Планирование и учет времени

Содержание

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Зачем планировать свой рабочий день;
  2. Кому это необходимо;
  3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Планирование рабочего времени

Из этой статьи вы узнаете:

  • Почему так важно планирование рабочего времени
  • По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
  • Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
  • Какие методы применяются при планировании рабочего времени
  • Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.
Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.
Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Читайте также: Управление репутацией компанииа

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

  1. Личные качества начальника.
  2. Действия руководителя.
  3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

  1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
  2. Систематическая спешка.
  3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

  1. Отсутствие мотивации у персонала.
  2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
  3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
  4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

  1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
  2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.
В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Читайте также: Техника НЛП: секретное оружие в руках успешного бизнесмена

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

  • С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
  • С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
  • Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
  • С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
  • К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
  • Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
  • При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

  • Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
  • Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
  • Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
  • Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
  • Руководитель не должен быть импульсивным.
  • Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
  • Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
  • Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
  • Умейте пользоваться временными промежутками.
  • В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
  • Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

  • Типы клиентов в продажах: как найти к каждому подход
  • Стратегии развития продаж: от теории до практики
  • Как развить уверенность в общении с клиентом

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

  • К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
  • Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
  • После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Читайте также: Как увеличить уверенность в себе

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

  1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
  2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
  3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
  4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
  5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
  6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
  7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
  8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.
Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.
Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

  • К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
  • К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
  • К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.
Задайте себе вопросы:

  • Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
  • Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

  1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
  2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
  3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
  4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Читайте также: Корпоративные тренинги

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.
Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.
Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана. Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить. Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.
Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.
Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.
Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

  1. виноват работник или причины, от него не зависели;
  2. потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

Читайте также: KPI для менеджеров: как разработать и внедрить

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

  1. Отсутствие систематичности.
  2. Отсутствие основательного, глубокого отношения.
  3. Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
  4. Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
  5. Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
  6. Не запланированы перерывы и время на обед.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

  • E-mail: client@pg-consult.ru
  • Телефон: +7 (495) 792-99-62
  • Форма обратной связи

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!

Главный секрет — планирование рабочего времени

Специалисты по эффективности говорят, что грамотное планирование позволяет повысить продуктивность минимум на 20%. Представьте, это равносильно тому, что рабочий день будет длиться не 8 часов, а 9,6 часа.

В свою очередь высокая продуктивность означает, что можно делать больше дел за единицу времени. А значит достигать бОльших результатов.

В свою очередь высокая результативность всех сотрудников приводит к устранению хаоса в команде.

Следовательно, именно с помощью планирования можно избавиться от суматохи в работе.

Порядок и правила оформления распорядка рабочего времени

Правило 1

Планировать не более 80% рабочего времени.

Помните, вы не робот и вам нужно делать небольшие паузы в течение дня. К тому же ваша продуктивность меняется с течением времени: к вечеру, например, она падает.

Правило 2

Сходные по типу дела выполняйте одно за другим.

Если вам нужно отредактировать 5 статей, и сделать 4 звонка, то не перемежайте звонки и редактуру. Сначала выполните все дела одного типа (например звонки), а потом все дела другого типа.

Правило 3

Оставляйте зелёные зоны между делами, жёстко привязанными ко времени.

Зелёная зона — это пустое место в расписании. В случае, если какие-нибудь дела растянутся, то остальные дела не сдвинутся и не будут перенесены на другой день.

Правило 4

Самые сложные дела делайте в первой половине дня.

Известно, что до полудня человек работает с максимальной производительностью и концентрацией. Используйте это время максимально эффективно.

Правило 5

Записываете в течение дня все дела, которыми вы занимались.

Даже если вы составите чёткий план, вероятно в течение дня появятся задачи вне плана. Это могут быть форс-мажорные дела или дела, которые вам захотелось выполнить прямо сейчас. В конце дня определяйте долю незапланированных задач. Если доля растёт — начинайте более жёстко контролировать своё время.

Последнее правило показывает, что планирование и учёт рабочего времени — два взаимосвязанных процесса. Если вести планирование без учёта, вряд ли удастся достигнуть максимума производительности.

Основной документ предприятия, фиксирующий рабочий режим, — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют:

  • процедуру приёма и увольнения трудящихся;
  • права и обязанности подчинённых;
  • режим работы, установленный для определённых должностей;
  • причины и правила изменения рабочего графика;
  • время, отведённое на отдых;
  • санкции, грозящие работнику за нарушение трудовой дисциплины и пр.

В правилах внутреннего трудового распорядка обязательно описывается, в каком режиме должен трудиться подчинённый

Наличие ПВТР обязательно в любой организации. Они запрашиваются трудовой инспекцией при проведении проверок.

Документ разрабатывается самостоятельно с учётом особенностей хозяйственной деятельности организации, однако его положения не должны противоречить Трудовому кодексу. Всех сотрудников необходимо ознакомить с правилами под расписку.

Для того чтобы правила внутреннего трудового распорядка вступили в действие, они должны быть согласованы с профсоюзом (если он есть) и утверждены соответствующим приказом. Он составляется в свободной форме и должен содержать такие составляющие:

  1. Название организации.
  2. Номер приказа, дату и наименование населённого пункта.
  3. Наименование документа — «Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка».
  4. Юридические основания (ст. 190 ТК РФ).
  5. Содержательную часть — утверждение прилагаемых правил.
  6. Порядок информирования работников.
  7. Указание на приложение — реквизиты ПВТР.
  8. Подписи руководителя и ответственных должностных лиц.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются приказом

Если сотруднику необходимо отлучиться с работы, он должен оформить соответствующее заявление. При этом неважно, желает он отсутствовать несколько часов или весь рабочий день.

В заявлении на отгул указываются такие сведения:

  • Ф. И. О. и должность того лица, кому адресуется заявление (это непосредственный начальник работника или директор);
  • наименование организации;
  • Ф. И. О. и должность заявителя;
  • наименование документа (заявление);
  • основной текст с просьбой и объяснением причины (указывается дата отгула).

В заявлении о предоставлении дня отдыха приводится обоснование просьбы сотрудника

Если начальник согласен предоставить такое время, он ставит на документе визу, подпись и дату. В этом случае отсутствие работника не будет расценено как нарушение трудового порядка.

Работодатель не обязан предоставлять сотрудникам отгулы, однако ТК РФ предусматривает исключения. На внеплановый выходной имеют право такие категории трудящихся:

  • пенсионеры по возрасту;
  • инвалиды;
  • участники ВОВ;
  • родители или родственники военнослужащих, которые погибли на службе.

Существуют уважительные причины, которые не позволяют работодателю проигнорировать просьбу сотрудника:

  • сдача крови на донорство;
  • смерть близких родственников;
  • бракосочетание;
  • рождение ребёнка.

В справке о рабочем времени фиксируется количество часов, отработанных сотрудником за определённый период. Справка может предоставляться руководством организации по запросу трудящегося или по требованию различных органов. Унифицированной формы документа не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.

Справка о рабочем времени сотрудника, как правило, содержит такие данные:

  • сведения о сотруднике (его Ф. И. О., должность);
  • учётный период;
  • количество отработанного времени.

Справка подписывается руководителем организации.

Справка о рабочем времени сотрудника составляется в свободной форме

Журнал регистрации рабочего времени необходим для учёта времени прихода и ухода подчинённых. Он используется для следующих целей:

  • записи опозданий и уходов с работы раньше времени;
  • учёта времени работы сотрудников с гибким рабочим днём;
  • учёта привлечения сотрудников к сверхурочным работам.

Унифицированной формы документа нет. Содержание журнала зависит от целей работодателя.

Как правило, журнал регистрации рабочего времени содержит:

  • Ф. И. О. и должность сотрудника;
  • структурное подразделение;
  • время прихода на рабочее место;
  • подпись работника при приходе;
  • подпись ответственного лица;
  • время ухода;
  • количество отработанных часов;
  • пометку об отклонении от графика работы (опоздание, задержка по уважительным причинам, сверхурочная работа);
  • подпись работника при уходе;
  • подпись ответственного лица.

Журнал учёта рабочего времени регистрирует время прихода сотрудников на работу и ухода с работы

Данный документ оформляется следующим образом:

  • все листы нумеруются и прошиваются;
  • на последней странице ставится пломба, содержащая сведения о количестве листов;
  • ставится подпись ответственного лица или руководителя (на той же пломбе).

Как наладить планирование рабочего времени, если вы работаете в команде

Мы разобрались с индивидуальным планированием времени. Что если вы работаете в команде?

В любом коллективе есть руководители и подчинённые. В реальности планирование времени руководителя почти не отличается от планирования времени рядового сотрудника. Разница лишь в том, что руководитель может делегировать некоторые задачи из плана.

Также бывает, что руководитель самостоятельно занимается планированием рабочего времени персонала. Это не является хорошей практикой, потому что в таком случае работники теряют навык правильного распределения своего времени.

Инструменты планирования рабочего времени

На смену аналоговым инструментам планирования (блокнотам, ежедневникам) уже давно пришли специализированные программы.

Такие программы позволяют составлять списки задач на день и неделю, а также создавать почасовое рабочее расписание.

Одна из самых простых и функциональных программ планирования рабочего времени — это ЛидерТаск.

ЛидерТаск позволяет легко создавать планы на любые временные промежутки: день, неделя, месяц и даже год. Пользователь может быстро вносить изменения в планы, буквально за пару кликов.

Рабочее время и время отдыха по закону

В положениях Трудового кодекса содержатся такие понятия как «рабочее время» и «время отдыха».

Нормальным считается, если человек трудится не больше 40 часов в неделю. Если подчинённый трудится 5 дней в неделю, его рабочий день равен 8 часам. При 6-дневной трудовой неделе рабочий день сокращается до 7 часов (при этом день перед выходным составляет 5 часов). Данная норма распространяется на большинство сотрудников организаций. К меньшинству причисляются те категории, для которых предусмотрено сокращение рабочего времени. Делается это с целью охраны их здоровья.

Временем отдыха считаются:

  • перерывы в течение рабочего дня (смены);
  • ежедневный (междусменный) отдых;
  • выходные дни;
  • праздничные дни;
  • отпуска.

В состав рабочего времени входит следующее:

  • время для исполнения рабочих обязанностей, в том числе:
    • получения наряда;
    • надлежащей подготовки материалов;
    • изучения технической документации;
    • подготовки и уборки рабочих мест и пр;
  • период, отведённый на исполнение воинской обязанности;
  • часы, затраченные на заседания в суде;
  • часы, отведённые под иные общественные обязанности (ст. 170 ТК РФ);
  • простои в работе;
  • перерывы, в течение которых мать кормит ребёнка.

Субботник не считается частью рабочего времени. Если всё-таки имеется необходимость привлечь сотрудников к субботнику, то это делается только с их письменного согласия.

Исключения составляют такие ситуации:

  • предотвращение последствий катастрофы или несчастного случая;
  • осуществление обязанностей, распространяемых на подчинённого в связи с введением ЧП.

В этих исключительных случаях трудоустроенные обязаны выйти на работу даже в выходные.

Всё, что не относится к обязанностям сотрудника по трудовому договору, он не должен делать в рабочее время. В каждой организации могут иметь место свои запреты, однако они не должны противоречить трудовому законодательству.

Менее 40 часов в неделю могут работать:

  • несовершеннолетние;
  • инвалиды I и II групп;
  • работающие в условиях, наносящих вред здоровью или угрожающих жизни;
  • педагоги;
  • сотрудники медицинской сферы.

В этих случаях допустимую продолжительность труда определяет закон. Есть варианты, когда лимит не установлен, но сотрудник имеет право работать меньше (например, это касается беременных женщин). Возможна также корректировка рабочего времени по согласованию между работником и работодателем.

Каким может быть рабочее время

Выделяют несколько видов рабочего времени, а именно:

  • нормальное;
  • сокращённое;
  • неполное.

На подчинённых могут распространяться и специальные режимы труда при сохранении общего времени. Например, их рабочий день может фрагментироваться или строиться по гибкому графику.

Нормой считаются 40 часов труда в неделю. Такая продолжительность применяется для сотрудников, не относящихся к льготным категориям, в большинстве организаций с обычными условиями работы.

Сокращение рабочего времени приводит к уменьшению его продолжительности по сравнению с нормой. Однако оплата за труд подчинённого начисляется в том же объёме. Исключение составляют сотрудники, вознаграждение которых будет зависеть от выработки.

По сокращённому графику могут работать те, кому это разрешено законом. Однако они должны предъявить документальное подтверждение обоснованности введения сокращённого времени работы.

На практике нередко устанавливается неполный рабочий день или неделя. Вознаграждение в этом случае находится в прямой зависимости от отработанных часов. Если начальство и сотрудник согласны на предстоящие изменения, режим работы изменяется. Для отдельных категорий сотрудников продолжительность неполного рабочего времени не нормирована. Общее правило: рабочий день не должен быть меньше 4 часов, а неделя — 20 часов.

Обязанность перевести на подобный режим лежит на нанимателе в случае, если такая просьба поступит от:

  • беременной сотрудницы;
  • матери (отца) ребёнка, которому ещё нет 14 лет;
  • матери (отца) ребёнка с инвалидностью до 18 лет;
  • сотрудника, заботящегося о больном члене семьи в соответствии с медицинским заключением.

Неполная занятость может иметь место, если появится угроза массового увольнения.

Методики изучения рабочего времени

В организациях с помощью различных методик анализируется и изучается время, затраченное на труд каждым подчинённым. Делается это для того, чтобы производительность труда не только не падала, но и, наоборот, росла.

Наблюдения могут вестись следующими способами:

  • визуальным (с использованием часов и секундомеров);
  • с использованием полуавтоматической техники, т. е. отдельные затраты времени фиксируются приборами под управлением наблюдающего лица;
  • с помощью автоматических приборов (промышленного телевидения, кино- и видеосъёмки).

Одним из методов изучения трудового процесса является хронометраж

Планирование, организация и контроль рабочего процесса

Если руководство организации желает повысить эффективность производственного процесса, оно должно грамотно планировать и организовывать рабочее время каждого сотрудника.

Планирование рабочего времени позволяет сделать следующее:

  • повысить уровень эффективности деятельности:
  • оптимизировать рабочий график;
  • совершенствовать технику использования времени;
  • отсеивать неэффективные виды деятельности;
  • чётко разделять рабочее и личное время.

Планирование времени подразделяться на виды по различным критериям:

Планирование рабочего процесса всегда отражается на бумаге. В последние годы популярным является электронное планирование.

Любой план должен фиксироваться письменно

Особенности планирования рабочего времени:

  1. Насколько бы идеальным ни был план, в него всегда вносятся коррективы.
  2. Все действия, фиксируемые в плане, делятся по времени на кратко-, средне- и долгосрочные.
  3. План должен быть реалистичным, т. е. не стоит планировать трудновыполнимые дела.
  4. Необходимо фиксировать не только цели, но и предполагаемые результаты.
  5. В плане обязательно отражаются сроки исполнения поставленных задач.
  6. Необходимо назначить ответственных лиц за те или иные действия, т. е. делегировать полномочия.

На мой взгляд, любая работа требует грамотного планирования. Оформленный план помогает распределить объём работы в течение трудового дня, определить первостепенные цели и задачи. Исходя из личного опыта могу отметить, что самые важные дела лучше делать с утра, когда работоспособность является максимальной. Особенно важно иметь под рукой письменный или электронный план фрилансерам, т. к. именно тщательное планирование помогает быть дисциплинированным.

Организация рабочего времени любого сотрудника включает в себя:

  1. Оформление графика выхода на работу.
  2. Выбор режима рабочего времени подчинённых.

Эти моменты фиксируются в правилах внутреннего трудового распорядка, в трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним, в графиках сменности и отпусков.

В любой организации обязательно формируется график работы каждого сотрудника

С понятием режима связан вопрос учёта. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени, куда вносится информация о выходе сотрудников на работу, причинах неявки и количестве отработанных часов. Этот документ обязателен, а кроме него предприятие может задействовать и другие формы учёта.

Для учёта фактически отработанного времени используется специальный табель, где отмечаются все явки и неявки на работу каждого сотрудника, количество часов, затраченных на выполнение обязанностей

Контроль позволяет не только зафиксировать время прихода и ухода сотрудников, но и оценить эффективность использования рабочего времени. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины и для справедливого вознаграждения подчинённых. Для контроля используются различные средства:

  1. Журнал учёта.
  2. Регулярные отчёты сотрудников.
  3. Компьютерные технологии (специальные приложения, учитывающие время и осуществляющие контроль телефонных звонков и пр.).
  4. СЛУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, но и устанавливать, на протяжении какого времени сотрудник оставался в пределах территории организации.
  5. Видеонаблюдение.
  6. Программа учёта трудового времени сотрудников за рабочими компьютерами.

Фонд рабочего времени в обязательном порядке должен учитываться руководством организации. Если этого не делать, сложно будет определить, сколько сотрудников потребуется для выполнения работы и сколько времени она займёт. Фонд используется для составления баланса рабочего времени.

При планировании фонда рабочего времени за основу берутся фактические сведения, которые сравниваются с прогнозируемыми показателями, а также учитываются простои в трудовом процессе.

Фонд рабочего времени включает в себя такие показатели:

  1. Календарный фонд (представляет собой общий период, за который определяется фонд).
  2. Номинальный фонд (это число дней в году, оставшееся после вычета всех выходных и праздничных дней).
  3. Максимально вероятный фонд (максимальное количество дней в году, в течение которых сотрудник исполняет свои функции).
  4. Явочный фонд (предполагает учёт фактически отработанного времени).

Основанием данного фонда служит календарный период, в течение которого производятся расчёты. Это могут быть следующие периоды:

  1. Год (актуально, если надо провести полноценное исследование производительности труда работников).
  2. Квартал (нужен при суммированном учёте времени).
  3. Месяц (показатель используется при начислении зарплат, определении соотношения фактических трудодней к норме выработки).

При расчёте номинального фонда необходимо воспользоваться следующей формулой: календарный фонд — праздники — выходные.

Максимально вероятный фонд рассчитывается таким образом: номинальный фонд — отпуск (28 дней). Полученный с помощью такой формулы результат будет считаться общим нормативом выработки. Данный показатель важен для определения оптимального количества трудящихся в организации.

Для расчёта явочного фонда используется такая формула: максимально вероятный фонд — количество пропущенных дней. В данном случае будут браться в расчёт все трудовые дни, пропущенные по объективным причинам, а именно:

  • отпуск по беременности и уходу за ребёнком;
  • больничный;
  • отпуск в связи с прохождением обучения;
  • отгулы по договорённости с работодателем;
  • дополнительный оплачиваемый отпуск.

Руководству следует провести сравнение между временем фактической работы трудящихся и производственными нуждами. Полученные соотношения и позволяют определить, какое количество трудящихся необходимо задействовать в рабочем процессе.

Для повышения производительности труда в организации необходимо выявить имеющиеся резервы. Для этого составляется баланс использования рабочего времени.

Баланс включает два раздела:

  • ресурсы рабочего времени (фонд рабочего времени и неявки на работу из-за праздников или отпусков);
  • использование рабочего времени (сюда включаются показатели, которые позволяют охарактеризовать структуру фонда).

Баланс рабочего времени — это таблица, в которой отражаются распределение календарных дней и часов, их использование работниками организации. Расчёт показателя осуществляется для одного работника или для группы трудящихся. В последнем случае работников должны объединять схожие условия труда и одинаковая продолжительность отпусков.

Баланс рабочего времени рассчитывается как сравнение плана и фактических показателей

Этапы составления баланса:

  1. Рассчитывается прогнозируемый показатель по календарю, учитывающий нормативно время труда, а также данные по отпускам и иным неявкам.
  2. Учитываются те периоды простоев, которые ожидаются со стороны работодателя, и возможная нетрудоспособность работника.
  3. Определяется средний показатель, т. е. продолжительность смены умножается на нормативные дни работы, после чего результат делится на количество работников.
  4. Прогнозируемые нормативы сравниваются с фактическими. На основе различий и рассчитываются те меры, которые необходимы для повышения эффективности труда.

Тайм-менеджмент: 17 инструментов + 31 лайфхак

Вы успеваете сделать дела за 24 часа? Или уже не верите, что справитесь с текущими задачами, и с радостью вычеркните их из ежедневника.

Дефицит времени называют “болезнью 21 века”, а тайм-менеджмент стал лекарством. Но не буду Вас томить речами о том для чего он нужен, а сразу перейду к техникам, которые помогут правильно управлять временем.

Техники

Тема тайм-менеджмент популярное направление в тренингах и коуч-программах. И были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие техники.

1. Метод Никиты Жесткова

Итак, начнем с авторского метода Никиты. Суть его в следующем: на каждый день планируйте 3 дела, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день – выполнить запланированные дела.

Только вот никакие отговорки не помогут. Хоть форс-мажор, хоть инопланетяне захватили Землю, не важно. Три дела есть? Есть! Так что выполняйте.

Естественно, если какое-то из дел нельзя выполнить физически, то разбейте его на более мелкие. Если же Вы выполнили запланированные дела достаточно быстро, и осталось много времени, то подбивайте хвосты или выполняйте рутинные задачи.

А это сам Никита

2. Техника Ицхака Пинтосевича

Этот метод тайм-менеджмента помогает рассортировать поток мыслей из головы. И для его реализации возьмите три листа. Первый лист надо разделить на 4 части и заполнить, образец ниже.

Название Расшифровка
Миссия Чего Вы хотите добиться в жизни?
Видение на 5-7 лет Что для этого нужно сделать в ближайшие 5-7 лет?
Главная цель на 1 год Выбираем одну крупную цель на год, которая является частью миссии и видения на 5-7 лет
2 главных проекта Цель на год разбиваем на две задачи, которые называются проектами

То есть, в итоге реализованные проекты обеспечат исполнение цели на год, которая является частью плана на 5-7 лет, и приблизят Вас к выполнению миссии.

Второй лист надо разделить на 2 части, можно как в примере ниже. И заполнить соответствующим образом.

Название Расшифровка
Проекты Две главные задачи на год, которые будут гореть красными фонарями. Думайте о них каждый день, чтобы добиться успеха
Действия Что Вы сделаете, какие шаги предпримете для реализации проекта: дополнительное обучение, новое место работы, знакомство с другими сферами жизни

Дальше подготовьте третий лист для списка “Входящие”, и записывайте туда любую новую мысль, которая пришла в голову. И уже потом принимается решение, к какому списку она относится. Если же мысль не приносит результата, то вычеркните ее, как лишнюю.

Вот так у Вас должно получится

3. SMART

Да, все верно, техника постановки целей это тоже инструмент тайм-менеджмента, я бы сказала, что это его основа.

Мало того, что цель сложно сформулировать. Так еще она может быть неясной: “Хочу много денег”. А сколько конкретно и на что – непонятно. Или не согласовываться с другой целью: “Стать руководителем высшего звена”, “Родить ребёнка”.

Хочу отметить, что именно правильно сформулированная цель позволяет не распыляться на ненужные задачи, которые к достижению главной цели не приводят. Так вот, цель должна строится из критериев, указанных в таблице.

Буква Обозначение Расшифровка
S – specific Конкретная Цель будет конкретной, если указать результат
M – measurable Измеримая Цель будет измеримой, если определить качественные и количественные критерии
A – achievable Достижимая Цель будет достижимой, если имеются соответствующие ресурсы, знания и возможности
R – relevan Соответствующая Цель будет соответствующей, если согласовывается с другими целями и не противоречит жизненному укладу
T – time bound Ограниченная по времени Цель должна иметь временные рамки для достижения

4. Похитители времени

Похитители времени в тайм-менеджменте – это привычки неорганизованности или пустая трата времени. Они отвлекают от рабочих или повседневных задач и являются причинами дефицита времени. К основным похитителям времени относятся:

  1. Разговоры на отвлеченные темы;
  2. Просмотр ленты в соц.сетях;
  3. Зависимость от гаджетов и компьютерных игр;
  4. Просмотр телевизора;
  5. Лишний сон и перекусы.

От таких привычек времяпрепровождения сразу отказаться сложно, поэтому решите, как и когда Вы позволите себе отвлекаться, составьте расписание для похитителей.

Кстати, причина использования данной техники в том, что постепенно пожиратели времени заменятся на новые привычки, да и Вы отвыкните каждые две минуты смотреть в гаджет.

Как же много времени я трачу на соцсети…

5. Фиксация

Эта, пожалуй, один из основных методов тайм-менеджмента. Так вот, он предлагает перенести информацию из головы на бумагу или текстовый файл с помощью списков:

Название Расшифровка
Желания Желания помогают понять себя и расширяют внутренние границы. Список желаний сделайте большой, начиная от зубной щётки, и заканчивая личным самолетом, от похода в кино до поездки на Северный полюс. Не забудьте спросить себя: “Зачем мне это нужно?”
Цели Запишите цели, которые вдохновляют и приведут к успеху, осуществят мечту и помогут добиться желаемого
Задачи В списке задач укажите дела, которые необходимо сделать
Идеи В списке идей отражайте интересные мысли о развитии проектов, себя и расписания

Использование этой техники тайм-менеджмента позволяет информацию структурировать. У Вас уже будет четкое представление желаний, целей, задач и идей, с которыми можно работать и направить усилия для их достижений.

Списки техники “Фиксация”

6. Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого лист бумаги разделим на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:

  1. Это важно?
  2. Это срочно?

Отвечаем на вопросы

Затем рисуем таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

Сортируем задачи

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.

  • Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя.
  • Квадрат В – решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания.
  • Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату.
  • Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

7. Пирамида Франклина

Пирамида Франклина создаёт проект на всю Вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.

Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Теперь давайте разберем каждую составляющую. Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:

  • Семья;
  • Богатство;
  • Дружба;
  • Здоровье;
  • Карьера;
  • Учеба;
  • Любовь.

Жизненные ценности определяют значимые и важные результаты, которые достигаются в жизни. Время от времени ценности могут меняться, но все же основная внутренняя идея остаётся неизменной.

Традиционно считается, что для мужчин основой жизни будет карьера, а для женщины – семья. Но времена меняются.

На основании жизненных ценностей выбираем глобальную цель, которая выделяется количественной и качественной характеристикой.

Для достижения глобальной цели расписывается генеральный план, который состоит из действий и проектов, а также долгосрочного (на несколько лет), краткосрочного (несколько месяцев) плана и плана на день (ежедневные дела).

Пирамида Франклина

8. Метод Парето

В тайм-менеджменте метод Парето рассматривается стандартно, то есть в пропорции 20% усилий дают 80% результата.

Метод Парето удобно использовать в тандеме с другими техниками, чтобы найти идеальную пропорцию действий, которые приведут к результату кратчайшим путём. Например, задачи, которые попали в квадрант “В” матрицы Эйзенхауэра, соответствуют этой пропорции.

Также для применения данного метода можно составить список ежедневных задач следующим образом:

Название Расшифровка
Целевые задачи Области ключевых результатов, главные задачи, которые приведут к цели (два главных проекта)
Повседневные задачи Ежедневные обязательные действия (приготовление еды, спортзал по расписанию, проверка счета)
Рабочие задачи Текущие дела, которые возникают в течение дня
Релакс Отдых и расслабление

И далее применяйте принцип Парето: целевые задачи это те 20% усилий для достижения 80% результата.

9. Принцип “Помидора”

Техника тайм-менеджмента, разработана Франческо Чирилло “Pomodoro” помогает настроиться, когда сложно взяться за дело. Так как по данной технике все дела состоят из помидоров, один помидор – это 25 минут непрерывного занятия.

Подготовка к технике простая: составьте план на день, установите время выполнения для каждой задачи и разбейте его на “помидоры”, и обязательно исключите внешние раздражители.

После каждого помидора необходимо сделать перерыв 5-10 минут. Так можно сделать до четырех “помидоров”. И уже потом перерыв не менее 30 минут. Таким образом планирование времени будет наиболее эффективным.

Техника Pomodoro улучшает концентрацию внимания, устраняет отвлекающие моменты, подходит для сложных умственных задач.

Если Вас заинтересовала данная техника и уже не терпится ее использовать, то вот Вам сайт-таймер помидоров: tomato-timer.com.

25 минут, всего 25 минут… Не отвлекаться!

10. График Ганта

Диаграмма Ганта разрабатывалась для крупных организаций, в которых проекты состояли из множества задач, и нужно было контролировать сроки их выполнения.

Контроль исполнения задач ведется с помощью графика. Сами проекты расписываются по задачам, имеющимся ресурсам и ответственным лицам. Для каждого этапа проекта устанавливаются свои сроки.

График Ганта

График Ганта состоит из линии абсцисс – оси времени, на которой установлены сроки. Вертикальной осью служит перечень задач.

Задача представлена горизонтальным столбцом, который показывает моменты начала и завершения работ. Сроки выполнения проекта на графике представлены первой и последней датой.

Техника применяется в командной работе и используется в приложениях по управлению проектами.

11. Записи

Ежедневное ведение записей представляет собой традиционный способ создания расписания, и является неотъемлемой частью тайм-менеджмента. Ведение ежедневника помогает сосредоточиться на выполнении задач, потому что информация хранится в одном месте.

Например, можно записывать все свои действия, которые совершили за день. Поле чего необходимо проанализировать дела и почистить от ненужных. Или же можно сделать утренний ритуал, который подразумевает составления плана на день.

В таком случае подготовка планов начинается с постановки цели, затем задачи выписываются из списков техники “Фиксация” или матрицы Эйзенхауэра, и с помощью ежедневника формируется расписание.

Кстати, дела, которые выполнили, безжалостно вычеркивайте. Это эмоциональное действие мотивирует выполнять следующие задачи.

12. Делегирование

Техника “Делегирование” позволяет перейти от личного исполнения задач в организации к управлению их выполнения. Делегирование экономит время.

Работу, которую сделают не хуже или лучше Вас, поручайте другим. Срочные и неважные задачи (из квадранта “С” матрицы Эйзенхауэра) делегируйте.

Делегировать – высший пилотаж эффективности: выберите подходящего исполнителя для каждой задачи, введите в курс дела, определите срок исполнения, стандарты качества и критерии оценки выполнения. Вот и все.

Буду делегировать!

13. Хронометраж

Техника помогает посчитать, сколько времени в целом тратится на задачи. Суть в следующем: хронометраж проводится на протяжении нескольких недель, фиксируется начало и завершение каждой задачи, а также длительность выполнения.

Выполнять технику можно любым удобным способом: на листе бумаги, в эксель или же воспользоваться мобильными приложениями и компьютерными программами: ATRacker-учёт времени, aTimeLogger, PrimaERP.

Анализ результатов хронометража выявит скрытые временные резервы, покажет продуктивность дня и поможет скорректировать расписание.

Таак.. Это сколько времени я трачу на одну задачу?

14. Съесть лягушку

Техника предлагает начинать день с задач, которые постоянно откладываются, делаются долго или не выполняются вовсе. При этом они имеют особое значение и влияют на результат достижения цели. Поэтому лучше всего “лягушек” планировать на утро.

Об этом в своих книгах говорит Брайан Трейси. “Лягушка” вызывает неприятные чувства, и подходить к ней, а тем более есть, желание отсутствует. Тем не менее, такие задачи требуют решения, потому что являются частью результата.

Ваши подарки от партнёров Конструктор лэндингов Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Онлайн-чат на сайт Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» Сервис e-mail рассылки Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE» CRM-система Скидка 10% по промокоду
«IN-SCALE»

Продуктивность человека во многом зависит от того, сколько “лягушек” он успевает “съесть” до обеда. Кстати, список задач из квадранта “А” матрицы Эйзенхауэра состоит как раз из таких “лягушек”.

“Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с Вами уже не случится.”

Марк Твен

15. Тайм-менеджмент по Дэн Кеннеди

Дэн Кеннеди предлагает выполнять те задачи и работу, которые приносят желаемый денежный достаток.

Вы знаете, сколько зарабатываете в день? Сколько стоит час Вашей работы? Если знаете, то отлично. А если нет, то Дэн Кеннеди в книге “Жесткий тайм-менеджмент” рекомендует использовать такую формулу расчета стоимости рабочего часа:

Стоимость рабочего часа = ((количество рабочих часов) х (количество рабочих дней в году)) / (годовой заработок)

Такая техника полезна, когда Вы работаете над проектами, потому что она позволит посчитать, к какой работе приступить: выбрать один крупный проект, два средних или несколько маленьких.

1…2…3… хм… Вот сколько стоит мой час

16. Дедлайн

Данный метод тайм-менеджмента похож на “хронометраж”, только отличия в том, что в “дедлайн” Вы сразу устанавливаете время, которое необходимо для исполнения задачи.

Поэтому, если Вы хотите использовать данный метод, то просто при планировании расписания напротив задачи установите точную дату исполнения. Иначе, если Вы не установите срок, то задача не будет выполнена вовсе.

И как говорится дедлайн – линия смерти. И закон Паркинсона гласит: “Работа заполняет время, отпущенное на неё”.

Дедлайн близко!!!

17. Scrum

Популярный метод – Scrum. Планирование в режиме спринт, который состоит из цели, плана по ее достижению, выполнения плана и достижения цели.

Срок для выполнения задачи устанавливается коротким, не более одного месяца. Каждый спринт включает в себя четыре этапа: еженедельное планирование, ежедневное выполнение задач, окончание спринта, ретроспектива, анализ.

В технике Scrum используют доску с тремя столбцами: “сделать”, “в работе”, “сделано”, и “стикеры”, на которых фиксируются задачи и идеи. Перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход выполнения задач.

Метод Scrum

Лайфхаки

Фуууух… С техниками разобрались. Теперь поделюсь с Вами главными правилами, а точнее лайфхаки тайм-менеджмента. Итак, поехали!

1. Используйте голосовой ввод

Как Вы знаете все новые идеи нужно записывать. И для того, чтобы процедура отнимала меньше времени – используйте голосовой ввод. На телефоне в заметках он точно есть.

2. Один день = одна задача, которая приближает к цели

Добавьте к списку обычных дел одну задачу для достижения цели и потратьте на неё час.

3. Один месяц = одна маленькая цель

Глобальную цель разбивайте на более мелкие, которые можно выполнить за один месяц. Так Вы небольшими шагами придете к достижению глобальной цели.

4. Используйте Trello

Матрицу Эйзенхауэра, тайм-менеджмент Scrum планируйте в программе управления проектами Trello.

5. Пятнадцатиминутный сон

По возможности включите небольшой сон в обеденный перерыв. Данный примем может повысить работоспособность.

6. Делите день на 3 части

Утро посвятить себе и телу. День – решение приоритетных задач. Текучка – пара часов. Вечер – семья и расслабление.

7. Включите в план активный отдых

В ежедневный график включайте полезный отдых, который поможет расслабиться и получить положительные эмоции. Например, вечерняя прогулка или утренняя зарядка.

8. Утреннюю рутину делайте вечером

Вечером потратьте 10 минут на подготовку к будущему дню: одежда, расписание, маршрут дороги. Это сэкономит как минимум 20 минут утром. Помните про этот совет по тайм-менеджменту и тогда Вы точно останетесь в плюсе.

9. Выделите 30 минут на развитие

Расписание состоит не только из рабочих и повседневных задач. Обязательно планируйте время и на образование.

10. Говорите: “Нет”

Пожалуй, основное правило тайм-менеджмента. Так как волшебное слово “Нет” позволит не делать то, что не входило в планы. Личные задачи на первом месте.

11. Отключите уведомления на телефоне

Уведомления мобильных приложений отвлекают чаще, чем сообщают нужную информацию. Приложения, такие как почта и соцсети проверяйте в соответствии с расписанием.

12. Медитируйте

Техника осознанного дыхания поможет отдохнуть, перезагрузится и продолжить работу с новыми силами. Мелодии из приложения Relax Melodies: Sleep Sounds расслабляют приятными звуками природы и перенесут на берег океана с шумными волнами и раскатами грома.

13. Контролируйте расписание

Десять минут потратьте на анализ сегодняшнего дня и планирование завтрашнего. Полчаса потратьте на неделю. Час – на месяц. Два – на год.

14. Установите таймер на каждую задачу

Таймер из техники “Помидор” установите, чтобы не отвлекаться и не смотреть часто на часы. В спокойной обстановке приятно работать.

15. Готовьтесь к дедлайну заранее

Проект или отчетный документ сделайте за два дня до окончания срока. Так будет время проверить ещё раз. И не начнётся паника, если случился форс-мажор.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

16. Для каждой задачи устанавливайте сроки

Так проще контролировать и планировать расписание. В приложении Boss Note задаче сразу устанавливается срок выполнения.

17. Не копите дела

Задачи, которые копятся и требуют решения, отвлекают от новых идей и мешают спокойно спать. Поэтому закрывайте два-три дела в день. Подключайте “лягушек”, “помидор” или признайтесь, что не будете их выполнять.

18. Выбрасывайте лишнее

Инвентаризация документов, канцелярских товаров и прочих предметов на столе позволит навести порядок. Ненужные вещи выкиньте или подарите, планируйте на эту задачу 1 час каждый месяц.

19. Вырабатывайте привычку планировать

Один из основных и главных принципов тайм-менеджмента. Поэтому каждый день начинайте и заканчивайте с планирования. Потом это войдёт в привычку, и Вы уже на автомате будете планировать каждый день, концентрируясь на важных задачах.

20. Воспринимайте неудачи как опыт

Если цель не достигнута, план провалился и возник форс-мажор, то не отчаивайтесь и возвращайтесь к плану заново. Проанализируйте и внесите корректировки таким образом, чтобы в следующий раз избежать подобных ситуаций.

21. Анализируйте

Итоги дня анализируйте, размышляйте о том, что было сделано, что ещё нужно сделать, и ответьте на вопросы: “Как это получилось?”, “Удовлетворены ли Вы результатом?”

22. Не бойтесь поменять планы

Встреча отменяется или сотрудник заболел, будьте готовы к переменам в расписании. Пусть всегда будет запасной план В.

23. Ежедневный релакс

Категорию релакс планируйте ежедневно, даже с учетом того, что у Вас много дел или Вы ничего не успеваете. Релакс поможет не выгореть, освежить голову, да и нервы сберечь.

24. Учитывайте индивидуальные особенности биоритмов

В течение нескольких недель наблюдайте за собой и отмечайте часы и дни с минимальной и максимальной продуктивностью, а затем планируйте дела в соответствии с этими закономерностями. На пик активности планируйте “лягушек”.

25. Повторяющиеся задачи автоматизируйте

Составьте список задач, которые можете автоматизировать при помощи сервисов. Например: не ручное составление отчетов по звонкам, а выгрузка из CRM (например Битрикс 24 или Мегаплан), не ежедневный постинг в соц.сети, а отложенный, да и сразу в несколько.

Кстати. Если Вы решили использовать Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru

26. Создавайте маршруты

Вы находитесь в точке А. С помощью целей и задач прокладываете путь к точке В. Так создается маршрут исполнения цели и фокусируется внимание на итоге.

27. Работайте не больше, чем запланировали

Отчет, который делается за несколько часов, но сделать нужно через 2 недели, Вы будете делать 2 недели. Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить мозг сосредоточиться и включиться на полную.

28. Одна минута планирования экономит десять на выполнение

Подготовка к занятию облегчает процесс выполнения. Сделайте пометки, какие инструменты понадобятся, сколько времени это займёт, кто может помочь, если что-то пойдёт не так.

29. Определите области ключевых результатов

Из цели выделите две или три приоритетные задачи, которые в большей степени влияют на достижения цели. Так вот, уделяйте на их проработку хотя бы по часу каждый день, а также анализируйте результат.

30. Меняйте виды деятельности

При планировании расписания учитывайте, какое количество времени уйдёт на выполнение задания. Умственную деятельность чередуйте с физической. После переговоров займитесь подготовкой документов, а потом прогуляйтесь.

31. Используйте сервисы-помощники

Сервис-помощники возьмут на себя решение задач, которые возможно делегировать: помогут забронировать столик в ресторане, купить билеты в театр, и также будут полезны в работе: сделать бухгалтерию, подготовить рассылки, ответить на телефонные звонки.

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Планирование жизни станет новым преимуществом, поможет расставить приоритеты и знать, куда и как двигаться на пути к собственному счастью в работе и личной жизни. А также Вы поймете для чего нужна та или иная задача.

На первый взгляд сложно научиться тайм-менеджменту, но Ваша цель и наши техники помогут двигаться по заданному алгоритму.

План работы:

  1. Определитесь с целями;
  2. Разбейте цели на задачи;
  3. Выберите технику планирования;
  4. Оцените результат;
  5. Похвалите себя за проделанную работу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *