Письмо с описью и уведомлением

Официальные документы в суд и документы, которые впоследствии могут быть использованы в суде отправляются письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Почта России предлагает отправить множество видов писем: письма первого класса, заказные, с объявленной ценностью…

Для судебных документов используется письмо с объявленной ценностью, уведомлением и описью вложения.

Чтобы отправить документы необходимо во-первых:

  1. Купить конверт
    Имейте ввиду, что на почте конвертов может не оказаться. Их можно заранее купить в канцелярских магазинах.
  2. Попросить в почтовом окошке у работницы почты
    – 2 описи почтового вложения
    – уведомление о вречении

Перед тем как встать в живую очередь для отправки, нужно предварительно заполнить все бланки.

Мы подготовили пример заполнения бланков для отправки письма с апелляционной жалобой в Арбитражный суд от Иванова И. И..

Как заполнить конверт

Если вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.

  1. Левый верхний угол
    Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона.
  2. Правый нижний угол
    Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
  3. Правый верхний угол
    Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.

Если вы забыли или не знаете индекс, его можно найти на сайте Почты России .

После заполнения полей заклеивать конверт не нужно.

Как заполнить уведомление

На 1 конверт нужно заполнить 1 уведомление с обеих сторон.

На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.

Ставятся галочки:

  • простое
    уведомление о вручении придет в почтовый ящик
  • письма
  • с объявленной ценностью

На обратной стороне указываются данные получателя письма.

Ставятся галочки:

  • письма
  • с объявленной ценностью

Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)

Бланк «опись” заполняется следующим образом:


  • Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане
  • Наименование предметов
    Название документов с указанием номеров и дат
  • Количество предметов
    Количество листов в документе
  • Объявленная ценность
    Чаще всего вписывается 1 рубль
  • Ощий итог предметов и объявленной ценности
    Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль.
  • Отправитель
    ФИО или название организации отправителя.
  • Подпись
    Подпись отправителя

На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником.

Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.

В случае деловой переписки или конфликтной ситуации между двумя сторонами, а также в ряде других случаев, возникает необходимость отсылки заказного письма с уведомлением и описью вложения адресату. Например, в досудебном урегулировании, часто используется возможность уведомления второй стороны конфликта через почту. За много десятилетий мало что изменилось, изменились только бланки уведомлений и описи вложений, они стали значительно проще и понятней, быстрее заполнять. Разберём из чего состоит заказное письмо c уведомлением о вручении и описью.

Состоит такое письмо из трёх частей:

  • заказное письмо
  • уведомление о вручении
  • опись

Заказное письмо

В почтовый конверт складываем документы, которые хотим отправить и для того, чтобы письмо стало заказным, достаточно сказать сотруднику почты о том, что ваше письмо заказное. С этого момента письмо получит трек-номер для отслеживания. Этот индефикатор поможет проследить весь путь письма от отправителя до адресата. Отслеживать путь прохождения письма возможно через интеренет. Можно даже заказать СМС-уведомление, заполнив специальный бланк СМС-уведомления. Конверт можно выбрать любой, наиболее удобный для пересылки корреспонденции. Заполнить надо от кого (ФИО или название организации, адрес отправителя) и кому (ФИО или название организации, адрес получателя).

В качестве адресата может выступать как физическое, так и юридическое лицо, а также и представители этих лиц. Почтальон вручит заказное письмо адресату или представителю, при невозможности вручения корреспонденции оставит в почтовом ящике извещение. Тогда придётся пройтись до почтового отделения и получить письмо. Если в течение определённого времени никто не заберёт письмо (30 дней для почтовых переводов и корреспонденции), тогда оно вернётся по обратному адресу за счет отправителя.

Уведомление о вручении

Уведомление о вручении нужно для того, чтобы вы были уверены, что ваше письмо вручено адресату. Берём специальный бланк по ф.119 (для России), заполняем его. Заполняется просто, на одной стороне указывается адрес и ФИО отправителя (кому должно придти уведомление), на другой стороне адрес и ФИО получателя. Уведомление путешествует вместе с заказным письмом, затем возвращается отправителю. В итоге мы получаем подписанное получателем уведомление о том, что вся корреспонденция получена.

Опись

Опись составляется для того, чтобы было понятно, какие документы отправлены. Например, это могут быть фотографии, копии различных документов, копии кассовых чеков, претензии и т.п. Все эти документы перечисляются в описи, при этом каждому документу можно назначить свою ценность (данный документ будет застрахован на указанную сумму). Заполняем специальный бланк по ф. 107 и вкладываем его в конверт вместе с документами. Бланк можно заранее скачать с сайта Почта России с необходимым количеством граф, которые нужно заполнить. Он состоит из двух одинаковых частей. Одна часть отправляется в путь вместе с письмом, вторая часть остаётся на руках.

Таким образом, соединив все три понятия, получаем заказное письмо с уведомлением о вручении и описью. Процесс оформления не требует много времени, заполняемые бланки становятся всё проще для заполнения. Стоимость можно расчитать на сайте Почта России с помощью почтового калькулятора. Например, отправить в Казань заказное письмо с пятью листами вложенных документов составит примерно 250 рублей.

Заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление с письменным сообщением. Посредством этого вида корреспонденции клиенты Почты России, как правило, отправляют квитанции, счета, договоры и другие важные документы. Каждое заказное письмо в процессе оформления на почте проходит процесс регистрации: отправлению присваивается уникальный трек-номер для отслеживания, и все данные заносятся в специальную информационную систему почты.

Уведомление о вручении, СМС-уведомление, ускоренная доставка 1 класса – это дополнительные услуги, которые отправитель может применить для отправляемой заказной корреспонденции. Но возможно ли отправить заказное письмо с описью вложения – разберемся в данной статье.

Можно ли отправить заказное письмо с описью вложения

Опись вложения – дополнительная услуга Почты России, с помощью которой отправитель может составить юридически значимое описание содержимого письма, бандероли или посылки. Для составления документа пользователю необходимо в специальном почтовом бланке ф.107 указать весь перечень пересылаемых предметов и для каждого указать его ценность (в рублях, размер ценности отправитель определяет самостоятельно).

В случае повреждения или утери почтового отправления – Почта России выплачивает компенсацию. Размер ее равен объявленной ценности поврежденных предметов.

Услуга «опись вложения» может быть применена только к ценным почтовым отправлениям, то есть отправить заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России – нельзя. Если вам необходимо переслать письменную корреспонденцию с применением данной услуги – необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.

Чем заказное письмо отличается от ценного

Ценное и заказное письмо схожи (имеют трек-номер, вручаются лично в руки адресата под роспись), но имеют три отличия:

  • разная стоимость отправки: 50 руб. – заказное, 110 руб. – ценное (указан тариф за первые 20 грамм веса отправления с оплатой марками);
  • для ценного отправления обязательно нужно указывать объявленную ценность;
  • к ценному письму можно применить услугу «опись вложения» и его можно отправлять наложенным платежом.

Как составить опись вложения: образец

Документ необходимо делать в двух экземплярах – один пересылается вместе с корреспонденцией, второй остается у отправителя.

Как составить:

  • Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 (или скачайте по ссылке).
  • Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. Для предметов без оценки – поставьте прочерк. Любые исправления не допускаются.
  • Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.
  • Пропишите данные отправителя и поставьте подпись.

Образец описи вложения (пример):

Заполнить бланк можно онлайн на официальном сайте Почты России, затем документ нужно распечатать и предоставить вместе с отправлением сотруднику почты.

Письмо с описью вложения необходимо предоставлять оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен сличить содержимое конверта с тем, что пользователь указал в бланках. После сверки на бланках оператор ставит свою подпись и печать. Услуга платная.

Сколько стоит письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Итак, выше мы определись, что если необходимо отправить заказное письмо с описью вложения и, например, уведомлением о вручении – отправлять нужно ценное письмо с соответствующим набором дополнительных услуг. Стоимость отправки такого почтового отправления будет складываться из:

  1. цены отправки ценного письма;
  2. стоимости услуг «Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения» и «Уведомление о вручении».

Цена на пересылку ценного письма:

Вес Цена без НДС (оплата марками), руб. Цена с НДС, руб.
до 20 г. 110 132
каждые последующие полные/неполные 20 г. 3,00 3,60

Плата за объявленную ценность за каждый полный/неполный 1 рубль оценочной стоимости:

  • 0,03 р. без НДС
  • 0,04 р. с НДС

Уведомление о вручении:

  • простое — 28,50
  • заказное — 72

Стоимость описи вложения, а точнее услуги «Проверка соответствия», в каждом субъекте РФ устанавливает местный филиал Почты России. Для примера, в Москве цена составляет 72 руб., в Екатеринбурге — 60р., в Санкт-Петербурге — 51р., в Краснодаре — 48 (указанные тарифы актуальны на день написания статьи).

Заказное письмо с описью вложения: как отправить, образец

Многие люди, а также представители коммерческих структур регулярно отправляют через Почту России заказные письма с описью вложения и уведомлением об успешном вручении адресату различного содержания. Правда, далеко не все знают, как правильно отправить свое письмо с описью вложения и уведомлением о вручении и можно ли переслать заказное письмо с простым уведомлением, поэтому стоит разобраться в этом вопросе подробно.

Виды писем на Почте России

Прежде чем приступить к рассмотрению того, чем отличается заказное письмо от письма с уведомлением и начать посылать адресные отправления с извещением об их передаче получателю, важно выяснить, какие существуют типы писем на Почте России.

На сегодняшний день клиенты национального почтового оператора могут отправить следующие виды писем:

  • простые;
  • заказные;
  • заказные первого класса;
  • ценные;
  • ценные первого класса;
  • экспресс-письма, пересылаемые EMS.

Все эти виды почтовых отправлений отличаются друг от друга определенными нюансами, связанными со скоростью доставки, а также наличием определенной сопроводительной документации. Поэтому человек или представитель коммерческой организации должен принимать решение об использовании того или иного типа корреспонденции для отправки адресату в зависимости от конкретной ситуации.

Простое письмо: что за письмо и как его доставляют

Стоит понимать, что с помощью почтовой корреспонденции может не только вестись личная или коммерческая переписка, но и осуществляться пересылка важных документов и бумаг. Простые письма могут быть отправлены как через почтовый ящик, так и путем передачи сотруднику отделения связи. В отличие от адресных и ценных конвертов, которым всегда на почте присваиваются трек-номера для отслеживания их текущего местонахождения, простые письма являются нерегистрированными отправлениями, поэтому их отправитель и адресат не могут отследить их движение через сайт оператора или какой-то сторонний интернет-ресурс.

Для того чтобы отправить простое письмо Почтой России, потребуется действовать следующим образом:

  • сперва нужно будет купить конверт надлежащего размера, что можно сделать в любом отделении почтового оператора или киоске, где продаются печатные издания;
  • далее нужно будет вложить письмо или документы, указать на нем адрес отправителя и получателя и наклеить марки нужной ценности;
  • после этого останется письмо опустить в почтовый ящик для отправки корреспонденции.

Стоит отметить, что если адресат хочет отправить вместо конверта бандероль или посылку или же переслать отправление авиапочтой, то ему для этого потребуется лично посетить отделение Почты России.

Важно! При необходимости для отправки простого конверта отправитель может воспользоваться заказом дополнительных услуг от почтового оператора. Одной из самых популярных допуслуг является пересылка отправлений авиапочтой, что позволяет существенно сократить время доставки конверта даже в самый отдаленный регион Российской Федерации или за границу.

Заказное письмо: определение

Человек, желающий выяснить, как оформить заказное письмо с уведомлением, должен помнить о том, что такой конверт становится регистрируемым. По этой причине при его отправке конверту с описью присваивается трек-код, позволяющий отследить его текущее местонахождение и момент вручения адресату. Все адресные отправления, пересылаемые по территории Российской Федерации, должны вручаться лично в руки адресату или его доверенному лицу, имеющему при себе паспорт и выписанную доверителем (получателем) доверенность.

Отправка заказных писем происходит следующим образом:

  • сперва потребуется приобрести конверт нужного размера в отделении почты или любом другом месте и указать на нем адрес отправителя и адресата;
  • далее нужно будет передать конверт с заполненными адресными полями работнику почты, указав о необходимости отправки именно заказного письма с описью.

При необходимости отправитель может приобрести следующие дополнительные платные услуги от почтового оператора:

  1. Оформление уведомления о вручении отправления получателю. Эта услуга позволит получить отправителю документальное подтверждение успешной передачи конверта адресату, и при этом на самом извещении о передаче конверта будет подпись получателя.
  2. Подключение услуги SMS-информирования о вручении письма с описью вложения и уведомлением нужному человеку.
  3. Отправка корреспонденции авиапочтой для ускорения ее доставки.

Более детально ознакомиться с особенностями адресных писем с описью их отправки и получения можно на официальном сайте Почты России.

Отправка заказного письма с уведомлением: алгоритм действий

В случае возникновения необходимости, человек или законный представитель коммерческой структуры может отправить другой организации или физическому лицу заказное письмо с уведомлением.

Пересылка корреспонденции с оповещением о передаче и описью вложения может осуществляться по одному из следующих тарифов:

  • стандарт;
  • особый: в этом случае доставка письма с описью вложения осуществляется исключительно лично в руки получателю или лицу, имеющему при себе паспорт и доверенность от адресата.

Главная разница между этими тарифами заключается в их стоимости.

На сегодняшний день для клиентов Почты России действуют следующие цены:

  • для отправки адресной корреспонденции придется заплатить 62 рубля;
  • отправка простого конверта обойдется существенно дешевле, а именно в 26 рублей.

Учитывая эти факты, выбор определенного типа отправки корреспонденции будет зависеть не только от предпочтений адресата, но и его желания сэкономить. Так, к примеру, одни клиенты почтового оператора хотят иметь на руках документальное подтверждение успешной доставки документов нужному человеку, а вторые желают экономить, поэтому оформляют стандартную отправку простых уведомлений.

В случае возникновения проблем с заполнением сопроводительной документации для адресных и простых писем, отправляемых с уведомлением и описью вложения, клиент может взять образец заполнения этих бумаг в любом отделении Почты России или воспользоваться помощью сотрудника отделения связи, чтобы написать всю нужную информацию в бланках.

Виды уведомлений

Перед тем как начать писать письмо с уведомлением о его выдаче адресату, правильно будет ознакомиться с тем, какие существуют типы уведомлений. Почта России предлагает своим клиентам следующие типы уведомлений:

  1. Простые. Принцип работы таких извещений выглядит достаточно просто. После того как письмо или другой тип отправлений придет на отделение почты получателя, ему будет отправлено извещение о том, что он его может забрать в конкретном отделении, предъявив при этом операционисту свой паспорт и извещение. Такие сообщения разносятся почтальонами и вкладываются в почтовые ящики получателей.
  2. Заказные. При пересылке адресного письма, в том числе и с описью вложения, и с подключением опции уведомления о прибытии корреспонденции, само извещение будет передаваться исключительно в руки адресату. Это означает, что получатель оперативно получит информацию о прибытии на его имя корреспонденции. При этом в оповещении будут указаны конечные сроки, когда он сможет забрать конверт с отделения связи до момента его обратной отправки лицу, выступающему в роли отправителя.
  3. Электронные. Электронные оповещения о факте передачи корреспонденции в руки адресата представляют собой полный аналог обычных оповещений, но только в цифровом формате. Эта услуга дает возможность адресату скачать скан-копию оповещения с личного кабинета на сайте Почты России в разделе «Отслеживание».

При возникновении дополнительных вопросов клиент оператора связи всегда сможет получить квалифицированный ответ, позвонив по телефону клиентской поддержки Почты России 8-800-100-00-00. Для этого не потребуется даже приходить в отделение связи.

Отправка заказного письма с уведомлением и описью: порядок действий

Для того чтобы отправить письмо с описью вложения, не требуется наличие каких-то специфических знаний. По сути, процесс оформления пересылки такого отправления полностью аналогичен отправке заказной и обычной корреспонденции.

Фактически единственным нюансом тут будет являться оформление отдельного бланка по форме 107 под названием «Опись вложения». Его можно получить от операциониста абсолютно бесплатно по первому запросу.

Опись вложения — это удобная дополнительная услуга от почтового оператора, которой может воспользоваться любой клиент.

Для пересылки письма, посылки или бандероли с описью вложения достаточно следовать следующей инструкции:

  • сперва потребуется купить конверт нужного формата и заполнить адресные ярлыки;
  • далее нужно будет получить и заполнить два экземпляра бланка описи вложения.

Оформив эту бумагу, отправитель предоставит возможность получателю проверить содержимое посылки в присутствии сотрудника отделения связи до момента получения отправления.

Важно отметить, что любые отправления, пересылаемые вместе с описью вложения, передаются операционисту в не запечатанном виде для того, чтобы он имел возможность сверить информацию, указанную в бланке, с тем, что действительно находится внутри конверта или коробки.

Необходимость в заполнении сразу двух бланков описи объясняется тем, что один остается у отправителя, а второй будет отправлен вместе с конвертом адресату.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *