Согласовано и утверждено

Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

  • 24 Мая, 2019
  • Термины
  • Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

  • Пометка должностного лица.
  • Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
  • Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
  • Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
  • Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
  • Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

  • Указание должности визирующего должностного лица.
  • Его личная подпись.
  • Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
  • Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

  • Надпись «Замечания прилагаются…»
  • Должность.
  • Личная подпись ответственного лица.
  • Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
  • Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

  • Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
  • Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

  • Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
  • Научно-исследовательские организации.
  • Общественные объединения.
  • Органы вневедомственного и государственного контроля.
  • Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

  • Протокол обсуждения проекта документации.
  • Протокол согласования.
  • Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

  • Согласование с определенным должностным лицом.
  • Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например «Директор школы №1».
  • Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
  • Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

  • СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
  • Название подтверждающего документа. Например: «Протокол собрания профессионального комитета».
  • Дата составления документа.
  • Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
  • Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
  • Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
  • Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

  • Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
  • Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
  • Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
  • Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

  • Составители проекта данного документа.
  • Исполнители, которым дано составленное поручение.
  • Представители юридического отдела.
  • Сотрудники службы делопроизводства.
  • Главбух.
  • При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

  • Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
  • Сложность конкретной документации.
  • Количество этапов согласования бумаги.
  • Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

  • Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
  • Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
  • В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Гриф согласования документа

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа должностным лицом или коллегиальным органом.

Гриф согласования состоит из:

— слова «СОГЛАСОВАНО»

— должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации)

— личной подписи

— расшифровки подписи

— даты согласования

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник планового отдела

ОАО «Луч»

_________ А.Г. Голубев

«____»______20___г.

Этот реквизит размещается ниже реквизита «подпись». Слово «согласовано» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью от границы левого поля.

Если согласовано осуществляют письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

Письмо российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

от 21.06.2003 № 10

если документ имеет 2 грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

При большом количестве грифы располагают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». А на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку практически каждого ОРД.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.

Процедура согласования – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, которые привлекаются к согласованию документов, определяется индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Но при документировании типовых (повторяющихся) ситуаций целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов. Эта информация может быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности».

Согласование может быть внутренним и внешним.

ВНЕШНИМ считается согласование с должностными лицами и другими организациями. Для внешнего согласования оформляется гриф согласования. ВНУТРЕННЕЕ согласование осуществляется должностными лицами внутри предприятия. Для внутреннего согласования используется

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Личная подпись А.Г. Цицин
15.04.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
15.04.2009

Технический директор
ЗАО «Термика»
Личная подпись К.В. Воробьев
15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  • акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
  • инструкции (правила) — должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
  • номенклатура дел организации;
  • нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
  • отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
  • перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
  • планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
  • положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
  • программы (проведения работ, командировок и т.д.);
  • расценки на производство работ;
  • регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
  • структура и штатная численность;
  • тарифные ставки;
  • формы унифицированных документов;
  • штатное расписание.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-составитель документа;

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

Гриф утверждения документа является его реквизитом, т.е. обязательным элементом, несущим определенные сведения. Утверждение штатного расписания (ст. 57 ТК РФ), графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), графика сменности (ст. 103 ТК РФ) и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, может производиться приказом (распоряжением) как работодателя, так и установленного должностного лица. Порядок утверждения документа, как правило, определяет работодатель в зависимости от необходимости, а также с учетом того, что в приказе на утверждение обычно указывается порядок и сроки введения в действие документа по кругу лиц, во времени и в пространстве (ст. 11, 12, 13 ТК РФ).

Правила утверждения организационно-распорядительных документов (к которым относится большинство документов работодателя) установлены в Требованиях к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003), разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документирования и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и утвержденных постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В соответствии с п. 3.16 этих Требований окумент утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа приказом следует записать: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование и номер приказа (распоряжения). Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом ООО «ЛУЧ»

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и других документах. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

1. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор (название учреждения)

Личная подпись

И. В. Иванов 12.07.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом – гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания акционеров от 15.08.2014 № 14

или

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом председателя правления банка «Москва»

от 30.08.2014 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит «Резолюция»

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию.

  • 1. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме.
  • 2. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указываются исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения.
  • 3. Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может выглядеть следующим образом: «В дело».
  • 4. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата.
  • 5. В резолюции указывается фамилия исполнителя в дательном падеже.
  • 6. Инициалы в резолюции пишутся после фамилии исполнителя.
  • 7. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А. В.

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект договора с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2014

Личная подпись

  • 05.08.2014
  • 8. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
  • 9. Текст резолюции часто строится на утверждении через отрицание, в котором адресат санкционирует административное действие, например: «не возражаю» вместо «согласен».

Реквизит «Заголовок к тексту»

Заголовок – краткое изложение основного содержания документа. При составлении заголовка необходимо помнить следующее:

  • а) заголовок должны иметь все документы формата А4, так как заголовки облегчают и ускоряют регистрацию документов;
  • б) сопроводительные письма заголовка могут не иметь;
  • в) в заголовке к тексту дается указание на содержание документа, поэтому заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Реквизит «Подпись»

Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Подпись на разных видах документов имеет некоторые особенности. Оформляя реквизит «Подпись», необходимо помнить следующее.

  • 1. Подписывают управленческие документы руководители организации или замещающие их должностные лица.
  • 2. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций, а документы денежного, материального, кредитного характера подписывают руководители организаций и главные бухгалтеры.
  • 3. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.
  • 4. Протоколы подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.
  • 5. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документ, ответственные за их подготовку.
  • 6. В состав реквизита «Подпись» входят:
    • • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
    • • личная подпись;
    • • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

или

  • 7. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
  • 8. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии – в соответствии с распределением, например:

11. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-составитель документа;

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

ГОСТ 2.104-2006. Основные надписи, штамп чертежа

Единая система конструкторской документации

ОСНОВНЫЕ НАДПИСИ

Unified system for design documentation. Basic inscriptions

Дата введения — 2006-09-01

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0-92 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-97 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления, отмены»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательским центром CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Код страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование органа государственного управления строительством

Азербайджан

Азстандарт

Армения

Минторгэкономразвития

Беларусь

Госстандарт Республики Беларусь

Казахстан

Госстандарт Республики Казахстан

Кыргызстан

Кыргызстандарт

Молдова

Молдова-Стандарт

Российская Федерация

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

Таджикистан

Таджикстандарт

Туркменистан

Главгосслужба «Туркменстандартлары»

Узбекистан

Узстандарт

Украина

Гостпотребстандарт Украины

4. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 июня 2006 г. № 118-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.104-2006 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 сентября 2006 г.

5. ВЗАМЕН ГОСТ 2.104-68

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта публикуется в указателе «Национальные стандарты».

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в указателе (каталоге) «Национальные стандарты», а текст изменений — в информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована в информационном указателе «Национальные стандарты»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает формы, размеры, номенклатуру реквизитов и порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней в конструкторских документах, предусмотренных стандартами Единой системы конструкторской документации.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, отражающие особенности указания реквизитов и атрибутов при оформлении конструкторских документов с учетом их специфики.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.053-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная структура изделия. Общие положения

ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам

ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.302-68 Единая система конструкторской документации. Масштабы

ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии

ГОСТ 2.305-68 Единая система конструкторской документации. Изображения-виды, разрезы, сечения

ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.502-68 Единая система конструкторской документации. Правила дублирования

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601-2006 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

ГОСТ 2.602-95 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701-84 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

Примечание- При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов по указателю «Национальные стандарты» составленному по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения.

Примечание- Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит).

3.1.2 атрибут документа: Идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита.

3.1.3 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования.

3.1.4 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

Примечание — Для электронных документов используется аналог собственноручной подписи — электронная цифровая подпись.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ДЭ — электронный конструкторский документ,

ЭЦП — электронная цифровая подпись,

ЭСИ — электронная структура изделия,

ЭВМ — электронная вычислительная машина.

4 Реквизиты основной надписи и дополнительных граф

4.1 Номенклатура реквизитов и атрибутов основной надписи и дополнительных граф в конструкторских документах должна соответствовать указанной в таблице 1.

Таблица 1

Реквизит

Атрибут

Наименование реквизита или атрибута (полей реквизита или атрибута)

Обязательность

Номер графы

реквизита

атрибута

Наименование

·1)

Наименование изделия

·

Графа 1

Тоже

Наименование документа

·

Обозначение и код документа

·1)

Обозначение документа

·

Графы 2 и 26

Тоже

Код документа

·

Обозначение материала

о

Графа 3

Масса изделия

·

Графа 5

Масштаб

·

Графа 6

Порядковый номер листа

·

Графа 7

Общее количество листов документа

о

Графа 8

Наименование или код организации

·

Графа 9

Сведения о подписании документа

·1)

Характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ

·

Графа 10

Фамилия лица, подписавшего документ

·

Графа 11

Подпись лица, фамилия которого указана в 9.2

·2)

Графа 12

Дата подписания документа

·3)

Графа 13

Сведения об изменениях документа

·1)

Порядковый номер изменения

·

Графа 14

Указания об изменении листа

·

Графа 15

Номер документа, на основании которого производится изменение

·

Графа 16

Подпись лица, внесшего изменения

·2)

Графа 17

Дата внесения изменения

·3)

Графа 18

Обозначение зоны, в которой находится изменяемая часть изделия

о

Графа 33

Инвентарный номер подлинника

·

Графа 19

Сведения о приемке подлинника в службу технической документации

·1)

Подпись лица, принявшего подлинник

·2)

Графа 20

Дата приемки

·3)

То же

Инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник

·

Графа 21

Инвентарный номер дубликата

·

Графа 22

Сведения о приемке дубликата в службу технической документации

·1)

Подпись лица, принявшего дубликат

·2)

Графа 23

Дата приемки дубликата

·3)

То же

Обозначение документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ

·

Графа 24

Обозначение соответствующего документа, в котором впервые записан данный документ

о

Графа 25

Знак, установленный заказчиком

о

Графа 27

Литера

о

Графа 4

Сведения об утверждении документации соответствующей литеры

о1)

Номер решения

·

Графа 28

Год утверждения

·

То же

Сведения об утверждении документации

·1)

Номер решения

·

Графа 29

Год утверждения документации

·

То же

Индекс заказчика

о

Графа 30

Подпись лица, копировавшего документ

о1)

Графа 31

Обозначение формата листа

·

Графа 32

Номера авторских свидетельств

о

Графа 34

Версия документа

о

Графа 355)

Уровень конфиденциальности документа

о6)

Сведения о визировании документа

о1),4)

Подпись должностного лица

·2)

Сведения о визировании оригинала или подлинника документа на бумажном носителе размещают на поле подшивки первого или заглавного листа документа

Расшифровка подписи

·

Резолюция

о

Дата визирования

·3)

Единица измерения

о

Графа 365)

Метод проецирования

о

Графа 375)

Имя файла документа

о

Графа 385)

Признак аутентичного документа

о

Графа 395)

Дополнительный код вида документа в соответствии с ГОСТ 2.102

о

Реквизит только электронного документа

Дополнительный код вида ЭСИ в соответствии с ГОСТ 2.053

о

Реквизит только электронного документа

Код документа в зависимости от характера использования

·

Графа 405)

Обозначение документа аналогичного изделия, для которого ранее изготовлены средства технологического оснащения

о5)

Графа 41

Условные обозначения:

·- реквизит (атрибут) обязательный.

о — необходимость реквизита (атрибута) устанавливает разработчик.

1)Составной реквизит.

2) Все реквизиты и/или их атрибуты, значением которых является подпись, в ДЭ выполняют в виде ЭЦП.

3) В значении календарной даты для электронных документов год указывают четырьмя цифрами.

4) Если обязательные атрибуты указаны у необязательного реквизита, то они должны быть указаны при его использовании.

5)Место расположения и размер граф на бумажном носителе устанавливает разработчик.

6) Реквизит заполняют в установленном порядке.

4.2 Для целей управления документами в процессах документооборота допускается вводить дополнительные реквизиты, не отображаемые на документах в бумажной форме. Номенклатура таких реквизитов и правила выполнения устанавливаются нормативными документами организации. Для документации на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, номенклатуру дополнительных реквизитов документов согласуют с заказчиком (представительством заказчика).

(Поправка, ИУС 4-2007).

5 Порядок выполнения основной надписи и дополнительных граф

5.1 Содержание, расположение и размеры граф основной надписи, дополнительных граф к ней, а также размеры рамок на чертежах и схемах должны соответствовать форме 1, а в текстовых документах — формам 2, 2а и 2б.

Допускается для последующих листов чертежей и схем применять форму 2а.

5.2 Основная надпись, дополнительные графы к ней и рамки выполняют сплошными основными и сплошными тонкими линиями по ГОСТ 2.303.

5.3 Основную надпись располагают в правом нижнем углу конструкторских документов.

На листах формата А4 по ГОСТ 2.301 основную надпись располагают вдоль короткой стороны листа.

Таблица изменений в основной надписи при необходимости может продолжаться вверх или влево от основной надписи (при наличии графы 33 — влево от нее).

При расположении таблицы изменений слева от основной надписи наименования граф 14-18 повторяют.

Расположение дополнительных граф показано в приложении А.

5.4 Для быстрого нахождения на чертеже (схеме) составной части изделия или его элемента рекомендуется разбивать поле чертежа (схемы) на зоны. Отметки, разделяющие чертеж (схему) на зоны, рекомендуется наносить на расстоянии, равном одной из сторон формата А4 (рисунки Б.1 и Б.2 приложения Б).

Отметки наносят:

по горизонтали — арабскими цифрами справа налево;

по вертикали — прописными буквами латинского алфавита снизу вверх.

Зоны обозначают сочетанием цифр и букв, например: 1А, 2А, 3А, 1В, 2В, 3В и т.д.

5.5 На чертежах (схемах) с одним обозначением, выполненных на нескольких листах, нумерация зон по горизонтали должна быть сквозной в пределах всех листов.

6 Порядок заполнения основной надписи и дополнительных граф

6.1 В графах основной надписи и дополнительных графах (номера граф на формах показаны в круглых скобках) указывают значения соответствующих реквизитов или атрибутов согласно таблице 1:

в графе 1 — наименование изделия и наименование документа, если этому документу присвоен код. Для изделий народнохозяйственного назначения допускается не указывать наименование документа, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602,ГОСТ 2.701. Наименование изделия должно соответствовать принятой терминологии и быть по возможности кратким. Наименование изделия записывают в именительном падеже единственного числа. В наименовании, состоящем из нескольких слов, на первом месте помещают имя существительное, например: «Колесо зубчатое». В наименование изделия не включают, как правило, сведения о назначении изделия и его местоположении;

(Поправка, ИУС 12-2006).
(Поправка, ИУС 4-2007).

в графе 2 — обозначение документа по ГОСТ 2.201 и код, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701. Допускается применять ранее принятую систему обозначений документов;

в графе 3 — обозначение материала детали (графу заполняют только на чертежах деталей);

в графе 4 — литеру, присвоенную данному документу (на документе в бумажной форме графу заполняют последовательно, начиная с крайней левой клетки).

Допускается в рабочей конструкторской документации литеру проставлять только в спецификациях и технических условиях.

Для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, перечень конструкторских документов, на которых должна обязательно проставляться литера, согласуется с заказчиком (представительством заказчика);

в графе 5 — массу изделия по ГОСТ 2.109;

в графе 6 — масштаб (проставляется в соответствии с ГОСТ 2.302 и ГОСТ 2.109);

в графе 7 — порядковый номер листа (на документах, состоящих из одного листа, графу не заполняют);

в графе 8 — общее количество листов документа (указывают только на первом листе);

в графе 9 — наименование или код организации, выпускающей документ (графу не заполняют, если код содержится в обозначении документа);

(Поправка, ИУС 4-2007).

в графе 10 — характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ, в соответствии с формами 1 и 2. Свободную строку заполняют по усмотрению разработчика, например: «Начальник отдела», «Начальник лаборатории», «Рассчитал».
Допустимые значения атрибута устанавливает организация;
в графе 11 — фамилии лиц, подписавших документ;
в графе 12 — подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 11.
Подписи лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль, являются обязательными.
При отсутствии титульного листа допускается подпись лица, утвердившего документ, размещать на свободном поле первого или заглавного листа документа в порядке, установленном для титульных листов по ГОСТ 2.105;
в графе 13 — дату подписания документа;
в графах 14 -18 — сведения об изменениях, которые заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503;
в графе 19 — инвентарный номер подлинника по ГОСТ 2.501;
в графе 20 — сведения о приемке подлинника в службу технической документации (подпись и дата приемки);
в графе 21 — инвентарный номер подлинника, взамен которого выпущен данный подлинник по ГОСТ 2.503;
в графе 22 — инвентарный номер дубликата по ГОСТ 2.502;
в графе 23 — сведения о приемке дубликата в службу технической документации (подпись и дата приемки);
в графе 24 — обозначение документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ;
в графе 25 — обозначение соответствующего документа, в котором впервые записан данный документ. Обязательный реквизит для всех документов, заимствованных из документации других изделий;
в графе 26 — обозначение документа, повернутое на 180° для формата А4 и для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль длинной стороны листа и на 90° для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль короткой стороны листа;
в графе 27 — знак, установленный заказчиком в соответствии с требованиями нормативной документации и проставляемый заказчиком или представительством заказчика;
в графе 28 — номер решения и год утверждения документации соответствующей литеры. Год утверждения указывают четырьмя цифрами;
в графе 29 — номер решения и год утверждения документации. Год утверждения указывают четырьмя цифрами;
в графе 30 — индекс заказчика в соответствии с нормативной документацией;
в графе 31 — подпись лица, копировавшего документ. При копировании электронного документа обязательный реквизит;
в графе 32 — обозначение формата листа по ГОСТ 2.301. Для электронного документа указывают формат листа, на котором будет соответствовать указанный в графе 6 масштаб;
в графе 33 — обозначение зоны, в которой находится изменяемая часть изделия;
в графе 34-номера авторских свидетельств на изобретения, использованные в данном изделии;
в графе 35 — номер версии документа в электронной форме, с которого на устройствах вывода ЭВМ получен документ в бумажной форме. Графу заполняют только для документов, изготавливаемых с применением ЭВМ;
в графе 36 — единица измерения (метрическая или дюймовая);
в графе 37 — метод проецирования. Способ расположения проекций детали на чертеже. Обязательный, если проецирование не соответствует ГОСТ 2.305;
в графе 38 — имя файла, содержащего документ в электронной форме. Графу заполняют только для документов, изготавливаемых с помощью ЭВМ;
в графе 39 — признак аутентичного документа (обязательный для аутентичных документов);
в графе 40 — код документа в зависимости от характера использования.
Для электронных документов в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2) применяют следующие коды:
1 — оригинал,
2 — подлинник,
3 — дубликат,
4 — копия.
в графе 41 — Обозначение документа аналогичного изделия, для которого ранее изготовлены средства технологического оснащения, необходимые для данного изделия. Для документов, выполняемых только на бумажном носителе, допускается использовать графу 24.
(Поправка, ИУС 4-2007).

Примечания:

1 В графах 13, 18, 20, 23 при указании календарной даты на бумажном носителе год указывают двумя последними цифрами.

2 Графа 26 на форме 2а является обязательной только для чертежей и схем.

3 Графы, выполненные штриховой линией, вводят при необходимости. Графы 27 — 30 обязательны для документов, утверждаемых заказчиком.

4 При использовании для последующих листов чертежей и схем формы 1, графы 1, 3 — 6, 9 не заполняют.

Форма 1

Основная надпись и дополнительные графы для чертежей и схем

Форма 2

Основная надпись и дополнительные графы для текстовых конструкторских документов (первый или заглавный лист)

Форма 2а

Основная надпись и дополнительные графы для чертежей (схем) и текстовых конструкторских документов (последующие листы)

Форма 2б

Основная надпись и дополнительные графы для текстовых конструкторских документов при двустороннем светокопировании (последующие листы)

Нечётный номер страницы

Чётный номер страницы

Приложение А

(справочное)
Примеры размещения основной надписи и дополнительных граф к ней

Для формата А4

Для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль длинной стороны листа

Для форматов больше А4 при расположении основной надписи вдоль короткой стороны листа

1 — основная надпись; 2 — дополнительные графы

Приложение Б

(справочное)
Пример разбивки поля чертежа на зоны

Рисунок Б.1

Рисунок Б.2

Ключевые слова: конструкторская документация, основная надпись, электронный конструкторский документ, оформление документа, реквизит документа, электронная цифровая подпись

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *