Служебная записка командировка, образец

Содержание

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Когда она необходима

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.

Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.

Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.

Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Форма и структура

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

Документы для скачивания (бесплатно)

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.

Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.

Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.

Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.

Младший бухгалтер Головко А. С.

Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об отмене командировки

от 02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.

Главный бухгалтер Сазонова Е. Е.

Для отчета

В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.

Нюансы составления

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Поездка ИП

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.

Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов. Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  • расходов на гостиницу – аренда помещения;
  • расходов на топливо – затраты на материалы.

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.

Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.

Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.

Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.

Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Применение служебного или личного авто

Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  1. Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.
  2. Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.

Командировка в выходной день

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.

Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.

Без каких бумаг можно обойтись при наличии записки

Согласно изменениям в нормативных актах, служебная записка выступает заменой для:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • отчета о выполнении задач.

За чьей подписью и согласованием формируется документ

Подписывает и утверждает все документы, связанные с будущей командировкой и по ее окончанию, руководитель предприятия.

Согласование служебной записки требуется с бухгалтерией, кроме этого любые расходы, понесенные в ходе подготовки поездки и во время нее, необходимо документально оформить для бухгалтерской отчетности.

Согласно законодательным актам, четкой даты подачи отчета за командировку для осуществлявшего ее работника не существует, однако существует требование в отношении совершения этого действия как можно раньше по возвращению из командировки.

Служебная записка на данный момент является основным документом в документальном оформлении командировки, так как она является носителем всех основных фактов и отчетом за понесенные расходы.

Особенности оформления служебных командировок подробно представлены в данном видео.

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2020 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

  • На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
  • У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

  • Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
  • После шапки прямо по центру вписываем наименование;
  • Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
  • Список прилагаемых бумаг;
  • Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  • Приказ руководства — основание для поездки;
  • Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

  • Цели;
  • Сроки отбытия/прибытии;
  • Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

  • Расходы на отели или аренду жилья;
  • Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Служебная записка на командировку

Если работник или его начальник считают необходимой работу в другой местности, составляется служебная записка на командировку. При этом при командировке может быть несколько таких документов – о необходимости самой поездки и подготовке приказа о направлении в командировку, служебная записка о периоде командировки (для суточных), для взыскания представительских расходов в командировке. Совместим некоторые в нашем примере, ведь при необходимости пример можно использовать частично.

Скачать образец:

Служебная записка на командировку

Пример служебной записки на командировку

Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от руководителя отдела продаж Привалова А.А. 11.01.2022 г.

В связи с необходимостью расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж ООО “Пуля” прошу командировать старшего менеджера по продажам Коновалову Ирину Сергеевну в филиал ООО “Пуля” в г. Мурманске для проведения переговоров с потенциальными контрагентами о заключении договоров на поставку продукции. Период командировки: с 20 января по 25 января 2022 года. В ходе переговоров считаю целесообразным несение представительских расходов в размере, не превышающем 50 000 руб. по причине отсутствия места для переговоров с потенциальными контрагентами в здании филиала ООО “Пуля” в г. Санкт-Петербурге.

Руководитель отдела продаж Привалов Привалов А.А.

Пример служебной записки на командировку на личном автотранспорте

Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от менеджера по продажам Коноваловой И.С.

В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
Место командирования – филиал ООО “Пуля”, г. Санкт-Петербург

Дата и время командировки:

  • начало – 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
  • окончание – 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.

Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег – 60 л.

Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.

Приложение:

1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.

2. Путевой лист от 20.01.2022 г.

Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.

Как составляется служебная записка на командировку

Составитель документа либо сам сотрудник, либо начальник отдела. Если сам сотрудник, то, как правило, документ согласовывает непосредственный начальник.

Любая командировка в соответствии с Трудовым кодексом РФ несет затраты для работодателя. Это и суточные (дополнительно к заработной плате), и оплата проезда. Иногда и представительские расходы (пример приведен в публикации: как написать служебную записку). Поэтому служебная записка на командировку подтверждает обоснованность таких расходов. И определяет цели командировки – заключение контрактов, достижение договоренности, проверка деятельности. По результатам командировки сотрудник составляет итоговый документ – отчет о командировке. При успешных результатах такой отчет может даже стать основанием служебной записки о премировании сотрудников.

Оформление служебной записки составитель осуществляет по общим правилам. При подготовке проверьте Трудовой кодекс РФ. Вдруг работник относится к тем, кого нельзя туда направлять (несовершеннолетний, по ученическому договору). Или необходимо его письменное согласие (женщина с ребенком, не достигшим 3 лет и т.п.).

Результат правильно оформленной служебной записки на командировку – издание приказа.

Образец заявления сотрудника на командирование

Образец заявления сотрудника на командирование

Кафедра/УНЦ (название)

Ректору РГГУ

чл.-кор. РАН

Дата ДД. ММ. ГГ.

Заявление

Прошу командировать меня, (ФИО), (должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «______» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Учебных занятий в указанный период нет.

Финансовый и научный отчеты обязуюсь предоставить в течение трех рабочих дней после окончания командировки.

(Должность и ученая степень

командируемого) (Инициалы, фамилия)

Зав. кафедрой/директор УНЦ (Инициалы, фамилия)

Контактная информация командируемого (мобильный телефон, e-mail)

Образец служебной записки на командирование сотрудника

Кафедра/УНЦ (название)

Ректору РГГУ

чл.-кор. РАН

Дата ДД. ММ. ГГ.

Служебная записка

Прошу командировать (ФИО, должность – доцента, профессора) (подразделение РГГУ – кафедры, УНЦ), в (название учреждения, город/города, страна назначения) с ____ по ____ 2011 г. (дата командировки) для (цель командировки) в рамках работы по научно-исследовательской теме «_____» (название плановой темы НИР, по которой осуществляется работа) с целью подготовки (наименование конкретного результата поездки – статьи, главы в монографии и др.), предназначенной для использования в (названия конкретных курсов и дисциплин, уже преподаваемых командируемым в соответствии с плановой учебной нагрузкой или подготавливаемых им в соответствии с перспективным планом развития университета/кафедры/УНЦ) с оплатой командировочных расходов за счет средств Программы поддержки научно-образовательных проектов и программ.

Выделенные средства будут распределены следующим образом (все суммы указываются в рублях):

Транспортные расходы:

Проживание:

Суточные расходы:

Учебных занятий в указанный период нет.

(Должность и ученая степень командируемого) (Инициалы, фамилия)

Визы согласования:

Первый проректор – проректор по учебной работе

Проректор по научной работе

Начальник Управления кадров

Главный бухгалтер – начальник УБУЭиФ

Начальник планово-экономического отдела УБУЭиФ

Начальник Учебного управления (для ППС)

Декан факультета (Директор института) (Инициалы, фамилия)

Копии заявления на командирование и служебной записки

представлены в Управление по координации

вузовских проектов и программ Отметка УКВПП

Служебная записка о командировке

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
  2. Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
  3. Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
  4. В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
  5. Кратко озаглавливаем документ.
  6. Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.
  7. Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.

Служебная записка о командировке (образец 2020) для издания приказа

После того как руководитель примет положительное решение о командировке, направляем копии записки во все подразделения, которые перечислены в левом верхнем углу, для принятия необходимых мер (подготовки приказов, заказа билетов при необходимости, начисления денежных средств командируемым и т. д.).

Служебная записка как отчет о командировке

В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

  1. В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
  2. Ниже указывается дата и порядковый номер документа.
  3. Краткий заголовок.
  4. Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов).
    В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
  5. Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Как оформить служебную записку на командировку

Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  1. Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  2. Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  3. Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  4. Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  5. Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
  6. Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  1. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
  2. Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
  3. Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки». Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Образец служебки на командировку – порядок составления служебного листа

Одна из прямых обязанностей работодателя заключается в ведении внутренней документации. Это касается и отчетных документов, касающихся рабочих поездок сотрудников. Изучив образец служебки на командировку, можно определить, как правильно заполнять этот документ.

Общие сведения

Служебная записка является внутренним документом организации. Главная функция заключается в подтверждении факта отправки и пребывания сотрудника в командировке. По сути, это отчетный документ, в котором указывают срок пребывания в рабочей поездке.

Правовое регулирование

Порядок направления сотрудников в командировки утвержден на законодательном уровне. Основной нормативный документ, раскрывающий правовые аспекты этой процедуры – Положение «Об особенностях направления сотрудников в командировки».

П. 7 указанного положения гласит о том, что если работник отправляется к месту командирования (или обратно) на служебном либо собственном транспорте, то фактический срок пребывания в рабочей поездке должен указываться в служебной записке. В дополнение к ней работник должен приложить другие документы, которые выполняют функцию подтверждения использования этого транспорта.

Когда нужна такая записка

Служебная записка – внутриорганизационный документ. Однако его оформление требуется не во всех случаях.

Потребность в записке определяется следующими факторами:

  • Транспорт, на котором сотрудник отправляется в командировку
  • Наличие документов, подтверждающих пребывание
  • Срок поездки

Записка используется при начислении выплат в период пребывания в командировке. Бухгалтером производится расчет с учетом сведений, представленных в такой бумаге. Там указывается количество фактического пребывания. Это позволит правильно произвести расчеты, когда нет других документов, подтверждающих срок командировки.

Помимо этого записку могут использовать в качестве извещения. Если необходимо отправить в командировку одного либо нескольких сотрудников, то посредством служебной записки об этом сообщают руководству. На основании этого начальством издается соответствующий приказ.

Какие документы заменяет

Закон не запрещает применять служебку в качестве замены для других отчетных документов. Предъявлять такую бумагу можно вместо командировочного удостоверения. Также он заменяет командировочный отчет и служебное задание.

Кто должен составлять

В данном вопросе все зависит от целевого предназначения документа. На больших предприятиях с выраженной иерархической структурой записку используют для извещения руководства о необходимости направления сотрудников в командировку. В данном случае ее оформляет работник, являющийся непосредственным руководителем этих сотрудников.

Если записку составляют после возвращения вместо отчета, то эта обязанность возлагается на самого работника. Документ нужно сдать сразу после возвращения либо на следующий день.

Подпись и согласование

В обязательном порядке служебная записка на командировку должна быть заверена подписью руководителя. В ином случае документ может признаваться недействительным. Согласование документа при отправке сотрудника в рабочую поездку происходит в бухгалтерии. Все расходы, которые несет сотрудник, документируют для дальнейшего отражения в налоговой отчетности, а также для компенсации личных затрат.

Сопроводительная документация

Сама по себе служебная записка не может расцениваться как отчетный документ. В дополнение к нему необходимо приложить другие справки и бумаги, которые подтверждают следование сотрудника в точку командирования и длительность его пребывания там.

Эти функции выполняют:

  • Маршрутные листы
  • Чеки
  • Квитанции
  • Путевые схемы

Такие бумаги также необходимы для того, чтобы в случае непредвиденных расходов во время командировки сотрудник смог запросить у руководства компенсацию. При наличии подтверждающих документов наниматель не имеет права отказать в возмещении материального ущерба во время рабочей поездки.

По закону, сотрудник, который уезжал в командировку, обязан после возвращения предъявить проездные документы или их дубликаты. Но во многих случаях работники выезжают в командировки на служебном либо личном транспорте. В этих случаях подтвердить дату поможет служебная записка с приложенными к ней документами.

О правилах оформления записок на видео:

Срок сдачи

Нормативные сроки сдачи служебки не предусмотрены. Согласно действующему Положению № 749, ее нужно составить и сдать руководству сразу же после возвращения.

Однако такое требование действует только в том случае, если записка нужна для отчетности. Если служебку составляют как извещение начальства, то ее нужно предъявить до отправки сотрудников в поездку.

Унифицированной формы для составления служебки не существует. Поэтому ее можно составлять в свободной форме на альбомном листе. Форма отчета может утверждаться на предприятии и использоваться при каждой командировке.

Служебка состоит их нескольких структурных элементов:

  • Шапка – содержит сведения о предприятии, руководителе, командированном сотруднике
  • Тело – включает сведения о поездке, даты, понесенные расходы
  • Список прилагаемых документов
  • Дата, подпись сотрудника

Важно отметить, что содержание записки о командировке будет зависеть от того, в каких целях используют документ. В зависимости от функций, способ оформления служебки отличается.

Образец и правила заполнения

Законодательство не содержит четких требований в отношении того, как составлять записку. Поэтому ее оформляют в свободной форме с содержанием, которое соответствует целевому предназначению.

Чтобы правильно составить служебку, рекомендуется ознакомиться с готовыми примерами. Это позволит лучше понять структуру бумаги и оформить его без ошибок.

О направлении в командировку

Такая разновидность служебки нужна для последующего издания приказа о направлении сотрудников в рабочую поездку. Она может составляться промежуточным руководителем, начальником отдела или непосредственным нанимателем этих сотрудников.

В записке указываются:

  • Наименование отдела, представители которого командируются
  • ФИО руководителя (которому направляется записка)
  • ФИО сотрудника, от имени которого составляется бумага

В теле записки описывают просьбу о направлении сотрудника в командировку. Обязательно нужно ввести отметку о том, что поездка осуществляется на служебном транспорте. Также включается запрос на выделение средств для покрытия расходов.

На командировочные расходы

Это разновидность отчета, который требуется для возмещения материального ущерба командированного сотрудника. Записка составляется самим работником.

Помимо обязательных пунктов, указывают:

  • Цели поездки
  • Даты отъезда и возвращения
  • Сведения о транспортном средстве
  • Перечень документов, подтверждающих расходы

Нижняя часть отчета заверяется подписью сотрудника. Документ сдают после возвращения вместе с подтверждающими квитанциями и чеками.

Об отмене командировки

Нередки случаи, когда поездки в связи с определенными обстоятельствами подлежат отмене. В этих ситуациях также могут использоваться служебные записки. Функция такой справки заключается в возврате средств, затраченных на подготовку к командировке и указание причин, по которым ее отменили.

Об отчете о командировке

При составлении такой записки действуют общие требования. Помимо обязательных реквизитов, включающих наименование отдела, ФИО руководителя и командированного сотрудника, документ дополняют другими сведениями.

Среди них:

  • Используемый для поездки транспорт (с указанием марки и госномера)
  • Даты отъезда, возвращения
  • Условия проживания

Записка о командировке нередко дополняется приложениями. В них включают информацию о выполнении поставленных задач, перечень предоставляемых документов, сведения о непредвиденных расходах.

Такая информация поможет бухгалтерам правильно оформить отчетную документацию, и, при необходимости, возместить ущерб сотрудника.

Некоторые нюансы оформления

При составлении служебки важно учитывать ряд обстоятельств. В отдельных случаях оформление служебки имеет свои особенности.

Какие документы необходимы для командировки, смотрите на видео:

Отправка ИП в командировку

Индивидуальные предприниматели в правовой сфере рассматриваются как самозанятые граждане. Поэтому они не могут отправить в командировку самих себя. По этой причине прямой обязанности оформлять служебку или иные документы у них нет.

Однако за счет записки ИП могут уменьшить расходы, связанные с уплатой налогов. Налогооблагаемая база снижается, если во время рабочей поездки предприниматель понес расходы на проживание в гостинице либо на топливо. Такие затраты также нужно подтвердить чеками и квитанциями. Кроме этого, в записке предпринимателю потребуется указать причину, которая подтверждает, что поездка в командировку была необходимой.

Командировка директора

Постановление № 749 гласит о том, что директор также является наемным работником. Поэтому его отправка в командировку сопровождается оформлением необходимых документов. Это необходимо чтобы исключить спорные ситуации во время проверок контролирующими органами.

Заграничные поездки

При таких поездках оформление служебки обязательное, в отличие от командировочного листа. Расходы сотрудников указываются в валюте. В качестве доказательства пребывания за рубежом выступают отметки в загранпаспорте. При поездках в страны ближнего зарубежья для подтверждения используют проездные документы, путевые листы.

Служебный и личный автомобиль

Если сотрудник едет в рабочую поездку на собственном либо служебном транспорте, это должно быть отражено в записке. К нему обязательно нужно приложить путевой лист. С целью возмещения расходов записка дополняется квитанциями, талонами и чеками, указывающими на затраты, связанными с эксплуатацией ТС.

Поездка в выходные дни

Граждан могут отправлять в рабочие поездки в любой день, в том числе в выходной. В записке отражается длительность пребывания в поездке и даты отправки и возвращения. День недели, в который совершалась поездка, никак не влияет на способ оформления.

Служебная записка – многоцелевой внутренний документ, используемый при отправке в командировку. Документ составляется руководителем либо сотрудником, в зависимости от функций бумаги и сопутствующих обстоятельств. Общая форма служебки не утверждается нормативными документами, поэтому ее могут составлять в свободном виде. Обязательным условием является указание необходимых пунктов и соблюдение структуры документа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *