Проводка депонирована заработная

Содержание

Депонированная заработная плата

Актуально на: 3 октября 2016 г.

Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один – зарплату придется депонировать.

Что такое депонирование заработной платы

Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.

Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело – выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.

Депонирование заработной платы – это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.

Отражаем депонирование в первичке и учете

Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется расчетно-платежной или платежной ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.

На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 «Касса».

Если депонированная зарплата так и не получена

Депонированная заработная плата, которая не будет получена в течение 3 лет (ст. 196 ГК РФ), включается в состав доходов как в целях бухгалтерского учета, так и налогообложения прибыли.

Проводки по депонированию ЗП

Если сотрудник не получает свою зарплату в срок, установленный по трудовому распорядку в организации, ее депонируют. Это значит, что деньги, полученные для оплаты труда, сдают в банк.

Для учета депонированной заработной платы предусмотрен счет 76. Депонирование отражают проводкой Дебет 76 Кредит 70. В дальнейшем эту сумму сдают в банк:

  • Дебет 51 Кредит 50.

Зарплата может быть не получена сотрудником по уважительным причинам: командировка или болезнь. В любом случае получить ее он может в любой день, не дожидаясь срока выплаты по организации. Для этого работнику нужно обратиться в бухгалтерию. Выдача депонированной зарплаты отражается записью:

  • Дебет 76 Кредит 50.

Если по каким-то причинам сотрудник вообще отказался получать депонированную зарплату, то по истечении срока исковой давности ее списывают:

  • дебета 76 счета в кредит 91.1.

Что касается налогов и взносов по депонированной зарплате, то тут дело обстоит так:

  • Перечисление страховых взносов не зависит от дня выплаты зарплаты. Их перечисляют с начисления оплаты труда
  • НДФЛ: если деньги на выплату зарплаты были сняты с расчетного счета, то организация должна перечислить налог в этот же день. В случае, когда зарплата выплачивается из наличной выручки фирмы, налог перечисляется в день выдачи депонированной ранее суммы оплаты труда.

Пример №1:

Зарплата сотрудникам выплачивается 5 числа каждого месяца из выручки организации. Сотрудник не получил вовремя деньги. Депонированная зарплата была выплачена ему через несколько дней в размере 27 840 руб. (по начислению 32 000 руб.).

Проводки по примеру:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
50 62 Поступила выручка в кассу организации 30 000 Отчет о розничных продажах
70 76 Депонирование зарплаты 27 840 Ведомость по выдаче заработной платы
76 50 Выплачена депонированная зарплата 27 840 Расходный кассовый ордер
68 НДФЛ 51 Перечислен НДФЛ по депонированной зарплате в день ее выдачи 4160 Платежное поручение исх.

Пример №2

На выплату заработной платы поступили денежные средства в кассу с расчетного счета. Зарплата одного из сотрудников в размере 39 150 руб. (начислено 45 000 руб.) была депонирована, а остаток денежных средств возвращен на счет фирмы.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
50 51 Поступила деньги в кассу организации с расчетного счета на выплату заработной платы 250 000 Выписка банка
70 76 Депонирование зарплаты 39 150 Ведомость по выдаче заработной платы
51 50 Возвращена на расчетный счет сумма денежных средств депонированной зарплаты 39 150 Объявление на взнос наличными
68 НДФЛ 51 Перечислен НДФЛ 5850 Платежное поручение исх.

Депонирование заработной платы

О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата» №8, 2009

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Общие правила выплаты заработной платы

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П) .

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Срок и порядок депонирования заработной платы

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

— составить реестр депонированных сумм;

— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр и книга депонированной зарплаты

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Бухучет депонированных сумм

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;

— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.

ПРИМЕР 2 . Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете ОАО «Авангард» были сделаны следующие записи:

4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. — 13 871 руб. — 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;

31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.

Основания для выдачи депонента

Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.

Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.

В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонент в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».

— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Налоговый учет депонированной зарплаты

Налог на прибыль

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— начислен отложенный налоговый актив.

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

— погашен отложенный налоговый актив.

ЕСН и обязательные страховые взносы

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) — 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев — 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 43 500 руб. (50 000 руб. — 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

13 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

— на финансовые результаты — у коммерческой организации;

— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Налоговый учет

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Бухучет

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).

Компании, практикующие выплату зарплаты наличностью из кассы, могут столкнуться с фактами неполучения ее сотрудниками. Происходит это вследствие разных причин, например, из-за болезни, нахождения в командировке и т.п. Поскольку период выдачи зарплаты строго ограничен и не может продолжаться более пяти рабочих дней (включая день получения наличных в банке), предприятию необходимо закрыть платежные ведомости, по которым производилась выплата, депонировав все невостребованные суммы (п. 6.5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Разберемся с механизмом этой операции и ее бухгалтерским оформлением.

Как происходит депонирование

По завершении срока выдачи зарплаты кассир обязан закрыть платежную (или расчетно-платежную) ведомость. В строках, где отсутствуют подписи сотрудников, подтверждающих получение средств, он делает отметку «Депонировано» специальным штампом или вручную. Общую величину депонированных средств прописывают в заключительной части платежного документа — она в сумме с выданной зарплатой должна равняться общей сумме по ведомости.

Своевременно неполученные, т. е. депонированные суммы, следует учесть в составе задолженности фирмы перед персоналом. Как и при возникновении и отслеживании любой задолженности компании перед кредиторами, в этих ситуациях обязательным является аналитический учет по депонированным суммам, полагающимся каждому сотруднику.

Депонированную зарплату фиксируют в реестре по форме, разработанной предприятием (типовой формат законодательно не утвержден) и вносят на этом основании в книгу учета депонированных сумм. Неполученную на руки зарплату сдают в банк, поскольку превышать лимит наличности в кассе запрещено. Сотрудник вправе получить депонированный заработок в любой день, обратившись в бухгалтерию и не дожидаясь наступления установленных для выплаты сроков.

Читайте также: Проводки по начислению заработной платы и налогов

Проводки по депонированной заработной плате

В соответствии с Планом счетов, утвержденном Минфином РФ 31.10.2000 приказом № 94н, в бухучете отраженные в реестре депонированные суммы учитывают обособлено на специальном субсчете к счету расчетов с разными дебиторами/кредиторами: 76/4 «Расчеты по депонированным суммам».

Проводка по депонированию заработной платы Д/т 70 К/т 76/4 по сути обозначает перевод суммы невыплаченного заработка в состав кредиторской задолженности фирмы перед сотрудником.

Выплата проводится по оформленным расходным кассовым документам и отражается в бухучете проводкой Д/т 76/4 К/т 50, фиксируя погашение долга компании по зарплате. Соответствующие отметки бухгалтер вносит в книгу учета депонированных сумм.

Проводки по депонированию заработной платы: пример

25.03.2019 персоналу ООО «Керамика» начислена зарплата, 26.03.2019 с расчетного счета компании в кассу поступили средства в сумме 1 000 000 руб. на ее выдачу.

Кассир выдавала зарплату с 27 по 29 марта по платежной ведомости № 12 от 27.03.2019. Не получили ее двое работников:

29.03.2019 кассир закрыл платежную ведомость, составил реестр депонентов, внес записи в книгу учета депонированной зарплаты и сдал 50400 руб. (23500 + 26900) в банк.

Депонированные суммы были выданы:

  • Репину О.И. 15.04.2019;

  • Смеховой М.М 18.04.2019.

В бухучете компании эти операции отражены так:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма в руб.

Деньги на зарплату поступили в кассу со счета в банке

1 000 000

Выплачена з/плата (1 000 000 – 50 400)

949 600

Неполученная сумма депонирована

50 400

Деньги в сумме 50 400 руб. внесены на расчетный счет компании

50 400

Поступление в кассу средств на выдачу зарплаты Репину О.И.

23 500

Выплата Репину О.И. за март

23 500

Поступление средств на выплату Смеховой М.М. зарплаты за март

26 900

Выдача зарплаты Смеховой М.М.

26 900

Списание депонированной заработной платы

Неполученную зарплату, возвращенную на счет фирмы, работник вправе потребовать на протяжении 3-х лет. По истечении этого срока с момента депонирования средства уже не могут быть выплачены (п. 1 ст. 196 ГК РФ) – они становятся доходом фирмы, поскольку кредиторская задолженность будет списана на общих основаниях.

В учете компании это отражается в составе прочих доходов проводкой Д/т 76/4 К/т 91/1. Списание депонированных сумм фиксируют в том отчетном периоде, когда срок исковой давности по ним истек. Отсчет срока давности по депонированной зарплате начинается со следующего дня после депонирования.

Например, если (исходя из условий нашего примера) в течение 3-х лет не будут выплачены депоненты по заработной плате, проводки, отражающие поступление прочих доходов от списания депонентской задолженности перед сотрудниками, будут сформированы в учете компании в 1 квартале 2022 года:

Д/т 76/4 К/т 91/1 на сумму 50 400 руб.

Зарплата на депонент проводки

Определимся с понятиями

Депонированная зарплата — это денежная сумма, которая должна была быть выдана работнику через кассу учреждения (наличными деньгами), но из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте в дни выдачи начислений осталась в кассе.

Отметим, что такие суммы наличности являются целевыми, то есть имеют строгое назначение: выплата начисленных доходов сотрудникам. Следовательно, израсходовать эти средства на другие цели нельзя, и если в течение пяти рабочих дней заработная плата не получена подчиненным, то наличка должна быть возвращена в банк на расчетный счет учреждения (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Соблюдаем сроки выплаты зарплаты

Учреждение обязано выплачивать работникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Причем в конкретный день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым, коллективным договором. Основание – часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В кодексе трудовой и коллективный договор перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность.

Следовательно, дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из них ( письмо Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004/6-1). Однако наиболее целесообразно включить такую норму в правила внутреннего трудового распорядка. Ведь трудовой договор регулирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективного договора в учреждении может и не быть.

Если документом будут установлены не конкретные дни, а периоды, в течение которых может быть выплачена заработная плата, то учреждение как работодатель не сможет гарантировать соблюдение нормы трудового законодательства. Такого же мнения придерживается и Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

Оптимальный срок выплаты зарплаты – конкретное число из диапазона дат: с 20 по 25 и с 5 по 10 число месяца. Например, 20 числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, а 5 числа – за вторую половину предшествующего. При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выдавать зарплату нужно накануне такого дня (ч. 8 ст.

136 Трудового кодекса РФ). Отметим, что установить срок выплаты один раз в месяц нельзя даже по просьбе самого работника ( письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Что касается отпускных, то их нужно выплатить сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Соответствующие выплаты работник может получить из кассы учреждения, либо они будут перечислены ему в безналичной форме на личный счет в банке (ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Продолжительность срока выдачи наличных денег из кассы учреждения в отношении заработной платы и других выплат определяет руководитель учреждения.

Учет депонированной заработной платы

Бухгалтер-кассир организации в день выплат заполняет специальную зарплатную ведомость. В документе отражены список работников, начисленные суммы, а также пустая графа, в которой работник оставляет подпись, чем подтверждает получение денег. Если в дни выплат сотрудник не явился за зарплатой, то напротив его фамилии делается запись «депонировано».

По итогам зарплатной ведомости кассир составляет специальный реестр депзарплаты. В этом реестре необходимо отразить Ф.И.О. работников, которые не явились за деньгами, сумму и дату образовавшейся задолженности. Также в реестр можно включить прочую информацию о сотруднике: табельный номер, должность, наименование отдела или цеха.

За неполученной заработной платой работник вправе обратиться в любой рабочий день. То есть дожидаться следующего месяца не нужно. Такое обращение лучше оформить письменным заявлением, на основании которого кассир создает расходный кассовый ордер.

Обратиться за невыплаченной зарплатой гражданин может в течение трех лет. После истечения этого срока сумма учитывается в составе внереализационных расходов.

Удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на заработную плату нужно в любом случае, независимо от того, получил работник деньги или нет. Налоговые платежи следует перечислить в соответствующие бюджеты не позднее установленных Налоговым кодексом сроков.

Схемы бухгалтерских проводок, применяемые при отражении в учете депонированных сумм и их списание, установлены пунктами 137 и 138 Инструкции № 174н. Суммы заработной платы, пособий и иных выплат по оплате труда, не полученные работником в установленный срок, учитываются на счете 304 02 000 «Расчеты с депонентами». Она отражается:

  • по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонирована заработная плата;
  • по дебету счета 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия и компенсации (кроме сумм, выплачиваемых за счет средств государственных внебюджетных фондов);
  • дебет счета 302 13 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда» кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и иные аналогичные выплаты;
  • дебет счета 302 62 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пособиям по социальной помощи населению» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму не полученных в срок пособий по социальной помощи населению;
  • дебет счета 302 63 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемых организациями сектора государственного управления» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора госуправления;
  • дебет счета 302 91 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных стипендий.

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. При этом в соответствующие графы такого документа нужно вписать данные, удостоверяющие личность работника, который получает причитающиеся ему деньги. Если же получателей несколько, то удобнее будет оформить отдельную платежную ведомость.

Операции по получению и выдаче депонированной зарплаты отражаются следующими проводками:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Для учета выданных раздатчикам денег применяется Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия и стипендий (ф. ). Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером.

Порядок учета бюджетным учреждением подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы, рассмотрим на примере.

Из кассы учреждения подотчетному лицу выдано 400 000 руб. на выплату заработной платы работникам отдаленного структурного подразделения. По истечении срока выплаты зарплаты раздатчик сдал в кассу 50 000 руб. Эта сумма оформлена как депонентская задолженность.

Дебет Кредит Сумма, руб.
Выданы из кассы учреждения денежные средства под отчет раздатчику заработной платы
(одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
208 11 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
400 000
Выдана заработная плата работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо) 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
208 11 660
«Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
350 000
Возвращен раздатчиком неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения
(одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» со знаком минус)
201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
208 11 660
«Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
50 000
Отражено депонирование неполученной заработной платы 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
50 000

Обратите внимание: если выплата зарплаты производится не из кассы учреждения, а через раздатчиков, то при оформлении депонентской задолженности счет 208 000 00 «Учет расчетов с подотчетными лицами» не используется. Расчеты с подотчетным лицом закрываются до оформления депонента.

Невостребованные суммы депонентской задолженности подлежат списанию на увеличение чрезвычайных доходов от операций с активами. Отражаются они следующим образом:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

При наличии документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) списываемую с баланса задолженность отражать на забалансовом счете не нужно.

Когда зарплата может выдаваться через раздатчиков

Для удобства расчетов с сотрудниками наличными денежными средствами заработную плату им могут выдавать специально уполномоченные на это лица – раздатчики. Их список утверждает руководитель учреждения. Для этого издается соответствующий приказ. Как правило, такой способ выдачи зарплаты практикуется в учреждениях, имеющих обособленные структурные подразделения, отдаленные от головного.

Раздатчики выдают деньги сотрудникам по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. Ведомости, по которым произведены выплаты, сдаются в кассу учреждения не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который выданы наличные деньги. Но порой из-за отдаленности структурного подразделения ответственный за выдачу наличных не может вернуть ведомость в кассу в срок. В таком случае денежные средства выдаются раздатчику под отчет. При этом раздатчика нужно поименовать в приказе учреждения как подотчетное лицо.

Реестр депонированной заработной платы не обязателен

Указание № 3210-У не содержит требования о составлении реестра депонированных сумм, в отличие от ранее действовавшего порядка ведения кассовых операций. Однако по желанию кассира такой документ может применяться в учреждении. Он поможет отслеживать, кто из работников не получил зарплату, после каждой ее выдачи.

Аналитический учет депонированных сумм ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. ). Такая книга предназначена для обобщения сведений раздельно по видам выплат: по оплате труда, денежному довольствию, стипендиям, пособиям, иным выплатам. Записи в ней делаются по каждому депоненту (при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения).

В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» указываются:

  • месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность;
  • номера расчетно-платежных (платежных) ведомостей;
  • суммы депонированных выплат.

В группе граф «Выплачено (дебет)» против фамилии депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц. Если депонированные суммы выдаются несколькими выплатами, то номера ордеров отражаются в графе 7 через запятую.

В конце месяца в Книге подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Бухгалтерские записи

Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью.

Добавлено в закладки: 0

Существуют ситуации, когда в установленный срок работник по каким-либо причинам не может получить заработную плату. Например, предприятие накануне зарплаты 7 числа отправило в командировку сотрудника Иванова Н.А., а официальная дата выплат за отработанный месяц 10 числа. Господин Иванов приехал из командировки 14 числа и сделал бухгалтеру устную или письменную заявку на получение им причитающихся денег.

Бухгалтер, в свою очередь, в силу отсутствия в день подачи заявки денег в кассе, обещала выплатить деньги сотруднику Иванову на следующий день. Итак, господин Иванов получил свою заработную плату 12 числа после заказа бухгалтером наличности для сотрудника. Такой вид выплат и называется депонированная зарплата.

Общая схема выплаты депонированной зарплаты

Существует некоторый алгоритм действий работника и бухгалтера в подобной ситуации:

  1. Если в течение трех банковских дней, деньги, отведенные на выплату зарплаты сотрудникам, не расходуются и остаются в кассе предприятия, бухгалтер напротив каждой “отсутствующей” фамилии должен поставить отметку “депонировано”.
  2. По истечению трёх дней, бухгалтер, сверив деньги по расчетной ведомости выдачи зарплаты, сдает их в банк.
  3. Если возникает ситуация, когда сотрудник вовремя не успел получить “кровно заработанные”, он может обратиться с устным или письменным заявлением в бухгалтерию с просьбой выдать ему зарплату.
  4. Бухгалтер по заработной плате, в свою очередь, делает заявку в банк на получение депонированных денежных средств.
  5. Депонированная зарплата выплачивается на основании заполненного расходного ордера КО-2.

Возможна выплата депонированной зарплаты сотруднику по следующему сценарию:

  • работник может получить эти деньги в день аванса;
  • сотрудник получит депонированную сумму в день выдачи следующей зарплаты;
  • выдача средств будет отложена на день депонированных выплат (если на предприятии определён таковой).

Рекомендации по выплатам депонированных денежных средств обязательно должны быть прописаны в документах предприятия. В случае, если на предприятии зарплаты начисляются на пластиковую карточку или расчетный счет, то выдача депонированного заработка невозможна.

Порядок расчета депонированного заработка

Продолжительность и сроки выплат зарплаты должны быть прописаны в организационных документах фирмы и трудовом соглашении с работником. Учёт же депонированных выплат организован по счёту 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Ведение учёта производится в специальной книге. В каждой строке книги прописывается депонент. Графы книги содержат табельный номер, инициалы работника и депонированную сумму. Соответствующие записи должны быть сделаны день в день. Данная книга имеет срок давности 1 год.

Расчет депонированной зарплаты ведется на основании бухгалтерских проводок. Эти проводки отражаются в бухучёте следующим образом:

  • Дебет 70 Кредит 76-4 — депонирована не выданная сотрудникам зарплата;
  • Дебет 51 Кредит 50— депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.

Обратная ситуация получения наличных из кассы отмечается бухучётом следующими проводками:

  • Дебет 50 Кредит 51— получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
  • Дебет 76-4 Кредит 50 — депонированная заработная плата выдана сотрудникам.

Ведение специальной книги

В порядке ведения кассовых операций предусмотрено ведение реестра депонентов. Эта обязанность ложится на кассира. В реестр вносится запись при любом факте невыплаты зарплаты.

Книга аналитического учета депонированных выплат содержит графу номера расходного кассового ордера выдачи депонированной зарплаты. Фиксировать всю информацию нужно вовремя, чтобы потом не возникло вопросов у руководства.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Если рассматривать уплату налога на прибыль, депонированная зарплата учитывается как часть расходов. Это правило работает при начислении этих выплат в том же месяце, что и уплата налога.

Также в составе расходов депонированные выплаты оказываются во время их выдачи сотруднику. (п. 78 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.). НДФЛ уплачивается организацией с депонированных сумм в разных ситуациях по-разному:

  • так как деньги на выплаты бухгалтер берёт в банке, то этот налог должен быть оплачен в день снятия денег с расчётного счёта (1 п. 6 ст. 226 НК РФ). При этом депонирование не зависит от временных рамок уплаты налога;
  • в случае выдачи денег сотруднику из кассы фирмы, бухгалтер вносит уплату налога в день, идущий за днём выдачи наличных (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Улаживание конфликтов

Бывает, что в течение долгого времени работник не приходит за зарплатой. Необходимо списать эти деньги и ликвидировать кредиторскую задолженность предприятия перед депонентом. На основании проведенной в фирме инвентаризации, эти деньги могут быть отнесены в доходы предприятия либо в финансовые результаты.

Не все работодатели добросовестно готовы выплачивать причитающееся месячное вознаграждение. Бывают случаи, когда депонированная зарплата сотрудников умалчивается и просьбы о её выплате игнорируются. В такой ситуации, работник при невыплате денег в течении 3 месяцев имеет право взыскать с работодателя эту сумму через инспекцию по труду. Если данный способ никак не повлиял на решение проблемы, далее можно обращаться в суд.

Если работник по каким – либо причинам не получил зарплату в срок и забыл об этом, у него есть 3 года исковой давности, в течение которых сотрудник может взыскать причитающиеся деньги. (ст. 196 ГК РФ).

Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?

Что такое депонирование зарплаты?

Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Получить бесплатный доступ на 14 дней

Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.

Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е., вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? — читайте далее.

Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм

Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.

Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:

  • название компании или ФИО ИП;
  • дата оформления реестра;
  • период возникновения депонированных средств;
  • номер платежной ведомости;
  • ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
  • сумма невыплаченной з/п;
  • итоговая сумма по невыплаченной з/п;
  • подпись кассира с расшифровкой.

В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:

Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.

Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.

Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:

Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.

Что делать с невостребованной зарплатой?

Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Получить бесплатный доступ на 14 дней

У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.

В бухучете спишите сумму на прочие доходы. Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.

Как удержать НДФЛ?

НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.

Как перечислить страховые взносы?

Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Получить бесплатный доступ на 14 дней

Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.

Как сформировать налог на прибыль?

Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.

  • При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
  • При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.

Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!

Попробовать бесплатно

Депонированная зарплата — понятие и проводки в бухгалтерском учете

Выплата заработной платы на зарплатные банковские карты работников уже достаточно распространенное явление. Но многие работодатели продолжают, по прежнему, выплачивать заработную плату по-старинке — через кассу. Движут ими, в большинстве своем, не консервативные взгляды, а простой предпринимательский расчёт. При небольшом количестве сотрудников обслуживание зарплатного проекта с банком может быть дорогостоящим удовольствием. Да и часто, выручку, накопившуюся в кассе, удобнее не везти в банк, а использовать на выплаты сотрудникам.

Но при выплате заработной платы через кассу всегда есть вероятность, что кто-либо из сотрудников не получит причитающихся ему денежных средств. Вот в таких случаях бухгалтеру, или предпринимателю, если он лично занимается выдачей заработной платы, приходится депонировать причитающиеся работнику выплаты.

Что такое депонированная заработная плата

Сам термин происходит от французского слова «dépôt» — то есть хранилище, склад. В этом плане термин «депонирование» родственен такими понятиям как «депозит», «депонент», «счет депо» и не финансовому, а транспортному понятию «депо» — место стоянки подвижного состава железных дорог. Отсюда становится ясно и значение слова «депонирование» — хранение. Соответственно депонированная зарплата, это заработная плата, находящаяся на сохранении у работодателя, до момента её получения работником.

Почему возможны ситуации, в которых заработная плата может быть не выдана — понятно: работник мог неожиданно заболеть, срочно уехать в командировку, либо не выйти на работу в дни выдачи заработной платы. Но кассир не имеет права держать указанную сумму в кассе, дожидаясь выхода работника, потому что нормативными распоряжениями Центрального банка России установлены строго лимитированные сроки её выдачи. Если работодатель в платёжной ведомости на выплату не указал меньший срок, то срок на выплаты работникам через кассу установлен в пять рабочих дней. Если к окончанию этого срока зарплата не выдана кому-либо из работников, в ведомости делается соответствующая отметка и денежные суммы возвращаются в банк. О том, как оформить это правильно расскажем далее.

Как оформить депонирование заработной платы

Выплаты заработной платы через кассу осуществляются с использованием платёжных либо расчётно-платёжных ведомостей. Каждая из них подразумевает, что в графе напротив своей фамилии и суммы «к выдаче» работник проставляет свою подпись. В случае если сотрудник не явился для получения причитающихся ему сумм в кассу до окончания срока указанного в титульной части ведомости, то кассир в графе, предназначенной для подписи сотрудника, указывает, что сумма депонирована. То есть, в этом месте делается надпись «депонировано», либо проставляется оттиск штампа с соответствующей надписью.

Отметим, что сроки выплаты заработной платы на предприятии (у индивидуального предпринимателя) устанавливаются внутренним локальным правовым актом (например, коллективным договором, положением об оплате труда). Указывать в платежной ведомости, на выплату заработной платы, срок окончания выплат по ведомости ранее срока выплаты заработной платы работодатель не вправе.

В случае неполучения денежных средств одним из сотрудников общая сумма «к выдаче» по платёжной ведомости не совпадет с суммой выданных денежных средств. Соответственно, кассир, на последней странице платёжной ведомости, указывает размер выданных сумм и сумму, которая была депонирована. На фактически выданную, по данной ведомости, сумму заработной платы выписывается расходный кассовый ордер.

Но этим действия в отношении депонированной заработной платы не ограничиваются. Так для отражения всех депонированных сумм рекомендуется составлять соответствующий реестр. Ранее составление такого документа было обязательным, сейчас нет. Но без реестра депонированных сумм будет сложно оценить размеры задолженностей перед конкретными работниками.

В таком реестре рекомендуется указывать табельный номер сотрудника, его фамилию и инициалы, расчётный период за который не выплачена заработная плата, сумму задолженности и номер платежной ведомости.

Даже если заработная плата не получена работником, то работодатель — налоговый агент, все равно, обязан удержать из неё НДФЛ и перечислить его в бюджет. Для целей налогообложения суммы оплаты труда считаются полученными с момента отражения их в зарплатных ведомостях, вне зависимости от того задепонированы они или нет.

Депонированная зарплата, проводки бухгалтерского учета

Соответственно, как и каждую операцию с денежными средствами депонирование заработной платы необходимо отразить соответствующей бухгалтерской проводкой по счета бухучета. Проводка, отражающая выдачу заработной платы через кассу, выглядит следующим образом:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 50 (Касса)

Если какая-то часть заработной платы не выплачена, например, вследствие заболевания работника, и её сумма задепонирована, то производится следующая проводка:

Дебет 70 (Расчеты с сотрудниками по оплате труда) — Кредит 76, субсчет 4 (Расчеты по депонированным суммам)

Так как заработная плата работника не получена, то согласно, указаниям Центробанка России она должна быть возвращена на расчетный счет работодателя. Для этих целей используется следующая проводка:

Дебет 51 (расчетный счет) — Кредит 50 (касса)

Как выдать депонированную заработную плату

Работник получить депонированную заработную плату может в любое время, как только появится на рабочем месте. Отказать ему в выдаче заработной платы нельзя. Выдача такой заработной платы происходит, как правило, по расходному кассовому ордеру, выписываемому на сумму неполученной ранее заработной платы. Отражаются операции связанные с выдачей таких сумм следующими бухгалтерскими проводками:

  • Дебет 50 (Касса) Кредит 51 (Расчетный счет) — данная бухгалтерская проводка отражает получение работодателем денежных средств в банковском учреждении, в котором он обслуживается.
  • Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — выдача работнику ранее не полученной и депонированной работодателем заработной платы.

Обратите внимание: Зарплата работника отражается в бухгалтерском учёте в месяц её начисления, в не зависимости от того в каком месяце работник её получил. Этот момент имеет значение для учета сумм израсходованных на оплату труда для целей налогообложения.

Что делать если работник так и не получил депонированную заработную плату?

Не секрет, что многие работники работают на условиях внешнего совместительства, либо имеют по несколько трудовых книжек. Часто при фактическом уходе с места работы, сотрудники отдела кадров не имеют возможности правильно оформить увольнение, а кассир выдать заработную плату. Суммы невыплаченной зарплаты продолжают числиться на бухгалтерских счетах предприятия.

Законодательство позволяет списать такую задолженность перед работником по истечении трёх лет с момента образования задолженности. Если заработная плата так и и не была получена работником, она включается в состав прочих доходов организации (предпринимателя).

Проводки по счетам бухгалтерского учета, в этой ситуации используются следующие:

Дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 91-1 — списание задепонированной зарплаты в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Мнение эксперта Мария Богданова Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

На практике депонирование заработной платы сейчас очень редкое явление, потому что каждый работник старается получить причитающуюся ему зарплату в минимальные сроки. Если работник отсутствовал по причине командировки или болезни, то он получит зарплату как только вернётся на работу. В случае же длительной болезни бухгалтер, предварительно выписав ордер, имеет право навестить сотрудника в больнице и выдать ему зарплату там, заполнив все необходимые документы.

В случае смерти работника, его зарплату можно выплатить только членам его семьи. При их отсутствии денежные средства можно перечислить на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ), который занимается вопросами наследования умершего сотрудника. Сделать это следует через 4 месяца после смерти сотрудника. Спорные денежные средства станут частью наследственной массы, и могут быть переданы наследникам в соответствии с очередностью наследования, в том случае если они обратятся к нотариусу.

На основании ст. 1151 ГК РФ при отсутствии наследников у работника, его заработная плата становится вымороченным имуществом и передаётся в казну РФ.

В любом случае, несмотря на кажущуюся легкость оформления депонирования заработной платы, это достаточно ответственный процесс. В нём затрагиваются как интересы работника, или индивидуального предпринимателя, так и государства. Необходимо помнить, что право на оплату труда — одно из важнейших трудовых прав предоставленных сотруднику трудовым законодательством. И необоснованное лишение, а так же выплата по истечении установленного внутренними документами срока, может иметь последствия для работодателя в виде штрафов трудовой инспекции.

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

  • безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
  • кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

  • платежная ведомость — Т-53;
  • расчетно-платежная ведомость — Т-49.

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.
  3. ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  4. Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  5. На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  6. Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  7. Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

  • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
  • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
  • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

  • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
  • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

  • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
  • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

  • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
  • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

  • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
  • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
  • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
  • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
  • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

В кассе нельзя хранить неограниченное количество денег – наличность должна быть передана в банк. Существует понятие кассового лимита – это определенная сумма наличных денег свыше, которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если организация – субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Лимит остатка наличных в кассе организации, которая получает наличную выручку, рассчитывается по формуле, которая прописана в п. 1 Приложения к Указанию Банка России № 3210-У.

В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий по депонированию заработной платы с последующей сдачей депонированных сумм в банк.

Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости

Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Обратите внимание

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

  • фактически выданных наличных денег;
  • подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Составляем реестр депонированных сумм

С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.

Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.

Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:

  • наименование (фирменное наименование)организации;
  • дата оформления реестра депонированных сумм;
  • период возникновения депонированных сумм наличных денег;
  • номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
  • табельный номер работника (при наличии);
  • сумма невыплаченных наличных денег;
  • итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
  • подпись кассира;
  • расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. Т. е. она не является обязательной.

Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Заверяем подписью

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Обратите внимание

Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона № 212-ФЗ).

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Передаем на проверку

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Оформляем расходный кассовый ордер

На сумму фактически выданной зарплаты нужно оформить один общий расходный-кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированные суммы заработной платы

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).

Выдаем заработную плату

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать депонированную зарплату. Для этого достаточно устного заявления сотрудника. Бухгалтер должен подать заявку в банк на получение необходимой суммы. После выдачи банком денежных средств, нужно выдать сотруднику заработную плату, оформив расходник. Не забудьте внести сведения о выданных суммах в книгу учета депонированных сумм.

Если зарплата не востребована в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, то бухгалтер включает ее в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом – в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации. Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т .д) КРЕДИТ 70 – начислена заработная плата;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с суммы заработной платы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – выплачена заработная плата за минусом НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51 – уплачен НДФЛ в бюджет.

Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Депонирование заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» – депонирована сумма неполученной зарплаты;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50 – сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 – получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;

ДЕБЕТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50 – выдана депонированная зарплата.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1 – депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Депонирована заработная плата: проводки

Депонирование заработной платы — это передача на хранение наличных денежных средств, не полученных работниками в сроки, установленные для выплаты заработной платы.

Причины, почему работник не получил заработную плату в кассе организации в дни выдачи зарплаты, могут быть разными, например, болезнь, отпуск или нахождение в командировке.

По истечении 5 дней с даты выдачи зарплаты неполученные работниками денежные средства должны быть депонированы, то есть переданы на хранение до тех пор, пока работник не придет за их получением.

Депонировать не выданные средства необходимо по двум причинам:

  • эти деньги уже не принадлежат организации, их нельзя потратить;
  • в соответствии с п. 6.5. Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

Как правильно депонировать заработную плату

Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

  1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
  2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
  3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
  4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
  5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
  6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

Проводки по депонированию

Для учета средств используют такие проводки:

  • получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
  • выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
  • депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
  • взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76.04 Кт 50.

Если денежных средств в кассе организации недостаточно, чтобы выдать работникам, то кассир заказывает их в банке и получает наличными в кассу:

Дт 50 Кт 51.

Срок хранения

Специальным законодательным актом срок хранения депонентов не установлен, поэтому действует общий срок — 3 года. По истечению трех лет отложенная зарплата списывается в прочие доходы, как невостребованная:

Дт 76.04 Кт 91.01.

Списанные депоненты являются прибылью по основной деятельности и облагаются налогом на прибыль.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

Следовательно, они не обязаны сдавать не выданную зарплату в банк, а могут хранить ее в кассе. Тем не менее, при наличии невыплаченного в срок вознаграждения по трудовому договору проводку по депонированию надо выполнить. Невыплата заработной платы в сроки, установленные трудовым договором, влечет ответственность работодателя вплоть до уголовной. Если в платежной ведомости не проставлена отметка «депонировано» и не сделана проводка Дт 70 Кт 76.04, при проверке это будет квалифицировано как задержка оплаты труда по вине работодателя, и руководитель компании будет привлечен к ответственности и заплатит штраф.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *