СЗВ м при увольнении

СЗВ-М при увольнении сотрудника — выдавать или нет? Частый вопрос, возникающий у работодателей. В апреле 2016 года появилось нововведение — при увольнении работнику помимо справок 2-НДФЛ и о среднем заработке бухгалтер должен предоставить СЗВ-М. Это является обязательным, так как прописано в законодательстве (ФЗ №27).

Содержание

СЗВ-М при увольнении сотрудника

Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.

Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.

В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.

За распространение персонифицированных данных может быть применена административная и уголовная ответственность:

  • За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст. 13.14 КоАП РФ);
  • За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
  • Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.

Выдача СЗВ-М работнику при увольнении

В таком случае документ формируется на одного человека. Бухгалтер может это сделать в своей программе, с помощью которой он сдает отчетность.

Законодательством не прописана ответственность работодателя за несвоевременную выдачу копии СЗВ-М или за отказ от выдачи. Тем не менее, стоит регламентировать порядок предоставления этих копий, чтобы подстраховаться от нежелательных разногласий с работниками.

Вот несколько вариантов для этого:

  1. Журнал регистрации выдачи копий.
  2. 2-й экземпляр справки с подписью работника.
  3. Расписка о получении копии справки СЗВ-М.

Один из оптимальных вариантов – это журнал учета. Занимает мало места, практичен, там же можно указывать и причину выдачи справки. Примерный образец:

Распечатывать 2-й экземпляр – это конечно выход из положения, но довольно трудоемкий. К тому же, со временем их будет немало – опять же дополнительные бумажные кипы.

Расписка составляется в любой свободной форме. Примерный образец:

Сотруднику справка выдается в течение 5 дней с даты написания заявления на выдачу копии СЗВ-М.

Справка СЗВ-М при увольнении: пример заполнения и образец

Выдавая копию СЗВ-М, необходимо проверить правильность ее заполнения. При составлении справки отчета СЗВ-М обязательно указываются следующие данные:

  • Данные страхователя, его реквизиты в ПФР;
  • Дата отчетного периода;
  • Тип формы (исходящая);
  • ФИО, СНИЛС и ИНН работника;
  • Дата выдачи справки.

В нижней части – ФИО руководителя, его подпись, дата и печать (если имеется). Образец справки:

Во многих организациях копии справок СЗВ-М выдаются автоматически вместе с другими документами при увольнении. Сотрудник не должен ее требовать, а работодатель не должен ждать заявления о ее выдаче от работника. Это прописано законом, значит должно быть выдано быстро и без задержек.

Пройдет немного времени, и этот процесс станет обыденным, несложным и более понятным для работодателя.

Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

В настоящее время основная масса работодателей сдают в Пенсионный фонд всего два отчета. Один из них подается раз в год, а второй – СЗВ – М – ежемесячно.

Пенсионный фонд разрабатывает отчеты для получения информации, которую использует как для своих внутренних целей, так и для облегчения жизни всех работников, которые зарегистрированы в качестве застрахованных лиц в Пенсионном фонде.

Для чего Пенсионный фонд собирает и обобщает информацию о работниках

Ежемесячно в информационную базу Пенсионного фонда, благодаря отчету СЗВ – М, стекаются данные по всем сотрудникам, работающим на предприятиях страны. Вся эта информация собирается воедино, систематизируется и анализируется. В процессе обработки информации создается единая база данных о том, кто на каком предприятии работал, в какой период времени, когда уволился или, может быть, работает и сейчас.

Благодаря таким данным специалисты фонда могут отследить насколько своевременно и в полной ли мере организации и индивидуальные предприниматели уплачивают страховые взносы.

Очевидные плюсы есть у работников, которые обращаются за назначением пенсии. Если раньше нужно было долго и упорно собирать различные справки, или, не дай бог, подтверждать «потерявшийся» стаж, то теперь все значительно проще. Если понадобится какая – то дополнительная информация, её можно получить в электронном виде и не гонять людей по различным инстанциям лично.

Кто предоставляет отчет СЗВ – М?

Наемные работники есть у большинства организаций и индивидуальных предпринимателей. В связи с этим у них возникает обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд информацию о работающих гражданах.

Исключение составляют случаи, когда специфика бизнеса индивидуального предпринимателя позволяет работать одному, без привлечения сотрудников. К таким видам деятельности могут относиться услуги по консультированию в той или иной сфере, оказание бухгалтерских, юридических услуг, услуги по мелкому ремонту (например, компьютеров).

Во всех остальных случаях все работодатели подают сведения в Пенсионный фонд не позднее 15 числа месяца, следующего за текущим.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Сотрудник увольняется: действия работодателя

Наверняка, большей части из нас хотелось найти стабильную работу, лучше всего с возможностью карьерного роста, и спокойно вести свою трудовую деятельность. К сожалению, в нынешних условиях это редкость. Иногда работник увольняется даже с хорошего места, где вроде бы все устраивает. Просто в один прекрасный момент приходит мысль, что надо двигаться дальше и что – то менять. Как говорится, рыба ищет где глубже, а человек где лучше.

Ничего сверхъестественного в уходе работника нет. Рассмотрим увольнение поэтапно:

  1. В большинстве случаев работник пишет заявление на увольнение по собственному желанию.
  2. После того, как директор подписал такое заявление, начинается двухнедельный период, когда организация подыскивает нового работника на освобождаемую должность, а сам работник заканчивает текущие дела. Если кандидат на должность уже есть, увольняющийся сотрудник передает все дела ему. Здесь стоит отметить, что работник может отозвать заявление об увольнении при соблюдении определенных условий.
  3. Кадровая служба предприятия и бухгалтерия накануне увольнения сотрудника готовят пакет документов. Распечатывается приказ об увольнении, формируются справки, делаются последние записи в личную карточку сотрудника, заполняется трудовая книжка, готовятся документы на выплату денежных средств.
  4. Наступил день увольнения, последний день работы на данном предприятии. Сотрудник своего решения не изменил и заявление не забрал. Самым ответственным делом, которое предстоит работнику в этот день, является подписание кадровых документов, связанных с увольнением и получение пакета документов на руки.

В день увольнения работник получает все причитающиеся выплаты. Кроме заработной платы за отработанный месяц это может быть компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты, предусмотренные на предприятии.

Кроме того, работник получает целый пакет документов, которые пригодятся ему на следующем месте работы. К ним относятся:

  • Справка 2НДФЛ. Она нужна каждому работнику и подтверждает сумму дохода, полученную за последний год работы на предприятии. Информация из справки помогает при расчете заработной платы на новом месте работы.
  • Справка о доходе сотрудника за 2 года перед увольнением. Она пригодится при расчете больничного листа.
  • Выписка из отчета СЗВ – СТАЖ. Это нововведение Пенсионного фонда. В отчете отражены периоды трудовой деятельности в организации.
  • Копия формы СЗВ – М. Она нужна для подтверждения стажа работника.
  • Трудовая книжка.

Не имеет значения по какой причине уволен работник, список основных документов для выдачи на руки не меняется.

Отразим в таблице основные статьи, согласно которым может происходить увольнение работников.

Вид увольнения Статья трудового кодекса
Увольнение по собственному желанию пункт 1 часть 3 статья 77
Увольнение по соглашению сторон Статья 78
Увольнение по сокращению штата Статья 180
Другие причины Выбирается статья в зависимости от причины увольнения

Выдача работнику формы СЗВ – М при увольнении

Одним из документов, обязательных к выдаче сотруднику при увольнении, является СЗВ – М.

Данная форма подтверждает наличие стажа у работника. Документ выдается в последний день работы сотрудника.

В последнее время наше государство очень ревностно охраняет персональные данные граждан и требует того же от собственников бизнеса. Если работодатель намеренно или случайно разглашает персональные данные работника, то организация получит штраф.

Именно с этим обстоятельством связан нюанс при выдаче копии СЗВ – М сотруднику. Бухгалтерия формирует отчет только по одному сотруднику – увольняющемуся и выдает работнику.

Не все люди трепетно и бережно относятся к документам. Иногда бухгалтерии приходится выдавать одни и те же формы по несколько раз. Чтобы таких ситуаций не возникало, лучше всего выдавать СЗВ – М при увольнении под расписку.

Как заполнить форму СЗВ – М при увольнении. Пример

Рассмотрим на примере как правильно заполнить форму для выдачи сотруднику при увольнении. Данные сведем в таблицу.

Раздел
Раздел №1 Ø Наименование организации

Ø Регистрационный номер организации в ПФР

Ø ИНН организации

Ø КПП организации

Раздел №2 В отдельных графах указывается месяц, за который составляются сведения и год
Раздел №3 Указывается тип сведений «исходная»
Раздел №4 Ø Фамилия, имя, отчество

Ø Номер СНИЛС

Ø ИНН

Эти данные заполняются только по увольняющемуся работнику

Форму должен подписать директор. Дата отчета – дата увольнения сотрудника.

Что будет, если работнику не выдать СЗВ – М?

Обязанность каждого работодателя заполнять и сдавать отчет СЗВ – М. При увольнении сотрудника обязанностью организации является выдача этой формы на руки.

Обязанность по выдаче работнику закреплена законодательно.

Однако если работодатель запоздает с выдачей формы или совсем не выдаст ее увольняющемуся сотруднику, никаких последствий для организации не будет. Закон не устанавливает наказания в этом случае.

СЗВ – М по отдельным категориям работников

Очень часто у работодателей возникает сомнение – стоит ли включать в форму отчета сотрудниц в декрете, прогульщиков, тех, кто находится в отпуске за свой счет.

Нужно учесть, что с такими работниками заключен трудовой договор, все они числятся в штате компании, то есть находятся в трудовых отношениях с работодателем. А мы знаем, что по всем сотрудникам, с которыми у организации заключены официальные трудовые отношения, сдается ежемесячный отчет СЗВ – М.

Какие санкции применяются к организации, если в отчет СЗВ – М «забыли» включить работника?

Иногда по каким-то причинам сотрудник, отвечающий за формирование СЗВ – М, может не включить информацию о сотруднике. Обычно отчет отправляют в Пенсионный фонд, там его благополучно принимают и на этом история до поры до времени заканчивается. Но потом наступает момент, когда этот «неучтенный» сотрудник всплывает и бухгалтер лихорадочно отсылает в фонд отчет с типом сведений «дополняющая».

Так вот, если до момента отправки «дополняющей» формы Пенсионный фонд не вычислил ошибку в первоначальном отчете, то никаких санкций на организацию наложено не будет.

Если же Пенсионный фонд найдет несоответствие раньше бухгалтера организации, то будет наложен штраф.

При работе с любой формой отчетности необходимо соблюдать особую аккуратность и быть очень внимательным, тогда проблем не возникнет.

Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2020 году

При увольнении сотрудники могут запросить СЗВ-М. Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника? Каковы последствия в случае отказа в предоставлении СЗВ-М?

Что такое отчёт СЗВ-М?

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» целями индивидуального (персонифицированного) учета являются:

  • создание условий для назначения страховых и накопительной пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
  • обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер страховой и накопительной пенсий при их назначении;
  • создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, для назначения страховых и накопительной пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов, а также для оценки обязательств перед застрахованными лицами по выплате страховых и накопительной пенсий, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты средств пенсионных накоплений;
  • развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
  • создание условий для контроля за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
  • информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату страховых и накопительной пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
  • упрощение порядка и ускорение процедуры назначения страховых и накопительной пенсий застрахованным лицам.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах». В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

п/п

Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже) Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно) ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)

Таким образом, в СЗВ-М необходимо указывать сведения о работниках, о подрядчиках, с которыми заключён трудовой договор, договор подряда, действующий в настоящее время или прекративший своё действие в отчётном периоде. В данном вопросе необходимо руководствоваться исключительно сроком действия договора.

Кто обязан заполнять СЗВ-М?

Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, представляет о каждом работающем у лице, (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) следующие сведения:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • фамилию, имя и отчество;
  • идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Предоставлять сведения о подрядчиках-физических лицах не нужно лишь в исключительных случаях:

Подрядчик Нормативный акт
Индивидуальный предприниматель Индивидуальные предприниматели признаны плательщиками страховых взносов п. 1 ст. 419 НК РФ
Иностранные граждане и лица без гражданства Не признаются объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, по трудовым договорам, заключенным с российской организацией для работы в ее обособленном подразделении, место расположения которого находится за пределами территории Российской Федерации. ст. 420 НК РФ
Студенты очной формы обучения В базу для исчисления страховых не включаются в вознаграждения, осуществляемые в пользу обучающихся в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования по очной форме обучения за деятельность, осуществляемую в студенческих отрядах (включенных в федеральный или региональный реестр молодежных и детских объединений, пользующихся государственной поддержкой) по трудовым договорам или по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг. п. 3 ст. 422 НК РФ

Читайте так же ⇒ \”Увольнение по соглашению сторон в 2020 году\”

Для подтверждения страхового стажа работнику необходимо предоставить копию СЗВ-М.

В соответствии с п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» копия сведений передается страхователем застрахованному лицу не позднее пяти календарных дней со дня его обращения.

Следует учесть, что в представленной копии СЗВ-М, переданной страхователем застрахованному лицу, в разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются персональные данные о застрахованном лице – работнике, с которым в отчетном периоде заключен, продолжает действовать или прекращен гражданско-правовой договор, предметом которого является выполнение работ, оказание услуг.

Передача застрахованному лицу сведений о всех застрахованных лицах влечёт нарушение Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Пример:

Форма СЗВ-М

Сведения
о застрахованных лицах

  1. Реквизиты страхователя (заполняются обязательно):

Регистрационный номер в ПФР _123456789__________

Наименование (краткое) __ООО «АБВ»______________

ИНН _987654321___ КПП ___03020106______

  1. Отчетный период _01_ календарного года __2020____ (заполняется обязательно)
  1. Тип формы (код) ______исх_____ (заполняется обязательно одним из кодов: “исхд”, “доп”, “отмн”)

“исхд” – исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период

“доп” – дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период

“отмн” – отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период

  1. Сведения о застрахованных лицах:

(указываются данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства)

N п/п Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже) Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно) ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)
1 Иванов Иван Иванович 111-111-111-11 7418529633

Читайте так же ⇒ \”Увольнение при истечении срока трудового договора в 2020 году\”

Санкции за отказ в выдаче СЗВ-М

В случае отказа в предоставлении работнику СЗВ-М штрафных санкций не предусмотрено, но за работником остаётся право на обращение в Департамент труда, в судебные органы или в прокуратуру для обжалования действий работодателя.

Читайте так же ⇒ \”Увольнение при ликвидации организации в 2020 году\”

Вопросы и ответы

  1. Обязаны ли мы предоставлять уволившемуся работнику СЗВ-М?

Ответ: В случае, если от работника поступило заявление о предоставлении ему этого документа – предоставить его необходимо.

  1. За какой период необходимо предоставить СЗВ-М работнику, который у нас увольняется?

Ответ: При увольнении и запросе работником отчёта СЗВ-М – предоставьте отчёт за последний отчётный период (например, работник увольняется в феврале – предоставьте отчёт за февраль, т.к. это последний отчётный период, в отчёте за который будут представлены его данные).

Заполнение формы СЗВ-М при увольнении сотрудника

СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства.

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных

Итоги

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой публикации.

По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных

В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как сформировать отчет СЗВ-М в 1С (нюансы)».

Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

  1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
  2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
  3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Составляем выписку из СЗВ-М — образец».

Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:

  1. Ежемесячно — вместе с представлением отчета в ПФР.
  2. СЗВ-М при увольнении — в день увольнения сотрудника.
  3. При оформлении документов на пенсию — в течение 10 дней с момента подачи работником письменного заявления.

С нюансами оформления и представления СЗВ-М вас познакомят материалы:

  • «Что должно сходиться у ЕРСВ и СЗВ-М?»;
  • «ПФР штрафует за дополняющие СЗВ-М»;
  • «Аргументы, которые помогают в разы снизить штраф за СЗВ-М».

Итоги

Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это обязанность работодателя. Передать СЗВ-М уволенному сотруднику необходимо в день увольнения. При этом необходимо получить от него письменное подтверждение о получении отчета на руки.

Rate this post

При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно — для этого достаточно сделать несколько простых шагов.

Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты. Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения пенсии. Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

СВЗ-М — это отчет, ежемесячно предоставляемый работодателем в Пенсионный фонд России, подтверждающий, что указанные в нем лица в указанный период получили доход, облагаемый страховыми взносами.

Наличие таких документов у работника поможет ему в будущем доказать свой страховой стаж, когда возникнут спорные вопросы при определении размера пенсии.

Выписки из документа

При увольнении работнику выдаются выписки из отчетов за весь период его работы начиная с апреля 2016 года (первый отчетный период по этой форме).

Так как отчет за период, в котором увольняется работник, будет представлен в ПФР только в следующем месяце, работнику готовится отдельный отчет за месяц его увольнения.

В выписках должны содержаться сведения только по увольняемому работнику. Включение иных лиц или предоставление копий полных отчетов будет нарушением персональных данных.

Как правильно оформить отчёт (пошагово)

Правила заполнения формы СЗВ-М для выдачи работнику в целом соответствуют требованиям к заполнению формы СВЗ-М при её предоставлении в ПФР.

В разделе 1 указываются регистрационный номер работодателя в ПФР, его краткое наименование (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя), ИНН и КПП, в разделе 2 — месяц и год, соответствующие отчетному периоду, в разделе 3 — тип формы «исхд» (исходная).

Раздел 4 заполняется данными о работнике — фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН. В первой графе таблицы «№ п/п» номер работника должен соответствовать номеру в общем отчете за этот период.

Предоставляемые данные должны быть заверены руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или уполномоченным лицом.

Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении

Скачать Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении можно по ссылке.

Как выдать справку

Справка должна быть выдана работнику лично на руки.

При его отсутствии на рабочем месте в последний день работнику необходимо направить предложение явиться за документами лично или сообщить почтовый адрес, по которому такие документы могут быть ему направлены.

Сроки выдачи

Справку следует выдать в день увольнения работника. Если в день увольнения он отсутствует, то в день, когда он придёт за трудовой книжкой.

Отсутствие на рабочем месте обязательно должно быть зафиксировано актом и отражено в табеле рабочего времени.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику

Получение работником СЗВ-М может быть подтверждено тремя способами.

Самый удобный из них, особенно при большом количестве работников в организации, — ведение журнала учета выдачи документов. При этом выдача справки фиксируется подписью работника, подтверждающего таким образом её получение.

Следующие два способа могут применяться как самостоятельно, так и в сочетании с первым: от работника может быть получено письменное подтверждение о получении справки или его подпись оставляется на копии заявления, остающейся в архиве организации.

Журнал учета выдачи должен содержать традиционные графы: номер строки, название документа, его номер и дата, дата получения, подпись работника и её расшифровка.

Письменное заявление работника может содержать следующую фразу: «Подтверждаю, что в связи с прекращением трудового договора от (дата) № (номер) и на основании абзаца 3 части 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ я получил от (наименование организации) (номер ИНН, номер КПП) копию отчета по форме СЗВ-М за время работы на (количество листов) листах».

Подтверждающая запись на копии должна содержать слова «Получено на руки», дату и подпись работника с расшифровкой.

При направлении СЗВ-М почтой целесообразно отправлять документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Полученные в почтовом отделении квитанцию, опись вложения и вернувшееся уведомление необходимо сохранять. При наличии журнала учета выдачи документов информация об отправлении может быть отражена в нем.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Если работодатель в установленный срок не представляет требуемые сведения или предоставляет неполные либо недостоверные сведения, на него может быть наложен штраф — 500 рублей за каждое нарушение.

В случае обращения работника с жалобой в контролирующие органы или суд невыдача справки может быть расценена как нарушение трудового законодательства. Допустившему такое нарушение лицу может быть вынесено предупреждение. Также на физическое и юридическое лицо может быть наложен административный штраф, размер которого составляет (при вынесении наказания впервые) — от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей — для организаций.

Законодательная база

  1. Статья 11 «Представление сведений о страховых взносах и страховом стаже» Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Устанавливает требование предоставить работнику в день его увольнения сведения, необходимые для правильного назначения ему страховой и накопительной пенсий (п. 4), и перечень таких сведений (пп. 2-2.3).
  2. Статья 17 «Ответственность органов и должностных лиц Пенсионного фонда Российской Федерации, страхователей и застрахованных лиц, списание безнадежных долгов по штрафам». Определяет размер финансовых санкций, если такие сведения не выданы в установленный срок, представлены в неполном объеме или не соответствуют действительности.
  3. Статья 62 ТК РФ «Выдача документов, связанных с работой, и их копий». Устанавливает требования к порядку выдачи копий документов.
  4. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Устанавливает уполномоченных лиц, имеющих право заверять копии документов организации, а также порядок их действий при заверении копии.
  5. Статья 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства.

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2019 году

При увольнении работающего лица в 2019 году предприятия должны вручать ему копию бланка СЗВ-М, не допуская нарушения тайны по личным сведениям. Для этого необходимо составлять выписку из отчета СЗВ-М для одного работника.

При этом, руководство обязано не только правильно составить отчётность СЗВ-М, но и своевременно вручить его отчисленному человеку. Это обеспечит избегание разногласий и конфликтных ситуаций, в предотвращении судебных разбирательств. Заполненную справку СЗВ-М выдавать уходящему работнику необходимо под роспись, чтобы бывший сотрудник не смог отрицать факт вручения ему документа.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего?

СВЗ-М является ежемесячным отчетом, отправляемым предприятиями в ПФР, для подтверждения, что отображенный в нем персонал за отчетное время получили доход, за который были перечислены страховые начисления.

Наличие подобного документа у отчисленного работника обеспечит в перспективе доказательство своего страхового стажа, при возникновении спорных вопросов при расчете пенсионных выплат. Справка выдается работнику на руки по роспись.

При отсутствии увольняемого подчиненного на предприятии в завершающий день работы, требуется отправить последнему предложение прибыть за справкой лично или дать согласие об отсылке документов по указанному почтовому адресу заказным письмом с вложением.

Отчетность СВЗ-М обязаны отсылать в ПФР все предприятия, любой формы собственности и ИП, в независимости от их годового оборота и числа работающего персонала. Нередко, после отчисления работника, на его место устраивается новый человек. В этой ситуации важным моментом является правильное оформление документов, чтобы не сделать ошибок, способных привести к административной или даже уголовной ответственности руководства.

Как отмечалось ранее, вручение СЗВ-М уходящему подчиненному является обязательным. Это отмечено в законодательных нормах РФ и не может игнорироваться работодателем. Данный документ является важным, в первую очередь, для отчисляемого человека, так как в нём отображается весь его страховой стаж, который будет использован при начислении пенсии.

Как заполнить СЗВ-М, если сотрудник увольняется

Алгоритм заполнения справки СЗВ-М для вручения уходящему подчиненному соответствуют отчету СВЗ-М, отсылаемого в ПФР.

В документе отображается следующая информация:

  1. В первом разделе отображается регистрационный номер предприятия в ПФР, его краткое название (Ф.И.О. ИП), ИНН и КПП.
  2. Во втором разделе – отображается месяц и год, которые соответствуют отчетному времени.
  3. В третьем разделе заполняется код бланка, в данном варианте «исхд» (исходная).
  4. В последнем разделе отображаются сведения о работнике (Ф.И.О., СНИЛС и ИНН). Радел представлен в виде таблицы.

В первой колонке таблицы «№ п/п» – номер уволенного человека обязан совпадать с номером в общей отчетности за этот период. Остальные колонки заполняются в соответствии с отчетом.

  1. Справка обязана подписываться начальником предприятия, ИП или лицом, имеющим на это право.

Ответственность за срыв сроков вручения СЗВ-М отчисленному работнику или за предоставление недостоверных данных, накладывается на работодателя в виде штрафа в сумме 500 рублей (ч.4 ст. 17 Закона №27-ФЗ).

Примечание. Отчет СЗВ-М является одним из основных документов, отсылаемых ежемесячно в ПФР. Поэтому, при срыве сроков предоставления данного отчета предприятием, в котором работает 50 и более лиц, сумма штрафа для предприятия может составить до 25 000 рублей.

Как выдать как выдать сзв-м при увольнении

Некоторые предприятия вручают все необходимые документы отчисляемому лицу по своей инициативе, без каких-либо заявлений со стороны уходящего подчиненного. Однако, согласно законодательных норм, для выдачи справки СЗВ-М и прочих материалов, требуется письменное заявление отчисленного работника на имя руководителя предприятия.

В прошении необходимо отобразить все копии документов, которые должны быть выданы отчисляемому человеку. Желательно, такое прошение уходящему подчиненному написать в 2-х экземплярах, с отметкой на первом – что оно зарегистрировано и принято к рассмотрению.

В прошении отображается следующее:

  1. Шапка, в которой отображена:
  • Должность руководителя, название предприятия и Ф.И.О. начальника.
  • Должность и Ф.И.О. увольняемого лица.
  1. Название прошения – «Заявление»
  2. Текст документа, в котором нужно выразить просьбу о выдаче всех материалов, согласно законодательных норм, в день разрыва трудового соглашения (в последний день работы).
  3. Далее требуется составить список документов, которые работник желает получить дополнительно, кроме необходимых, среди которых могут быть справки:
  • О продолжительности трудовой деятельности на предприятии.
  • О заработке подчиненного и т. д.
  1. В заключение, ходатайство подписывается заявителем с расшифровкой Ф.И.О и проставляется дата поданного документа.

В верхней левой части полученного ходатайства руководитель накладывает визу, поручая удовлетворить просьбу заявителя бухгалтеру или кадровому отделу. После подготовки необходимых документов руководитель предприятия подписывает материалы и заверяет их печатью.

Подготовленные материалы вручаются отчисленному подчиненному лично в руки под роспись или, а при его отсутствии, отсылаются заказным письмом с вложением по адресу заявителя, если такая просьба отображена в ходатайстве.

Примечание. Необходимо иметь ввиду, что при отчислении с работы вручить персональные сведения ушедшему лицу допускается только в отношении него. Например, справка СЗВ-СТАЖ выдается не полностью на весь персонал, а лишь только выписка из полного отчета, касающегося непосредственно отчисленного работника.

Сроки

Ушедшему с работы специалисту требуется знать не только, какие документу ему нужно получить при отчислении, но и сроки их выдачи. Согласно законодательных норм, все необходимые материалы и справки отчисленному работнику обязаны выдаваться в завершающий рабочий день на предприятии.

Если день отчисления припадает на выходной, праздник, или человек в этот день находится в отгуле, или отсутствует по другой причине (отпуск, больничный), то в этих обстоятельствах ему обязаны выдать материалы на протяжении трех дней, после его письменного обращения.

Для предотвращения недоразумений в будущем, в интересах руководства предприятия, выдачу уволенному лицу документов в 2019 году необходимо оформлять письменно.

Оформить это можно путем росписи в книге учета выдаваемых документов, либо на бланке РСВ-1, который хранится в предприятии.

Справка СЗВ-М выдается отчисленному подчиненному даже в том варианте, ели уволенный не запросил данный документ. За отказ в выдаче данной справки, руководителю грозит административная ответственность в виде штрафа.

О том, какой штраф может быть наложен за СЗВ-М, можно посмотреть видео

(Видео: “Штраф за СЗВ-М, отступные конкурсному кредитору, увольнение члена профсоюза”)

Пример заполнения и образец

Форма отчета СЗВ-М является унифицированной и утверждена Постановлением ПФР № 83п от 01.02.2016 года. Бланк состоит из 4-х разделов:

При заполнении отчетности нередко возникает вопрос — нужно ли включать в отчет уволенных работников? Предприятие прекращает трудовые взаимоотношения с работником в день отчисления. В месяце, в котором человек уволен, его необходимо в отчет включить, а в следующем – нет.

Приведем пример пошагового заполнения формы СЗВ-М.

Сидоров И.И. отчислен 22 июня 2019 года. Бухгалтерия отсылает отчет СЗВ-М за июнь месяц, включая Сидорова И.И.

Раздел 1. Здесь заполняются сведения о предприятии: номер регистрации в ПФР, название предприятия, ИНН, КПП.

Раздел 2. В этом разделе отображается отчетный период, за который составляется отчет.

Раздел 3. Отображается тип формы из предлагаемых кодов. В данном варианте записывается код «исхд»

Раздел 4. Здесь отображаются данные в таблицу в виде списка застрахованных работников, зачисленных на предприятие, с отображением их персонифицированных сведений, СНИЛС и ИНН.

В очередном отчете за июнь-месяц 2019 года, бухгалтерия предприятия Сидорова Ивана Ивановича уже включать не будет.

Возьмем такую ситуацию. При увольнении сотрудника организация обязана выдать ему выписку из СЗВ-М за все месяцы его работы. Сотрудник увольняется 05.10.2017. Отчетность в ПФР по СЗВ-М за октябрь сдается до 15 ноября.

Каким образом подготовить выписку из СЗВ-М за октябрь на дату увольнения, если отчетность еще не сдавалась, и какую дату ставить в выписке?

СЗВ-М — это сведения обо всех застрахованных лицах, числящихся в организации, в том числе работающих по ГПД (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Сведения по форме СЗВ-М необходимо представлять, если в отчетном месяце у организации с застрахованными лицами, за которых работодатель должен платить страховые взносы, были заключены, продолжали действовать или были прекращены (п. 1 ст. 8, п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 4 формы СЗВ-М, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п):

  • трудовые договоры;
  • договоры ГПХ на выполнение работ, оказание услуг;
  • другие виды договоров, перечисленные в п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Копии сведений СЗВ-М передаются страхователем застрахованному лицу не позднее 5 календарных дней со дня его обращения, а при увольнении — в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Форма СЗВ-М представляется работодателем в органы ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем (пп. 1, 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Следовательно, выдача застрахованному лицу сведений, отражаемых в СЗВ-М, не увязана в Законе № 27-ФЗ со сроками ее сдачи в органы ПФР. В пункте 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ не предусмотрено, за какой период страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М.

Целью введения СЗВ-М было определить, осуществляет ли пенсионер трудовую деятельность (информация ПФР «О введении новой формы отчетности в ПФР по персонифицированному учету»). Данная форма содержит лишь информацию о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН работника и, по сути, не подтверждает ни стаж, ни уплаченные суммы страховых взносов. Следовательно, организация может выдать увольняющемуся работнику СЗВ-М только за месяц, в котором он увольняется, в которую включаются сведения только о данном конкретном сотруднике.

Учитывая, что данный вопрос не урегулирован, для избежания негативных ситуаций работодатель может выдать увольняющемуся работнику все копии сведений по форме СЗВ-М, представленные им в органы ПФР за период начиная с апреля 2016 года (то есть с момента введения в действие данной формы, но не ранее даты заключения с ним договора), содержащие сведения только о данном конкретном работнике, по дату увольнения этого работника (05.10.2017). То есть при увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения в том числе за октябрь, в котором это лицо работало, несмотря на то, что форма СЗВ-М будет представлена организацией — работодателем в органы ПФР за отчетный период (за октябрь 2017 года) по сроку не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (не позднее 15.11.2017).

В случае увольнения работника СЗВ-М составляется по обычной форме. Сам же отчет содержит в себе 4 раздела:

  • раздел 1 — подлежит обязательному заполнению: в нем содержатся данные о страхователе (о работодателе), указываются регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, КПП и ИНН компании;
  • раздел 2 — содержатся сведения о периоде, за который составляется форма. Отчет составляется за все периоды работы (1 отчет – 1 период). При увольнении сотрудника, не полностью отработавшего месяц, ему выдается СЗВ-М, а в разделе 2 указывается код отчетного периода, соответствующий месяцу увольнения (например, при увольнении в октябре 2017 года указывается отчетный период 10, календарный год – 2017);
  • раздел 3 — указывается код «исх»;
  • раздел 4 — указываются данные только уволившегося работника (Ф.И.О., СНИЛС, ИНН).

При заполнении в СЗВ-М указывается один из следующих типов формы (код):

  • исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период (код «исхд»);
  • дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период (код «доп»);
  • отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период (код «отмн»).

Таким образом, в последующем (по сроку сдачи отчета 15.11.2017), при сдаче отчета на всех сотрудников в разделе 3 формы СЗВ-М указывается также код «исх». Ставить иные коды в данном случае нет оснований.

СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) — это отчётность работодателей о наёмных работниках. Она заполняется каждый месяц и сдаётся в Пенсионный Фонд Российской Федерации. Такой документ является обязательным не только для всех владельцев фирм и предприятий, но и для предпринимателей, имеющих хотя бы одного наёмного работника. Исходя из этого, необходимо знать, как заполнять и когда выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника.

Справка при увольнении

Все владельцы ИП, предприятий и фирм независимо от их годового оборота и количества нанятых на работу сотрудников обязаны регулярно подавать в Пенсионный Фонд России сведения о своих работниках. Однако часто случаются ситуации, когда сотрудник увольняется, и на его место приходит новый. В этом случае очень важно правильно оформить документы и не допустить ошибок, которые могут повлечь за собой административную или даже уголовную ответственность.

Выдача СЗВ-М работнику при увольнении является обязательной. Это правило прописано в законе и не может быть изменено по желанию работодателя. Этот документ очень важен для увольняющегося сотрудника, так как в нём прописывается весь его страховой стаж. Отчёт СЗВ-М имеет право выдавать только бухгалтер и лично в руки каждому увольняющемуся работнику. Такая конфиденциальность необходима из-за того, что в отчёте указывается вся личная информация о человеке. Законом запрещено передавать этот документ, а также его содержание, любому другому сотруднику или даже руководителю.

Законопослушный хозяин фирмы должен предоставлять всем работникам отчёт СЗВ-М не только при увольнении, но и каждый месяц. Это должно происходить до середины каждого месяца и в одно время с отправкой бумаг в Пенсионный Фонд.

Правильное оформление

Если сотрудник уволился, то заполнить СЗВ-М надо в обязательном порядке. При этом неважно, по какой статье он покинул место работы и при каких обстоятельствах. В законодательстве Российской Федерации чётко прописаны все необходимые в этом случае действия, и их несоблюдение строго карается.

Выписка из документа

Выписка из отчёта СЗВ-М составляется одновременно с передачей информации в Пенсионный Фонд России. При этом она оформляется не только в случае увольнения работника, но и при других сложившихся обстоятельствах. Среди них стоит выделить следующие:

  1. Если наёмный работник достиг определённого возраста и имеет законное право выйти на пенсию. В этом случае работодатель подготавливает документ и выписку из него посылает в Пенсионный Фонд. После её рассмотрения принимается решение о присвоении человеку статуса пенсионера.
  2. В случае если сотрудник принял решение об увольнении по собственному желанию или согласованию сторон. В этой ситуации выписка прикрепляется к остальным документам, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью увольняющегося работника.

Выписка должна быть составлена и подготовлена в самый последний рабочий день увольняющегося.

Однако встречаются ситуации, когда человек работал по трудовому соглашению. В таких случаях принимается во внимание срок действия договора, и последний его день считается крайним рабочим.

Заполнение отчёта

При заполнении отчёта важно знать, как он выдаётся и за какой период. СЗВ-М при увольнении сотрудника можно заполнить по специально разработанной законодателями инструкции. Она значительно упрощает весь этот процесс и делает его максимально быстрым.

В образце отчёта содержится несколько разделов, каждый из которых должен быть правильно заполнен.

В самом начале указываются такие сведения об уволившемся сотруднике:

  1. Название предприятия, фирмы или компании. При этом руководитель имеет право указать сокращённую правовую форму.
  2. Номер регистрации в Пенсионном Фонде России. Он выписывается из конкретного свидетельства ПФР об организации.
  3. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Он прописывается в документе о госрегистрации.
  4. Код причины постановки (КПП). Указывается на основании того же документа, что и ИНН.

Может сложиться такая ситуация, при которой непонятно, за какой период выдаётся справка СЗВ-М при увольнении. В этом случае отчётным периодом считается один год. Эти сведения прописываются во втором разделе документа.

Третий раздел бланка называется «Разновидность формы» и обязательно должен быть заполнен работодателем. В нём необходимо указывать один из следующих вариантов:

  1. «Исхд». Это сокращение указывается при первом отправлении документа в Пенсионный Фонд Российской Федерации.
  2. «Доп». Такой вариант надписи используется в случае повторного отправления отчёта, после принятого в ПФР за предыдущий месяц.
  3. «Отмн». Такое сочетание букв вносится в третий раздел только в случае необходимости аннулирования предварительно отправленного отчёта.

Наиболее полезным и информативным является четвёртый раздел сведений о застрахованных лицах.

В нём указываются не только все данные о застрахованных работниках, но и информация о трудовых соглашениях, а также договорах. В этот раздел включаются такие нюансы:

  1. Указанные в именительном падеже фамилия и инициалы застрахованного работника.
  2. Страховой номер лицевого счёта (СНИЛС), который указывался при официальном оформлении трудового соглашения.
  3. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Вносится в отчёт только в том случае, если он присутствует в трудовом договоре. Однако такая информация предоставляется редко. Это связано с тем, что страховщикам запрещено требовать любые сведения об ИНН.

Кроме заполнения всех четырёх разделов документа, необходимо указать дополнительную информацию и реквизиты. Это нужно делать обязательно, так как при отсутствии этих сведений бумага будет признана недействительной или не соответствующей требованиям. В конце отчёта указывается следующая информация:

  1. Фамилия, инициалы и занимаемая должность составителя.
  2. Дата оформления документа. Она обязательно должна быть прописана в таком порядке: число, месяц, год.
  3. Печать. Она ставится только в случае наличия.

В целом заполнение отчёта СЗВ-М довольно простое и не составит труда даже для человека, который делает это в первый раз.

Выдача заполненной формы

Работодателю очень важно не только правильно заполнить отчёт СЗВ-М, но и вовремя выдать его увольняющемуся работнику. Это поможет избежать различных разногласий и конфликтов, которые могут перерасти в судебные разбирательства.

Подтверждение факта получения

Увольняющемуся работнику необходимо в обязательном порядке выдать заполненную форму СЗВ-М. Однако могут возникнуть ситуации, в которых бывший сотрудник будет отрицать факт получения такого документа. Для того чтобы избежать подобных конфликтных ситуаций, необходимо подтвердить выдачу отчёта документально. Сделать это можно несколькими способами:

  1. Оформить сразу несколько одинаковых экземпляров выписки. При этом увольняющийся сотрудник обязан поставить свою подпись на том документе, который останется на хранении у руководителя. Таким образом будет подтверждён факт получения отчёта, и при необходимости работодатель без проблем сможет доказать это.
  2. Попросить сотрудника написать расписку, в которой будет указан факт выдачи документа. В дальнейшем она может быть использована при появлении каких-либо конфликтных ситуаций или споров.
  3. Завести соответствующий журнал, в котором сотрудники будут расписываться при получении каких-либо документов.

Последний вариант является наиболее простым и предпочтительным. Большинство работодателей пользуются именно им и всегда могут подтвердить точную дату выдачи того или иного документа.

Ответственность за невыдачу

Соблюдающий закон работодатель обязан не только предоставлять все данные о работниках в Пенсионный фонд, но и выдавать выписки всем сотрудникам, в том числе и увольняющимся. Однако такое поведение руководителя — скорее исключение из правил. Большинство недобросовестных владельцев фирм и компаний пренебрежительно относятся к этой обязанности и редко выдают необходимые выписки. Основными причинами этого являются:

  1. Отсутствие необходимости её получения. Выписка может пригодиться только в тех случаях, когда необходимо показывать её третьему лицу и доказывать факт работы за определённый период.
  2. Отсутствие административных и уголовных наказаний за невыполнение таких обязательств. Единственным исключением является невыдача нужных документов увольняющимся или выходящим на пенсию сотрудникам.

Работник в любой момент может потребовать от руководителя выдать ему все необходимые документы и выписки. В случае если он без грамотно обоснованных причин отказывает сотруднику, то можно смело обращаться за помощью к правоохранительным органам и судебным инстанциям.

Отчёт СЗВМ при увольнении сотрудника оформляется довольно быстро и просто. При этом руководителем должны быть правильно заполнены все разделы документа и прописаны необходимые реквизиты. Если всё сделать правильно, то можно значительно ускорить процесс оформления документов и в кратчайшие сроки покинуть место работы.

Копии и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ для уволенного

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 июля 2018 г.

Содержание журнала № 15 за 2018 г. ШПАРГАЛКАЕ.О. Калинченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению В день увольнения на руки работнику необходимо выдать персонифицированные сведения о его стаже и взносах. Эти документы лучше подготовить с учетом разъяснений ПФР.

Зачем застрахованным нужны копии персонифицированной отчетности

У организаций и предпринимателей есть обязанность выдавать на руки работающим у них застрахованным лицам сведения о них, которые подаютсяп. 4 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ):

•в ПФР по форме СЗВ-Мутв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и форме СЗВ-СТАЖутв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п;

•в ИФНС в составе расчета по страховым взносам (раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»)утв. Приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.

Предоставлять эти сведения застрахованным нужно:

•по запросу — в течение 5 календарных дней со дня обращения сотрудника или работающего по гражданско-правовому договору (ГПД);

•без запроса — в день увольнения или прекращения ГПД.

ПФР полагает, что выписки из СЗВ-СТАЖ в спорной ситуации помогут работнику подтвердить свой стаж для будущей пенсии

Но ни для кого не секрет, что далеко не все организации и предприниматели эту обязанность исполняют. Ведь за невыдачу копий персонифицированной отчетности никакая ответственность законодательством не установлена. Есть лишь вероятность, что трудинспекция при проверке расценит это как нарушение трудового законодательства.

Главная же причина пренебрежения этой обязанностью в том, что ни страхователи, ни застрахованные не понимают, зачем нужно выдавать копии персонифицированных сведений.

Московское отделение ПФР разъяснило в своем Письме, что выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ могут быть использованы застрахованным для подтверждения своего трудового стажа. Такая необходимость может возникнуть у него, если указанные в выписках сведения окажутся не отраженными на его индивидуальном лицевом счетеПисьмо ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.

Сведения за прошедшие отчетные периоды: выдаем по запросу

До 2017 г., напомним, в безусловном порядке, то есть без каких-либо запросов, нужно было выдавать сведения не только увольняющимся, но и продолжающим работать застрахованным. В связи с этим специалисты ПФР рекомендовали выдавать застрахованному при увольнении сведения за весь период работы, ранее им не полученные.

Расскажи работнику

Сведения о стаже, заработке и взносах, отраженные на индивидуальном лицевом счете, каждый застрахованный может узнать:

•через «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР;

•через Единый портал государственных и муниципальных услуг;

•через клиентскую службу ПФР;

•через банк, клиентом которого он является (если банк оказывает такую услугу).

Действующая формулировка позволяет сделать другой вывод — при увольнении (прекращении гражданско-правового договора) застрахованному нужно выдать в обязательном порядке только копии сведений, еще не представленных в ПФР и ИФНС. А вот копии ранее поданной отчетности нужно будет выдать только по просьбе уволенного работника. Ведь иначе выходило бы, что желание застрахованного никакой роли не играет: хочешь — не хочешь, а при увольнении все получишь.

Выдача СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ при увольнении (прекращении ГПД)

ПРЫГОВА Ольга Игоревна
Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

— Страхователь представляет в территориальный орган ПФР:

•сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ — ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годомп. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ;

•сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцемп. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения ГПД, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать сведения застрахованномуп. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, передаваемых застрахованному при увольнении (прекращении ГПД), должны быть указаны сведения только о нем одном за отчетный период, в котором застрахованный уволился (был прекращен заключенный с ним договор). То есть по форме СЗВ-М — за текущий месяц, по форме СЗВ-СТАЖ — за текущий год.

Иначе говоря, увольняющемуся застрахованному нужно выдать в обязательном порядке только сведения, еще не поданные в ПФР. Готовить выписки из ранее представленных в ПФР отчетов, если работник об этом не просил, не нужно. Очевидно, что то же самое касается и персонифицированных сведений, представляемых в ИФНС в составе расчета по взносам.

Обратите внимание, не поданной в ПФР и ИФНС на момент увольнения работника может оказаться отчетность не только за текущий отчетный период, но и за прошедший. Скажем, если работник увольняется 3 июля 2018 г., то СЗВ-М за июнь и расчет по взносам за полугодие, скорее всего, еще не будут поданы. Поэтому будет разумным, на наш взгляд, выдать застрахованному сведения, которые вы подадите о нем по форме СЗВ-М за июнь и июль 2018 г., по форме СЗВ-СТАЖ за 2018 г. и в разделе 3 расчета по взносам за полугодие и 9 месяцев 2018 г.

Справка

Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документап. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядкеп. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

А еще есть ситуация, когда для увольняющегося работника нужно будет подготовить персонифицированные сведения не только за текущий отчетный период, но и за следующий. Так, если работник оформил отпуск с последующим увольнением, все документы ему нужно будет выдать еще перед уходом в отпускст. 127 ТК РФ; Определение КС от 25.01.2007 № 131-О-О; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1. Поэтому передайте работнику:

•если дата увольнения приходится на месяц, следующий за месяцем ухода в отпуск, — сведения по форме СЗВ-М за каждый из этих месяцев;

•если отпуск переходит из одного года в другой — сведения по форме СЗВ-СТАЖ за оба года;

•если отпуск переходит из одного квартала в другой — копии разделов 3 РСВ со сведениями за каждый из кварталов.

СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: застрахованному — выписки

Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — списочные. Просто сделать для застрахованного копии этих отчетов вы не можете. Это будет разглашением конфиденциальной информациип. 8 ст. 6 Закона № 27-ФЗ. Московское отделение ПФР разъяснило в своем Письме, что для работника нужно подготовить выписку из этих отчетов, в которой будут сведения лишь о нем одномПисьмо ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.

Раздел 3 расчета по взносам: застрахованному — копию

Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам составляется отдельно в отношении каждого застрахованного. Поэтому по просьбе застрахованного ему можно выдать заверенную копию этого раздела расчета, ранее поданного в ИФНС.

* * *

Далее покажем на примерах, как сделать выписку из ранее представленных отчетов, а также из форм, еще не поданных в ПФР, как заверить копию раздела 3 расчета по взносам.

Кого включать в СЗВ-М

Актуально на: 7 ноября 2016 г.

В этом году у страхователей появилась обязанность по сдаче формы СЗВ-М в ПФР (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). В ней указываются индивидуальные сведения на застрахованных лиц. Очевидно, что в такой форме должны быть отражены сведения о работниках организации или ИП. А кроме них, кого включать в СЗВ-М?

Надо ли в СЗВ-М включать учредителей

Общее правило таково: если у вашей организации заключен с учредителем трудовой или гражданско-правовой договор, по которому он получает выплаты, облагаемые страховыми взносами, то в СЗВ-М сведения о нем обязательно должны быть. Если такого договора с учредителем нет, то и в СЗВ-М его упоминать не надо.

В отдельных случаях указанное правило не работает. Подробнее см. «Нужно ли сдавать СЗВ-М на учредителей»

Включать ли в СЗВ-М «договорников»

Начнем с того, что «договорниками» в бухгалтерском сообществе обычно называют лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ГПД). С вознаграждений, выплаченных по ГПД на оказание услуг, выполнение работ, начисляются взносы (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). А значит, сведения на исполнителей, получающих выплаты по таким договорам, должны быть отражены в СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Отметим, что взносами облагаются выплаты, начисленные и по некоторым другим ГПД. Об этом читайте «СЗВ-М: договор подряда»

Включать ли в СЗВ-М декретниц

В период, когда декретница находится в отпуске по беременности и родам, либо в отпуске по уходу за ребенком, трудовой договор с ней продолжает действовать. Поэтому указать на нее сведения в СЗВ-М нужно. Подробнее см. «СЗВ-М: отпуск по уходу за ребенком»

Включать ли уволенных в СЗВ-М

Если ваш работник уволился, к примеру, в октябре, то указать индивидуальные сведения о нем в форме СЗВ-М за октябрь нужно. И это будет последний раз, когда вы должны будете подать на него персонифицированные данные в СЗВ-М.

То есть уволившиеся в отчетном месяце работники попадают в форму за отчетный месяц. Ведь как указано в самой СЗВ-М, в ней должны быть отражены «данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры».

Отчет СЗВ-М

Ежемесячную форму СЗВ-М нужно подавать и на штатных сотрудников, работающих по трудовым договорам, включая дистанционных работников, и на совместителей, и на исполнителей по гражданско-правовым договорам, на вознаграждения по которым начисляются (или должны начисляться) страховые взносы. И неважно, вела компания фактическую деятельность или нет, были выплаты сотрудникам в отчетном месяце или нет.

Имейте в виду, источник, за счет которого осуществляются выплаты в пользу работающих лиц, значения не имеет. Это могут быть выплаты, осуществляемые даже за счет полученного гранта.

Напомним, сведения на работников по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Кого не нужно включать в отчет

Данные о физлицах, которые получают вознаграждения по договорам, на которые страховые взносы не начисляются, в форму СЗВ-М включать не нужно. Это договоры:

  • аренды;
  • купли-продажи;
  • дарения;
  • ссуды или займа.

Так, например, по договору аренды транспортного средства арендная плата, выплачиваемая работнику, не является объектом обложения страховыми взносами. Или в случае передачи подарков по договору дарения независимо от стоимости подарка у организации объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Таким образом, в СЗВ-М не включайте граждан, с которыми заключили договор аренды, дарения, займа или купли-продажи. Не нужно отчитываться и по высококвалифицированным специалистам, которые временно пребывают в России.

Предупреждаем, что несоблюдение срока сдачи СЗВ-М может привести к неожиданным последствиям.

Показательный пример тому — постановление АС Дальневосточного округа от 20 сентября 2018 г. № Ф03-3587/2018.

Читайте в Бераторе

Как инспекторы штрафуют за ошибки в СЗВ-М

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *