Подпись в документах

Содержание

РЕКВИЗИТЫ 22, 16, 25

Реквизиты 22 (подпись), 16 (гриф утверждения), 25 (оттиск печати) являются реквизитами удостоверения документа, придают документу юридическую силу. Для одних документов административная сила документа наступает после подписания, для других – после утверждения.

Реквизит 22 – Подпись

Подпись – это фамилия лица в оригинальном собственноручном исполнении, поставленная в конце письма, договора или какого-либо иного документа, чтобы его заверить, подтвердить, придать ему юридическую силу.

В состав реквизита входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке) либо наименование стороны в договоре. Этот элемент обязателен для официальных документов. В личных документах этот элемент подписи может отсутствовать;

— личная подпись (автограф);

— расшифровка подписи – инициалы и фамилия – указываются на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией делается один пробел.

Реквизит «Подпись» фиксируется от границы левого поля и располагается на 2-3 междустрочных интервала ниже текста (или ниже реквизита «отметка о наличии приложения», если он оформлен на документе). Сокращения слов при написании наименования должности не допускаются.

Примеры оформления реквизита «Подпись»:

1) если документ оформлен не на бланке организации:

Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж» Личная подпись А.И. Стабровский

2) если документ оформлен на бланке организации, то наименование организации не указывают во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа (наименование организации уже должно быть оформлено на бланке в реквизите 08):

Генеральный директор Личная подпись А.И. Стабровский

3) При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают, так как в заголовочной части бланка наименование должности уже имеется, и никто другой подписывать документы на этом бланке не имеет права. В этом случае реквизит будет выглядеть следующим образом:

Личная подпись А.И. Стабровский

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Например:

Генеральный директор ОАО «Востокметаллургмонтаж» Личная подпись А.И. Стабровский

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Главный бухгалтер Личная подпись Личная подпись А.И. Стабровский И.В. Белякова

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель генерального директора по производству Заместитель генерального директора по экономике
Личная подпись Л.Ю. Прокофьев Личная подпись С.А. Андреев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

На одном уровне располагают подписи работодателя и работника на трудовых договорах, а также подписи заказчика и исполнителя на гражданско-правовых договорах.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.А. Смирнов Члены комиссии Личная подпись А.Н. Дудин Личная подпись Ю.Л. Малиновская Личная подпись О.В. Малков

Право подписания документов должностному лицу организации может быть предоставлено: учредительным документом организации (уставом, положением); положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, соответствующим приказом; доверенностью. Ниже показано, кто подписывает документы в различных случаях:

— документ на бланке организации – руководитель или любое должностное лицо организации (в зависимости от содержания документа);

— документ на бланке структурного подразделения – руководитель или должностные лица этого структурного подразделения;

— докладные, служебные и объяснительные записки, заявления – составитель документа;

— акты – председатель и члены комиссии;

— протоколы:

• собраний, совещаний, заседаний, в том числе и общих собраний акционеров – председатель и секретарь собрания (совещания);

• заседания совета директоров или наблюдательного совета акционерного общества – председательствующий на заседании;

• счетной комиссии – члены счетной комиссии, а в случае, если функции счетной комиссии выполнял регистратор, – лицами, уполномоченными регистратором;

• заседаний аттестационной комиссии – председатель, секретарь и все члены комиссии.

Если документ подписывается лицом, заменяющим или временно исполняющим обязанности должностного лица, не допускаетсяставить предлог «За», писать от руки «Зам.», «И.о.»,»Врио»или ставить косую черту (/) перед наименованием должности, так как при таком оформлении документ становится недействительным из-за несоответствия разных элементов одного реквизита друг другу и несоответствия падежных окончаний. Пример такого несоответствия продемонстрирован ниже:

Зам. Генеральный директор Щукин С.А. Мельников

В этом случае следует заново напечатать последнюю страницу документа, на которой указать фактическую должность, инициалы и фами­лию того должностного лица, которое в действительности будет подписывать документ (например: и.о., зам.)

Если документ подписывает лицо, исполняющее обязан­ности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора Тарасов И.О. Тарасов

Реквизит 16 – Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий ему административную силу.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению,приводится в приложении № 4 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

расценки на производство работ;

сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

формы унифицированных документов;

штатные расписания и изменения к ним.

ГСДОУ – документ, разработанный в 1988 году, конечно, морально устарел. Естественно, и в этот перечень время вносит свои коррективы. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.) теперь не утверждаются, а подписываются сторонами договора.

Сейчас практически не встречается такой документ как «Структура и штатная численность», так как все, что было в этом документе, входит в штатное расписание.

Перечень конкретных документов организации, подлежащих утверждению, рекомендуется привести в инструкции по делопроизводству организации или других локальных нормативно-правовых актах, и тогда при подготовке проектов документов у работников организации не будет возникать вопроса: оформлять гриф утверждения документа или он в данном случае не нужен.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказом, постановлением). Следует заметить, что издавать приказ (или другой распорядительный документ) об утверждении какого-либо локального (внутреннего) нормативного акта следует только в том случае, если есть необходимость изложить в этом приказе какую-либо дополнительную информацию, связанную с введением в действие утверждаемого документа. В остальных случаях достаточно грифа утверждения с личной подписью руководителя.

Ниже представлены способы утверждения некоторых документов:

Наименование (формы) документа Утверждается должностным лицом Утверждается документом Примечания
Локальные нормативные акты + +
Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3), _ + (приказом) Утверждены постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
График отпусков (унифицированная форма № Т-7) +
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы +
Номенклатура дел организации + См. «Основные правила работы архивов организаций»
Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения; опись дел по личному составу +
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению +
Акт приема-передачи дел при смене руководителя архива +

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Магхлеб»

Личная подпись В.А. Фролов

Дата

ГОСТ Р 6.30-2003 гласит: «Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа». Подтверждение этих слов находим и на схемах расположения реквизитов – в приложениях к стандарту на рис. А1, А2. Данный реквизит показан в верхнем правом углу документа вне рабочей зоны документа – на служебном поле. На служебном поле документа оформляются реквизиты, отражающие обработку и движение документа. Относительно места расположения данного реквизита в специальной литературе нет единодушия. Многие делопроизводители считают, что в ГОСТ Р 6.30-2003 в схемах расположения реквизитов допущена ошибка: место для размещения грифа утверждения указано в области верхнего поля, в то время, как он должен быть расположен в той же зоне, что и адресат (реквизит 15): эти два реквизита являются взаимоисключающими. На наш взгляд, основным нормативным документом является все же ГОСТ Р 6.30-2003, в котором размещение грифа утверждения в правом верхнем углу документа регламентировано дважды (видимо, во избежание типичных ошибок): в описании требований к реквизиту (п. 3.16) и в схемах расположения реквизита. Однако гриф утверждения имеет разные способы оформления, может быть разным по объему в зависимости от управленческой ситуации, отраженной в нем. Поэтому он может выйти далеко за пределы установленных размеров полей и, как следствие, документ невозможно будет оформить на бланке. В связи с этим в каждой организации вопрос об оформлении реквизита и документов, требующих его оформления, решается самостоятельно.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, при этом наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, утверждающих документ.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Формы УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ зависят от реквизита 10 – наименование вида документа: ключевое слово реквизита должно быть согласовано в роде и числе с наименованием вида утверждаемого документа: ПЛАН – УТВЕРЖДЕН, ИНСТРУКЦИЯ – УТВЕРЖДЕНА, ПОЛОЖЕНИЕ – УТВЕРЖДЕНО, ПРАВИЛА – УТВЕРЖДЕНЫ.

Элементы реквизита «Гриф утверждения документа» допускается центрировать относительно самой длинной строки:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Новые технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

Государственный стандарт не регламентирует размер шрифта и междустрочный интервал при оформлении грифа утверждения. Практика подсказывает, что его надо оформить так, чтобы, с одной стороны, реквизит органично смотрелся на документе и, с другой стороны, чтобы было достаточно места для подписи должностного лица и для написания даты утверждения. Поэтому можно порекомендовать:

· использовать шрифт, не слишком отличающийся от текста документа;

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (6… 12 пт) от ниже расположенного текста слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);

· отделить увеличенным междустрочным интервалом (на 6… 12 пт) от выше расположенного текста строки для подписи и указания даты.

Утверждаемый документ должен быть подписан. Следовательно, реквизит «подпись» является взаимодополняющим к реквизиту «гриф утверждения».

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Реквизит 25 – Оттиск печати

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит описан предельно лаконично: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

У практиков, занимающихся оформлением документов, возникает два вопроса: на каких документах нужно ставить печать и где на документе ее место?

Для того чтобы ответить на первый вопрос, необходимо пояснить, что документы бывают либо имеющие юридическое значение (и доказательственную силу) – договор, приказ, заявление и др.; либо информационное значение – прайс-лист, приглашение, поздравление, факс и др.

На документах, имеющих информационное значение, оттиск печати не проставляется. Однако и не на всех документах, имеющих доказательственную силу, следует ставить данный реквизит.

Смысл печати и ее правовое значение заключается в том, что оттиск печати заверяет подлинность подписи. Такое заверение необходимо для тех, кто лично не может убедиться (например, подойти и спросить) в подлинности подписи на документе, а лишь опосредованно может узнать это у третьих лиц. Поэтому на внутренних документах печать не ставится, а ставится только на внешних.

Таким образом, оттиск печати ставится только на внешних (исходящих) документах, имеющих юридическое значение, а также на документах договорного характера.

В частности, печать проставляется:

– на учредительных документах организации (устав, положение);

• на доверенностях;

• на справках с места работы;

• на договорах;

• на гарантийных письмах;

– на финансовых документах и других документах.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать представлен в приложении №5 к Государственной системе документационного обеспечения управления.

Копии документов и выписки из них, предоставляемые сторонним организациям или выдаваемые работникам для предоставления в эти организации, всегда заверяются печатью, так как имеют доказательственное значение.

Рассмотрим штатное расписание. Оно упоминается в приложении № 5 к ГСДОУ. Штатное расписание, хотя и имеет, безусловно, правовой характер, является все же внутренним документом организации. Таким образом, ставить на нем оттиск печати не требуется. Характерно, что и в унифицированной форме Т-3, утвержденной Госкомстатом, не предусмотрено место печати на этом документе. Но те организации, которые о своих Штатах и расходах на заработную плату отчитываются перед вышестоящими организациями, направляют «наверх» экземпляр штатного расписания, который в этом случае становится исходящим документом с правовым значением и заверяется печатью.

В Государственном стандарте на схемах расположения реквизитов (Приложения 2 и 3) указано место оттиска печати – в одной зоне с реквизитами 21 (отметка о наличии приложения) и 22 (подпись), никаких дополнительных рекомендаций ГОСТ не приводит.

Если на бланке отмечено место для печати буквами МП, или словами МЕСТО ДЛЯ ПЕЧАТИ, или квадратом, или кругом с пометкой СТАВИТЬ ТОЧНО В КРУГ, вопроса о том, где проставить оттиск печати, не возникает. Тут действует стандартное правило: если на документе обозначено место печати, оттиск печати ставится на это место.

На организационно-распорядительных документах, которые разрабатываются в организациях, место для печати никак не отмечено, однако в различных ведомствах разработаны свои инструкции по делопроизводству, и во многих из них сказано: «Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым».

В таких требованиях есть несоответствие: на финансовых документах, получается, нет необходимости «захватывать» часть наименования должности, а в остальных документах – есть. Это не логично. Следует также заметить, что на некоторых стандартных бланках место оттиска печати, помеченное буквами МП или как-то иначе, расположено в стороне и от наименования должности, и от места для подписи. На некоторых других бланках, наоборот, место печати и место подписи совпадают. Из этого можно сделать вывод, что, как правило, не так столь важно, чтобы оттиск печати захватывал наименование должности. Следует понимать, что печать заверяет подлинность подписи не тем, что стоит «на подписи», а самим фактом своего присутствия на документе. Важно,чтобы и подпись, и оттиск печати хорошо читались, а следовательно, печать надо поставить так, чтобы она не захватывала никакого текста, чтобы этот текст не мешал прочитать надпись на печати, а подпись должностного лица на документе не должна перекрываться оттиском печати, чтобы в случае необходимости была возможность провести качественную экспертизу подлинности подписи.

Есть еще один немаловажный момент: печать и подпись должны быть разного цвета,причем подпись может быть черная, синяя или фиолетовая. Печать же должна быть либо синяя, либо фиолетовая, но только не черная.Это связано с тем, что для экспертизы подписи делают фото через фильтр того же цвета, что и печать, т.е. синего или фиолетового. На фотографии остается видна только подпись другого – соответственно фиолетового или синего, либо черного – цвета. Если печать черная, то черный фильтр поглотит все – и печать, и подпись.

Во избежание подделки документа печать нельзя ставить на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, т.к. печать по определению заверяет подлинность подписи.

Многие делопроизводители считают, что письма, оформленные на бланках, за исключением гарантийных, не требуют удостоверения печатью. Однако исходя из того, что если организация желает, чтобы ей доверяли и относились к любой ее информации серьезно, то она должна удостоверять все исходящие документы не только подписью, но и оттиском печати.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в документах школы и детского сада

Документы теперь нужно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он ввел 4 новых реквизита и изменил требования к 10, которые организации использовали раньше.

В рекомендации – образцы и контрольные точки, чтобы понять, правильные или устаревшие бумаги вам принесли на подпись.

Как оформлять новые реквизиты

С 1 июля проставляйте на документах четыре новых реквизита:

  • наименование структурного подразделения – автора документа;
  • наименование должности лица – автора документа;
  • гриф ограничения доступа к документу;
  • отметку об электронной подписи.

Внимание: новый стандарт применяют бюджетные, автономные и казенные организации, государственные органы и коммерческие компании. Исключений нет.

Наименование структурного подразделения и наименование должности лица. Эти реквизиты используйте, если вводите новые виды бланков в школе и детском саду – бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Оба реквизита указывайте под наименованием организации.

Новый реквизит «Наименование структурного подразделения – автора документа»

Новый реквизит «Наименование должности лица – автора документа»

Внимание: наименование структурного подразделения должно соответствовать локальному акту, например положению о структурном подразделении, а наименование должности – приказу о назначении на должность.

Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит указывайте на документах с информацией, доступ к которой ограничен законом. Отметку о конфиденциальности проставляйте, например, на кадровых документах, поскольку в них есть персональные данные работников. Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п.

Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе. Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП. Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Новый реквизит «Отметка об электронной подписи»

Как по-новому оформлять старые реквизиты

Чтобы оформлять документы по ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, поправьте в шаблонах 10 реквизитов, которые использовали раньше. Как это сделать, смотрите в таблице.

Что изменить в оформлении реквизитов с 1 июля

Дата документа. Если проставляете дату словесно-цифровым способом, дни с 1-го по 9-е пишите без нуля: 1 июля 2018 г. Ранее в цифрах до 10 впереди добавляли ноль. Оформление даты цифровым способом осталось прежним: 01.07.2018.

Адресат. Если направляете письмо руководителю другой организации, укажите наименование его должности в дательном падеже, а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед фамилией.

Ситуация: где ставить инициалы – до или после фамилии

Гриф утверждения, гриф согласования. Если документ утверждает коллегиальный орган, сначала укажите наименование этого органа, а затем в скобках дату и номер протокола. Старый ГОСТ не требовал добавлять реквизиты протокола. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».

Отметка о приложении. Правила написания слова «Приложение» ужесточились. Если раньше была возможность импровизировать, то теперь все строго. На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу укажите: «Приложение 1» или «Приложение № 1».

В распорядительных документах и локальных актах в тексте при первом упоминании документа-приложения пишите в скобках: (приложение) или (приложение 1). Перед номером приложения можете ставить знак номера: (приложение № 1).

Совет: если приложение – электронный носитель, например, диск или флешка, оформите приложение так: «Приложение: CD в 1 экз.». На вкладыше, в который поместите носитель, укажите наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Подпись. С 1 июля в реквизите «Подпись» нужно указывать ту должность, которую должностное лицо занимает в соответствии с приказом о замещении. До сих пор это нигде не было написано.

Если вместо отсутствующего директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности директора…», то подпись будет выглядеть так:

Подпись исполняющего обязанности на документе

Если же в приказе указано, что на время замещения заместитель останется на своей должности, то и в реквизит «Подпись» войдет его официальная должность, например: заместитель директора по учебно-воспитательной работе.

Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на документе. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на свободном от текста месте или на части наименования должности.

Отметка о заверении копии. Если копию документа представляете в другую организацию, дополните реквизит отметкой о месте нахождения подлинника: укажите наименование организации, индекс дела по номенклатуре, год. Старый ГОСТ этого не требовал.

Отметка об исполнителе. Теперь указывают не только фамилию и телефон исполнителя, но и его полные имя и отчество и по желанию – должность, структурное подразделение, электронный адрес.

Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте проставлять должность того, кто оформил отметку, а не только подпись и дату. ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 разрешает дополнить отметку краткими сведениями о характере исполнения документа.

Остальные реквизиты оформляйте по-прежнему, новый ГОСТ их не изменил.

Как по новым правилам печатать текст

Вы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа.

Печатайте текст через один–полтора межстрочных интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельные фрагменты текста можете выделить полужирным шрифтом. При этом нужно руководствоваться инструкцией по делопроизводству вашей организации.

Выравнивайте текст документа по ширине листа – по границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.

Используйте свободно распространяемые бесплатные шрифты, размеры № 12, 13, 14. Если составляете таблицы, шрифт можете уменьшить.

Внимание: приказом от 14.05.2018 № 244-ст Росстандарт исключил названия шрифтов из ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изначально стандарт предписывал пользоваться шрифтами Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенными к ним.

Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Обязательные реквизиты приказа по новому ГОСТу

Внимание: не укажете место создания или забудете поставить дату – документ признают недействительным. Такие же последствия будут, если работники не поставят визу ознакомления.

В соответствии с новыми требованиями Институт новых технологий в образовании разработал ряд программ, которые помогут сотрудникам образовательных учреждений изучить новые правила оформления документов.

  • Организация учета сведений о документах об образовании и о квалификации, документах об обучении, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность
  • Правовое регулирование трудовых отношений и кадрового документооборота в образовательной организации

С полным списком программ профессиональной подготовки и повышения квалификации можно ознакомиться

Обучение в июле может стать не только полезным, но и приятным, так как действует акция «Летний марафон цен», предусматривающий скидки 50% на программы ПП и ПК

Для руководителей образовательных организаций разработаны пакетные предложения. Обучите ваш персонал дистанционно прямо во время летнего отдыха. На сайте ИнТехнО вы можете самостоятельно выбрать любые программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации и включить их в выбранный вами пакет.

Выбираем любой пакет всего за 50 000 руб.!

  • Пакет «Профессиональный» — это 10 программ профессиональной переподготовки и 5 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • Пакет «Профстандарт» — это 5 программ профессиональной переподготовки и 10 программ повышения квалификации на ваш выбор.
  • «Бизнес-пакет» — это 2 программы профессиональной переподготовки и 20 программ повышения квалификации на ваш выбор.

На коллективные заявки на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации предоставляются скидки до 30% на стоимость обучения:

  • 10 человек — скидка 10% каждому обучающемуся;
  • 20 человек — скидка 20% каждому обучающемуся;
  • 30 человек и более — скидка 30%.

По программам повышения квалификации можно пройти Экспресс-обучение за 3 дня, 7 дней или 10 дней (практические семинары, факультативы, удобная форма обучения, индивидуальные сроки обучения и экспресс-доставка диплома сразу после окончания обучения).

Желающие могут пополнить свою методическую копилку универсальными электронными уроками по всем школьным предметам с 1 по 11 класс, тренажёрам и по ВПР, ОГЭ и ЕГЭ, уроками по иностранным языкам, дополнительному образованию, курсами развивающих занятий. Обучаться в дистанционном ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» можно в любое время и в любом месте, без дополнительных затрат и не отказываясь от запланированных дел или отдыха.

Оформление реквизита «подпись»

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Пример 1

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать Пример 2

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать Пример 3

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказать Пример 5

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказать Пример 6

Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени

СвернутьПоказать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Сокращенное указание должности на бланке организации

СвернутьПоказать Пример 8

Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения

СвернутьПоказать Пример 9

Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица

СвернутьПоказать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 11

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 12

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 13

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать См. статью «Делегируем право издания распорядительных документов»

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

См. ответ на вопрос об издании заведующим хозяйственной частью приказов по административно-хозяйственным вопросам

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать Пример 15

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

  • не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
  • исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа

СвернутьПоказать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица

СвернутьПоказать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Пример 18

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

СвернутьПоказать

Если документ подписывается несколькими должностными лицами

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19

Подписи на бланке письма организации

СвернутьПоказать Пример 20

Подписи на документе, оформляемом не на бланке

СвернутьПоказать

Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:

Пример 21

Подписи на совместном документе

СвернутьПоказать

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

Пример 22

Подписи на акте

СвернутьПоказать Читайте новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию»

И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.

Желаем успехов!

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Далее по тексту для упрощения будем упоминать только службу делопроизводства.Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

13. Правила оформления реквизита «Подпись».

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физ лица.

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Личная подпись

А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО «Партнер»

Личная подпись

Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института

Личная подпись

М.В. Ларин

Главный бухгалтер

Личная подпись

З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе

Заместитель директора по научной работе

Личная подпись

Ю.Г. Демидов

Личная подпись

К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением

14. Является ли реквизит 27 «Отметка об исполнителе» обязательным, как он оформляется и где может располагаться на документе?

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков 924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

15. Оформление реквизита 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Рекомендации подписывающим сторонам

  1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
  2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
  3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
  4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Для чего нужна подпись на документе

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного, а также в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, согласно пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в скреплении документа, выражающего содержание сделки в письменном виде. Под сделкой в данном случае понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Что входит в состав реквизита подпись

Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

  • наименование должности расписавшегося лица;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровка (инициалы, фамилия).

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если же применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается.

Как правильно расписаться

П. 3.22 Госстандарта Р 6.30-2003 содержит некоторые указания на этот счет. Так, например, допускается центрирование наименования должности расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. В случае когда требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим согласно иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. На этом предписания ГОСТа заканчиваются.

В то же время на практике нередко возникает вопрос: какими чернилами и ручками следует расписываться в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется в том случае, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него получен письменный ответ.

Наличие данного реквизита означает, что работа завершена и бумагу необходимо подшить в дело. Отметка об исполнении сопровождается указанием на дату и номер свидетельствующего об этом документа.

В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ (п. 3.28 ГОСТа Р 6.30-2003).

В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагаться реквизит должен в левой части нижнего поля.

В этой статье подробно изложена тема о том, как правильно говорить, писать: поставьте подпись или роспись в документации. Вы узнаете – в чем различие лексического значения слов подпись, роспись.

По лексическому значению слова: роспись, подпись совершенно разные. Первое слово означает перечисление чего-либо (инвентаря, имущества, дохода). Также у него есть еще значение – это расписывать, разрисовывать стены и т.п. Точнее, когда рисуют цветными красками на поверхности – это и есть роспись. А подпись – это как раз и есть то, о чем мы говорим: личные автографы, которые ставят особы, визируя любые документы, заверяя, что они составлены правильно. И индивидуум обязуется выполнять то, что там прописано. Далее в подробностях рассмотрим, как правильно писать, говорить поставьте роспись или подпись в документе.

Как правильно: поставьте роспись или подпись?

По всем правилам русской грамматики и лексическому значению слово в выражении — поставьте подпись или роспись, следует выбрать первый вариант трактования. Верно будет применять и на письме, и в устной речи слово – подпись.

Подпись либо роспись?

Пример:

  • Ваша подпись уже фигурирует на документе, остается лишь сделать дело.
  • Когда-то эта подпись будет очень популярной.

Еще часто можно услышать такое словосочетание, как документация под роспись. Данные слова возможны к применению в русской лексике, ведь они близки по значению к глаголу расписываться.

Пример:

  • Этот документ дают на руки только под роспись.

Если читать законодательство России, то там вы не найдете понятного разъяснения, что правильно употреблять на письме именно слово: подпись. Единственное, что по Гражданскому кодексу упоминается, что подпись следует ставить во множестве ситуаций в составленном документе, который выражает подтверждение того или иного факта совершения сделки. (Статья 160 ГК РФ). Еще особа может завизировать своей подписью реквизит чека (Статья ГК РФ).

Считается, что бумаги не соответствуют действительности в том случае, если под ними нет подписи ответственного лица согласно Унифицированной системы документов, требования ГОСТа Р6.30 от 2003-го года. В составе таковой подписи должна быть на бумаге не только подпись (личный придуманный ореол особой), а еще и фамилия с инициалами, чтобы было понятно, кому принадлежит данная подпись. Это же условие прописано и в Гражданском кодексе статьи 19. Все лица, которые приобретают и осуществляют какие-либо права, обязанности, должны помимо подписи еще ставить и свою фамилию с инициалами (разборчивым почерком).

Интересно, что иногда, когда необходимо поставить подпись за отсутствующего исполнительного лица используют так называемую подпись – факсимиле (наклоненная черта) или предлог: ЗА. в таком случае документация недействительна, ведь это считается незаконным. Вместо отсутствующего начальника должен расписаться его зам или лицо, которое имеет право на такие решения, а документация, где стоит «карлючка» (факсимиле) – недействительна.

Что надо ставить подпись или роспись?

ВАЖНО: Следует в обязательном случае запомнить, что правильно в выражении: поставить подпись, употреблять именно это слово: подпись. Применение слова роспись – не правильно. Можно говорить: документация под роспись, расписываться, но не роспись.

Как правильно: поставьте роспись или подпись – в чем отличие слов?

Поставьте роспись или подпись – как правильно говорить, уже выяснили. Несмотря на то, что многие все равно применяют эти выражения в своей речи и даже на письме. Нельзя говорить поставьте роспись, можно говорить распишитесь тут.

Ведь разница между этими словами большая. Роспись – это рисунок на дереве специальными красками или другими материалами, другое значение слова роспись – это список каких-то дел, перечисление чего-то, но никак не подпись под текстом в деловых бумагах и т.п.. Как видите, различие между лексическим значением данных слов значительное. И подпись – это и есть личный автограф, который ставят внизу документа.

Правильно будет говорить и – распишитесь внизу документа. Вот только писать: поставьте роспись, или черкните роспись – это неверно.

В чем различия слов?

Именно из-за глагола распишитесь многие и говорят неверно: поставьте роспись, изначально глагол и существительное схожи между собой. Интересно, что глагол подпишитесь в речи и на письме, к сожалению, применяется редко. Возможно – это тоже играет большую роль в произношении и написании неверных словосочетаний и предложений.

Итак, подводя итог, можно смело утверждать, что слово роспись при подписании документации употреблять неверно. Правильно говорить, писать: поставьте подпись вон там внизу.

«Роспись» или «подпись», как правильно и в чём отличие?

Подпись или рос­пись ста­вит­ся в доку­мен­тах. Роспись стен и потол­ка суще­ству­ет в зда­нии, в хра­ме, на быто­вых пред­ме­тах.

Слова «подпись» и «роспись»

В рус­ской лек­си­ке отме­тим два очень похо­жих сло­ва:

  • под­пись
  • рос­пись.

Убедимся в их похо­же­сти, разо­брав по соста­ву:

  • подпись — приставка/корень/окончание;
  • роспись — приставка/корень/окончание.

Эти одно­ко­рен­ные суще­стви­тель­ные раз­ли­ча­ют­ся толь­ко при­став­кой, кото­рая вно­сит в каж­дое сло­во свое зна­че­ние, поэто­му эти лек­се­мы име­ют раз­лич­ную соче­та­е­мость с дру­ги­ми сло­ва­ми, раз­ное упо­треб­ле­ние в речи. Эти сло­ва назо­вем паро­ни­ма­ми, сло­ва­ми, кото­рые часто достав­ля­ют затруд­не­ние в упо­треб­ле­нии.

Как пра­виль­но писать:

  • под­пись или рос­пись под доку­мен­том;
  • поста­вить рос­пись или под­пись;
  • озна­ко­мить с при­ка­зом под рос­пись или под под­пись?

Чтобы выяс­нить, как пра­виль­но упо­треб­лять эти сло­ва в дело­вой речи, чет­ко опре­де­лим зна­че­ние каж­дой лек­се­мы. Только при таком усло­вии мож­но избе­жать лек­си­че­ской ошиб­ки — сме­ше­ние паро­ни­мов, когда одно похо­жее сло­во упо­треб­ля­ет­ся непра­виль­но вме­сто дру­го­го.

Например, раз­ли­ча­ем слова-паронимы:

  • надеть одеж­ду — одеть Надежду;
  • дик­тант — дик­тат;
  • ору­дие — ору­жие.

Ставим подпись или роспись под документом?

Значение слова «подпись»

Существительное «под­пись» обра­зо­ва­но от одно­ко­рен­но­го гла­го­ла:

под­пи­сать → под­пись

Уточним лек­си­че­ское зна­че­ние ана­ли­зи­ру­е­мо­го сло­ва:

  1. Действие по знач. гл. под­пи­сать
  2. Надпись на чем-л. под чем-л.
  3. Собственноручно напи­сан­ная фами­лия под тек­стом, рисун­ком и т.п. в под­твер­жде­ние сво­е­го автор­ства или согла­сия с чем-либо.

Т. Ф. Ефремова. Новый сло­варь рус­ско­го язы­ка. М., Русский язык, 2000

Вот как сло­во «под­пись» упо­треб­ля­ет­ся в худо­же­ствен­ных текстах:

В кон­то­ру я боль­ше ни ногой, так что при­но­си­те все бума­ги на под­пись и про­чее ко мне в номер (Джек Лондон. Время-не-ждет).

Вот она, под­пись, кото­рой не хва­та­ло на том таин­ствен­ном пись­ме, что он полу­чил в про­шлом меся­це (Александр Дюма. Две Дианы).

Значение слова «роспись»

Это суще­стви­тель­ное мно­го­знач­ное. Его зна­че­ния зави­сят от того, от како­го гла­го­ла оно обра­зо­ва­но:

  • рас­пи­сы­вать, рас­пи­сать — рос­пись;
  • рас­пи­сать­ся — рос­пись.

В пер­вом слу­чае обра­зу­ет­ся слово-пароним «рос­пись», кото­рым обо­зна­ча­ют сюжет­ные изоб­ра­же­ния, рисун­ки на сте­нах, потол­ках хра­мов, на быто­вых пред­ме­тах с целью их укра­ше­ния, напри­мер:

  • хох­лом­ская рос­пись;
  • гжель­ская рос­пись.

Если сло­во «рос­пись» обра­зо­ва­но от воз­врат­но­го гла­го­ла «рас­пи­сать­ся», то эта лек­се­ма име­ет сле­ду­ю­щие зна­че­ния:

  1. Действие по знач. гл. рас­пи­сы­вать­ся, рас­пи­сать­ся.
  2. То же, что под­пись (3)
  3. Текст с под­пи­сью, сви­де­тель­ству­ю­щий о чем-либо, удо­сто­ве­ря­ю­щий что-л.
  4. Перечень, спи­сок чего-л.

Т. Ф. Ефремова. Новый сло­варь рус­ско­го язы­ка. М., Русский язык. 2000

Вывод Лексема «под­пись» со зна­че­ни­ем «соб­ствен­но­руч­но напи­сан­ная фами­лия под чем-либо» сов­па­да­ет с одним из зна­че­ний мно­го­знач­но­го сло­ва «рос­пись».

Значит, пра­виль­но напи­шем или ска­жем:

Требуется ваша под­пись или рос­пись под доку­мен­том.

Здесь вам сле­ду­ет поста­вить под­пись или рос­пись.

Всех сотруд­ни­ков сле­ду­ет озна­ко­мить под под­пись или рос­пись с дан­ной инструк­ци­ей по тех­ни­ке без­опас­но­сти.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *