреса ivanov@himstalcon.ru. Но подписанный договор он отправил с адреса kosova@himstalkon.ru. Суд эти возражения отклонил. «Химсталькон» показал суду договор аренды доменного имени himstalkon.ru. Кто бы ни писал с этого адреса, это всё сотрудники компании.

Суд постановил, что договор нельзя признать незаключенным.

Если переписка ведется с домена компании, но не с адресов из договора, есть одна деталь. У сотрудника, который ведет переписку, должны быть полномочия заключать договоры. Например, у него должна быть доверенность.

В этом деле компания не смогла доказать, что у сотрудника были полномочия подписывать договор. Договор признали незаключенным.

Решение по делу между ООО «Черкизово-Свиноводство» и ООО Торговый дом «Агрогард» на сайте Арбитражного суда

«Черкизово-свиноводство» подало в суд на «Агрогард» и просило взыскать 1 млн рублей неустойки. Дело в том, что «Агрогард» не поставил партию гороха.

Компании присылали друг другу документы в электронном виде. В договоре было условие, что компании должны обменяться оригиналами в течение десяти дней после того, как прислали сканы по электронной почте. Компании этого не сделали.

Переписку от «Свиноводства» вел некий Кутырин. У него не было доверенности подписывать договоры и переписку об этом он вести не может. Кроме того, компании не заключили дополнительное соглашение об обмене документами по электронной почте.

Суд первой инстанции, апелляционной и кассационной инстанций признали договор незаключенным и отказали «Свиноводству» в его претензиях.

У маленьких компаний не всегда есть сайт. Поэтому они не могут вести переписку с почты, которая привязана к домену. Они обмениваются документами с общедоступной почты, например, с мейла или яндекса. Это не очень надежно, потому что трудно установить, кто писал. С почты stroydetal@yandex.ru может писать директор компании, руководитель отдела продаж без права подписи или жена директора. Но есть дело, где суд принял переписку с мейла.

Постановление по делу между ООО «Консулом» и АО «РАСМИ» в картотеке арбитражных дел

ООО «Консул» подало в суд на АО «РАСМИ». «Консул» заявил, что заказал «РАСМИ» маркетинговое исследование, перечислил 325 тысяч рублей, но исследование не получил. «Консул» требовал, чтобы «РАСМИ» вернул деньги.

«РАСМИ» с этим не согласился, подал ответный иск и сказал, что отправил исследование на адрес «Консула» market_oxota@mail.ru. Эксперты проверили почту и оказалось, что с этого адреса «Консул» согласовывал договор и вел по нему переписку. После экспертизы у суда не возникло сомнений, что «РАСМИ» отправил документы.

В этом случае суд оказался на стороне компании и подтвердил переписку с почты на мейле. Но в других случаях он может отказать, четких норм в законе нет.

Лучший способ обезопасить себя со сканами — писать с почты, которая привязана к домену компании. Идеально — с тех адресов, которые прописаны в договоре. У сотрудника, который ведет переписку, должна быть доверенность на подписание договоров. Так суды скорее всего признают договор заключенным.

Если в договоре нет условия об электронном обмене документами

Бывает, что компании обмениваются сканами, но условия об этом в договоре нет.

Статья 432-я Гражданского кодекса об условиях заключения договора в Консультанте

По Гражданскому кодексу компания не может признать договор незаключенным, если до этого принимала исполнение договора.

ООО «Твин Пикс» заключило договор с ООО «Блу Пайн» о поставках насосов. Они обменялись сканами договора по электронной почте. В договоре не было условия, что сканы равны бумажным документам.

«Твин Пикс» сделал предоплату — 50% стоимости по договору — и получил насосы. Когда пришло время платить оставшуюся часть, «Твин Пикс» заявил, что сканы не считаются договором и платить он не будет.

Раз «Твин Пикс» сделал предоплату по договору, он не может заявить, что договора не было.

Пояснения ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 в_Консультанте

Верховный суд дал разъяснения по этому вопросу. Договор можно признать заключенным в таких случаях:

  • компании вели переписку по сделке. Например, директора обсуждали детали, высылали друг другу каталоги, примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ;
  • полностью или частично оплачивали работы или товары по сделке;
  • подписывали акты, протоколы, согласования, уведомления о расторжении договора, присылали и одобряли претензии друг друга;
  • заключали сопутствующие сделки;
  • просили друг друга об отсрочке платежа.

По сути компании вели работу по сделке и об этом есть доказательства, например, письма, документы. Решения судов подтверждают такой подход.

Решение по делу о подтверждении договора авансом между ООО «Домик» и ИП Мартыновой на сайте арбитражного суда

ИП Мартынова и ООО «Домик» заключили договор на строительство. ООО «Домик» подало на ИП в суд, чтобы взыскать триста тысяч рублей задолженности и девять тысяч рублей неустойки. Мартынова подала встречный иск на пятьсот тысяч рублей к «Домику» за неосновательное обогащение. В описании дела так и написано — «неосновательное обогащение», без пояснений.

Мартынова заявила, что договора с «Домиком» не подписывала. По ее мнению, договор был заключен между «Домиком» и другой компанией «Алко», где она директор. По условиям договора компании обменивались документами по электронной почте.

Мартынова сказала, что она не могла подписать договор, потому что находилась в это время в Краснодаре. Но суд заметил, что раз переписка велась по электронной почте, то она могла быть где угодно.

Кроме того, Мартынова сделала предоплату «Домику» — пятьсот тысяч рублей. Этот факт доказывает, что договор был заключен. Неважно, подписывала его Мартынова или нет. Главное, что по договору был платеж. Суд встал на сторону «Домика».

Если стороны уже работали раньше по сканам, то новый договор суд, скорее всего, признает заключенным:

Решение по делу между ЗАО «Вытегралесторг» и ИП Роздухова на сайте арбитражного суда

Суд разбирал дело между ЗАО «Вытегралесторг» и ИП Роздуховым. ИП поставил продукцию, а «Вытегралесторг» за нее заплатил, но с опозданием. Роздухов хотел получить неустойку.

Компании обменивались документами по электронной почте. Они пересылали друг друг акты, счета-фактуры, каталоги, графики погашения задолженности. Суд сказал, что это привычный способ обмена документами между компаниями. Поэтому электронные документы равны бумажным.

Чтобы установить, что стороны отправляли друг другу сканы, иногда проводят техническую экспертизу компьютера и составляют нотариальный протокол осмотра.

Получается, что работать по сканам договоров можно. Риски есть только в таких случаях:

  • в договоре нет условия, что можно обмениваться электронными документами;
  • документы отправляли с почты, которая не привязана к домену компании, с какого-нибудь мейла, яндекса или гмейла;
  • переписку вел сотрудник, у которого нет доверенности на подписания договоров.

В остальных случаях можно работать и не переживать.

Как заключить договор с клиентом из другого города? Что такое оплата по сканам

По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Статья 161 Гражданского кодекса о сделках в письменной форме на сайте Консультанта

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:

  • должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
  • договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

  • сделка должна быть нотариально заверена;
  • договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Оплата грузоперевозок. Оплата перевозки грузов по наличному и безналичному расчету

Оплата грузоперевозки в нашей транспортной компании, так как мы работаем и с физическими, и с юридическими лицами, возможна самыми разнообразными способами. Предлагаем Грузовладельцам широкий выбор вариантов внесения денежных средств. Для Вас – как безнал с НДС, так и расчет наличными или перевод с карты. Оплачивайте максимально удобным образом!

Расчет стоимости перевозки: Параметры

  • Маршрут
  • Шаг 2
  • Шаг 3
  • Расчет стоимости

Вы не указали ни одного параметра

Спасибо за обращение!

Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время.

Если это первая грузоперевозка груза, оплата производится до начала загрузки. При следующих поездках Вам достаточно внести лишь 50% предоплаты на заправку транспорта! Полное погашение стоимости рейса – только после прибытия машины на выгрузку. Мы не берем денег за еще не оказанные услуги! Для постоянных Клиентов действуют индивидуальные тарифные планы и сроки погашения.

Оплата перевозки грузов

Частная перевозка груза – оплата доступна наличными деньгами. В этом случае половина суммы передается водителю по прибытии автомобиля на загрузку. Остальная часть оплачивается, когда машина прибывает на адрес разгрузки. Возможен расчет с прибывающим на погрузку/выгрузку представителем экспедитора.

Оплата перевозки груза банковской картой вносится путем перевода на указанные в договоре-заявке реквизиты. Для подтверждения платежа, пожалуйста, направьте логистам фирмы по E-mail уведомление или скан чека с отметкой банка, указав в комментарии свою фамилию, дату рейса.

Оплата доставки груза

Счет на оплату грузоперевозок может быть выставлен с НДС / без. Платеж производится по скану, оригинал, заверенный росписью и печатью, высылается Клиенту в течение недели Почтой России. Постоянным Заказчикам, находящихся в Москве-Петербурге, доступна отправка платежных документов, накладных курьером. Получателю передается следующий комплект документации:

  • 1С-Счет за оказание транспортных услуг (просим уведомлять заранее, если для бухгалтерии необходима точная формулировка позиций!).
  • Акт, заверенный росписью-печатью.
  • Счет-фактура (напоминаем, что ряд допуслуг, включая грузострахование, не облагается налогом на добавленную стоимость).

Бланк оплаты грузоперевозок оформляется по запросу бухгалтерии, и может быть направлен Заказчику Почтой России или курьером для экономией Вашего времени. Подтверждайте транспортно-логистические расходы документально! Пользуйтесь быстрым прозрачным документооборотом!

Обмен документами между организациями на расстоянии через почту и интернет

Интернет открыл доселе невиданные возможности по обмену информацией. Совершенно не обязательно лететь на другой конец света, чтобы пожать руку будущему партнеру и обговорить детали дальнейшей работы. Все нюансы работы можно обсудить и через интернет. Однако некоторые вещи мы продолжаем делать по-старинке. И дело здесь не в нашей склонности к ретроградству, а в особенностях законодательства.

Допустим, вы нашли отличного заказчика на свои услуги или покупателя продукции. Бухгалтерское оформление хозяйственных операций немыслимо без «первички». Но как провести обмен документами между организациями, если контрагенты находятся в разных городах и возможность личной встречи между ними отсутствует?

Сканированные документы

Первая идея, которая может прийти вам на ум – обмен документами по электронной почте или факсу в сканированном виде. К примеру, ООО «Ромашка» на e-mail (или факс) ООО «Василек» высылает скан договора с подписью и печатью. В ООО «Василек» договор распечатывают, подписывают, ставят печать, сканируют и высылают обратно на e-mail (факс) ООО «Ромашка». В итоге у обеих сторон в наличии договоры со своей оригинальной подписью и печатью и со сканированной подписью и печатью контрагента.

Аналогичный «финт ушами» можно проделать не только для договоров, но и для других документов – накладных, актов. Покупателю можно отправить скан счета на оплату.

На самом деле такая ситуация на практике довольно распространенная. Здесь действует лозунг: «Лучше у нас будет хоть что-то, чем ничего». Ведь не каждый контрагент будет заморачиваться отсылками бумажных документов, если ему для учета они без надобности.

Однако имеют ли сканы документов юридическую силу? Сомнительно. Давайте обратимся к законодательству.

Сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, кроме сделок, требующих нотариального удостоверения (п.1 ст.161 ГК).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п.2 ст.434 ГК).

Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись (закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»).

А что же факс и электронная почта, могут ли они подтвердить отправителя? Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, нужна его идентификация. Как вы можете быть уверены, что факс, с которого прислан документ, действительно принадлежит вашему контрагенту? По электронной почте документы могут быть отправлены и неуполномоченным лицом.

При работе через интернет оперативность, безусловно, крайне важна. Однако оказывать услуги (отгружать товары) по договору, который в дальнейшем может быть оспорен, крайне рискованно. Денег можно так и не дождаться.

Однако если вы работаете с контрагентом длительное время, то вовсе не обязательно постоянно обмениваться только оригиналами бумажных документов. Вот один распространенный и удобный вариант, как организовать обмен документами между организациями:

1. Сначала вы заключаете договор в письменной форме, в виде одного документа, скрепленного оригиналами подписей и печатями. Это придется сделать через курьерскую службу или почту (см. далее).

2. В составленном договоре прописываете, что такие-то последующие документы при таких-то условиях стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

3. В дальнейшем обмениваетесь документами по исполнение договора так, как договорились, например, по электронной почте или факсу.

Примеры формулировок, вносимых в договор

Бумажные документы в оригинале

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

— составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

— распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

— документ упаковывается в конверт;

— письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

— письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

— один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

— вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

— если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

— документы на почте часто теряются;

— расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Электронные документы

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

— формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

— неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

— подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

— приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

— подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице . Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

Многие люди отправляют по «Почте России» юридически значимые для них письма. К сожалению, не всегда делают это юридически верно, что порождает для них различные негативные правовые последствия.

Письма часто направляются в различные органы государственной власти, например, в ГИБДД, суд или ФНС. Также особую важность это приобретает в связи изменениями в гражданско-процессуальное законодательство – теперь истец, подавая исковое заявление, должен самостоятельно отправлять копии искового заявления другим лицам, участвующим в деле, а в суд он должен приложить документы, подтверждающие отправку этих документов.

Все письма, которые можно отправить по почте, можно условно разделить на следующие виды:

• Простое письмо

• Заказное письмо

-с уведомлением,

-без уведомления

• Ценное письмо

-без уведомления и описи,

-с уведомлением,

-с описью,

-с уведомлением и описью

Простое и заказное письмо

Простое письмо – это обычный конверт, который вы просто отдадите на почту, и которое сотрудник Почты России просто бросит в ящик вашему адресату. Понятно, наверное, всем, что с таким письмом не доказать, кому и что вы отправляли.

Если вы отправляете письмо, которое имеет для вас юридическое значение, то простое письмо не подойдёт.

Заказное письмо, по сути, это такое же письмо в конверте, которое вы отправляете определенному адресату, но вам выдадут чек, где будет трек-номер, по которому через Интернет можно отследить, где находится это письмо, вручено оно или не вручено.

Заказное письмо может быть в двух вариантах – с уведомлением и без него. Возьмем вариант без уведомления, тогда у вас на руках будет только чек, где указан трек-номер, который подтверждает, что вы в такое-то время в таком-то месте отправили по такому-то адресу письмо. В принципе, вы сможете даже в суде доказать, что отправляли письмо по такому-то адресу.

Если брать вариант с уведомлением, тогда у вас будет на руках еще и бумажка, которая (возможно) вернется к вам с подписью адресата.

Не факт, что уведомление к вам вернется, возможно, адресат откажется от получения, но это уже неважно, у вас в любом случае будет квиток. Отказ в получении является равнозначным получению, главное, что документ вы направили по верному адресу. Кстати, суды выбирают именно такой вариант отправки писем.

Если подумать, – а как мы вообще докажем, что именно находилось в этом конверте?

К примеру, ваш адресат может элементарно возразить в суде или где-то еще, что в письме, которое вы ему направили, не было того документа, на который вы ссылаетесь. Он может сказать, что письмо он получил, но там лежало два чистых листочка или открытка.

И все подтверждения, все уведомления и чеки, которые у вас будут на руках, превратятся просто в бумажки, которые не будут иметь вообще никакого юридического значения.

Ценное письмо

Ценное письмо – это письмо с трек-номером и объявленной ценностью. Объявленная ценность – это сумма денег, которую возместит вам «Почта России» в случае утери, повреждения или нарушения сроков доставки письма.

Ценное письмо без уведомления и описи, или с одним только уведомлением, по сути, то же самое заказное письмо. У вас будет трек-номер и квитанция, но вы не сможете подтвердить, что было в письме. Только в случае утери вашего письма вам возместят какие-то деньги, поэтому эти варианты нам также не подходит.

Вот ценное письмо с описью – это уже совсем другое дело. В описи будет указан документ, который вы положили в конверт, и этот факт будет иметь юридическое значение.

Если вы отправляете какой-то важный документ, обязательно заполняйте опись к письму и указывайте этот документ.

Если вы отправляете жалобу, например, на постановление по делу об административном правонарушении, тогда в описи пишем: Жалоба на постановление № 123/45 от 02.02.2020 г. по делу об административном правонарушении в отношении Иванова И.И.

Если направляется копия иска сторонам, участвующим в деле, то пишем: Копия искового заявления ответчику Иванову Ивану Ивановичу.

Опишите документ максимально подробно, чтобы ни у кого не осталось сомнений, что за документ был положен в конверт. Указывайте, на скольких листах тот или иной документ.

При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.

Имея на руках квитанцию с трек-номером, а также опись вложения, вы в любой инстанции сможете подтвердить отправку документа адресату. Если хотите «программу максимум», то в дополнение к ценному письму с описью вложения можно добавить еще и уведомление.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *