Подольск военный архив как сделать запрос

Главная Центральный архив Запросы

Уважаемые заявители!

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) хранит документы органов военного управления, соединений, частей и учреждений Министерства обороны с 1941 года по настоящее время.

Рассмотрение писем и запросов граждан, воинских частей и организаций осуществляется по письменному запросу, поступившему:

— по почте;

— лично через приемную ЦА МО РФ;

— в форме электронного документа.

ЦА МО РФ осуществляет подготовку архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов по социально-правовым запросам (обращениям) граждан, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, определенных законодательством и международными обязательствами Российской Федерации, а также по запросам государственных и правоохранительных органов.

По запросам тематического, биографического (генеалогического) характера, в интересах отдельных граждан, а так же для подготовки очерков, книг, монографий выявление сведений архив не производит, данная информация изучается пользователями самостоятельно в читальном зале архива.

Правила оформления запросов

1. В запросе обязательно должны быть указаны сведения
на запрашиваемое лицо:

фамилия имя отчество (для женщин – фамилия в период прохождения военной службы, работы);

номер воинской части или ее наименование;

период прохождения службы (работы) в пределах месяца и года;

какие сведения необходимо подтвердить;

для какой цели;

для предоставления в какую организацию;

фамилия имя отчество заявителя;

полный почтовый адрес с индексом.

2. Если служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы составляются по каждой воинской части отдельно.

3. В запросах о подтверждении ранений и заболеваний, следует указывать номер (наименование) госпиталя, в котором было закончено лечение.

4. Запросы о подтверждении награждения орденами и медалями СССР и РФ составляются с указанием степени награды, номера и даты указа Президиума Верховного Совета СССР или Президента РФ, приказа Министра обороны.

О подтверждении награждения нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР, следует указывать приказом командира какой воинской части или органа военного управления (организации) награжден
и дату награждения.

Запросы составляются по каждой награде отдельно.

5. Запрос должен быть понятным, изложен в лаконичной форме
и строго соответствовать образцу.

6. К запросу необходимо прилагать документ на право получения информации в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.
№ 152-ФЗ «О персональных данных»:

копию документа, удостоверяющего личность,

копию документа на право истребования и получения информации
в отношении третьих лиц (доверенность) и др.

Заполнить формализованные анкеты на военнослужащего, проходившего службу по призыву, на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту), на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации) можно с помощью электронных web-форм, перейдя по .

Также можно скачать и заполнить бланки анкет-запросов:

Запрос военнослужащего, проходившего службу по призыву

Запрос на офицера (военнослужащего, проходившего военную службу по контракту)

Запрос на гражданское лицо, работавшее в воинской части (организации)

Запрос о розыске, установлении судьбы, места захоронения военнослужащего

Запрос о подтверждении ранения (заболевания)

Как написать письмо министру? Порядок составления обращений в адрес высокопоставленных должностных лиц мало чем отличается от общих правил написания писем в государственные органы и органы местного самоуправления. Рассматриваются такие сообщения в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ. В этом же законе указаны и требования к письменным обращениям.

По очевидным причинам, сами тексты в наименьшей степени унифицированы и трафаретны. Поэтому основные трудности у граждан возникают на этапе изложения самой проблемы, причины обращения.

Правила оформления

Как и в любой другой подобной корреспонденции, вначале необходимо оформить шапку документа. Так как отправителем может быть частное лицо, коллектив или организация, шапка заявления может принимать разный вид.

Если адресант – частное лицо или группа лиц, в правой верхней части листа указываются следующие реквизиты:

  • кому адресован документ, например, «Министру образования и науки РФ О.Ю. Васильевой»;
  • ниже можно указать заместителя министра «Заместителю министра образования и науки РФ В.В. Переверзевой»;
  • ФИО отправителя «От Петрова П.П.» или коллектива «От группы учителей ГБОУ СОШ № 292, г. Санкт-Петербург», в конце письма помечаются фамилии, инициалы и подписи всех участников коллектива;
  • почтовый адрес, адрес места жительства, а также e-mail.

Если отправителем является организация или учреждение, обычно, в левом верхнем углу страницы указываются такие реквизиты:

  • логотип организации;
  • полное наименование организации;
  • почтовый адрес;
  • телефон, факс, e-mail;
  • в конце документа в левом нижнем углу с подписью отмечается директор учреждения «Директор Лицея «Физико-техническая школа» П.П. Петров».

В обоих случаях в правой нижней части страницы ставится дата.

Каждый отдельный элемент реквизита должен начинаться с новой строки.

Как правильно изложить сообщение

Для начала текст можно озаглавить, например, «Уважаемая Ольга Юрьевна!», или, если его суть сводится к каким-либо предложениям, «Рекомендательное письмо». Само изложение должно состоять из логически связанных вводной и основной части.

В вводной части обозначается причина обращения. Это какое-либо событие или обстоятельство, в связи с которым пишется письмо. Основная часть включает в себя жалобу, предложение или заявление, основанное на вводной части. Такая структура облегчает восприятие текста.

С точки зрения композиции текст должен быть поделен на абзацы. Каждая новая мысль должна отделяться абзацем. В начале абзаца определяется его тема, затем выражаются основные сведения. В конце абзаца даются комментарии, суммирующие суть абзаца. Подобная рубрикация также упрощает усвоение текста читателем.

Какие письма не рассматриваются

Сообщение в министерство не рассматривается, если в нем:

  • отсутствует фамилия и имя отправителя;
  • присутствует ненормативная лексика, оскорбление;
  • присутствует угроза жизни, здоровью и собственности должностного лица и его семьи;
  • есть вопрос, ответ на который уже был дан отправителю ранее.

Также нельзя направлять обращения, касающиеся обжалования судебных решений, так как законодательством запрещено любое вмешательство в судебные процессы. Исполнительная и законодательная власти действуют независимо от судебной.

Лучше всего ознакомиться с правилами приема и обработки обращений на сайте конкретного министерства. Так, например, в соответствии с законом РФ «О государственной тайне» в Минобороны нельзя отправлять корреспонденцию, содержащую сведения о государственной тайне.

Образец

Пример оформления заявления от группы лиц:

Языковые и стилистические особенности

Основное правило составления письма министру – конкретное изложение вопроса. Поэтому нельзя писать такой документ в состоянии эмоционального всплеска, гнева или волнения. В ином случае текст получится сумбурным и его будет тяжело понять. Каждое написанное предложение должно восприниматься читателем однозначно. Если в вопросе предполагаются какие-то даты, места, наименования, их нужно указывать точно.

Текст должен быть лаконичным, но завершенным. Если в заявлении содержится просьба, ее нужно выражать тактично с применением любой производной формой глагола «просить». Обращаться к любому должностному лицу, министру положено в почтительном тоне.

Способы передачи письма

Передать обращение министру можно любым удобным способом.

Интернет-приемные

Наиболее быстро отправить заявление можно зайдя на официальный сайт соответствующего министерства. Далее нужно перейти в раздел интернет-приемной и заполнить все поля. Затем в соответствующем поле изложить суть заявления. Текст сообщения не должен превышать 2 тысячи символов.

В качестве дополнительных материалов допускается приложение цифровых фотографий, видео, аудиофайлов. Их размер не должен превышать 5 Мб.

Во время рассмотрения, сведения, содержащиеся в заявлении, не разглашаются. Но, после того, как ответ получен, обращение может быть опубликовано на сайте.

Почта

Применяется в том случае, если текст слишком длинный. Чтобы удостовериться в том, что корреспонденция передана в министерство, необходимо отметить на конверте, что это заказное письмо с уведомлением.

Личная передача

Заместитель министра или директор департамента осуществляет личный прием граждан в соответствии с графиком, который размещается на официальном сайте министерства. Прием проводится в специальных помещениях, оборудованных компьютерами и оргтехникой. Переданное во время приема заявление будет зарегистрировано и рассмотрено в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ. При себе гражданин обязан иметь паспорт или другое удостоверение личности.

Сроки рассмотрения

Обращения к министру рассматриваются в соответствии со статьей 12 Федерального закона № 59-ФЗ. Согласно этой статье заявления регистрируются в министерстве в течение трех дней, а затем рассматривается на протяжении 30 дней.

Отдел, рассматривающий подобную корреспонденцию, может запросить дополнительную информацию, а также имеет право уточнять достоверность сведений о заявителе. В таком случае рассмотрение, как правило, задерживается еще на 30 дней.

По многочисленным просьбам вешаю прикрепленную запись: как искать в ЦАМО данные на родственников.
1. До поездки в архив необходимо:
— уточнить ФИО разыскиваемого, год его рождения, место проживания и призыва, судьбу (выжил/пропал без вести/убит) и воинское звание. От этого зависит перечень данных, которые могут быть запрошены.
— подготовить документы, подтверждающие Ваше родство с разыскиваемым, или заручиться нотариально заверенным согласием потомков разыскиваемого на предоставление Вам доступа к персональным данным разыскиваемого. Закон о защите персональных данных, да.
Тут же пара комментариев на тему «что, как, почему?». Допустим, что мы разыскиваем Алексея Ивановича Нинакорова 1922 года рождения.
— подтверждение родства с разыскиваемым (сейчас это реально внуки/правнуки):
— свидетельство о рождении детей разыскиваемого, где прописано, что Никанорова Светлана Алексеевна является дочерью Никанорова Алексея Ивановича и гражданки такой-то;
— свидетельство о браке Никаноровой Светланы Алексеевны, в замужестве Петровой, с гражданином Филиппом Петровым;
— свидетельство о рождении Петровой Клавдии Филипповны, дочери Светланы Алексеевны Петровой (Никаноровой) и Филиппа Петрова;
— свидетельство о браке Петровой Клавдии Филипповны, в замужестве Кузнецовой, с Сергеем Кузнецовым;
— наконец, свидетельство о рождении разыскиваЮЩЕГО Петра Сергеевича Кузнецова, сына Петровой (Кузнецовой) Клавдии Филипповны и Сергея Кузнецова.
В отсутствие таких документов, явно подтверждающих родство разыскиваЮЩЕГО с разыскиваЕМЫМ, вопрос будет решаться индивидуально в каждом случае, и не факт, что будет решен положительно. Никакие претензии в таком случае не принимаются — закон о защите персональных данных позволяет отказать разыскивающему в ознакомлении с персональными данными совершенно постороннего лица.
— судьба разыскиваемого. Если разыскиваемый выжил, то на него, вероятно, сохранилась учетная карточка военнослужащего, в которой приведены основные социодемографические данные (ФИО, год рождения, национальность, партийность, место призыва и время зачисления в кадр Красной Армии, последняя занимаемая перед демобилизацией должность, адрес послевоенного проживания, список наград). Если же разыскиваемый погиб, то разыскивающего отправят в ОБД «Мемориал», все документы о безвозвратных потерях выложены туда.
— воинское звание разыскиваемого. На офицерский состав могла сохраниться учетно-послужная карточка с послужным списком и личное дело. На рядовой состав личных дел не заводилось.
— почему «вероятно» и «могла»? Потому что, во-первых, сохранность документов все-таки далеко не стопроцентная; во-вторых, в некоторых случаях принадлежность разыскиваемого не является несомненной — мне доводилось искать выживших московских ополченцев, учетные карточки на которых, в конечном итоге, так и не были найдены; при «передаче» разыскиваемого при демобилизации в иные «военизированные» инстанции личное дело разыскиваемого также могло быть переданным в соответствующие инстанции и т.д. В последнем случае я веду речь о продолжении службы в рядах НКГБ/НКВД, в таком случае личное дело разыскиваемого находится в архивах соответствующих ведомств.
2. Что можно рассчитывать найти в архиве?
— наградные документы. В учетной карточке военнослужащего и учетно-послужной карточке офицера отмечены случаи награждения разыскиваемого государственными наградами (это важно — например, в наградном листе моего родного деда я в графе «Предшествующие награды» обнаружил «Именные золотые часы от Военного совета фронта»; естественно, что никаких наградных документов на золотые часы в наградном отделе архива не хранится). Из учетной/учетно-послужной карточки необходимо выписать, какая инстанция, каким приказом (номер) и в какую дату провела награждение, по этим данным в наградном отделе можно будет ознакомиться с наградным листом и узнать, за какое конкретно героическое деяние разыскиваемый был награжден.
—Два ВАЖНЫХ КОММЕНТАРИЯ:
— наградные листы выписываются только на «персональные» награды (ордена и медали «За отвагу»/»За боевые заслуги» и т.д.), на «массовые» награды (медали «За оборону»/»За взятие»/»За Победу») персональных наградных листов не выписывается, там награждение проводилось на основании поданных именных списков личного состава;
— в наградном отделе хранятся только УТВЕРЖДЕННЫЕ наградные листы, если представленный к награде не был награжден государственной наградой, то наградной лист в наградном отделе не хранится
— документы персонального учета — например, в книге учета личного состава части найти время зачисления разыскиваемого в списки личного состава, в книге учета потерь найти время исключения из списков части, в приказах по части найти упоминания разыскиваемого в части назначений, поощрений или наказаний, в документах финчасти может сохраниться роспись разыскиваемого в получении денежного довольствия за мартябрь сорок кувырнадцатого года. Разумеется, тут никаких гарантий никто предоставить не может — и книга учета личного состава могла сгореть со штабным грузовиком под бомбами/быть сожженной перед выходом из окружения, и конкретный человек мог нигде не быть упомянутым. Целесообразно просматривать не только документы штаба, но и документы политотдела — там могут встретиться отдельные, «по-партийной-линии» упоминания геройских подвигов/патриотических высказываний/проступков/некузявых настроений. Опять подчеркиваю: МОГУТ, а не ОБЯЗАНЫ непременно быть упомянутыми.
— документы описательного характера — директивы, приказы и приказания, из которых станет понятно, зачем часть разыскиваемого находилась в конкретном месте в конкретное время и что там делала, оперсводки и журнал боевых действий, из которых станет понятно, что с частью и вокруг нее в какое время происходило, отчеты штаба о проведенных операциях, где вышесказанное может быть более или менее подробно и последовательно разжевано и т.д.
Еще один ВАЖНЫЙ КОММЕНТАРИЙ: документы медицинского характера (больничная карта пациента госпиталя, эпикриз, документы врачебных комиссий и пр.) хранятся в архиве Военно-медицинской академии в Санкт-Петербурге. В ЦАМО их нет и никогда не было.
3. Я решился поехать в архив. Как, куда, когда?
— в первые рабочие дни месяца необходимо позвонить в читальный зал архива секретарю читального зала Ольге Викторовне Волковой и заранее забронировать место на день посещения. Это не просто пустая формальность, читальный зал невелик и при приезде одной-двух организованных групп поисковиков может оказаться заполненным до отказа. Неприятно будет проделать неблизкий путь и остаться на бобах, проще позвонить.
— нужно лично прибыть к проходной архива от 9 до 10 часов утра, имея при себе удостоверение личности и документы, подтверждающие родство с разыскиваемым. На проходной сообщить, что Вы направляетесь в читальный зал, Вам предложат позвонить по внутреннему телефону О.В.Волковой, уведомить ее о Вашем прибытии, Ольга Викторовна перезванивает на вахту и дает команду Вас — имярек такого-то — пропустить. Проходите в корпус читального зала, оформляетесь у Ольги Викторовны (заполняете учетную карточку исследователя и подписку об ознакомлении с правилами работы в читальном зале, пишете по предложенному образцу заявление на имя начальника архива с просьбой о допуске Вас к документам такой-то инстанции в такой-то период времени — на основании этого заявления Вам выпишут пропуск в читальный зал) и дальше либо пишете заявку на ознакомление с учетной карточкой разыскиваемого, либо заявку на учетно-послужную карточку и дело (о наличии дела Ольга Викторовна справится заранее и подскажет, имеет смысл писать заявку или нет), либо заказываете опись фонда части и заказываете дела.
— наградной отдел работает только по понедельникам и средам, в другие дни доступа к наградным листам Вы не получите.
— в архиве возможно заказать ксерокопирование или сканирование заинтересовавших Вас документов. Услуга платная. ВАЖНЫЙ КОММЕНТАРИЙ: фотографирование/сканирование документов частным порядком на личную технику всячески преследуется — и поделом, в инете уже были попытки побарыжить доками из ЦАМО за деньгу не столь уж малую.
И еще один призыв напоследок. Решившись посвятить некоторую часть времени этому нелегкому, но увлекательному делу — архивному поиску — проявите немного терпения, такта и настойчивости. Требования сотрудников ЦАМО — не пустой формализм: если Вы разыскиваете Череззабороногузадерищенского Васисуалия Фемистоклюсовича, весьма вероятно, что Вам выдадут его учетную карточку и без даты рождения и места призыва, а вот если Вам «повезло» искать Кузнецова Петра Ивановича, рожденного эдак между 1918-м и 1924-м годами и призванного неизвестно откуда, то счет возможным совпадениям (по ФИО) пойдет на десятки (хорошо если не на сотни) тысяч. Далее, помните, что это для Вас разыскиваемый — это родной дед или прадед, а вот сотрудников архива с ним ничто эмоционально не роднит, потому не корите их за отсутствие придыхания и пафоса при общении с Вами. Точно так же помните, что это у себя Вы единственный и любимый, а через кабинеты сотрудников архива за день проходят сотни таких, как Вы — проявите терпение и попробуйте понять, что необходимость в миллион сто тысяч пятнадцатый раз отвечать одно и то же может сточить под корень даже ангельское терпение.
И наконец, самое важное: помните, что в архиве НЕТ И НИКОГДА НЕ БЫЛО архивного дела, озаглавленного «Любимому правнуку Эдичке от любящего прадеда. Все, что Эдичка хотел бы знать о моих подвигах, но о чем ему не довелось меня спросить». Все, что Вы добудете о фронтовой биографии Вашего деда/прадеда, Вы сами лично подымете по крупицам из десятков, возможно, сотен архивных дел. Сотрудники архива помогут Вам с организационной точки зрения (составить заявку на дело, составить заявку на ксерокопирование, подсказать, где искать) — но они не будут за Вас перекапывать полутысячелистное дело учета личного состава на предмет нахождения записи о моменте зачисления в кадр такого-то стрелкового полка сержанта Никанорова. Этим придется заниматься Вам — или же Вашему официальному представителю.
Ну что, не очень страшно? Тогда встретимся в Подольске!

Запросы в военкомат и Центральный архив Минобороны РФ составляются по типовым формам (в виде анкеты).

Своя электронная оболочка запроса есть у Федеральной архивной службы России.

Запросы в другие архивы и организации могут составляться в произвольной форме. При этом можно взять за образец типовую архивную анкету.

Запросы социально-правого характера исполняются бесплатно и в приоритетном порядке. К ним относятся запросы о подтверждении трудового стажа, заработной платы, службы в вооруженных силах, участия в боевых действиях, награждений, установлении факта репрессии и реабилитация (в т.ч. нацистские преследования), запросы о подтверждении образования, записей актов гражданского состояния, социальных льгот.

Запросы общеисторического характера, биографические, по истории семьи, в том числе об участии определенных лиц в войне, не являются социально-правовыми (если не связаны с подтверждением льгот) и могут быть платными. В порядке оказания платных услуг исполняются архивными учреждениями и прочие тематические запросы.

В случае направления запроса в отношении другого лица (других лиц) с раскрытием персональных данных целесообразно или даже необходимо приложить документ, подтверждающий родство, или нотариальную доверенность на право знакомиться с персональными данными указанного лица (лиц).

В запросе, помимо внятного изложения его сути, должны быть точно указаны сведения о заявителе — фамилия, имя, отчество, полный почтовый адрес с индексом, телефон. Если эти элементарные требования не выполнены, запрос, как правило, не регистрируется, не рассматривается, ответ на него не дается.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *