Журнал учета выдачи инструкций

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда – важный документ фиксации информирования и раздачи инструкций по охране труда работникам. Каждая компания, в стенах которой занимаются производством, может иметь подобный документ. По крайней мере это прописано в законах, касающихся Трудового кодекса. Контролирующие организации строго за этим следят.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета выдачи инструкций по охране труда .docСкачать образец журнала учета выдачи инструкций по охране труда .doc

Зачем нужен

Журнал является способом отразить, кому и в какой форме выдавались инструкции по охране труда. Если на производстве случается несчастный случай, связанный с несоблюдением инструкций по охране труда, то сотрудник, ответственный за информирование остальных, может понести как административную, так и уголовную ответственность за невыполнение своих обязанностей. Заполняемый журнал учета непредвзято фиксирует кто, что и кому выдавал, проводился ли инструктаж с конкретным членом команды.

Имея на руках такое доказательство выполнения своих обязанностей, руководитель, бригадир или другой ответственный за безопасность на производстве человек минимизирует свой риск попасть в тюрьму по решению суда из-за несчастного случая.

Закон

В начале документа дается ссылка на Приложение 10 Методических рекомендаций под номером 80, утвержденных Минтрудом 17 декабря 2002 года.

С 13 мая 2004 года Минтрудом были утверждены поправки в эти Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда. Именно последними рекомендуется к использованию такая форма журнала выдачи инструкций.

Срок хранения

Журнал учета выдачи инструкций хранится 10 лет, согласно решению Росархива от 27 октября 2003 года. Он входит в Перечень документов, которые образуются в деятельности организаций. Если сотрудники предприятия работают в опасных условиях либо имеют дело с опасными веществами (им положены надбавки по Трудовому законодательству), то этот срок автоматически увеличивается до 75 лет.

Кто заполняет

Принципиальной значимости в этом моменте нет. Руководитель организации вправе самостоятельно решать, кто обязан заполнять эту бумагу. Логично было бы, если бы заводил и вел журнал тот руководитель структурного подразделения, который проводил первичный инструктаж в начале квартала (или другого отчетного периода). Главное, чтобы это было прописано в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Важный момент! Согласно Письму Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 все инструкции выдаются строго под подпись в журнале. Недопустима запись сотрудника о выдаче без его личной подписи.

На практике же часто встречается такая ситуация, что ведением журнала занимается кадровая служба предприятия либо бухгалтер берет на себя обязанности за информирование работников и сбор их подписей для удостоверения в ознакомлении с инструкциями.

Обязательна ли именно такая форма

Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны

  • организация,
  • ответственные лица,
  • подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.

Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.

Составные элементы журнала

Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – обложка. Для удобства пользования она может быть выполнена из плотной бумаги. На ней указывается наименование организации, к которой он принадлежит, а также датировка.

Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дату окончания ставят, только когда заводят новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу минимум с одним заполненным числом.

Под обложкой находится таблица со столбцами, в которые вписывается следующая информация:

  • Порядковый номер строки.
  • Дата инструктажа.
  • Полное название выдаваемой инструкции.
  • Дата принятия инструкции.
  • Номер обозначения выдаваемого документа.
  • Срок, запланированный для проведения проверки знаний по выдаваемым инструкциям.
  • Полное ФИО, должность, подпись сотрудника, которое проводит учет выдачи.


Обычно журнал ведется в течение года или нескольких лет. По истечении 10-летнего срока его в любом случае необходимо будет заменить.

Если речь идет не только о принятии распоряжения, но и об информировании, то указывается также количество печатных экземпляров, которое было выдано сотрудникам. Последние ставят свою подпись в заключительной графе документа.

Нюансы заполнения

Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.

Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.

В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.

Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец

Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Итоги

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна к задействованию работодателем в силу положений ст. 212 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов 2 типов:

  • учета инструкций;
  • учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

  • даты постановки документа на учет;
  • наименования;
  • даты утверждения руководителем фирмы;
  • планового срока проверки документа;
  • сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда.

Скачать форму журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

В таком журнале фиксируются:

  • даты выдачи инструкций;
  • номера инструкций либо иные их обозначения;
  • названия;
  • количество выданных копий;
  • Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям.

Скачать форму журнала учета выдачи инструкций

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

Скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов 2 типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:

  • «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)?»;
  • «Какие сроки хранения документов по охране труда?»;

  • «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
  • «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)?».

Инструкция: заполняем журнал выдачи инструкций

Обеспечение безопасности труда, в соответствии со ст. 212 ТК РФ, является обязанностью работодателя. Журнал учета выдачи инструкций работникам является одним из элементов создания системы работы без рисков.

Чем предусмотрен и для чего нужен

Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:

  • журнал регистрации выдачи инструкций;
  • журнал их учета.

Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.

Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:

  • дате постановки на учет;
  • наименовании;
  • дате утверждения работодателем;
  • плановом сроке проверки;
  • информации о работниках, ответственных за учет.

Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.

Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.

Кто ведет

Руководитель учреждения сам определяет, в чьи обязанности будет входить ведение книги выдачи инструкций. Это значит, что вести ее может руководитель того подразделения, который проводил первичный инструктаж. Основное правило — запись об этом в принадлежащей ему должностной инструкции. Часто реестр оформляет отдел кадров или бухгалтерия. На земле инструктируют, как правило, специалисты по охране труда, они держат оригиналы, копии могут быть в подразделениях.

Важно помнить, что в соответствии с Письмом Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318, бумаги подлежат выдаче после получения соответствующей подписи.

Форма журнала

Законодательство позволяет работодателю сделать выбор между рекомендуемыми Постановлением Минтруда формами и самостоятельно разработанным документом. Удобные для предприятия графы можно включить самостоятельно. Основное требование — указывать сведения о наименовании учреждения, ответственных, фиксировать подписи работников, которым выданы бумаги.

Документ состоит из простых элементов:

  1. Обложка (может выполняться из плотной бумаги; на ней указываются название учреждения, даты начала и окончания ведения).
  2. Основная часть, состоящая из таблицы, содержащей нижеуказанные сведения.

Книга выдачи и ознакомления ведется в течение ряда лет. Как правило, заводя новую, на предыдущей фиксируют дату окончания.

Правила заполнения

Порядок оформления работодатель устанавливает самостоятельно. Главное — наличие личной подписи лица, которому предоставлена инструкция.

Фактическая выдача должна фиксироваться ответственным лицом, которое вносит сведения о:

  • дате заполнения;
  • Ф.И.О. и должности инструктируемого;
  • названии выданного документа;
  • числе предоставленных экземпляров;
  • подписи получившего бумаги работника.

По требованиям законодательства инструкции по ОТ обновляются как минимум раз в 5 лет. Если процесс совпал с фактом ведения прежнего журнала, где зафиксирован старый формат, информация о новой редакции фиксируется напротив каждой графы с таким документом. При выдаче одному и тому же работнику нескольких разных бумаг сведения о каждой вносятся в отдельную строку.

При ошибке в оформлении строку следует зачеркнуть целиком, ниже внести правильную информацию. нельзя заполнять документ карандашом, пропускать строки. Электронная форма не представляется возможной, так как необходимо фиксировать записи личной подписью.

Где хранить и сколько

Документ подлежит хранению в течение 10 лет. Он включен в список образующихся в деятельности учреждений бумаг. Однако при осуществлении трудовой деятельности в опасных условиях срок хранения должен продлеваться до 75 лет.

Образец журнала учета инструкций по ОТ

Скачать

Образец журнала учета выдачи инструкций по ОТ

Скачать

Образцы документации по пожарной безопасности на объекте

Предлагаем Вам подборку бланков и образцов документации, используемых в работе специалистами нашей компании. Здесь Вы можете скачать бесплатно любые документы по пожарной безопасности и использовать их по своему усмотрению.

Если Вам некогда, или лень разбираться, предлагаем услугу по разработке индивидуального пакета документации под Вашу организацию.

Инструкции (скачать)

Инструкция о мерах пожарной безопасности;

Инструкция для ответственного за пожарную безопасность в помещении;

Инструкция о мерах пожарной безопасности в торговом зале;

Инструкция о действиях дежурного персонала при поступлении сигнала о пожаре;

Инструкция о пожарной безопасности в складских и подсобных помещениях;

Инструкция о действиях при эвакуации;

Инструкция-памятка для гостиниц на русском и китайском языках;

Инструкция о действиях персонала в дневное и ночное время;

Приказы (скачать)

1. Приказ об установлении противопожарного режима;

2. Приказ о запрете курения;

3. Приказ о порядке проведения противопожарных инструктажей;

4. Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность;

5. Приказ о порядке уборки горючих отходов;

6. Приказ о создании пожарно-технической комиссии;

Формы журналов (скачать)

1. Журнал противопожарного инструктажа;

2. Журнал учета огнетушителей;

3. Журнал проверки работоспособности задвижек с электроприводом и пожарных насосов;

4. Журнал учета мероприятий по контролю;

5. Журнал учета работ по очистке от пожароопасных отложений;

Формы актов (скачать)

1. Акт проверки и чистки вентиляционных каналов, график чистки воздуховодов;

2. Акт монтажа противопожарных дверей;

3. Акт приемки огнезащитной обработки деревянных конструкций кровли;

4. Акт проверки систем противопожарной защиты (АПС);

5. Акт проверки технического состояния пожарных кранов;

6. Акт перекатки пожарных рукавов;

7. Акт проведения тренировочной эвакуации;

8. Акт обследования целостности конструкций пожарной лестницы;

9. Акт обследования целостности конструкций ограждения кровли;

Формы протоколов (скачать)

1. Протокол испытания внутренниего противопожарного водопровода на водоотдачу;

2. Протокол проверки работоспособности пожарных гидрантов;

3. Протокол испытания качества огнезащиты;

4. Протокол обучения сотрудников по программе ПТМ;

5. Протокол профилактических испытаний вертикальной пожарной лестницы;

6. Протокол профилактических испытаний маршевой пожарной лестницы;

7. Протокол профилактических испытаний ограждений кровли здания;

Другие документы (скачать)

1. Декларация пожарной безопасности (торговый центр);

2. План-график проведения технического обслуживания систем противопожарной защиты;

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *